تابع های IF و IFS در گوگل شیت

دو تابع IF و IFS در گوگل شیت از مهم ترین توابع شرطی هستند که براساس شرط هایی که تعریف می کنید، خروجی های متفاوتی نمایش می دهند. تابع IF برای ارزیابی یک شرط استفاده می شود و نتیجه بسته به درست یا غلط بودن آن، می تواند متفاوت باشد. در مقابل، تابع IFS امکان بررسی چند شرط را به صورت هم زمان فراهم می کند و اولین شرطی که برقرار باشد، مقدار مربوط به آن را نمایش می دهد. این توابع برای تجزیه و تحلیل داده ها بسیار کاربردی هستند.

در این مطلب می خواهیم نحوه کار با این دو تابع در گوگل شیت را به شما آموزش دهیم. از طریق لینک زیر می توانید وارد گوگل شیت شوید. اگر به تازگی شروع به کار کردن با گوگل شیت کردید، پیشنهاد می کنیم مقاله ساخت اکانت و اشتراک گذاری در گوگل شیت را بخوانید.

ورود به گوگل شیت

تابع IF یکی از توابع شرطی گوگل شیت است که بر اساس اینکه شرط صحیح باشد یا غلط مقدارهایی را برمی‌گرداند. شما با این تابع می توانید هم شرط و هم مقداری که تابع برمی‌گرداند را مشخص کنید. پس یعنی با کمک شرطی که تعریف می کنید می توانید مقدار خروجی تابع را کنترل کنید.

فرم تابع به این صورت است و ۳ آرگومان می گیرد.

=IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false)

آرگومان اول
logical_expression در واقع همان شرطی است که برای تابع تعریف می کنید که می تواند این حالت ها را بررسی کند:

• اگر عددی بزرگتر از عدد دیگر باشد.
• اگر عددی کوچکتر از عدد دیگر باشد.
• اگر یک عدد یا متن مساوی با مقداری دیگر باشد.

آرگومان دوم

value_if_true: با این آرگومان می توانید مشخص کنید که اگر شرط شما درست بود، چه مقداری برگردانده شود.

آرگومان سوم

value_if_false: با این آرگومان هم مشخص می کنید که اگر شرط غلط بود، چه مقداری نمایش داده شود.

در ادامه با دو مثال برای شرط های مساوی و بزرگتر از مقداری دیگر نحوه کار با این تابع را توضیح می دهیم.

فرض کنید یک رویداد ورزشی داریم که شامل تعدادی ورزش های مختلف در سه دسته بندی توپی، آبی و رزمی می باشد.

حالا در ستون D می خواهیم شرطی تعریف کنیم که هر ورزشی که توپی است در سلول D متناظر با آن نوشته شود “بله” و در غیر این صورت کلمه “نه” وارد شود. برای این کار به سراغ تابع IF در گوگل شیت می رویم:

۱. سلول D2 را انتخاب کنید و یک علامت مساوی در آن تایپ کنید.
۲. حالا تایپ کنید if تا گوگل شیت لیست فرمول ها را، مطابق تصویر زیر، به شما نمایش دهد. تابع IF را انتخاب کنید.

۳. برای آرگومان اول تابع باید شرط را تعریف کنید. شرط به این صورت می شود:

B2=”توپی”

پس با این شرط داریم به تابع IF می گوییم سلول B2 را بررسی کن که توپی است یا خیر. (دقت کنید که چون شرط یک مقدار متنی است باید داخل علامت ” ” قرار بگیرد.)

۴. یک علامت , قرار دهید تا به سراغ آرگومان بعدی بروید.

با آرگومان های دوم و سوم مشخص می کنیم که در صورتی که شرط برقرار شد در سلول D2 چه مقداری نمایش داده شود، و اگر برقرار نشد، تابع چه مقداری را برگرداند. برای حالت اول می خواهیم مقدار “بله” را برگرداند و برای حالت دوم می خواهیم مقدار “نه” را برگرداند.

۵. پس برای آرگومان دوم در داخل علامت ” ” کلمه بله را بنویسید.
۶. مجددا یک علامت , وارد کنید.
۷. برای آرگومان سوم هم داخل علامت ” ” کلمه نه را قرار دهید.
۸. پس در نهایت فرم کلی فرمول به این صورت می شود:

=IF(B2=”نه” , “بله” , “توپی”)

۹. حالا کلید اینتر را بزنید. گوگل شیت نتیجه را در سلول D2 نشان می دهد و به شما پیشنهاد می دهد که بقیه سلول های ستون D را هم طبق فرمول به صورت خودکار پر کند (Auto Fill)، درست مانند شکل زیر.

حالا بیایید نگاهی به نتیجه بیاندازیم. نتیجه در سلول D2 مقدار ‘ بله ‘ است. از آنجایی که مقدار سلول B2 دقیقا برابر با عبارت “توپی” است، پس شرط درست است و در نتیجه تابع مقدار ‘ بله ‘ را برمی‌گرداند.

در اینجا، اگر پس از اینتر کردن، از حالت Autofill برای پر کردن سلول های دیگر استفاده نکردید، کافیست در گوشه پایین سمت راست سلول D2 روی علامت دایره کوچک دو بار کلیک کنید تا فرمول به سلول های پایینی ستون D هم اعمال شود.

همینطور که در تصویر بالا هم مشاهده می کنید، تابع IF در گوگل شیت، شرط را برای تک تک سلول های ستون B بررسی می کنید، و بر اساس درست یا غلط بودن شرط، نتیجه را در سلول های ستون D نمایش می دهد.

برای اینکه ببینید تابع برای هر سلول به چه شکل می شود کافیست یک سلول از ستون D را انتخاب کنید و از منوی بالای صفحه گوگل شیت به تب View بروید، از قسمت Show گزینه Formulas را انتخاب کنید تا، مثل تصویر زیر، فرمول های هر سلول را ببینید. مثلا، در سلول D10 مقدار ‘ نه ‘ وارد شده است، چونکه شرط توپی بودن ورزش برقرار نشده است.

در این مثال می خواهیم یک حالت دیگر از شرط ها را بررسی کنیم. در همان جدول نمونه مثال بالا، می خواهیم تابع IF تعداد شرکت کنندگان ستون C را بررسی کند، و برای هرکدام که بیشتر از ۵۰۰ نفر بود، در سلول D متناظر با آن بنویسد ‘ بله ‘، و اگر کمتر از ۵۰۰ نفر بود مقدار ‘ نه ‘ را وارد کند. پس کافیست همان مراحل بالا را تکرار کنیم.

۱. در سلول D2 تایپ کنید if= و روی تابع IF کلیک کنید تا انتخاب شود.
۲. این بار شرط تابع به این صورت می شود و چون شرط یک مقدار متنی نیست پس نیازی به علامت ” ” هم نیست:

C2>500

۳. برای آرگومان دوم، یعنی برای حالتی که شرط درست باشد، مقدار “بله” را وارد کنید، و برای آرگومان سوم هم، در صورتی که شرط غلط باشد، مقدار “نه” را وارد کنید. فرم کلی تابع IF برای این شرط به این صورت می شود:

=IF(C2>500, “نه” , “بله”)

۴. پس از اینکه تابع را کامل نوشتید، کلید اینتر را بزنید. بلافاصله کلمه ‘ نه ‘ در سلول D2 وارد می شود چراکه تعداد شرکت کنندگان در سلول C2 کمتر از ۵۰۰ نفر است.

با کمک ویژگی Autofill گوگل شیت و یا به همان صورتی که در مثال قبل توضیح دادیم این فرمول می تواند برای سلول های دیگر ستون D هم تکرار شود. همانطور که در تصویر زیر می بینید، نتایج بر اساس شرطی که تعریف کردیم در ستون D قرار گرفتند.

دوباره مانند مثال قبل از مسیر Formulas < Show < View می توانید فرمول های ستون D را ببینید. برای مثال در سلول D10 مقدار ‘ بله ‘ را داریم چون که تعداد شرکت کنندگان بیشتر از ۵۰۰ نفر است.

تفاوت تابع IFS با تابع IF در تعداد شرط هایی است که می توانید تعریف کنید. شما با تابع IFS می توانید بیشتر از یک شرط تعریف کنید، در حالی که برای تابع IF فقط یک شرط می توانید تعریف کنید.

فرم کلی تابع IFS در گوگل شیت به این صورت است:

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3; …)

در این تابع شرط ها با عبارت logical_test1 ، logical_test2 و غیره مشخص می شوند و هر شرط با یک مقدار بازگشتی value_if_true همراه است که مشخص می کنید در صورت درست بودن شرط چه مقداری برگردانده شود. حالت هایی که با شرط می توانید بررسی کنید هم درست مثل تابع IF است، به این صورت:

• اگر عددی بزرگتر از عدد دیگر باشد.
• اگر عددی کوچکتر از عدد دیگر باشد.
• اگر یک عدد یا متن مساوی با مقداری دیگر باشد.

نکته: از آنجایی که امکان دارد بیشتر از یک شرط درست باشد، پس تابع IFS مقدار متناظر با اولین شرطی که درست شود را برمی‌گرداند.

در همان مثالی که بالاتر استفاده کردیم، فرض کنید که این بار در ستون C امتیازی که شرکت کنندگان در هر دسته مسابقه بدست آوردند را داریم و میخواهیم در ستون D این امتیازات را به صورت “خوب” ، “متوسط” و “کم” ارزیابی کنیم. پس شرط هایی که برای تابع IFS باید تعریف کنید و مقادیری که به ازای درست بودن هر شرط برگردانده می شوند به این ترتیب می شود:

• اگر امتیاز بیشتر از ۹۰ باشد، مقدار “خوب” را برگرداند.
• اگر امتیاز بیشتر از ۵۰ باشد، مقدار “متوسط” را برگرداند.
• و اگر امتیاز مساوی یا کوچکتر از ۵۰ باشد، مقدار “کم” را برگرداند.

۱. پس، در سلول D2 یک علامت مساوی قرار دهید، تایپ کنید ifs و تابع IFS را انتخاب کنید.

۲. حالا شرط اول را مشخص کنید: C2>90
۳. یک علامت , بگذارید.
۴. مقداری که می خواهید در صورت درست بودن شرط اول برگردانده شود را وارد کنید: “خوب”
۵. شرط دوم را مشخص کنید: C2>50
۶. علامت , بگذارید.
۷. در صورت درست بودن شرط دوم، تابع مقدار “متوسط” را برمیگرداند.
۸. در آخر شرط سوم را تعریف کنید: C2<=50
۹. علامت , را قرار دهید.
۱۰. و مقداری که در صورت درست بودن شرط سوم برگردانده می شود، یعنی “کم”.

پس در نهایت فرم کلی تابع IFS در گوگل شیت با این شرط ها به این شکل می شود:

=IFS(C2>90 , “خوب” , C2>50 , “متوسط” , C2<=50 , “کم”)

کلید اینتر را که بزنید تابع نتیجه را در سلول D2 وارد می کند. که چون امتیاز سلول C2 مقدار ۴۵ است، شرط سوم برقرار می شود و تابع مقدار ‘ کم ‘ را برمی‌گرداند. درست مانند مثال قبل روی دایره کوچک دو بار کلیک کنید تا تابع روی سلول های دیگر هم اعمال شود و نتیجه در ستون D وارد شود.

برای اینکه فرم تابع IFS در هر سلول را ببینید، به مسیر Formulas < Show < View بروید. همانطور که در تصویر زیر هم می بینید، در سلول D10 مقدار ‘ متوسط ‘ را داریم، چونکه شرط دوم برای این سلول درست می باشد.

در این آموزش با دو تابع IF و IFS در گوگل شیت آشنا شدید و یاد گرفتید که می توانید به کمک شرط هایی که برای این دو تابع تعریف می کنید، خیلی راحت خروجی مورد نظر خود را دریافت کنید. اگر علاقه‌مند هستید که درباره گوگل شیت و توابع کاربردی آن بیشتر بدانید پیشنهاد می کنیم از اینجا شروع کنید:

توابع کاربردی و منحصر بفرد گوگل شیت-بخش اول
تفریق و تقسیم در گوگل شیت: پایه فرمول نویسی
جمع و ضرب در گوگل شیت: شروع فرمول نویسی با ۴ عمل اصلی ریاضی