شروع یادگیری صحیح و کامل اکسل (آموزش اکسل مقدماتی)

یادگیری و آموزش اکسل مقدماتی نقطه خیلی مهمی برای طی کردن مسیر آموزش اکسل هست. حتما تا حالا شده که از خودتون بپرسید: ”من چقدر اکسل میدونم؟ دانش اکسلی من در چه حدیه؟”

خب در این مقاله معیارهایی رو معرفی می کنیم که بتونید خودتون و محک بزنید. اگه به این موضوعات مسلط بودید یعنی نیازی به آموزش اکسل مقدماتی ندارید و اکسل پایه رو میدونید و آماده یادگیری اکسل پیشرفته هستید. البته این موضوع نسبیه و هرکس بنا به تجربه و برداشت خودش ممکنه موضوعاتی رو تعیین کنه. این تقسیم بندی هم مورد نظر ما یعنی اکسل پدیا هست.

اکسل چیست؟

امروزه از اکسل به عنوان یک ابزار جدایی ناپذیر در کار و زندگی یاد میشه. چرا که در هر رشته و شغلی و در هر شرایطی با توجه به امکانات فوق العاده جذاب و کاربردی که داره، میتونه نقش بسزایی رو ایفاد کنه.

به زبان خیلی ساده، اکسل برنامه ای است که ما میتونیم داخلش یک سری داده وارد کنیم، با روش های مختلف داده ها رو پردازش کنیم و بعد یک سری نتایج رو از روی داده ها بدست بیاریم. حالا این داده ها میتونه در زندگی شخصی روزانه مثل هزینه ها، خرید ها، سرمایه گذاری های شخصی و … باشه. یا در مسائل کاری، مثل داده های مالی حسابداری، فروش و بازاریابی، مدیریت، مهندسی و … باشه که بتونیم از این ابزار فوق العاده برای تجلیل داده ها و گزارشگیری استفاده کرد.

برای اینکه بتونیم کار کردن با اکسل رو شروع کنیم اول از همه باید با محیط این نرم افزار آشنا بشیم.

آشنایی با محیط اکسل

وقتی نرم افزار اکسل رو باز میکنیم با این فضا روبرو میشیم که اسم هر قسمت رو در شکل ۱ می بینید:

شکل ۱- معرفی محیط اکسل

نوار Quick Access : این نوار در بالای سمت چپ نرم افزار قرار گرفته که میتونیم پرکاربردترین ابزارها و دستورات اکسل رو اونجا قرار بدیم که دسترسی سریع و راحتی بهشون داشته باشیم.

ریبون و تب ها: در این بخش تب های مختلف اکسل رو میبینیم که در هر کدوم یک سری دستورات و ابزارها وجود داره که این تب ها هم قابل ویرایش هستن و میتونیم تب اختصاصی برای خودمون بسازیم

Name Box: در این قسمت اسم شی در حال انتخاب دیده میشه. مثلا اگه سلولی انتخاب شده باشه، آدرس سلول نمایش داده میشه. اگر عکس انتخاب بشه نام عکس دیده میشه.

نوار فرمول Formula Bar: در این قسمت فرمولی که در یک سلول نوشته میشه قابل مشاهده و ویرایش است.

سربرگ شیت یا Sheet Tab: با کلیک راست روی سربرگ شیت میتونیم یک سری تنظیمات از قبیل حذف، اضافه، تغییر رنگ، نام و … شیت رو انجام بدیم.

نوار وضعیت Status Bar: در قسمت نوار وضعیت میتونیم خیلی سریع وضعیت یک محدوده انتخاب شده رو ببینیم. یعنی یک محدوده داده رو انتخاب کنیم و بعد در نوار پایین ببینیم که چه تعدادی است، جمع اعداد در اون محدوده چقدر هست و …

ذخیره کردن فایل اکسل

بعد از اینکه نرم افزار اکسل رو باز کردیم، اولین کاری که بهتره انجام بدیم اینه که فایل رو ذخیره کنیم و بعد شروع به کار کنیم. در این صورت، اگر به هر دلیلی فایل بسته بشه یا برق سیستم قطع بشه و … میتونیم فایل رو بازیابی کنیم. برای ذخیره کردن فایل اکسل به این ترتیب عمل میکنیم:

روی تب File کلیک میکنیم و از منوی باز شده روی گزینه Save as میزنیم. از پنجره باز شده، روی Browse کلیک میکنیم. (شکل ۲)

شکل ۲- مسیر ذخیره فایل

بعد از زدن کلید Browse پنجره ای باز میشه که در قسمت بالا، مسیر ذخیره فایل رو تعیین میکنیم و در قسمت پایین این تنظیمات رو انجام میدیم:

File Name: نامی که فایل قرار هست به اون نام ذخیره بشه.

Save as Type: در این قسمت گزینه پیش فرض Excel Workbook (*.xlsx) رو انتخاب میکنیم و روی گزینه Save کلیک میکنیم. برای آشنایی با انواع حالت ذخیره سازی فایل این مقاله رو مطالعه کنید.

حذف و اضافه کردن سطر و ستون در اکسل

گاهی اوقات در حین ورود داده و ایجاد دیتابیس، لازم هست که سطر یا ستونی حذف یا اضافه بشه. قانون کلی برای حذف و اضافه کردن سطر و ستون این هست که تعداد سطر و ستون در اکسل ثابت هست و کم و زیاد نمیشه و ما با حذف و اضافه، فقط ستون ها و سطر ها رو جابجا میکنیم.

برای حذف کردن یک ستون در اکسل، کافیه سرستون رو انتخاب کنیم، سپس کلیک راست کرده و روی گزینه Delete کلیک کنیم. برای اضافه کردن ستون هم به همین صورت، یعنی ستون مورد نظر رو انتخاب میکنیم، کلیک راست کرده و روی گزینه Insert کلیک میکنیم. همه مطالبی که راجع به ستون گفتیم در مورد سطر نیز صادق هست.

ورود داده در اکسل و رسم جدول

یکی از موارد مهم و پرکاربرد در اکسل ایجاد جدول یا فرم در اکسل و ثبت داده در اون هست. برای این کار کافیه محدوده ای که میخوایم به فرم تبدیل کنیم رو انتخاب کنیم و با کلیک راست از منوی باز شده روی Format Cell کلیک کنیم و از قسمت Border کادرهای مورد نیاز رو رسم کنیم.

مثلا در ویدئو زیر، نحوه طراحی یک فیش حقوقی رو با استفاده از سلول های اکسل میبینیم.

فرمول نویسی در اکسل

توابع در اکسل خیلی خیلی قدرتمند هستن و خیلی کارها میتونن انجام بدن. مثلا میتونن روی داده ها محاسباتی رو انجام بدن، تغییراتی ایجاد کنن، بین داده ها جستجو کنن و ….

مجموعه توابع (کتابخانه توابع) رو میتونیم از تب Formula مشاهده کنیم که در موضوعات مختلف دسته بندی شده اند. دسته توابع ریاضی، آمار، جستجو، تاریخ و زمان و …. مقالات مختلفی از توابع مختلف رو در این لینک میتونید مشاهده و مطالعه کنید.

آشنایی با ساختار توابع و فرمول نویسی در اکسل اصول خیلی مهمی داره که حتما باید به آنها مسلط باشید پس حتما این مقاله ۴ قسمتی رو راجع به این موضوع بخونید.

فرض کنید جدولی رو تهیه کردیم و داده های فروش یک محصول رو وارد کردیم. حالا میخواهیم ببینیم جمع فروش محصول چقدر هست. برای این کار میتونیم از تابع Sum در اکسل استفاده کنیم. برای نوشتن تابع در اکسل، ابتدا روی سلول مورد نظر کلیک کرده و = رو تایپ میکنیم. بعد از تایپ کلمه Sum که اسم تابع هست پرانتز رو باز میکنیم و در گام بعد، محدوده مورد نظر که میخواهیم جمع اونها رو ببینیم انتخاب میکنیم و پرانتز رو بسته و Enter میزنیم. مثلا با نوشتن average بجای Sum میتونیم میانگین فروش محصولات رو حساب کنیم. پس باید اول نیاز خودمون رو بشناسیم (اینکه چه کاری میخوایم انجام بدیم). بعد با توجه به شناختی که از توابع و کارکردشون بدست میاریم، از تابع مناسب برای انجام کار مورد نظر استفاده کنیم.

شکل ۳- نحوه نوشتن تابع در اکسل

رسم نمودار

از نمودارها برای بصری سازی و نمایش گزارش ها و نتایج محاسبات و … استفاده میکنیم. نمودارهای بسیار متنوعی در اکسل وجود داره که بنا به شناختی که از داده ها و انواع نمودارها داریم میتونیم از اونها استفاده کنیم. بصورت کلی برای رسم نمودار در حالت ساده باید مراحل زیر رو طی کنیم:

• داده ها رو انتخاب میکنیم.
• از تب Insert نمودار مورد نظر رو انتخاب میکنیم
• از تب Format و Design ایجاد شده، تنظیمات گرافیکی و ساختاری نمودار رو انجام میدیم.

مثلا میخواهیم برای داده هایی که در جدول بالا ثبت کردیم نموداری رسم کنیم. برای این کار محدوده مورد نظر یعنی ستون نام کالا (A2:A11) و ستون میزان فروش (C2:C11) رو مطابق شکل ۳ انتخاب میکنیم.

شکل ۴- انتخاب داده ها برای رسم نمودار

در نهایت از تب Insert نمودار مورد نظر یعنی ستونی رو انتخاب میکنیم.

شکل ۵- انتخاب محدوده و رسم نمودار از تب Insert

حذف داده های تکراری

خیلی وقت ها پیش میاد که داده هایی که وارد اکسل شده، تکراری است و باید مقادیر تکراری حذف بشه.

برای اینکه بتونیم لیست بدون تکرار از داده ها داشته باشیم، از دو روش میتونیم استفاده کنیم یکی استفاده از Unique record only از ابزار Advanced Filter و دیگری استفاده از ابزار Remove Duplicate.

در اینجا نحوه استفاده از ابزار remove duplicate برای حذف داده های تکراری رو میبینیم.

  شکل ۶- حذف داده های تکراری با remove duplicate

مرتب کردن داده ها

مرتب کردن داده ها یکی از مواردی است که در حین کار با داده ها پیش میاد. مثلا اینکه خبوایم یک سری داده عددی از کوچک به بزرگ مرتب کنیم یا اینکه یک سری داده های متنی رو بر اساس حروف الفبا مرتب کنیم. همه این کارها رو میتونیم با ابزار Sort براحتی انجام بدیم. برای اینکه بتونیم داده ها رو مرتب کنیم اول کل دیتابیس رو انتخاب میکنیم و بعد از تب Data روی گزینه Sort کلیک میکنیم و از پنجره نمایش داده شده در شکل ۷ از قسمت Sort By مشخص میکنیم که داده ها بر اساس کدوم ستون مرتب بشن و بعد در قسمت Order جهت مرتب شدن رو تعیین میکنیم که از کوچک به بزرگ باشه و یا برعکس/

شکل ۷- مرتب کردن داده ها با استفاده از ابزار Sort

فیلتر کردن داده ها

گاهی اوقات پیش میاد که بخواهیم از بین داده های یک دیتابیس، داده های مشخص و با شرایط مشخصی رو ببینیم. برای اینکه بتونیم بدون گزارشگیری خاصی فقط داده های مورد نظر رو مشاهده کنیم میتونیم از ابزار Filter استفاده کنیم. (اصطلاحا میگیم داده ها رو از صافی رد کنیم)

برای اینکه بتونیم روی داده ها فیلتر اعمال کنیم ابتدا از سر ستون ها شروع به انتخاب میکنیم. (یا کل داده ها رو انتخاب میکنیم). بعد از تب data رو گزینه Filter کلیک میکنیم. با این کار زبانه هایی (Filter Button) در کنار سرستون ها ظاهر میشه که میتونیم روی اونها کلیک کنیم. (مطابق شکل ۸)

شکل ۸- فعال شدن زبانه های فیلتر

حالا با توجه به اینکه هر ستون چه جنس داده ای داره (متنی، عددی، تاریخ) یک سری فیلتر و الگو برامون فعال میشه.

حالا میخواهیم روی زبانه ستون میزان فروش که داده های عددی رو در خودش نگه داشته کلیک کنیم. با این کار پنجره ای باز میشه که میتونیم داده ها رو فیلتر کنیم. با توجه به شکل ۹ وقتی روی گزینه Number filter کلیک میکنیم، الگوهایی نمایش داده میشه که بسته به جنس داده های موجود در ستون مورد نظر، متفاوت هست. مثلا فرض کنید میخواهیم اعدادی رو فیلتر کنیم که بزرگتر از یک عددی هستن. کافیه برای این کار روی گزینه greater than کلیک کرده و عدد دلخواه رو در پنجره نمایش داده شده تایپ کنیم. با زدن OK همه اعدادی که از عدد مورد نظر ما بزرگتر هستن نمایش داده میشن و بقیه داده ها پنهان میشن.

شکل ۹ – فیلتر کردن داده های عددی

حالا که مطلب رو خوندید و هدیه ما رو دریافت کردید میتونید از دسته بندی زیر برای تکمیل دانش پایه ای اکسل خودتون و شروع آموزش اکسل مقدماتی استفاده کنید: