تبدیل اکسل به PDF (راهنمای ۲۰۲۵)

گاهی اوقات نیاز پیدا می کنید فایل اکسل خود را با دیگران به اشتراک بگذارید اما می خواهید مطمئن باشید که دیگران امکان ویرایش و ایجاد تغییر در فایل را نخواهند داشت. یا اینکه قصد دارید فایل خود را با یک فرمت مرتب تر برای گزارش ارائه دهید. یا شاید هم می خواهید فایل های اکسل خود را در فرمتی ذخیره کنید که مطمئن باشید همه، حتی کسانی که نرم افزار اکسل را ندارند، می توانند فایل ها را روی تبلت، گوشی یا کامپیوتر خود باز کنند. اینجاست که تبدیل فایل اکسل به PDF ضروری می شود.

امروزه PDF یکی از محبوب ترین فرمت های فایل محسوب می شود. طبق آمار گوگل، بیش از ۱۵۳ میلیون فایل PDF در وب وجود دارد، در حالی که تعداد فایل های اکسل (با فرمت های .xls و .xlsx) تنها ۲.۵ میلیون است. برای همین هم تصمیم داریم در این مطلب، چند روش مختلف برای تبدیل اکسل به PDF به شما آموزش دهیم. پس با ما در ادامه مطلب همراه باشید.

در این آموزش روی تبدیل اکسل به پی دی اف تمرکز داریم. ولی برعکس این تبدیل هم ممکن است و خیلی راحت می توانید فایل های پی دی اف را هم به اکسل تبدیل کنید. اگر علاقه‌مند هستید در این باره بیشتر یاد بگیرید، پیشنهاد می کنیم مقاله تبدیل PDF به اکسل ما را هم بخوانید.

با اینکه فرمت‌های pdf و xls (فرمت اکسل) فرمت های پرطرفداری هستند و مدت زیادی است که مورد استفاده قرار می گیرند، اما امکان ذخیره مستقیم فایل های اکسل به PDF از نسخه ۲۰۰۷ به بعد اکسل فراهم شد. بنابراین، اگر از نسخه های ۲۰۰۷ به بعد اکسل استفاده می کنید، می توانید به راحتی، از طریق خود نرم افزار اکسل، فایل اکسل خود را به PDF تبدیل کنید.

نرم افزار مایکروسافت اکسل به شما این امکان را می دهد که از یک محدوده از شیت، جدول ها، یک یا چند شیت از اکسل و حتی کل فایل اکسل (کل ورک بوک) خود به صورت PDF خروجی تهیه کنید.

فایل اکسل خود را باز کنید و محدوده جدول یا شیت هایی را که می خواهید به PDF تبدیل کنید، انتخاب نمایید.

• اگر می خواهید یک جدول را تبدیل کنید، روی یکی از سلول های جدول کلیک کنید تا انتخاب شود. یا اینکه محدوده جدول را انتخاب کنید. (برای انتخاب محدوده جدول روی یک سلول کلیک کنید و سپس کلیدهای A + Ctrl را فشار دهید)
• برای تبدیل یک شیت خاص، کافیست روی تب آن کلیک کنید تا فعال شود.
• اگر قصد دارید چندین شیت را به پی دی اف تبدیل کنید:

1. برای انتخاب شیت های کنار هم: روی تب اولین شیت کلیک کنید، Shift را نگه دارید و روی تب آخرین شیت کلیک کنید.
2. برای انتخاب شیت های غیر متوالی: دکمه Ctrl را نگه دارید و روی تب های مورد نظر کلیک کنید.

• اگر هم می خواهید کل فایل اکسل را به PDF تبدیل کنید، که دیگر نیازی به این کارها نیست.
• حالا به تب File در بالای صفحه اکسل بروید و گزینه Save as (در نسخه های جدید ممکن است Save a Copy باشد.) کلیک کنید.
• در پنجره Save As، از لیست کشویی Save as type، گزینه pdf را انتخاب کنید.
• اگر می خواهید پس از ذخیره، فایل PDF ایجاد شده را مشاهده کنید، حتما گزینه Open file after publishing را فعال کنید.

از قسمت Optimize for می توانید یکی از گزینه های زیر را برای بهینه سازی فایل PDF انتخاب کنید:

• اگر به کیفیت بالای چاپ نیاز دارید، گزینه (Standard (publishing online and printing را انتخاب کنید.
• اگر اندازه فایل برایتان مهم تر از کیفیت چاپ آن است، گزینه (Minimum size (publishing online را انتخاب کنید.

پس از اینکه اسمی که می خواهید فایل را با آن ذخیره کنید و مکان ذخیره فایل را هم مشخص کردید. حالا نوبت آن است که مشخص کنید چه چیزی را می خواهید به پی دی اف تبدیل کنید. برای این کار:

۱. روی دکمه Options، همانطور که در شکل(۱) نشان داده شده، کلیک کنید.
۲. در پنجره جدیدی که باز می شود، بسته به نیاز خود یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید:

Selection: فقط محدوده یا محدوده های انتخاب شده فعلی را به PDF تبدیل می کند. مثلا اگر محدوده یک جدول یا حتی بخشی از آن را انتخاب کردید.
(Active sheet(s: فقط شیت فعال یا تمام شیت هایی که انتخاب کردید را در یک فایل PDF ذخیره می کند.
Table: فقط جدول فعال (جدولی که روی یک سلول آن کلیک کردید و در حالت انتخاب است) را به صورت PDF خروجی می گیرد.
Entire workbook: این گزینه هم که کل فایل اکسل را به PDF تبدیل می کند.
روی دکمه OK کلیک کنید تا پنجره تنظیمات بسته شود و سپس روی Save کلیک کنید.

همانطور که مشاهده می کنید، تبدیل فایل های اکسل به PDF با استفاده از خود نرم افزار اکسل بسیار راحت است. البته، مایکروسافت اکسل فقط چند تنظیمات پایه‌ برای تبدیل به پی دی اف ارائه می دهد، اما با کمی تجربه می توانید فایل های اکسل را طوری آماده کنید که نیازی به تنظیمات اضافی نباشد.

یک نرم افزار دیگر که کار تبدیل اکسل به PDF را به خوبی انجام می دهد، نرم افزار Adobe است. البته برای استفاده از این روش باید یکی از نرم افزارهای Adobe Reader و یا Adobe Acrobat XI Pro را بروی سیستم کامپیوتر خود نصب داشته باشید. پس اگر این نرم افزارها را ندارید، ابتدا باید آنها را از وبسایت های مرجع نرم افزار دانلود و نصب کنید.

ورژن Adobe Reader X و نسخه های قبل از آن گزینه ای برای نصب Adobe PDF Printer داشتند که می توانست برای تبدیل فایل های اکسل به PDF استفاده شود. اما، این قابلیت در نسخه جدیدتر یعنی Adobe Reader XI دیگر در دسترس نیست.

در عوض، Adobe تب Create PDF را معرفی کرده است، همانطور که در تصویر زیر می بینید، با یک کلیک امکان تبدیل فایل های اکسل به PDF را فراهم می کند. کافیست روی Select File بزنید و فایل خود را انتخاب کنید.

تبدیل فایل اکسل به PDF با این ابزار بسیار ساده است. کافیست، مطابق تصویر زیر، در نوار ابزار Create روی PDF from File کلیک کنید. علاوه بر این، Adobe Acrobat Pro به شما این امکان را می‌دهد که مستقیما از داخل اکسل به یکی از روش های زیر یک فایل PDF ایجاد کنید:

روی دکمه‌ی Create PDF در تب Acrobat در نوار ابزار Excel کلیک کنید.
به تب File بروید و روی Save as Adobe PDF کلیک کنید.
سپس به مسیر Print < File بروید، گزینه Adobe PDF را انتخاب کنید و تنظیمات مورد نظر خود را مشخص کنید.

یک روش جالب برای تبدیل فایل اکسل به PDF استفاده از فضای گوگل درایو (Google Drive) است. البته برای اینکه از گوگل درایو استفاده کنید باید یک اکانت جیمیل داشته باشید و در مرورگر کروم خود وارد حساب جیمیل خود شوید.
این روش برای زمانی مناسب است که شخصی یک فایل اکسل را با شما به اشتراک گذاشته است یا خودتان از قبل فایل اکسلی را روی گوگل درایو خود آپلود کرده بودید و حالا می خواهید این فایل را به صورت پی دی اف روی کامپیوتر، تبلت یا گوشی خود ذخیره کنید. در غیر این صورت چندان روش معقولانه ای نیست!

برای اینکه در گوگل درایو یک فایل اکسل را به PDF تبدیل کنید، باید ابتدا آن را با گوگل شیت باز کنید و سپس از آنجا به صورت پی دی اف دانلودش کنید. پس به این ترتیب عمل کنید:

۱. وارد گوگل درایو خود شوید. روی فایل اکسل مورد نظر خود کلیک راست کنید.
۲. از قسمت Open with گزینه Google Sheets را انتخاب کنید. با این کار فایل اکسل شما در گوگل شیت باز خواهد شد. (به پسوند xlsx در شکل ۶ دقت کنید. این یعنی فایلی که در گوگل شیت باز کردید یک فایل اکسل است.)

۳. حالا از بالای صفحه گوگل شیت، مثل تصویر زیر، روی File کلیک کنید و از قسمت Download گزینه PDF را انتخاب کنید. به این صورت یک نسخه پی دی اف از فایل اکسل روی سیستم شما ذخیره می شود.

خوشبختانه این روزها، وبسایت های مختلفی هستند که به صورت رایگان فایل اکسل را به PDF تبدیل می کنند و گزینه های مختلفی برای تبدیل اکسل به PDF ارائه می دهند. در ادامه چند وبسایتی که برای این منظور زیاد استفاده می شوند را معرفی می کنیم. کار با این سایت ها بسیار راحت است. کافیست فایل اکسل خود را از کامپیوتر، گوشی یا گوگل درایو خود در یکی از وبسایت ها آپلود کنید و سپس به PDF تبدیل و مجدد دانلودش کنید.

البته توجه داشته باشید که استفاده رایگان از این وبسایت ها معمولا ممکن است با محدودیت هایی چون حجم فایل اکسل، تعداد فایل هایی که هر بار می توانید به پی دی اف تبدیل کنید و غیره همراه باشد.

تبدیل اکسل به PDF در این وبسایت بسیار ساده است. فقط باید فایل خود را روی آن آپلود کنید. خود وبسایت در کسری از ثانیه به صورت خودکار فایل شما را به PDF تبدیل می کند. بعد از اینکه تبدیل انجام شد می توانید آن را دانلود کنید. آدرس وبسایت هم www.freepdfconvert.com می باشد.

این سایت هم گزینه های جالب دیگری چون ویرایش و فشرده سازی فایل در کنار تبدیل فایل اکسل به PDF ارائه می دهد. درست بعد از اینکه فایل خود را آپلود کردید به PDF تبدیل و آماده دانلود می شود. از طریق لینک زیر می توانید وارد این سایت شوید:

تبدیل اکسل به پی دی اف در سایت Smallpdf

درست مانند تصویر زیر فایل اکسل خود را از کامپیوتر یا گوشی یا گوگل درایو خود باز کنید و بعد روی Convert بزنید تا به PDF تبدیل شود. البته از قسمت Output می توانید در فرمت های دیگری هم خروجی بگیرید.

وبسایت Free Convert

این وبسایت هم درست مثل وبسایت های قبلی است. فایل اکسل خود را آپلود کنید. پس از آن به صفحه تبدیل هدایت می شوید. روی دکمه قرمز Convert to PDF در پایین صفحه کلیک کنید. اندکی بعد فایل شما آماده دانلود است. مزیت این وبسایت این است که گزینه های متنوع بسیاری برای کار با فایل PDF و دیگر فایل ها دارد.

وبسایت ilovepdf

در این مطلب درباره روش های مختلف تبدیل فایل اکسل به PDF صحبت کردیم. با وجود اینکه خود برنامه مایکروسافت اکسل تمام نیازهای شما برای انجام این تبدیل را پوشش می دهد و شما به راحتی می توانید فایل های اکسل خود، یا حتی بخشی از آنها را به صورت پی دی اف ذخیره کنید، با این حال دانستن روش های دیگر هم می تواند کاربردی باشد. روش های دیگر به خصوص زمانی مفید هستند که به نرم افزار اکسل دسترسی ندارید و می خواهید خیلی سریع فایل های خود را به پی دی اف تبدیل کنید.

شما از کدام روش هایی برای تبدیل فایل های اکسل خود به PDF استفاده می کنید؟ دیدگاه های خود را برای ما ارسال کنید.