نحوه کار با Autofill و ایجاد لیست خودکار در اکسل

ایجاد سری با استفاده از Autofill در اکسل

درگ کردن بصورت خودکار یا AutoFill در اکسل زیاد مورد استفاده قرار میگیره. از این امکان برای ایجاد یک سری داده، با الگویی خاص استفاده میشه. درگ کردن در حوزه های مختلف رو در ادامه توضیح میدیم:

درگ کردن اعداد

1. عددی رو در یک سل تایپ کنید.
2. روی سلول کلیک کنید، گوشه سمت راست، پایین سلول یک مربع مشکی کوچیک وجود داره. موس رو روی اون نگه دارید.
3. به محض اینکه علامت موس بصورت + دراومد، Drag کنید. وقتی داده رو درگ میکنید اکسل یا داده موجود در سلول رو کپی میکنه یا اینکه به ترتیب سلول ها رو پر میکنه. یک علامتی در کنار آخرین سلول قرار میگیره که از ما میپرسه چه چیزی رو و با چه شرایطی در سلول ها قرار بده؟

شکل ۱- AutoFill در اکسل – درگ کردن عدد در اکسل

در ادامه توضیح داده شده است که هر کدام از این موارد چه کارکردی دارند:

درگ کردن با انتخاب بیش از یک سلول

اگر بخوایم سری ایجاد کنیم که قدر نسبت آن ۱ نباشه. مثلا سری ایجاد کنیم از اعداد زوج (قدر نسبت ۲) کافیه دو تا عدد اول سری رو در دو سلول پشت سر هم تایپ کنیم، و موقع درگ کردن هر دو سلول رو انتخاب کنیم و بعد درگ کنیم. در این حالت اکسل الگوی موجود در دو سلول انتخاب شده رو مبنا قرار داده و سری رو ایجاد میکنه. با این روش، سری عددی با قدر نسبت ۲ و از ۲ شروع میشه تا هر جایی که درگ کنیم.

اگر بخوایم همین داده ها پشت سر هم تکرار بشن، یعنی ۲ ,۴ ,۲, ۴ ,۲ ,۴ و ….. بعد از درگ کردن، از زبانه ایجاد شده، Copy Cells رو بزنید.

درگ کردن تاریخ و زمان

چون تاریخ و زمان در اکسل، از جنس عدد هستند، قاعدتا با درگ کردن میشه سری های مختلفی رو ایجاد کرد.

در حالت عادی، با درگ کردن تاریخ، سری تاریخی با فاصله یک روز و با درگ کردن زمان، سری زمانی با قدر نسبت یک ساعت ایجاد خواهد شد. اما اگر بخوایم حالت های دیگه ای داشته باشیم، علامت گوشه سلول بعد از درگ کردن رو باز میکنیم.

شکل ۲- درگ کردن تاریخ

توجه داشته باشید که این موضوع فقط در مورد تاریخ میلادی صادق است.

درگ کردن عبارت های متنی

درگ کردن عبارت های متنی در اکسل، یک سری پیش فرض ها آماده داره که در شکل ۳ می بینید. با تایپ کردن هر کدام از کلمات نشان داده شده در شکل ۳ و درگ کردن سلول، سری مورد نظر با توجه به داده های نشان داده شده در شکل ۳ ایجاد می شود.

  شکل3- AutoFill در اکسل – درگ کردن عبارات متنی خاص

همونطور که در شکل ۳ می بینید این پیش فرض ها مخصوص زبان انگلیسی است، اگر بخواهیم فارسی داشته باشیم باید یکبار آن ها را به اکسل معرفی کنیم که این کار از مسیر زیر انجام میشه:

یک بار لیست های مورد نظر رو در اکسل تایپ میکنیم. بعد از مسیر زیر و مطابق با شکل ۴،لیست های فارسی رو به اکسل معرفی میکنیم.

 File/ Options/ Advance/ General/ Edit Custom List

بعد از باز شدن پنجره Edit Custom List در قسمت import محدوده ای که لیست فارسی تایپ شده است رو وارد میکنیم بعد Add را زده و Ok میکنیم.

شکل4- AutoFill در اکسل – اضافه کردن لیست های فارسی در اکسل

یکبار که اینکار رو انجام بدیم، در کل نرم افزار افیس ذخیره میشه و در همه فایلهای اکسل قابل استفاده خواهد بود.

AutoFill در اکسل با Double Click

اگر سلولی که که میخوایم درگ کنیم، در مجاورت یک ستون پر باشه، میتونیم با دبل کلیک، درگ کنیم. به اینصورت که روی دستگیره گوشه سمت راست و پایین سلول نگه میداریم و به محض تبدیل شدن به + دبل کلیک میکنیم. با این کار، سلول مورد نظر تا اولین ناپیوستگی محدوده مجاور درگ میشه. توجه داشته باشید که شرط استفاده از دبل کلیک برای درگ کردن، وجود حداقل یک محدوده پر در مجاورت سلول مورد نظر هست. به ویدئو زیر دقت کنید. درگ کردن تا جایی ادامه پیدا میکنه که سلول کناری پر باشه. به محض رسیدن به اولین سلول خالی، درگ کردن قطع میشه.

درگ کردن فرمول ها با استفاده از AutoFill در اکسل

برای درگ کردن فرمول ها نکته خاصی وجود نداره و با رعایت آدرس دهی و $ اقدام به درگ کردن میکنیم. توجه داشته باشید هیچگاه بدون مطمئن بودن از $ اقدام به درگ کردن نکنید. خیلی وقت ها موجب اشتباهاتی میشه که شاید هیچوقت هم متوجه اون اشتباهات محاسباتی نشوید.

در راستای سریعتر کار کردن با اکسل حتما پیشنهاد میکنم مقاله استفاده از ابزار هوشمند Flash Fill رو هم بخون.