فرمت های فایل اکسل: فرمت های رایج اکسل برای ذخیره سازی فایل ها

اکسل از مجموعه متنوعی از فرمت ها برای ذخیره سازی فایل ها پشتیبانی می کند که برای برآوردن نیازهای مختلف کاربران طراحی شدند. در حال حاضر، ۱۴ نوع فرمت فایل اختصاصی و ۱۰ فرمت فایل متنی در اکسل وجود دارد که می توانید برای ذخیره و اشتراک گذاری فایل های خود استفاده کنید. پس در مجموع، ۲۴ فرمت مختلف وجود دارد.
این مسئله ای است که بسیاری از کاربران حتی متوجه آن نمی شوند. اکثر افراد تصور می کنند که ذخیره سازی فایل در اکسل تنها به معنی ذخیره آن است، اما این‌طور نیست. انتخاب فرمت مناسب فایل هنگام کار با اکسل بسیار مهم است، زیرا هر فرمت قابلیت های متفاوتی را در اختیار شما قرار می دهد.

برای آشنایی با نحوه ذخیره کردن فایل های اکسل، پیشنهاد می کنیم نگاهی به مقاله آموزش اکسل مقدماتی بیندازید.

در این مطلب با ۸ مورد از رایج ترین و مفیدترین فرمت های ذخیره سازی اکسل آشنا می شوید. در ادامه خواهید دید که هر فرمت چه قابلیت هایی دارد و چه مواقعی به کار می آید. اما پیش از آن، یک سوال مهم وجود دارد که باید به آن پاسخ دهیم. چرا اصلا اکسل چنین طیف گسترده ای از فرمت های مختلف دارد؟

پاسخ به این پرسش که چرا اکسل دارای چنین طیف متنوعی از فرمت های ذخیره سازی است، به تکامل اکسل و گسترش نیازهای کاربران آن بر‌می‌گردد. اکسل در مسیر تحول از یک ابزار ساده‌ صفحه گسترده به یک سیستم مدیریت دیتا پیشرفته به طور مداوم تغییر کرد. این تغییرات برای این است که بتواند پاسخگوی نیازهای متفاوت کاربران چون پردازش اطلاعات، ذخیره سازی بهینه تر، و اشتراک گذاری فایل ها باشد. بنابراین هر یک از فرمت های ذخیره سازی اکسل، کاربرد خاصی دارد. حال بیایید نگاهی به این فرمت ها و کاربردهای آنها بیندازیم.

فرمت csv که مخفف Comma-Separated Values است، به دلیل سادگی و قابل دسترس بودن در همه جا، از جمله فرمت های پرکاربرد اکسل است.
این فرمت اطلاعات فایل اکسل را به صورت متن ساده ذخیره می کند و مقادیر را با کاما از یکدیگر جدا می کند. به خاطر همین ساختار ساده، این فرمت ذخیره سازی در اکسل گزینه‌ای ایده‌آل برای تبادل اطلاعات بین برنامه های مختلف است. چراکه باعث می شود که اطلاعات هم برای انسان و هم برای ماشین ها به راحتی خوانا باشند. در واقع با ذخیره فایل اکسل خود در این فرمت مطمئن می شوید که کاراکترهایی که استفاده کردید، در هر سیستمی درست نمایش داده شوند. فرمت های رایج csv در اکسل به سه حالت زیر هستند:

1. CSV (comma delimited): این فرمت مختص سیستم عامل ویندوز است. اگر می خواهید فایل اکسل شما در سیستم های ویندوزی دیگر هم درست کار کند و خاطر جمع باشید که کاراکترها و فاصله های بین خطوط در سیستم دیگر هم به درستی نمایش داده خواهند شد، این فرمت را انتخاب کنید.
2. CSV (Macintosh): این فرمت برای سیستم عامل مکینتاش است. پس اگر فایل اکسل شما قرار است در سیستم عامل مکینتاش دیگری باز شود، از این فرمت استفاده کنید.
3. CSV (MS-DOS): این فرمت هم مختص سیستم عامل MS-DOS است.

نکته: هنگامی که می خواهید فایل اکسل خود را در هر یک از انواع فرمت های csv ذخیره کنید، فقط شیت فعال فعلی از ورک بوکی که در آن هستید ذخیره می شود.

فرمت پی دی اف جز فرمت های خود اکسل نیست، اما به خاطر کاربرد زیادی که دارد اکسل آن را جز خروجی هایش قرار داده است. بنابراین شما می توانید فایل های اکسل خود را مستقیما در فرمت پی دی اف ذخیره کنید. PDF که مخفف عبارت Portable Document Format است، اغلب برای به اشتراک گذاری فایل های اکسل در قالبی غیرقابل ویرایش استفاده می شود. ذخیره سازی فایل های اکسل به صورت pdf باعث می شود گردش کار روان تری داشته باشید. با دیگران راحت تر بتوانید کار کنید و فایل های خود را به اشتراک بگذارید. همچنین این فرمت برای زمانی که می خواهید از فایل های اکسل خود را پرینت بگیرید هم مناسب است چون اطلاعات درون فایل تغییری نخواهند کرد.

کاربرد جالب دیگر پی دی اف این است که می توانید اطلاعات را از منبعی غیر از اکسل وارد اکسل کنید. این کار را خیلی راحت با استفاده از Power Query می توانید انجام دهید. یعنی می توانید اطلاعات خود را به طور یکپارچه از فایل های csv و pdf وارد اکسل کنید و آنها را ویرایش کنید. در صورتی که تمایل دارید در این باره بیشتر بدانید، پیشنهاد می کنیم مقاله تبدیل PDF به اکسل را بخوانید.

اگر علاقه‌مند هستید بیشتر درباره ذخیره سازی فایل اکسل به صورت پی دی اف بدانید، پیشنهاد می کنیم مقاله تبدیل اکسل به pdf را حتما بخوانید.

فرمت xls نسخه‌ قدیمی فایل های اکسل را نشان می دهد و برای نسخه های اکسل ۵.۰/۹۵ ، اکسل ۹۷ تا ۲۰۰۳ و اکسل ۲۰۱۳ به کار می رود. با وجود اینکه یک فرمت بسیار قدیمی است، اما فایل هایی که در این فرمت ذخیره شدند همچنان در نسخه های جدیدتر اکسل هم باز می شود. اگرچه این فرمت برخی از قابلیت های پیشرفته‌ فرمت های جدیدتر را ندارد، اما به عنوان پلی میان نسخه های قدیمی و جدید اکسل عمل می کند. پس اگر با فایل های قدیمی اکسل سروکار دارید، یا با افرادی کار می کنید که از نسخه های مختلف اکسل استفاده می کنند، این فرمت مناسب شماست.

فایل های که فرمت xlsb دارند شاید آنچنان کاربردی نباشند و زیاد آنها را ندیده باشید. این نوع فایل مخفف Excel Binary Workbook است و همانطور که از نامش پیداست برای ذخیره سازی ورک بوک های اکسل به صورت کد گذاری باینری استفاده می شود. وقتی بحث فشرده سازی فایل های سنگین می شود، فرمت xlsb از نظر حجمی بهینه تر است و در مقایسه با فرمت مبتنی بر XML یعنی xlsx سریع تر باز می شود.
اگرچه این فرمت چندان رایجی نیست، اما از فرمت های مهم اکسل حساب می شود. پس اگر با مجموعه داده های بزرگ و فایل های سنگین کار می کنید برای مدیریت بهتر داده های خود توصیه می کنیم از فرمت xlsb استفاده کنید.

اگر در فایل اکسل خود از ماکروها استفاده کردید، حتما فایل را در فرمت xlsm ذخیره کنید. در واقع از نسخه‌ ۲۰۰۷ به بعد اکسل، فایل هایی که شامل ماکرو هستند، با این پسوند ذخیره می شوند. با کمک این فرمت، به راحتی می توان تشخیص داد که یک فایل اکسل ماکرو دارد یا خیر. پس اگر فایل اکسلی پسوند xlsm در نام خود داشته باشد، حتما دارای ماکرو است.

ماکروها در اکسل مجموعه ای از دستورالعمل ها هستند که وظایفی را به صورت خودکار انجام می دهند و فرمت xlsm امکان ذخیره آنها را فراهم می کند. این فرمت برای حفظ عملکرد درست ماکروها بسیار مهم است. با انتخاب ذخیره کردن این فایل ها در فرمت xlsm، هم اطمینان حاصل می کنید که اطلاعات به درستی ذخیره شدند و هم اتوماسیونی که در فایل وجود دارد بعدا درست کار خواهد کرد.

البته استفاده از این فرمت اکسل دلایل امنیتی هم دارد و از دسترسی ویروس های کامپیوتری، ماکروهای مخرب و سایر تهدیدات به فایل های شما جلوگیری می کند. از نظر امنیت و محافظت از ماکروها، این فرمت یکی از مطمئن ترین گزینه ها در اکسل محسوب می شود.

فرمت xlsx که به آن فرمت Excel Workbook هم می گویند، فرمت پیش فرض اکسل برای ذخیره سازی فایل ها و پراستفاده‌ترین فرمت در اکسل است. اگر هنگام ذخیره، فرمت خاصی را انتخاب نکنید، احتمالا فایل اکسل شما با فرمت xlsx ذخیره می شود که در واقع اطلاعات فایل شما را در قالب XML نگه می دارد.

این فرمت در بیشتر مواقع برای ذخیره کردن فایل های اکسل مناسب است و از ویژگی های جدید اکسل هم پشتیبانی می کند. اگر در فایل اکسل خود از ماکروها استفاده نکردید، xlsx بهترین فرمت برای ذخیره سازی است، زیرا تعادل خوبی بین عملکرد و اندازه‌ فایل ایجاد می کند.

این دو فرمت اکسل فرمت های ذخیره سازی تمپلیت یا قالب هستند و معمولا هم در پوشه Templates در سیستم شما ذخیره می شوند. فرمت xltm از ماکروها پشتیبانی می کند و برای تمپلیت هایی که شامل ماکرو و اتوماسیون هم هستند، مناسب است. فرمت xltx یک فرمت استاندارد برای ذخیره قالب های اکسلی است که در آنها ماکرو استفاده نشده است.
این فایل ها به‌صورت Read-Only (فقط خواندنی) باز می شوند تا از تغییرات تصادفی جلوگیری شود. اگرچه این فرمت ها خیلی رایج نیستند، اما برای ایجاد و نگهداری تمپلیت های یکپارچه و خودکار می توانند بسیار مفید باشند.

حالا که با فرمت های رایج ذخیره سازی اکسل آشنا شدید، برای اینکه فایل های اکسل خود را در فرمت مورد نظر خود ذخیره کنید کافیست از تب File گزینه Save As را انتخاب کنید. پنجره ای به صورت زیر باز می شود. ابتدا مسیری که می خواهید فایل در آن ذخیره شود را انتخاب کنید و از قسمت File name اسم فایل را مشخص کنید. حالا روی کادر Save as type کلیک کنید تا فرمت های فایل اکسل را ببینید. فرمت مورد نظر خود را با کلیک کردن روی آن انتخاب کنید و در انتها روی دکمه Save بزنید.

شناخت فرمت های مختلف فایل اکسل و کاربرد آنها، به شما کمک می کند تا بر اساس نیازهای خود، بهترین روش را برای ذخیره سازی فایل های خود انتخاب کنید. با اینکه فرمت xlsx همچنان فرمت پیش فرض و رایج اکسل است، استفاده از فرمت هایی مانند xlsm (برای ماکروها)، یا فرمت های xltm و xltx برای تمپلیت ها، می تواند بهره‌وری شما را افزایش دهند.
هر کدام از فرمت های اکسل هدف خاصی را دنبال می کنند و انتخاب صحیح آنها می تواند تجربه شما در اکسل را بهبود ببخشد. پس دفعه بعد که با اکسل کار می کنید، به جای کلیک ساده روی دکمه ذخیره (SAVE)، این راهنما را مرور کنید و فرمت مناسب را انتخاب کنید. البته این فرمت ها لیست کامل فرمت های اکسل نیستند و فقط رایج ترین و پر استفاده ترین فرمت ها هستند. از طریق لینک زیر می توانید با لیست کامل فرمت های ذخیره سازی فایل در اکسل آشنا شوید.

لیست فرمت های فایل اکسل