اکسل چیست؟
اکسل چیست؟
سوالی که خیلی پرسیده میشه و خیلیا جواب درست رو نمیدونن اینه که اکسل چیست، چه کاربردی داره؟ و چه توانایی هایی داره؟ این موضوع خیلی مهم هست چرا که هنوز افراد زیادی هستند که حتی با اکسل کار میکنند اما از خیلی از توانایی ها و امکانات اکسل بی خبرند! میخوایم این سوالات را پاسخ بدیم. پس تا انتها با ما باشید.
نرم افزار مایکروسافت اکسل یکی از نرم افزارهای مجموعه آفیس است. این نرم افزار از انواع نرم افزارهای صفحه گسترده است که جداول بزرگی در ستون و ردیف را در خود جای می دهد.
بخاطر قدرت و انعطاف پذیری فوق العاده این نرم افزار، اکسل نزدیک به چهار دهه است که به یکی از پر استفاده ترین نرم افزارها در دنیای تجارت تبدیل شده است. در واقع انقلابی که در دهه ۸۰ و ۹۰ میلادی در زمینه محاسبات فردی اتفاق افتاد (اینکه هر شخصی بتواند کارهای خودش را انجام دهد)، بخاطر استفاده های زیادی بود که از نرم افزارهای صفحه گسترده بویژه نرم افزار اکسل میشد.
صفحه گسترده چیست؟
صفحه گسترده یک روش برای ساماندهی داده ها در سطر و ستون هست که بوسیله آن می توان راحت تر داده ها را بررسی و اصلاح کرد. در واقع صفحه گسترده به معنی تکرار شدن و کنار هم قرار گرفتن تعداد زیادی سلول با توانایی های یکسان برای ایجاد ساختاری اطلاعاتی و محاسباتی است. اکسل هم یک نرم افزار صفحه گسترده هست. در شکل ۱ نمایی از یک صفحه اکسل می بینید.
شکل ۱- اکسل چیست- نمایی از صفحه اکسل
همانطور که در شکل ۱ می بینید، صفحه اکسل از تقاطع سطرها (که به صورت افقی و با برچسب ۱، ۲ و ۳ … مشخص می شود) و ستون ها (که به صورت عمودی و با برچسب A، B و C… مشخص می شود) تشکیل شده است. در تقاطع هر سطر و ستون، یک سلول وجود داره که کاربر اطلاعات (متن یا عدد) رو در این سلول ها وارد می کند. آدرس هر سلول ترکیبی از حرف ستون و شماره ردیف مربوطه هست. مثلا سلول مشخص شده در شکل ۱، با نام A1 شناخته می شود چرا که حاصل تقاطع ستون A و ردیف ۱ است. این شیوه مرسوم و رایج در اکسل برای آدرس دهی سلول است. روش دیگه R1C1 است که بجای حرف ستون، از شماره ستون استفاده می شه.
نرم افزار اکسل از نسخه ۲۰۰۷ تغییرات زیادی داشته که یکی از این تغییرات عمده، افزایش تعداد سطرها و ستون ها بوده است. تقاطع این تعداد سطر و ستون، میلیون ها سلول ایجاد می کند که میتوانند از طریق فرمول ها با هم مرتبط باشند و مسائل مختلفی با منطق ریاضی رو در سطوح مختلف ساده و پیشرفته حل کنند. شما می تونید اطلاعاتی رو از خارج از اکسل به صفحه اکسل وارد کنید و روی اون داده ها کار کنید و گزارش های متنوعی در بیارید. این اطلاعات می تونه از یک صفحه وب، از فایل متنی، اکسس و …. باشه.
از اکسل چه استفاده ای می شود؟
خب همه اینها که گفتیم خوب بود و متوجه شدیم اکسل چیست، اما با اکسل چه کارهایی میشه کرد؟ تقریبا همه کار!
صفحه گسترده ها ابزارهای فوق العاده قوی هستند که در دنیای کار و تجارت، مرتبا برای ثبت داده، کار با آن و تهیه گزارش های مختلف مورد استفاده قرار میگیرن. فرمت جدولی اکسل، انجام محاسبات پیچیده و ردیابی داده ها و بصورت کلی کار با داده ها رو ممکن میکنه. توابع و فرمول های اکسل به افراد این اجازه رو میده که داده ها رو تحلیل کنند و گزارش های متنوعی ایجاد کنن که بتونن جواب مدیران خودشون رو بدن.
در اینجا چند راه استفاده از اکسل در کسب و کار رو با هم مرور میکنیم. دقت کنید که اینها فقط چند مثال هستن پس خودتون رو محدود به این موارد نکنید. اکسل خیلی خیلی انعطاف پذیره. چند مورد از امکانات اکسل:
چند راه استفاده از اکسل در کسب و کار
دقت کنید که اینها فقط چند مثال هستن پس خودتون رو محدود به این موارد نکنید. اکسل خیلی خیلی انعطاف پذیره. چند مورد از امکانات اکسل:
-
تهیه فرم های مختف و متنوع با گرافیک عالی
-
استفاده از تکینک ها و روش های آماری متنوع برای پیش بینی مثلا پیش بینی فروش ۳ سال آینده بر اساس داده های گذشته
-
انجام محاسبات شخصی و روزانه مثل محاسبه ماهیانه شارژ دفتر، شرکت، ساختمان مسکونی و ….
-
ایجاد نرم افزارهای متنوع گزارشگیری (در هر زمینه کاری) جهت استفاده دیگران
-
ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش های بسیار جذاب، متنوع، تحلیلی و مقایسه ای
چند مدل داشبورد مدیریتی که میشه درست کرد:
-
ردیابی فروش به تفکیک مشتریان بصورت ماهانه
-
تحت نظر داشتن مشتریان جهت پرداخت به موقع و حصول اطمینان از اینکه کسی پرداختش با تاخیر نیست
-
تحت نظر داشتن و توجه به هزینه ها و تخصیص آنها به افراد خاص
-
گزارش وضعیت پیشرفت پروژه و منابع و …
-
ایجاد نمودارها و گراف بر اساس داده ها برای نمایش دادن وضعیت عملکرد در گذر زمان
چه افرادی می توانند از اکسل استفاده کنند؟
اکسل یکی از عمومی ترین و در عین حال تخصصی ترین نرم افزارها به شمار می رود. این یعنی اینکه اکسل توانایی ساده ترین کارها تا تخصصی ترین کارها را دارد. از ثبت و ویرایش داده های روزانه و محاسبات ساده گرفته تا شبیه سازی فرآیندهای پیچیده گردش اطلاعات، سیستم های نگهداری و تعمیرات، کنترل موجودی، انبارداری و … در اکسل به بهترین نحو قابل انجام است. کمتر شغلی هست که حتی خیلی کم از اکسل استفاده نکرده باشد.
با تسلط به اکسل میشه ساده ترین تا پیچیده ترین کارها رو با سرعت و دقت عالی انجام داد. پس دانش آموزان، دانشجویان (رشته های مختلف)، مدیران اجرایی مالی و …، مهندسین صنایع، عمران، برق، مکانیک و …، حسابدارن، دفترداران، انبارداران، فروشنده ها، مشاغل خدماتی و صدها عنوان مختلف، همگی میتوانند از کاربران اکسل باشند.
جمع بندی و پاسخ برخی سوالات دیگر
اکسل دنیای بزرگی داره و انقدر تنوع کارهایی که میشه باهاش انجام داد زیاد هست که ما فقط برای یادگیری اکسل به زبان ساده یک سایت کامل ایجاد کردیم و تجربیاتمون رو توش ثبت میکنیم. اکسل برای هر فردی مفید هست چون همه ما با داده سر و کار داریم و در حال پردازش داده هستیم. پس مهم نیست چه تحصیلاتی داری یا چه رشته ای خوندی و یا چه شغلی داری، مهم اینه که اکسل در هر جایی برای شما لازم هست و هر چقدر بیشتر بهش مسلط باشی سرعت و دقت کارها بالا میره.
از ساده ترین کارها مثل ساخت جدول تو اکسل تا کارهای پیچیده تر مثل ساخت داشبورد، تحلیل داده ها و فرمول نویسی های آرایه ای کمک حال ما در زمان های زیادی خواهند بود. اگر سوالی در مورد اکسل داری اینجا ازمون بپرس.
نرم افزار یا برنامه اکسل یکی از محصولات خانواده آفیس شرکت مایکروسافت هست که با هدف انجام محاسبات مختلف، ایجاد نمودار و داشبورد سازی به وجود آمده. برنامه اکسل یک نوع صفحه گسترده هست.
هر سلول تو اکسل جایی هست برای فرمول نویسی و میشه با استفاده از تابع، محاسبات مختلفی در هر سلول ایجاد کرد. تو سلول ها میشه از چندین تابع استفاده کرد و اطلاعات مختلف رو به نتیجه ای که میخوایم تبدیل کنه. پس به صورت کلی فرمول در اکسل همان ترکیب توابع و محتوای سلول های مختلف هست که یکسری ورودی رو به یک خروجی تبدیل میکنه.
اینجا میتونی آموزش چند تا تابع از اکسل رو ببینی.
اکسل مجموعه زیادی از ابزارها و توابع هست که حفظ کردن اونا خیلی زمان بر نیست و نهایتا میشه حفظشون کرد. برای شروع هم خوبه که این کار انجام بشه، با توجه به تجریه چند ساله، قدم های زیر برای یادگیری اکسل خوبه برداشته بشه:
۱- آشنایی اولیه با لیست ابزارها و توابع و عملکردی آنها
۲- شروع به ترکیب توابع و ساخت فرمول های مختلف
۳- حل مسائل مختلف روزمره و کاری
۴- فکر کردن روی روش های مختلف حل یک مسئله
۵- مشاهده روش حل سایر افراد با تجربه
۶- تلاش برای حل سوالات اطرافیان
در کنار همه این موارد مشاهده ویدئوهای آموزشی و کتاب های مرجع عالیه.
یادت باشه که یادگیری یک فرآیند بلند مدت هست و سریع نمیشه به تسلط لازم رسید.