آموزش اکسل مقدماتی (شروع یادگیری صحیح و کامل اکسل)
یادگیری و آموزش اکسل مقدماتی نقطه خیلی مهمی برای طی کردن مسیر آموزش اکسل است. حتما تا حالا شده که از خود بپرسید: “من چقدر اکسل میدونم؟” دانش اکسلی من در چه حدی است؟”
خب، در این مقاله معیارهایی را معرفی می کنیم که بتوانید خود را محک بزنید. اگر به این موضوعات مسلط بودید، یعنی نیازی به آموزش اکسل مقدماتی ندارید و مبانی اکسل پایه را میدانید، و آماده یادگیری اکسل پیشرفته هستید. البته این موضوع نسبی بوده و هرکس بنا به تجربه و برداشت شخصی اش، ممکن است دانش اکسلی خود را در سطح متفاوتی بداند. بنابراین این تقسیم بندی مورد نظر ما یعنی اکسل پدیا است.
اکسل چیست؟
اولین مرحله در آموزش مقدماتی اکسل این است که بدانیم کلا نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردهایی دارد. امروزه از اکسل به عنوان یک ابزار جدایی ناپذیر در کار و زندگی یاد می شود. چرا که این ابزار در هر رشته و شغلی و در هر شرایطی، با توجه به امکانات فوق العاده جذاب و کاربردی که دارد، می تواند نقش بسزایی ایفا کند.
به زبان خیلی ساده، اکسل برنامه ایست که ما می توانیم در آن یک سری اطلاعات وارد کنیم، با روش های مختلف آن ها را پردازش کنیم، و بعد یک سری نتایج از روی آنها بدست بیاوریم. حالا این اطللاعات می تواند مربوط به زندگی شخصی روزانه مثل هزینه ها، خرید ها، سرمایه گذاری های شخصی و … باشد. یا در مسائل کاری، مثل مالی، حسابداری، فروش و بازاریابی، مدیریت، و یا مهندسی. در هر دو صورت می توانیم از این ابزار فوق العاده برای تحلیل دیتاها و گزارش گیری استفاده کنیم. برای اینکه بتوانیم کار کردن با اکسل رو شروع کنیم، اول از همه باید با محیط این نرم افزار آشنا شویم.
آشنایی با محیط اکسل
مرحله دوم در آموزش اکسل مقدماتی آشنا شدن با محیط نرم افزار است. وقتی نرم افزار اکسل را باز می کنیم با این فضا روبرو می شویم که اسم هر قسمت را در شکل ۱ می بینید:
نوار Quick Access: این نوار در بالا سمت چپ نرم افزار قرار دارد که می توانیم پرکاربردترین ابزارها و دستورات اکسل را آنجا قرار دهیم تا دسترسی سریع و راحتی به آن ها داشته باشیم.
ریبون و تب ها: در این بخش تب های مختلف اکسل را می بینیم که در هر کدام یک سری دستورات و ابزارها وجود دارد. این تب ها هم قابل ویرایش هستند و می توانیم تب اختصاصی برای خودمان بسازیم.
Name Box: در این قسمت اسم شی در حال انتخاب را می توانید ببینید. مثلا اگر یک سلول را انتخاب کنید، آدرس سلول نمایش داده می شود. اگر هم یک عکس انتخاب کنید نام عکس را می بینید.
نوار فرمول (Formula Bar): در این قسمت فرمولی که در یک سلول نوشته می شود قابل مشاهده و ویرایش است. (از اینجا می توانیم فرمولی که در یک سلول نوشتیم را مشاهده و ویرایش کنیم.)
سربرگ شیت (Sheet Tab): با کلیک راست روی سربرگ شیت می توانیم یک سری تنظیمات از قبیل حذف، اضافه، تغییر رنگ، نام و … شیت را انجام دهیم.
نوار وضعیت (Status Bar): در قسمت نوار وضعیت می توانیم خیلی سریع وضعیت محدوده انتخابی را ببینیم. به این صورت که، یک محدوده را انتخاب کنیم و بعد در نوار پایین ببینیم که چه تعدادی است، جمع اعداد در آن محدوده چقدر است و غیره.
ذخیره کردن فایل در اکسل
هنگامی که با اکسل کار می کنید، درست مانند هر نرم افزار دیگری، باید فایل ها را ذخیره کنید. از این رو، مسلط شدن به انواع حالت های ذخیره فایل از مبحث های ضروری اکسل مقدماتی می باشد. هر زمان که فایلی را در نرم افزار اکسل باز می کنیم، قبل از هر کاری، بهتر است اول فایل را ذخیره کنیم و بعد شروع به کار کنیم. در این صورت، اگر به هر دلیلی فایل بسته شود یا برق سیستم قطع شود، می توانیم فایل را بازیابی کنیم. برای ذخیره کردن فایل اکسل به این ترتیب عمل می کنیم:
روی تب File کلیک می کنیم و سپس روی گزینه Save as میزنیم. در پنجره جدیدی که باز می شود، روی Browse کلیک می کنیم. (شکل ۲)
بعد از زدن کلید Browse، پنجره ای باز می شود. در قسمت بالا، مسیر ذخیره فایل را تعیین می کنیم و در قسمت پایین این تنظیمات را انجام می دهیم:
File Name: نامی که فایل قرار است به آن نام ذخیره شود.
Save as Type: در این قسمت گزینه پیش فرض Excel Workbook (*.xlsx) را انتخاب می کنیم.
و در آخر روی گزینه Save کلیک می کنیم.
برای آشنایی با انواع حالت ذخیره سازی فایل این مقاله را مطالعه کنید. به عنوان یک کاربر اکسل باید با انواع حالت های ذخیره سازی فایل آشنا باشیم:
حذف و اضافه کردن سطر و ستون در اکسل
گاهی اوقات در حین ورود اطلاعات و ایجاد دیتابیس، لازم است که سطر یا ستونی حذف یا اضافه شود. قانون کلی برای حذف و اضافه کردن سطر و ستون این است که تعداد سطر و ستون در اکسل ثابت بوده و کم و زیاد نمی شود، و ما با حذف و اضافه، در واقع فقط جای ستون ها و سطر ها را جابجا می کنیم. برای حذف کردن یک ستون در اکسل، کافیست سرستون را انتخاب کنیم، سپس کلیک راست کرده و روی گزینه Delete کلیک کنیم. برای اضافه کردن ستون هم به همین صورت، یعنی ستون مورد نظر را انتخاب می کنیم، کلیک راست کرده و روی گزینه Insert کلیک می کنیم. همه مطالبی که راجع به ستون گفتیم در مورد سطر نیز صادق هستند.
رسم جدول در اکسل مقدماتی
یکی از موارد مهم و پرکاربرد در اکسل مقدماتی ایجاد جدول یا فرم ثبت اطلاعات در آن است. برای این کار کافیست محدوده ای که می خواهیم به فرم تبدیل کنیم را انتخاب کنیم. کلیک راست کنیم و از منویی که باز می شود روی Format Cell کلیک کنیم و از قسمت Border کادرهای مورد نیاز را رسم کنیم. مثلا در ویدئو زیر، نحوه طراحی یک فیش حقوقی را با استفاده از سلول های اکسل می بینیم.
فرمول نویسی در اکسل مقدماتی
توابع در اکسل بسیار قدرتمند هستند و کاربردهای متنوعی دارند. مثلا می توانند روی دیتاها محاسباتی انجام دهند، تغییراتی ایجاد کنند، و یا بین دیتاها جستجو کنند. مجموعه توابع (کتابخانه توابع) را می توانیم از تب Formula ببینیم. توابع اکسل در موضوعات مختلفی چون توابع ریاضی، آمار، جستجو، تاریخ و زمان و غیره دسته بندی می شوند. مقالات مختلفی از توابع مختلف در اکسل را از این لینک میتوانید مشاهده و مطالعه کنید.
آشنایی با ساختار توابع و فرمول نویسی در اکسل اصول خیلی مهمی است که حتما باید به آنها مسلط باشید، پس پیشنهاد می کنیم برای آموزش اکسل مقدماتی حتما این مقاله ۴ قسمتی راجع به این موضوع را بخوانید.
فرض کنید جدولی تهیه کردیم و اطلاعات فروش یک محصول را در آن وارد کردیم. حالا می خواهیم ببینیم جمع فروش محصول چقدر است. برای این کار می توانیم از تابع Sum در اکسل استفاده کنیم. برای نوشتن تابع در اکسل، ابتدا روی سلول مورد نظر کلیک کرده و علامت مساوی (=) را تایپ می کنیم.سپس کلمه Sum که اسم تابع هست را تایپ می کنیم. در گام بعد، پرانتز باز می کنیم و محدوده مورد نظر که میخواهیم جمع شان را ببینیم انتخاب می کنیم. پرانتز را می بندیم و اینتر می کنیم.
برای اینکه میانگین فروش محصولات را بدست آورید، می توانید همین کار را با نوشتن average به جای Sum انجام دهید. پس برای کار با توابع در اکسل، اول باید نیاز خود را بشناسیم. اینکه چه کاری می خواهیم انجام دهیم و به دنبال چه چیزی هستیم. بعد با توجه به شناختی که از توابع و کارکردشان بدست می آوریم، از تابع مناسب برای انجام کار مورد نظر استفاده کنیم.
رسم نمودار در اکسل مقدماتی
از نمودارها برای بصری سازی و نمایش گزارش ها و نتایج محاسبات و … استفاده می کنیم. نمودارهای بسیار متنوعی در اکسل وجود دارد که بنا به شناختی که از انواع نمودارها داریم می توانیم از آنها استفاده کنیم. بصورت کلی برای رسم نمودار باید مراحل زیر را طی کنیم:
- داده ها را انتخاب می کنیم.
- از تب Insert نمودار مورد نظر را انتخاب می کنیم
- دو تب Format و Design برای نمودار ظاهر میشود که از آنجا می توانیم تنظیمات گرافیکی و ساختاری نمودار را تغییر دهیم.
مثلا می خواهیم برای اطلاعاتی که در جدول بالا ثبت کردیم نموداری رسم کنیم. برای این کار محدوده مورد نظر یعنی ستون نام کالا (A2:A11) و ستون میزان فروش (C2:C11) را مطابق شکل ۳ انتخاب میکنیم.
در نهایت از تب Insert نمودار مورد نظر یعنی نمودار ستونی را انتخاب می کنیم.
نمودارها ابزار بسیار مهمی در تهیه گزارش ها و نمایش اطلاعات، بخصوص در داشبوردها، به شمار می روند. آشنایی اولیه با نحوه رسم نمودار لازمه کار با اکسل است. مبحث رسم نمودار یکی از مبحث های مهم آموزش مقدماتی اکسل است.
اکسل مقدماتی: حذف داده های تکراری
یکی از تکنیک های کاربردی در اکسل مقدماتی حذف مقادیر تکراری می باشد. خیلی وقت ها پیش می آید که دیتاهایی که وارد اکسل کردیم، تکراری هستند و باید مقادیر تکراری حذف شوند. برای اینکه بتوانیم یک لیست بدون مقادیر تکراری داشته باشیم، از دو روش می توانیم استفاده کنیم. یکی استفاده از Unique record only از ابزار Advanced Filter و دیگری استفاده از ابزار Remove Duplicate. در اینجا نحوه استفاده از ابزار remove duplicate برای حذف مقادیر تکراری را می بینیم.
پیدا کردن و حذف مقادیر تکراری یکی از پر تکرار ترین مسائل اکسل به حساب می آید. در لینک زیر می توانید اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنید:
حذف داده های تکراری (Remove Duplicates)
مرتب کردن داده ها
مرتب کردن داده ها از سرفصل های مهم و پرکاربرد اکسل مقدماتی است. از آنجاکه حین کار حتما به آن نیاز پیدا می کنید، پس سعی کنید این ویژگی اکسل را کامل یاد بگیرید. مثلا شاید بخواهیم یک سری دیتا عددی را از کوچک به بزرگ مرتب کنیم، یا اینکه یک سری اطلاعات متنی را بر اساس حروف الفبا مرتب کنیم. همه این کارها را می توانیم با ابزار Sort به راحتی انجام دهیم.
برای اینکه بتوانیم داده ها را مرتب کنیم اول کل دیتابیس را انتخاب می کنیم. سپس از تب Data روی گزینه Sort کلیک می کنیم. در پنجره ای که باز می شود، مطابق شکل ۷، از قسمت Sort By مشخص می کنیم که دیتا بر اساس کدام ستون مرتب شوند. در آخر، در قسمت Order جهت مرتب شدن را تعیین می کنیم که از کوچک به بزرگ باشد و یا برعکس.
جهت یاد گرفتن کامل این موضوع مقاله مرتب کردن داده ها (Sort) در اکسل را مطالعه کنید.
فیلتر کردن در اکسل
فیلتر کردن هم درست به اندازه مرتب کردن داده ها، از مراحل مهم آموزش مقدماتی اکسل است. گاهی اوقات نیاز پیدا می کنیم که از بین دیتاهای یک دیتابیس، اطلاعاتی مشخص و با شرایط خاصی را ببینیم. برای اینکه بتوانیم بدون گزارش گیری خاصی فقط دیتا های مورد نظر را ببینیم، می توانیم از ابزار Filter استفاده کنیم. (اصطلاحا میگیم داده ها رو از صافی رد کنیم)
نحوه فعال کردن فیلتر
برای اینکه بتوانیم روی دیتاها فیلتر اعمال کنیم، ابتدا از سر ستون ها شروع به انتخاب می کنیم. (یا کل ستون ها را انتخاب می کنیم). بعد از تب data روی گزینه Filter کلیک می کنیم. با این کار زبانه هایی (Filter Button) در کنار سرستون ها ظاهر می شود که می توانیم روی آنها کلیک کنیم. (مطابق شکل ۸)
حالا با توجه به اینکه هر ستون چه جنس دیتایی دارد (متنی، عددی، تاریخ) یک سری فیلتر و الگو برایمان فعال می شود. اگر روی زبانه ستون میزان فروش که دیتای عددی دارد کلیک کنیم، پنجره ای باز می شود که از آنجا دیتاها را فیلتر می کنیم.
مطابق شکل ۹، وقتی روی گزینه Number filter کلیک می کنیم، الگوهایی نمایش داده می شود که بسته به جنس داده های موجود در ستون مورد نظر، متفاوت هستند. مثلا فرض کنید می خواهیم اعدادی را فیلتر کنیم که بزرگتر از یک عدد خاص هستند. برای این کار کافیست روی گزینه greater than کلیک کنیم و عدد دلخواه را در پنجره بعدی تایپ کنیم. با زدن OK همه اعدادی که از عدد مورد نظر ما بزرگتر هستند نمایش داده می شوند و بقیه داده ها پنهان می شوند.
پیشنهاد می کنیم برای آشنایی کامل با نحوه کار کردن با ابزار فیلتر در اکسل مقاله ابزار Autofilter در اکسل را مطالعه کنید.
مطالب آموزشی اکسل مقدماتی
آشنایی با ورود اطلاعات و ترفندهای مربوطه
ثبت اطلاعات در اکسل خیلی مهم است. راه های مختلفی برای این کار وجود دارد. هرچقدر نکات بیشتری در این مورد بدانیم، سرعت و دقت مان در ثبت اطلاعات افزایش پیدا می کند. روی لینک های زیر کلیک کنید تا با جزئیات بیشتری آشنا شوید:
ایجاد خط جدید در سلول (اینتر زدن در سلول)
اعتبارسنجی داده ها (Data Validation) و ایجاد لیست کشویی (DropDown List)
کلیدهای میانبر پرکاربرد در اکسل مقدماتی
اگر روی فرمان ها و دستوراتی که در اکسل زیاد استفاده می شوند، وقت بگذاریم و کلیدهای میانبر (Shortcut) مربوط به آنها را یاد بگیریم، خیلی ارزشمند است. خیلی زود می بینید که زمانی که گذاشتید برای یادگیری این کلیدهای میانبر، با افزایش سرعت شما در انجام کارها جبران می شود. پس حتما در دوره آموزش اکسل مقدماتی کلیدهای میانبر و شورتکات ها را یاد بگیرید تا تبدیل به یک کاربر حرفه ای اکسل شوید. روی لینک های زیر کلیک کنید تا با جزئیات بیشتری آشنا شوید:
کلیدهای میانبر (Shortsut Keys) رایج و مهم در اکسل
آدرس دهی سلول ها و محدوده های نامگذاری شده
نحوه ثبت فرمول و آشنایی با اصول فرمول نویسی در اکسل
انواع آدرس دهی سلول ها (Cell Reference)
مدل های فراخوانی سلول ها (Reference Style)
محدوده های نامگذاری شده (Name Manager)
تاریخ و زمان در اکسل
آشنایی با منطق تاریخ و زمان در اکسل اهمیت خیلی زیادی دارد. این که تاریخ و زمان در اکسل چطور ذخیره می شوند و با چه منطقی کار می کنند، به ما کمک می کند تا راحت تر بتوانیم محاسبات مربوط به زمان و تاریخ را انجام دهیم. روی لینک های زیر کلیک کنید تا با جزئیات بیشتری در این باره آشنا شوید:
انجام محاسبات بر روی تاریخ شمسی در اکسل
انجام محاسبات بر روی زمان در اکسل
تبدیل انواع داده ها در اکسل
نوع داده در فرمول نویسی اهمیت بسیار زیادی دارد. چرا که اگر به زوایای این موضوع مسلط نباشیم با خطا در فرمول نویسی مواجه می شویم. روی لینک های زیر کلیک کنید تا با جزئیات بیشتری درباره تبدیل انواع داده ها در اکسل آشنا شوید:
تنظیم نماها و نحوه نمایش در اکسل
شما می توانید صفحه نمایش اکسل را مطابق با سلیقه و نیاز خود تنظیم کنید. مثلا می توانید مشخص کنید بزرگنمایی (Zoom) صفحه به چه اندازه باشد، نحوه نمایش سطر ها و ستون ها را تنظیم کنید یا آنها را فیکس کنید (Freeze)، صفحه اکسل را تقسیم کنید (Split) و یا خطوط صفحه (Gridlines) را پنهان کنید و خیلی چیزهای دیگر. برای اینکه با جزئیات بیشتری آشنا شوید روی لینک های زیر کلیک کنید:
فرمت دهی در اکسل
فرمت دهی در اکسل چیزی فراتر از زیباسازی صفحه اکسل است. از طریق فرمت دهی علاوه بر اینکه می توانیم کاری کنیم که فایل ما حرفه ای به نظر برسد، می توانیم روی نحوه تفسیر اطلاعات هم اثر بگذاریم. مثلا می توانیم یک سری دیتاها با مشخصات خاصی را با فرمت از هم تفکیک کنیم. و از طرفی دیگر، فرمت دهی اشتباه ممکن است افراد را در تفسیر اطلاعات گمراه کند. روی لینک های زیر کلیک کنید تا با جزئیات بیشتری آشنا شوید:
فرمت دهی شرطی Conditional Formatting-مقدماتی
کار با ابزار subtotal و گروه بندی داده ها در اکسل
گروه بندی دیتاها و نمایش خودکار محاسبات بر روی آنها:
آشنایی با ابزار Subtotal در اکسل
گروه بندی دیتاها Group/Ungroup
ابزار Hyperlink و برقراری ارتباط بین اشیا (شیت ها) در اکسل
ایجاد ارتباط بین شیت ها و یا حتی سلول های مختلف از یک فایل یا بین چندین فایل تنها با یک کلیک، می تواند خیلی جذاب و حرفه ای به نظر برسد. با این حال، استفاده از این ویژگی یعنی ایجاد ابرپیوند یا همون Hyperlink بسیار راحت است:
ایجاد و حذف پیوند یا Hyperlink در اکسل
آموزش مقدماتی جداول پاشنه ای یا Pivot table در اکسل
آشنایی با جداول پاشنه ای (Pivot Table) برای تهیه گزارش های متنوع از حجم زیادی از دیتا:
آشنایی با Pivot Table و تهیه گزارش
قفل گذاری و محافظت از فایل
گاهی اوقات نیاز است تا فایل اکسل از اعمال تغییرات و یا حتی امکان مشاهده شدن بعضی اطلاعات محافظت (Protect) شود. در لینک زیر نحوه قفل کردن فایل اکسل و سلول های صفحات اکسل را مشاهده می کنید:
قفل گذاری Protection فایل اکسل
