نامگذاری محدوده ها و شروع داشبورد در اکسل

نامگذاری محدوده در اکسل

اگر میخواید اکسل و البته فرمول نویسی رو بصورت حرفه ای دنبال کنید، این آموزش رو جدی بگیرید. یکی از کاربردی ترین تکنیک های اکسل، نامگذاری محدوده در اکسل است. بدلیل قابلیت فرمول نویسی فوق العاده ای که این ابزار داره، اساس ایجاد محدوده های پویا و تهیه داشبوردهای مدیریتی به حساب میاد. ابتدا اصول، مزایا و نحوه نامگذاری محدوده ها رو توضیح میدیم و در آموزش های بعدی حالت های پیشرفته تر و فرمول نویسی در این ابزار حرفه ای رو آموزش خواهیم داد.

یک محدوده نام گذاری شده در اکسل با اختصاص دادن یک نام انتخاب شده به محدوده ای مشخص از سلول ها بوجود میاد. بعد از اینکه برای محدوده سلول ها اسم انتخاب شد، محدوده اسم دار می تونه بجای استفاده از آدرس دهی به سلول در توابع و فرمول ها استفاده بشه (برای استفاده از این نام ها نیازی به “” نیست. چرا که این اسم دیگه یک متن معمولی نیست و ما از قبل به اکسل معرفی کرده ایم).

نحوه نامگذاری محدوده ها

فرض کنید که می خوایم محدوده مربوط به میزان فروش رو نامگذاری کنیم. (محدوده B2:B8)

روش اول: نامگذاری از طریق Name Manager

• محدوده ای که می خوایم نام گذاری کنیم رو انتخاب کنیم (سلول های B2:B8).
• از مسیر زیر Define Name رو می زنیم.

Formula/ Defined Names

• مطابق شکل ۱ پنجره ‘New Name’ برای شما باز میشه و نام محدوده رو در قسمت Name وارد میکنیم.

شکل ۱- نامگذاری محدوده در اکسل – نامگذاری محدوده ها از طریق Name manager

Comment: توضیحات مربوط به این محدوده رو در این قسمت ثبت میکنیم.

Scope: در قسمت Scope محدوده ای که این نام باید شناخته بشه رو مشخص میکنیم. مثلا اینکه این نام فقط مخصوص یک شیت (Sheet) هست یا اینکه کل فایل (Workbook).

• در آخر که از همه تنظیمات مطمئن شدیم Ok را میزنیم. از این به بعد اکسل نام جدید میزان_فروش رو بوجود میاره که به محدوده B2:B8 اشاره داره.

اصول نامگذاری محدوده ها

• نام ها نباید بیشتر از ۲۵۵ کاراکتر باشند؛
• نام ها باید با یک حرف، خط تیره یا بک اسلش شروع بشن؛
• بقیه اسم باید از حروف، اعداد، خط تیره تشکیل بشن (کاراکتر های دیگه مجاز نیستن)؛
• آدرس سلول مثلا B1 یا حروف تنها، “C”, “c”, “R” یا “r” نمی تونن به عنوان نام استفاده بشن؛
• در صورتی که نام محدوده بیش از یک قسمت باشد باید با _ به هم متصل شوند زیرا استفاده از Space در نامگذاری محدوده ها غیرمجاز هست.
• ترجیحا از حروف فارسی در نامگذاری محدوده ها استفاده نشه. مثلا در این مثال بجای میزان_فروش نام Sale انتخاب بشه.

روش ۲: نامگذاری از طریق  ‘Create from Selection’

اکسل دستور ‘Create from Selection’ رو نیز در اختیارمون گذاشته، که به ما اجازه میده تا خیلی سریع یک محدوده نام گذاری شده از سلول هایی که حاوی سرستون (Header) هستن بوجود بیاریم.

یک محدوده نام گذاری شده از مقادیر فروش مثال بالا رو می تونیم به صورت زیر بوجود بیاریم:

• محدوده ای که می خوایم براش اسم بذاریم رو انتخاب می کنیم طوری که شامل هدر ستون هم باشه ( یعنی سلول های B1:B8 ).
• گزینه Create from Selection رو از ریبون بالای صفحه، در تب Formulas انتخاب میکنیم.
• مطابق شکل ۲ پنجره ‘Create Names From Selection’ باز میشه

شکل ۲- نامگذاری محدوده در اکسل – نامگذاری محدوده ها از Create from selection

در این پنجره می تونیم ردیف بالایی، ستون چپ، ردیف زیرین یا ستون راست رو به عنوان نام محدوده نام گذاری شده انتخاب کنیم.

در این مثال، ردیف بالا شامل نام محدوده هست، بنابراین گزینه Top row رو انتخاب کرده OK می کنیم.

چون اسم یک محدوده نامگذاری شده نمی تونه شامل فاصله باشه، اکسل یک _ رو بجای فاصله قرار می ده.

روش ۳: نامگذاری از طریق Name Box

روش سوم و راحت ترین روش برای نامگذاری محدوده ها استفاده از Name Box هست.Name Box در بالای صفحه، سمت چپ نوار Formulas  قرار داره.

• محدوده سلول هایی رو که میخواید نام گذاری کنید انتخاب کنید.
• نام مورد نیاز رو در Name Box بنویسید و دکمه Enter روفشار بدید.

شکل ۳- نامگذاری محدوده در اکسل – نامگذاری از طریق Name Box

اگه در حال حاضر برای نامی که نوشتید، محدوده ای وجود داشته باشه، محدوده موجود انتخاب خواهد شد. درغیر این صورت، یک محدوده نام گذاری شده جدید بوجود میاد که به انتخاب جاری شما اشاره خواهد کرد.

ویرایش و یا حذف محدوده های نامگذاری شده

برای ویرایش نام، محدوده و یا حذف محدوده های از قبل نامگذاری شده از تب Formula گزینه Name Manager رو انتخاب میکنیم. در پنجره Name Manager لیست همه محدوده های نامگذاری شده قابل مشاهده هستند محدوده مورد نظر برای ویرایش و یا حذف را انتخاب کرده و گزینه Delete (حذف) و یا Edit (ویرایش) رو میزنیم.

اگر محدوده های نامگذاری شده زیاد باشن و بخوایم محدوده هایی با ویژگی های خاص رو پیدا کنیم میتونیم مطابق شکل ۴ از Filter استفاده کنیم. از این ویژگی برای فیلتر محدوده های نامگذاری شده در شیت/فایل، محدوده های نامگذاری شده ای که با خطا مواجه هستن/نیستن و Tableها استفاده کرد.

شکل ۴- نامگذاری محدوده در اکسل – فیلتر محدوده های نامگذاری شده

در این آموزش مزایا، اصول و روشهای نامگذاری محدوده ها رو با هم مرور کردیم. در قسمت های بعدی، در مورد نحوه استفاده از این نام ها و همچنین فرمول نویسی در Name Manager صحبت خواهیم کرد.

چند مقاله جالب مربتط با فرمول نویسی در ابزار Name که حتما باید بخونی:

نحوه ایجاد لیست های وابسته در اکسل

ایجاد نمودار پویا در اکسل