۳ روش سریع حذف فاصله در اکسل

وقتی داده هایی از منابع خارجی (مانند گزارش ها، صفحات وب و غیره) وارد اکسل می کنید، معمولا بین مقادیر در سلول ها فاصله های اضافی ایجاد می شود. این فاصله ها ممکن است یا در ابتدا یا انتهای سلول باشند و یا اینکه بین کلمات یا اعداد باشند.

وجود این فاصله ها باعث می شود شیت اکسل شما نامرتب به نظر برسد و کار با آن دشوار شود. مثلا، ممکن است اسم یک مشتری را در ستون “مشتری ها” پیدا نکنید، چون شما به دنبال “اصغر فرهادی” هستید که بدون فاصله اضافی بین کلمات می نویسید، در حالی که جدول شما حاوی “اصغر فرهادی” با فاصله اضافی است. یا اینکه اکسل جمع اعداد یک محدوده را درست به شما نمی دهد که اینجا هم فاصله های اضافی مقصر هستند.

برای همین هم، در این مطلب می خواهیم ۳ روش سریع برای حذف فاصله های اضافی در تمام سلول های اکسل به شما آموزش دهیم.

برای مثال، جدولی با دو ستون داریم؛ ستون «داده نمونه» و ستون «طول». همانطور که در تصویر زیر می بینید، در ستون اول بین کلمات و یا در ابتدا و انتهای سلول فاصله اضافی هست. فاصله های اضافی در اول و آخر سلول های اکسل به عنوان فاصله های ابتدایی (Leading) و انتهایی (Trailing) شناخته می شوند.

ستون دوم هم تعداد کاراکترهای موجود در هر سلول از ستون اول را نشان می دهد. برای دیدن تعداد کاراکترها از تابع LEN استفاده می کنیم؛ مطابق تصویر زیر، در سلول اول از ستون طول بنویسید:

=LEN(E2)

اینتر بزنید و فرمول را به بقیه سلول ها هم منتقل کنید. به تعداد کاراکترها دقت کنید؛ همانطور که می بینید، اکسل فاصله های اضافی را هم جز کاراکتر حساب می کند. حالا می خواهیم این فاصله های اضافی را حذف کنیم.

تابع تریم (TRIM) در اکسل برای حذف فاصله های اضافی از متن است. برای اینکه فاصله های اضافی در اکسل را با کمک این تابع حذف کنید، به این صورت عمل کنید:
در جدولی که مثال زدیم:
۱. یک ستون دیگر در انتهای جدول اضافه کنید و اسم آن را “تریم” بگذارید.
۲. در اولین سلول از این ستون، فرمول تریم را به صورت زیر وارد کنید:

=TRIM(A2)

۳. حال فرمول را به سایر سلول های ستون کپی کنید.
۴. تمام سلول های ستون تریم را انتخاب کنید و با زدن کلیدهای Ctrl + C داده‌ ها را کپی کنید.
۵. اولین سلول در ستون اول را انتخاب کنید؛ کلیک راست کنید و گزینه Paste Values را انتخاب کنید تا فقط مقادیر فرمول در ستون اول جایگزین شوند.
۶. حالا ستون تریم را حذف کنید.
به همین سادگی فاصله های اضافی حذف شدند. در گیف زیر ترتیب انجام این مراحل را می بینید.

اما تابع TRIM فقط برای حذف فاصله اضافه از داده های متنی کاربرد دارد و فاصله بین اعداد را پاک نمی کند. بنابراین، اگر مقادیر عددی داشتیم، برای پاک کردن فاصله اضافی بین آنها بهتر است از روش های دیگر چون Find & Replace یا تابع SUBSTITUTE استفاده کنیم. با این حال برای این مسئله هم راه کارهایی هست که می توان تابع TRIM را با توابع دیگر اکسل چون FIND ,MID ,LEN و غیره ترکیب کرد و فاصله های اضافی را در حالت های مختلفی حذف کرد. برای همین پیشنهاد می کنیم که حتما مقاله تابع Trim در اکسل را بخوانید تا با جزئیات بیشتری در این زمینه آشنا شوید.

این روش مراحل کمتری دارد اما تنها برای حذف فاصله های اضافی بین کلمات در اکسل کاربرد دارد. فاصله های ابتدایی و انتهایی در سلول نیز به یک فاصله کاهش می یابند اما کاملا حذف نمی شوند. برای استفاده از این روش مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. سلول یا محدوده ای از سلول ها که می خواهید فاصله های اضافی بین کلمات آن را حذف کنید، انتخاب کنید.
۲. کلیدهای Ctrl + H را فشار دهید تا پنجره‌ی Find and Replace باز شود.

۳. در قسمت Find What، دو بار کلید فاصله (Space) را فشار دهید و در قسمت Replace With، یک بار کلید فاصله را بزنید.
۴. روی دکمه Replace All کلیک کنید و این کار را تا زمانی که اکسل پیام “Microsoft Excel cannot find a match” را نمایش دهد، تکرار کنید.

ایراد دیگر این روش این است که اگر فاصله های اضافی بین مقادیر در سلول های مختلف یکدست نباشند، مجبور می شوید مراحل را چند بار تکرار کنید. برای همین هم این روش برای زمانی مناسب است که فاصله اضافی در ابتدا و انتهای سلول ها نباشد و فاصله اضافی بین کلمات یا اعداد هم به یک اندازه باشد. برای مثال، فاصله اضافی بین اعداد زیر را می خواهیم حذف کنیم.

برای این کار مراحل بالا را طی می کنیم و چون بین اعداد یک فاصله اضافی است، در کادر Find What یک بار کلید Space را بزنید؛ اما در قسمت Replace With چیزی وارد نکنید. حالا بقیه مراحل را ادامه دهید تا تمام فاصله های اضافی حذف شوند.

برای اینکه بیشتر با ابزار Find & Replace در اکسل آشنا شوید، پیشنهاد می کنیم مقاله اصول جستجو در اکسل را بخوانید.

در برخی موارد، ممکن است بخواهید تمام فاصله های اضافه در یک سلول را حذف کنید، حتی فاصله های تک بین کلمات یا اعداد. به‌عنوان مثال، زمانی که یک ستون عددی دارید که ارقام چهار رقم چهار رقم جدا شده اند؛ این فاصله ها ممکن است خواندن اعداد بزرگ را آسان تر کنند اما در محاسبه فرمول های اکسل اختلال ایجاد می کنند.

برای حذف تمام فاصله ها به صورت یکجا، می توانید از تابع SUBSTITUTE استفاده کنید. برای این کار، به این صورت عمل کنید:
۱. مانند تصویر زیر یک ستون به ستون های خود در اکسل اضافه کنید. سپس در سلول اول آن تایپ کنید:

=SUBSTITUTE(E2, ” “, “”)

در این فرمول به اکسل می گوییم که فاصله های تک یعنی ” ” را با هیچ فاصله یعنی “” جایگزین کند.

۲. با زدن اینتر، اکسل نتیجه را بدون هیچ فاصله اضافه ای نمایش می دهد. حالا سلول فرمول را بگیرید و به پایین بکشید تا فرمول به بقیه سلول ها هم اعمال شود.
۳. پس از آن، همانند روش اول، مقادیر ستون فرمول را کپی کنید و در ستون اول پیست کنید (Paste Values).