ابزار Subtotal برای طبقه بندی اطلاعات

ابزار Subtotal در اکسل چیست؟

(این مقاله شهریور ۱۴۰۲ آپدیت شده است)

ابزار subtotal در اکسل ابزاری است که داده ها رو بر اساس فیلدهای مختلف دسته بندی میکنه و عملیاتی رو روی اونها انجام میده. توجه کنید که این ابزار با تابع Subtotal اشتباه گرفته نشه.

فرض کنید دیتابیسی از داده های مربوط به فروش گروه های مختلف در ماه های مختلف سال داریم، مشابه شکل ۱. (برای دریافت فایل نمونه جهت تمرین، به انتهای پست مراجعه کنید)

میخواهیم بر اساس ماه دسته بندی انجام بشه و جمع فروش هر ماه رو ببینیم. برای اینکار مراحل زیر رو انجام بدید:

1. روی یکی از سلول های بانک اطلاعاتی کلیک کنید. اکسل خودش محدوده داده رو تشخیص میده.
2. از مسیر زیر بر روی Subtotal کلیک کنید:

Data/ Outline/ Subtotal

شکل ۱- ابزار Subtotal در اکسل – بانک اطلاعاتی

• با زدن این گزینه، پنجره تنظیمات این ابزار ظاهر میشه.
• در قسمت At Each Change In فیلد ماه رو قرار بدید؛
• در قسمت Use Function عملیات مورد نظر رو انتخاب کنید مثلا عملیات جمع Sum
• در قسمت Add Subtotal To فیلدی رو انتخاب کنید که قراره عملیات روی اون انجام بشه یعنی میزان فروش.
• Ok رو بزنید.

شکل ۲- ابزار Subtotal در اکسل – تنظیمات پنجره Subtotal

با زدن Ok داده ها دسته بندی شده و جمع میزان فروش بالای هر دسته نمایش داده میشه.

شکل ۳- ابزار Subtotal در اکسل – داده های دسته بندی شده توسط Subtotal

توضیحات اجزای مختلف پنجره Subtotal

• At Each Change In

همونطور که در مثال توضیح داده شد، در این قسمت فیلدی انتخاب میشه که میخوایم دسته بندی روش انجام بشه. روی هر فیلدی که انتخاب کنیم، دسته بندی هر جا که داده اون فیلد عوض بشه، انجام میشه. در مثال بالا ماه رو انتخاب کردیم و از هر جا که ماه عوض میشه یک دسته تشکیل میشه.

• Use Function

عملیاتی که میخوایم روی داده ها انجام بشه رو انتخاب میکنیم. مثلا جمع، میانگین، شمارش، ضرب و …

• Add Subtotal To

عملیاتی که انتخاب میکنیم روی چه فیلدی باید انجام بشه؟ از این قسمت فیلدی که محاسبات روش انجام میشه رو انتخاب میکنیم.

• Replace Current Subtotals

این گزینه این امکان رو میده که بتونیم چند Subtotal رو اعمال کنیم. مثلا فرض کنید علاوه بر اینکه جمع فروش رو میخواید، میانگین فروش رو هم میخواید. برای این کار اول یکبار Sum رو میزنیم و Subtotal انجام میشه. بعد دوباره روی Subtotal کلیک میکنیم و تابع Average رو انتخاب میکنیم. بعد از اینکه تیک گزینه Replace Current Subtotal رو برداشتیم، Ok میکنیم. همونطور که در شکل ۴ می بینید هم جمع و هم میانگین فروش اضافه میشه. اگر این تیک رو نزنیم، تنظیمات قبلی حذف میشه و تنظیمات جدید اعمال میشه.

شکل۴- ابزار Subtotal در اکسل – محاسبات دوگانه Subtotal

• Page Break Between Groups

اگر تیک این گزینه رو بزنیم. طوری تنظیمات پرینت رو انجام میده که هر دسته در یک صفحه قابل پرینت خواهد بود.

• Summary Below Data

اگر این گزینه تیک زده شده باشه ردیف های Total در زیر هر دسته قرار میگیره و اگر تیک زده شده نباشه بصورت پیش فرض در بالای هر دسته قرار میگیره.

نحوه حذف کردن Subtotal

رو گزینه Subtotal کلیک کرده و گزینه Remove All رو بزنید.

شکل۵- ابزار Subtotal در اکسل – حذف Subtotal

استفاده از Subtotal در حالت Protect بودن شیت

یکی از پرتکرار ترین سوالات در این خصوص اینه که چکار کنیم تا هم بتونیم شیت رو قفل کنیم و هم اینکه این گروه بندی ها کار کنه. چون میدونیم که اگر شیت قفل باشه، این گروه ها باز و بسته نمیشن. برای این کار کافیه موقع Protect کردن که پنجره شکل ۶ باز میشه، تیک Format Rows رو بزنیم. اینطوری هم سلول ها قفله و هم قابلیت باز و بسته شدن و گروهبندی سرجاشه.

شکل ۶ – گروهبندی داده ها در حالت Protection

این ابزار سرعت بالایی در دسته بندی داده ها و انجام محاسبات روی انها داره. در واقع این ابزار ترکیبی از گروه بندی دستی (Group/Ungroup) و تابع Subtotal هست. برای دسته بندی داده ها بصورت دستی پست گروه بندی داده ها رو مطالعه کنید.

مشاهده ویدئو این آموزش

دانلود فایل این آموزش

ثبت ایمیل جهت دانلود فایل

مطمئن باشید ایمیل شما فقط در اختیار اکسل پدیا قرار خواهد گرفت و صرفا برای ارسال مطالب مرتبط استفاده خواهد شد.

آدرس ایمیل

گروه تخصصی اکسل پدیا | همراه شما در مسیر یادگیری

بارگذاری...