لیست کشویی در گوگل شیت: آموزش کامل ایجاد Drop Down

اگر از گوگل شیت برای مدیریت داده‌های خود استفاده می‌کنید، این برنامه ویژگی‌های کاربردی بسیاری دارد که می‌تواند به حفظ سازگاری و دقت داده‌ها کمک کند. یکی از این ویژگی‌ها لیست‌های کشویی یا همان Drop Down لیست‌ها در گوگل شیت هستند.

لیست کشویی در واقع یک لیست است که در یک یا چند سلول قرار می‌گیرد و شامل یک سری مقادیر، مانند اعداد یا دسته‌بندی‌ها می‌شود. برای ایجاد یک لیست کشویی در گوگل شیت، می‌توانید یا به صورت دستی مقادیر مورد نظر خود را در لیست وارد کنید، یا از داده‌های موجود در سلول های دیگر استفاده کنید.

در این مطلب نحوه افزودن لیست کشویی با استفاده از هر دو روش را توضیح خواهیم داد.

از اینجا می‌توانید با آدرس جیمیل خود وارد گوگل شیت شوید. اگر تا به حال از گوگل شیت استفاده نکردید یا نمی‌دانید از کجا شروع کنید، پیشنهاد می‌کنیم حتما مقاله اشتراک گذاری گوگل شیت و راهنمای ساخت اکانت را بخوانید.

اگر فقط به دنبال یک راهنمای سریع هستید، نسخه کوتاه نحوه افزودن لیست کشویی در گوگل شیت به این صورت است:

1. سلول یا سلول‌هایی را که می‌خواهید لیست کشویی به آن‌ها اضافه کنید را انتخاب کنید.
2. در نوار منوی بالا صفحه گوگل شیت، روی Data کلیک کنید، گزینه Data Validation را انتخاب کنید و در پنلی که سمت راست باز می شود روی Add rule کلیک کنید. (همچنین می‌توانید روی سلول مورد نظر راست کلیک کنید و گزینه Dropdown را انتخاب کنید.)
3. قسمت Criteria را روی Dropdown بگذارید و در قسمت آپشن ها، مطابق تصویر زیر، گزینه های لیست را وارد کنید. برای ایجاد گزینه جدید هم روی Add another item بزنید و در انتها روی Done کلیک کنید.

فرض کنید می‌خواهید از گوگل شیت برای نگهداری اطلاعات کارکنان خود استفاده کنید. مثلا می‌خواهید اطلاعاتی مانند نام و واحد مربوطه آن‌ها را وارد کنید. شرکت شما هم پنج واحد فروش، مارکتینگ، فنی، مالی و منابع انسانی دارد. حالا می‌خواهید رو‌به‌رو اسم هر یک از افراد، بخش مربوطه‌اش را وارد کنید. برای این کار باید یک لیست کشویی با اسم واحدها ایجاد کنید تا وارد کردن اطلاعات سریع‌تر و منظم‌تر شود.

گوگل شیت خود را باز کنید.
سلول یا سلول‌هایی که می‌خواهید لیست کشویی در آن‌ها اضافه شود را انتخاب کنید. در این مثال، لیست کشویی را در ستون کنار اسم کارکنان وارد می‌کنیم.
از نوار منوی بالای صفحه گوگل شیت، روی Data کلیک کرده و گزینه Data Validation را انتخاب کنید. یا می‌توانید روی سلول مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Dropdown را انتخاب کنید.
در پنل Data validation rules، مطابق تصویر زیر، روی Add rule کلیک کنید.

از قسمت Criteria (یعنی شرط) گزینه Dropdown را انتخاب کنید.

در کادرهای Option گزینه‌های لیست کشویی را وارد کنید.
برای اینکه گزینه‌ها از هم بهتر تفکیک شوند، می‌توانید برای هر گزینه یک رنگ مجزا تعیین کنید. کافیست روی آیکون دایره‌ای کنار هر گزینه کلیک کنید و رنگ مطلوب خود را انتخاب کنید.
برای افزودن گزینه‌های بیشتر به لیست کشویی، روی Add another item کلیک کنید.
در نهایت، پس از وارد کردن تمام گزینه ها، روی Done کلیک کنید.

اکنون در سلول‌هایی که لیست کشویی دارند، فقط می‌توان از بین گزینه‌های مشخص‌شده در لیست یک مقدار را انتخاب کرد. به همین دلیل به این ویژگی “اعتبارسنجی داده‌ها” (Data Validation) گفته می‌شود. یعنی گوگل شیت اجازه نمی‌دهد مقدار نامعتبر، یعنی مقداری غیر از آنچه در لیست است، وارد سلول شود.

حالا می‌توانید واحد تمام کارکنان را از لیست کشویی مقابل اسم هر فرد انتخاب کنید و دیگر نیازی به تایپ دستی نیست.

فرض کنید به جای اینکه گزینه‌های لیست را دستی وارد کنید، بخواهید از خود مقادیر موجود در گوگل شیت استفاده کنید. مثلا در مثال قبل، دو ستون از مقادیر به شکل زیر داریم و می‌خواهیم ستون مربوط به واحد کارمندان را به لیست کشویی تبدیل کنیم. برای این کار به این صورت عمل می‌کنیم.

سلول‌هایی که شامل گزینه‌های موردنظر برای لیست کشویی هستند را انتخاب کنید.
روی سلول‌های انتخاب‌شده کلیک راست کنید و گزینه Dropdown را انتخاب کنید.

مقادیر انتخاب شده به‌طور خودکار به‌عنوان گزینه‌های لیست در پنل Data validation rules اضافه می‌شوند. اما برای اینکه تا جایی که اسم کارکنان هست لیست کشویی وارد شود، باید رنج لیست را از قسمت Apply to range تغییر دهید. برای این کار مطابق شکل زیر عمل کنید، محدوده‌ قبلی را پاک کنید و به جای آن محدود مورد نظر را با گرفتن و کشیدن سلول ها انتخاب کنید و در آخر روی Ok کلیک کنید.

از آنجایی که به‌طور پیش‌فرض، هر گزینه با رنگ خاکستری روشن نمایش داده می‌شود. پیشنهاد می‌شود برای وضوح بیشتر، رنگ‌ها را تغییر دهید.
پس از اعمال تغییرات، روی Done کلیک کنید.

اکنون لیست کشویی شما با مقادیر از پیش واردشده ایجاد شده و آماده استفاده است.

برای انتخاب کردن یک مقدار از لیست کشویی کافیست روی علامت فلش کوچک کلیک کنید و مقدار دلخواه را انتخاب کنید.

در پنل Data validation در گوگل شیت، اگر روی گزینه Advanced options کلیک کنید، تنظیمات بیشتری در رابطه با لیست کشویی در اختیار شما قرار می‌دهد. از این قسمت می‌توانید تنظیمات مربوط به وارد شدن مقدار نامعتبر و استایل لیست را انجام دهید.

با گزینه If the data is invalid مشخص می‌کنید که در صورت وارد کردن مقداری غیر از گزینه های لیست چه اتفاقی بیفتد. با انتخاب Show a warning مقدار وارد سلول می‌شود اما سلول به صورت خطادار با یک فلش قرمز نمایش داده می‌شود. گزینه Reject the input اجازه وارد شدن مقداری غیر از گزینه های لیست را نمی‌دهد و پیغام خطا نشان می‌دهد. (شکل ۱۸ )

اما از قسمت Display style می‌توانید استایل یا ظاهر لیست را انتخاب کنید.

Chip: لیست به شکل یک حباب با فلش کوچک در آن
Arrow: فقط یک فلش کوچک
Plain text: ظاهر دقیقا مثل یک سلول معمولی است و با تایپ کردن گزینه‌ها ظاهر می شوند

در گیف زیر استایل‌های مختلف را می‌بینید.

ویرایش لیست کشویی در گوگل شیت به همان سادگی ایجاد آن است.

روی سلولی که لیست کشویی آن نیاز به ویرایش دارد، کلیک کنید. سپس روی آیکون ویرایش (مداد) کلیک کنید.
در پنل قوانین اعتبارسنجی داده‌ها (Data validation rules)، تغییرات مورد نظر را در لیست کشویی اعمال کنید.
با کلیک روی آیکون سطل زباله کنار هر گزینه می توانید آن گزینه را حذف کنید.
اگر هم می خواهید لیست کشویی را کامل حذف کنید، روی حذف قانون (Remove rule) کلیک کنید.
در انتها روی Done کلیک کنید.

برای حذف لیست کشویی در گوگل شیت علاوه بر روش بالا، می توانید یک سلول حاوی لیست را انتخاب کنید و به مسیر Data validation < Data بروید و روی آیکون سطل زباله، همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، کلیک کنید.

اما یک روش خیلی راحت‌تر این است که کل سلول‌هایی که لیست کشویی دارند را انتخاب کنید و دوبار کلید Delete صفحه کلید را فشار دهید. با یک بار فشار دادن فقط مقادیر لیست‌ها خالی می‌شود.

استفاده از لیست کشویی در گوگل شیت کار سخت و پیچیده‌ای نیست، اما می‌تواند به راحت شدن کارهای پیچیده کمک کند! کافی است روی فلش کوچکی که کنار حباب در سلول حاوی لیست کشویی است، کلیک کرده و گزینه موردنظر را انتخاب کنید تا سلول پر شود.

ممکن است نیاز پیدا کنید که لیست کشویی که در یک سلول است را به ستون یا ردیف های دیگر هم انتقال دهید. برای این کار گوشه پایین سمت راست سلول حاوی لیست کشویی را بگیرید و آن را به سلول‌های موردنظر بکشید.

گاهی اوقات شاید نیاز پیدا کنید از بین گزینه های یک لیست کشویی چند مورد آن را انتخاب کنید. مثلا در مثالی که زدیم، شاید یک شخص عضو چند واحد از شرکت باشد. برای اینکه بتوانیم انتخاب چندگانه انجام دهیم کافیست:

روی لیست یک سلول کلیک کنید تا باز شود. سپس روی آیکون ویرایش کلیک کنید.
در پنل دیتا ولیدیشن، مطابق تصویر زیر، تیک گزینه Allow multiple selection را بزنید و Done کنید.

گوگل شیت پیغامی به صورت زیر نمایش می‌دهید مبنی بر اینکه آیا می‌خواهید این تغییرات روی بقیه لیست‌های این قسمت هم اعمال شود؛ اگر بله، Apply to all را انتخاب کنید.

حالا، همانطور که در تصویر زیر هم می‌بینید، می‌توانید بیشتر از یک گزینه را از لیست انتخاب کنید.

چون می‌توانید بدون نیاز به تایپ کردن، گزینه‌ای را از لیست کشویی انتخاب کنید، که این کار احتمال ورود اشتباهات تایپی یا اطلاعات نادرست را کاهش می‌دهد. در قسمت Advanced options تنظیماتی است به اسم ‘if the data is invalid’ که به صورت پیش فرض روی گزینه Reject the input است. این به این معناست که اگر مقداری غیر از گزینه های لیست در سلول وارد کنید، مثلا دستی تایپ کنید، گوگل شیت به شما پیغام خطای زیر را نشان می‌دهد. گزینه show a warning هم می‌گذارد مقدار وارد شود اما سلول را به صورت خطادار نشان می‌دهد.

پس اگر دوست ندارید درگیر خطای انسانی شوید، تا جایی که امکان دارد برای ورود اطلاعات خود در گوگل شیت از لیست‌های کشویی استفاده کنید. البته فقط بحث دقت نیست، در صرفه‌جویی در زمان نیز موثر است. به‌ویژه زمانی که چند نفر در حال کار کردن روی یک فایل هستند. این طوری مطمئن می‌شوید که همه افراد به گزینه‌های یکسان دسترسی دارند.

علاوه بر اینها، لیست‌های کشویی کاربردهای بیشتری در گوگل شیت دارند. می‌توانید از آنها برای جمع‌آوری اطلاعات، مدیریت موجودی و پروژه، نظرسنجی‌ها، ثبت زمان، گزارش هزینه‌ها و بسیاری چیزهای دیگر استفاده کنید. در نتیجه فرم‌هایی کارآمدتر و جذاب‌تر خواهید داشت!