سورت کردن در گوگل شیت: روش های مختلف مرتب سازی داده ها

مرتب سازی داده ها یا همان سورت کردن آنها در گوگل شیت اصلا کار پیچیده ای نیست، چرا که گوگل شیت همه تکنیک ها و ابزارهای لازم برای این کار را در اختیار شما قرار می دهد. در این مطلب، تمام تکنیک های مختلف مرتب سازی و سورت کردن اطلاعات در گوگل شیت را بررسی خواهیم کرد. با این آموزش یاد می گیرید که چگونه کل شیت، یا محدوده های خاصی از آن را بر اساس رنگ، تاریخ و یا چند ستون مرتب کنید.

از طریق لینک زیر می توانید با استفاده از آدرس جیمیل خود وارد گوگل شیت شوید. اگر هم تا به حال از این ابزار فوق العاده استفاده نکردید، و یا آشنایی چندانی ندارید، پیشنهاد می کنیم مقاله راهنمای ساخت اکانت و اشتراک گذاری گوگل شیت را حتما مطالعه کنید.

ورود به گوگل شیت

در صورتی که تکنیک های درست سورت کردن را بدانید، مرتب سازی کل گوگل شیت بسیار آسان است . در اینجا سه روش اصلی برای انجام این کار را بررسی می کنیم.

فرض کنید جدولی مانند تصویر زیر داریم از نمرات دانش آموزان در سه امتحان مختلف و می خواهیم این اطلاعات را بر اساس ستون نام خانوادگی سورت کنیم. برای اینکه داده های گوگل شیت را سریع بر اساس یک ستون خاص مرتب کنید، این مراحل را دنبال کنید:

روی حرف انگلیسی ستون مورد نظر کلیک راست کنید و یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید:
Sort sheet A to Z (مرتب سازی صعودی)
Sort sheet Z to A (مرتب سازی نزولی)

بعد از انجام این کار، تمام مقادیر شیت شما بر اساس مقدارهای ستونی که انتخاب و سورت کردید، مرتب خواهند شد. در این مثال، همانطور که در تصویر زیر می بینید، لیست دانش آموزان را به ترتیب نام خانوادگی مرتب کردیم.

نکته: روش دیگر برای انجام همین کار این است که یک سلول (فرقی ندارد چه سلولی) از ستون مورد نظر را انتخاب کرده و مسیر زیر را طی کنید:

Data > Sort sheet > Sort by column

این منو، همیشه ستونی که سلول انتخابی در آن قرار دارد را نمایش خواهد داد و سورت خواهد کرد.

هر دوی این روش ها برای مرتب سازی و سورت سریع و یکجای اطلاعات مناسب هستند، به ویژه زمانی که نیاز دارید اطلاعات خود در گوگل شیت را به ترتیب الفبایی یا عددی و به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کنید.

روش سورت کردن اطلاعات گوگل شیت بر اساس یک ستون، برای مرتب سازی بر اساس تاریخ نیز کاربرد دارد، البته به شرطی که ستون های شما شامل تاریخ باشند. برای این کار روی حرف انگلیسی ستونی که شامل تاریخ است کلیک راست کنید.
اگر گزینه Sort sheet A to Z را انتخاب کنید، تاریخ ها از قدیم به جدید مرتب شوند.
با انتخاب گزینه Sort sheet Z to A تاریخ ها از جدید به قدیم مرتب می شوند.

فیلترهای گوگل شیت فقط برای محدود کردن داده ها نیستند؛ بلکه می توانند به مرتب سازی داده ها نیز کمک کنند!

برای اینکه دکمه یا آیکون فیلتر ستون ها در گوگل شیت را فعال کنید، به این روش عمل کنید. اما دقت کنید که برای مرتب سازی تمام اطلاعات شیت، ابتدا باید کل شیت را انتخاب کنید، حتی اگر فیلتر فعال باشد. در غیر این صورت، فیلتر فقط مقادیر محدوده استفاده شده (یعنی قبل از اولین ردیف یا ستون خالی) را تشخیص می دهد.

پس روی سلول خاکستری بین حروف ستون ها و شماره های ردیف ها، مطابق تصویر زیر، کلیک کنید تا تمام اطلاعات موجود در شیت انتخاب شوند.

حالا فیلتر را فعال کنید؛ برای این کار، روی آیکون فیلتر در نوار ابزار کلیک کنید.

با این کار علامت فیلتر که یک علامت سه خط مثلث مانند است کنار هر سرستون ظاهر می شود.
حالا روی آیکون فیلتر ستونی که می خواهید سورت کنید کلیک کنید و ترتیب مورد نظر خود را انتخاب کنید (مثلا مرتب سازی A تا Z).

در نتیجه تمام ستون های شیت بر اساس همین ستون مرتب خواهند شد.

نکته: اگر با چند نفر روی یک شیت همکاری می کنید، می توانید مرتب سازی را فقط برای خودتان فعال کنید. با این کار، ترتیب نمایش اطلاعات برای دیگران تغییر نخواهد کرد. به همین جهت، نمایش های فیلتر (Filter Views) در گوگل شیت برای این منظور بسیار مفید هستند و به شما اجازه می دهند به سرعت بین حالت های مختلف نمایش اطلاعات جا به جا شوید.

همیشه هم نیاز نیست که کل شیت را سورت کنیم. گاهی اوقات فقط لازم است بخشی از شیت یعنی یک محدوده مشخص از مقادیر را سورت و مرتب کنیم. برای این کار چهار روش مختلف وجود دارد که در ادامه یک به یک توضیح می دهیم.

ابتدا محدوده مورد نظر را انتخاب کنید.
به مسیر Data > Sort range بروید.
یکی از گزینه های A to Z (مرتب سازی صعودی) یا Z to A (مرتب سازی نزولی) را انتخاب کنید.
به این صورت محدوده انتخابی شما بر اساس ستونی که انتخاب کردید مرتب خواهد شد.

نکته: اگر کل جدول را انتخاب کنید و از میانبر Ctrl+A استفاده کنید، ممکن است سرستون ها نیز انتخاب شوند و پس از سورت کردن ترتیب آنها تغییر کند. برای جلوگیری از این مشکل، پیشنهاد می کنیم محدوده را به صورت دستی انتخاب کنید. همچنین، میانبرهایی مانند Ctrl+Shift+Right یا Ctrl+Shift+Down فقط زمانی مفید هستند که بخواهید مقادیر را بر اساس اولین یا آخرین ستون مرتب کنید.

اگر می خواهید سرستون ها در مرتب سازی جا به جا نشوند، پس به سراغ روش بعدی بروید.

گوگل شیت به تازگی یک ویژگی جدید برای جدول ها معرفی کرده است. به لطف این ویژگی جدید، شما می توانید محدوده انتخابی خود را به یک جدول فرمت شده تمیز و مرتب تبدیل کنید. در نتیجه، به عنوان یک جدول کامل، می توانید آن را با گزینه مخصوص مرتب سازی سازماندهی کنید. مزیت این روش این است که ردیف مربوط به عنوان ستون ها یا همان سرستون ها همیشه در بالا باقی می ماند. برای این کار:
ابتدا یک سلول در محدوده مورد نظر خود انتخاب کنید و از منوی Convert to table < Format را انتخاب تا همه چیز به یک جدول تبدیل شود.

بعد از اینکه محدوده شما به یک جدول تبدیل شد، در کنار عنوان هر ستون یک فلش ظاهر می شود. با کلیک روی فلش کنار هر عنوان ستون می توانید آن ستون را سورت کنید؛ مثلا می خواهید بر اساس تاریخ سورت کنید.
کافیست گزینه Sort column را انتخاب و بعد یکی از حالت های A to Z یا Z to A را انتخاب کنید.

به این صورت تمام مقادیر این ستون به ترتیب حروف الفبا (یا به ترتیب تاریخ در این مثال) سورت می شوند و مقادیر ستون های دیگر هم بر اساس این ستون مرتب خواهند شد.

در این روش دو مشکلی که اغلب در مرتب سازی مقادیر پیش می آید حل می شود؛ اول اینکه می توانید بر اساس چند ستون سورت کنید، و دیگر اینکه تمام سرستون ها در بالا باقی می مانند.

برای شروع، محدوده مورد نظر خود را انتخاب کنید.
سپس به مسیر Advanced range sorting options < Sort range < Data بروید.

پنجره جدیدی برای شما، مانند تصویر زیر، باز خواهد شد. با این تنظیمات پیشرفته می توانید کنترل بیشتری بر نحوه مرتب سازی اطلاعات خود در گوگل شیت پیدا کنید.
برای مثال، اگر اولین ردیف از محدوده انتخابی شما عنوان ستون های جدول است، تیک گزینه Data has header row را بزنید تا گوگل شیت جای آن را تغییر ندهد و در بالای جدول نگه دارد. همچنین با انتخاب این گزینه عنوان سرستون های جدول در قسمت Sort by ظاهر خواهد شد.

هانطور که گفتیم، در این روش می توانید اطلاعات خود را بر اساس چند ستون سورت کنید. برای این کار، ابتدا ستون اصلی خود را انتخاب کنید، سپس روی Add another sort column کلیک کنید. حالا ستون های دیگری که می خواهید را انتخاب کنید، ترتیبشان را تنظیم کنید و در آخر روی Sort کلیک کنید.

در مثالی که اینجا آوردیم، جدول را ابتدا به ترتیب حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی، و بعد نمرات سورت و مرتب کردیم. این یعنی اینکه، کل جدول ابتدا بر اساس نام خانوادگی به ترتیب A to Z (صعودی) مرتب می شود. سپس تمام نمرات مربوط به هر نام خانوادگی به ترتیب A to Z (صعودی) سورت می شوند.

اعمال فیلترها نیز یکی از روش های مرتب سازی محدوده‌ها در گوگل شیت است. تنها تفاوت این روش این است که آیکون های فیلتر بالای مجموعه ای که انتخاب کردید ظاهر می شوند، هر جایی که باشد.

این بار می خواهیم محدوده انتخابی را از بین داده ها انتخاب کنیم و ببینیم نحوه عملکرد این روش به چه صورت خواهد بود.
پس ابتدا محدوده مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس روی آیکون فیلتر در نوار ابزار گوگل شیت کلیک کنید تا فیلترها برای این محدوده فعال شوند.

روی علامت سه خط فیلتر در ستونی که می خواهید مقادیر را بر اساس آن مرتب کنید کلیک کنید و فیلتر مورد نظر خود را انتخاب کنید.

مزایای این روش مرتب سازی در گوگل شیت چیست؟ این روش به شما امکان می دهد روی بخش خاصی از جدول تمرکز کنید بدون اینکه بقیه مقادیر تحت تاثیر قرار بگیرند.
اما ایراد این روش چیست؟ سلول هایی که آیکون فیلتر دارند به عنوان سرستون در نظر گرفته می شوند و موقعیت آنها تغییر نخواهد کرد.

مرتب سازی گوگل شیت بر اساس رنگ یک روش عالی برای سازماندهی اطلاعات به صورت بصری است. اگر می خواهید مهم ترین اطلاعات را به بالا منتقل کنید، یا مقادیر را دسته بندی کنید، حتما این روش را امتحان کنید. برای سورت کردن اطلاعات در گوگل شیت بر اساس رنگ دو روش وجود دارد:

در واقع برای این روش مرتب سازی مقادیر دو نوع ابزار مختلف در گوگل شیت وجود دارد که عملکرد کاملا مشابهی دارند. اینکه کدام ابزار را انتخاب کنید به نمای کلی جدول و اطلاعات شما در گوگل شیت بستگی دارد.

برای روش اول، ابتدا باید از تبدیل داده های خود به جدول شروع کنید. پس اگر هنوز محدوده مقادیر خود در گوگل شیت را فرمت نکردید ( نوع فونت، سایز و چیزهای دیگر را مشخص نکردید.)، با تبدیل محدوده به یک جدول شروع کنید. یکی از سلول های محدوده را انتخاب و از منوی Format بالای گوگل شیت گزینه Convert to table را بزنید تا اطلاعات شما به یک جدول تبدیل شود. اما چرا تبدیل به جدول کنیم؟ برای اینکه این جدول خودش مثل یک فیلتر عمل می کند و می توانید اطلاعات خود را سورت کنید.

حالا می خواهیم به ستون مجموع سه نمره امتحان یک فرمت بدهیم که مجموع نمرات را از حداقل تا حداکثر با رنگ نشان دهد. برای این کار هم باید یه قانون کاندیشنال فرمتینگ ایجاد کنیم. پس کل ستون را انتخاب کنید و از منوی Format گزینه Conditional formatting را انتخاب کنید. سپس از قسمت Color scale رنگبندی خود را انتخاب کنید.

به این صورت، گوگل شیت ستون آخر جدول را رنگی می کند.

حالا برای سورت کردن مقادیر بر اساس رنگ روی علامت فلش کنار ستون رنگی، درست مانند شکل زیر، کلیک کنید و از قسمت Sort column گزینه Fill color را انتخاب کنید و رنگ مورد نظر خود را از بین رنگ های موجود انتخاب کنید.

به این صورت، تمام سلول هایی که رنگ انتخابی شما را دارند به بالای جدول منتقل می شوند و بقیه سلول ها سر جای خودشان باقی می مانند.

اگر اطلاعات شما در گوگل شیت از پیش فرمت شده و آماده بودند، می توانید با کمک دکمه فیلتر در بالای گوگل شیت مقادیر را بر اساس رنگ فیلتر کنید. برای این کار:

روی دکمه فیلتر در نوار ابزار گوگل شیت کلیک کنید و یا از تب Data گزینه Create a filter را انتخاب کنید.
حالا در سرستون ستون رنگی روی علامت فیلتر کلیک کنید و گزینه Sort by color و آنگاه Fill color را انتخاب کنید.

درست مانند قبل، از بین رنگ های موجود، رنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید تا سلول هایی که به آن رنگ هستند در بالای جدول قرار بگیرند. بقیه سلول ها هم سر جای خود می مانند و تغییری نمی کنند.

جمع بندی

در این آموزش سعی کردیم انواع روش های سورت کردن و مرتب سازی اطلاعات در گوگل شیت را آموزش دهیم. مرتب سازی اطلاعات در ابزارهای صفحه گسترده ای چون گوگل شیت و اکسل بسیار مهم و پرکاربرد است چرا که با این قابلیت می توانید خیلی سریع اطلاعاتی که می خواهید را پیدا کنید یا مقادیر را به ترتیب دلخواه خود بچینید. حالا کدام یک از روش های مرتب سازی برای شما جالب تر بود؟ دیدگاه های خود را برای ما ارسال کنید.

اگر این مطلب برایتان مفید واقع شد و مایل هستید بیشتر درباره گوگل شیت یاد بگیرید، این مطالب پیشنهادی را هم مطالعه کنید:

لیست کشویی در گوگل شیت
آدرس دهی نسبی و مطلق در گوگل شیت
راهنمای کامل نصب و کار کردن با گوگل شیت روی گوشی