اکسل در حسابداری

اکسل از پرکاربردترین نرم افزارها در حسابداری

همونطور که قبلا گفته شد، اکسل در اکثر مشاغل کاربردهای خاص خودشو داره. اکسل در برخی از مشاغل کاربرد خیلی وسیعی داره. یکی از این مشاغل حسابداری و فعالیت های حوزه مالی است. آشنایی با اکسل در حسابداری به یک امتیاز تبدیل شده و در مصاحبه های استخدامی تسلط به اکسل به عنوان یک توانایی برای حسابداران مطرح می شود. قبل از خواندن این مقاله بهتره بدونید که روش درست برای یادگیری اکسل، یادگیری به صورت عمومی هست، علت این حرف اینه که در هر کاری هزاران مسائل ریز و درشت وجود داره که لزوما تخصصی نیست ولی لازمه حل بسیاری از مسائل تخصصی دیگه هست و اینکه شما همیشه در یک جایگاه کاری مشغول به کار نخواهید شد و به مرور مسائلی که با آن درگیر هستید تغییر میکنه. پس اکسل رو به صورت عمومی یاد بگیر و به صورت تخصصی استفاده کن.

در بسیاری از موارد، نیاز به گزارشاتی داریم که توسط نرم افزار های حسابداری و مالی تولید نمی شه یا گزارشاتی که تولید میشه نیاز به ویرایش هایی داره. بسیاری از برنامه های حسابداری که اکنون در شرکت ها مورد استفاده قرار میگیره، امکان تولید خروجی گزارشات و داده ها رو به صورت فایل اکسل دارن. نرم افزار اکسل امکانات بسیاری در ساخت گزارشات و تحلیل اطلاعات در اختیار ما قرار می ده که خیلی بر سرعت و دقت کارمون اثرگذاره. همچنین انعطاف پذیری اکسل در حسابداری باعث شده که بر اهمیت اکسل در این حوزه افزوده بشه. معتقدیم اگر فرد به مباحث مربوط به حسابداری آشنایی کامل و مهارت کامل داشته باشه و از طرفی به اکسل مسلط باشه براحتی مسائل مربوط به این حوزه رو حل میکنه. پس لزوما اکسل در حسابداری، اکسل ویژه ای نیست، بلکه استفاده از همون ابزارها، فرمول ها و امکانات اکسل برای حل مفاهیم مربوط به حسابداری و مالی است.

در ادامه برخی مسائل که در حسابداری بیشتر مورد استفاده قرار میگیره رو ارائه میکنیم (توضیحات کامل مربوط به هر قسمت رو از لینک مربوطه مطالعه کنید).

فرمت سلول Format Cell

وقتی بخوایم نمایش یک سلول رو بدون اینکه تغییری در محتواش بوجود بیاریم تغییر بدیم از فرمت سل (Format Cell) استفاده میکنیم. علاوه بر این تنظیماتی از قبیل رنگ، کادر، نحوه قرارگیری متن و …. از تنظیمات مربوط به فرمت سل (Format Cell) هست. از طریق تنظیم یک فرمت صحیح میتونیم به افراد کمک کنیم که تفسیر و برداشت بهتری از داده ها داشته باشن. تسلط به حالت های پیشرفته این قسمت و کدنویسی در فرمت سل، میتونه خیلی در حسابداری پرکاربرد باشه.

مرتب سازی Sort

مرتب کردن داده ها در اکسل  (Sort) از موضوعاتی هست که زیاد مورد استفاده قرار میگیره. اینکه داده ها به ترتیب حروف الفبا، یا اعداد از کوچیک به بزرگ یا برعکس مرتب بشن رو با استفاده از ابزار Sort انجام میدیم.

حتما نکات پیشرفته سورت رو از این لینک مطالعه کنید.

حذف داده های تکراری Remove Duplicate

حذف داده های تکراری بر اساس یک شرط یا شرط های مختلف امکان پذیر هست. برای مشاهده چگونگی روش کار این ابزار حتما این پست رو مطالعه کنید.

جداسازی (Filter)

اگر به امکانات و ویژگی های ابزار فیلتر مسلط بشید، تاثیرش رو در سرعت و دقت فیلترها خواهید دید. حتما برای آشنایی با فیلتر مقالات مربوط به فیلتر، نکات پیشرفته، محاسبات در فیلتر رو مطالعه کنید.

جداول محوری (Pivot Tables)

جداول پاشنه‏ ای (Pivot Table) در اکسل، ابزاری بسیار قدرتمند در تحلیل داده‏ ها بشمار می‏رود. شما می‏توانید با صرف چند دقیقه و بدون هیچ تجربه قبلی و فرمول نویسی‏های پیچیده، گزارشی زیبا و جذاب از خلاصه‏ای از هزاران داده خام تهیه کنید. حتما مقالات آشنایی با پیوت تیبل و نحوه ایجاد آن رو مطالعه کنید.

ابزار Find

ابزار Find برای پیدا کردن داده ها با ویژگی های مورد نظر استفاده میشه که تسلط به این ابزار بسیار بسیار پرکاربرد خواهد بود. برای آشنایی با این ابزار مقاله اصول جستجو در اکسل رو مطالعه کنید.

Conditional Formatting

فرمت دهی شرطی یا Conditional Formatting در اکسل ابزاری فوق العاده کاربردی در زمینه بصری سازی داده هاست. بصری سازی یا Visualization، انجام تنظیماتی روی داده هاست برای اینکه تفسیر و درک داده ها راحت تر بشه. برای آشنایی با نحوه کارکرد این ابزار مقاله فرمت دهی شرطی رو مطالعه کنید.

فرمول های پرکاربرد اکسل

فرمول نویسی همیشه پرکاربرد بوده. برای اینکه فرمول نویسی رو بتونید بصورت حرفه ای انجام بدید حتما اصول فرمول نویسی حرفه ای رو مطالعه کنید. در ادامه چند تابعی که ممکنه بیشتر مورد استفاده قرار بگیره رو معرفی میکنم:

Sum : برای جمع کردن اعداد چند سلول استفاده می شود. آشنایی با SUM و …

Sumif: عملیات جمع رو بصورت شرطی انجام میده. مثلا میزان فروش یک محصول خاص. آشنایی با Sumif

Countif: عملیات شمارش رو بصورت شرطی انجام میده. مثلا تعداد فروش رفته از یک محصول خاص. آشنایی با Countif

If: اعمال حالت های مختلف در فرمول نویسی از طریق این تابع انجام میشه. آشنایی با If

Or/And: بررسی شرط های مختلف و ترکیب با If. آشنایی با Or/And

Vlookup: در یک دیتابیس اطلاعاتی رو پیدا میکنه و داده های مرتبط با اونو بر میگردونه. آشنایی با Vlookup

در این مقاله سعی کردیم موارد پرکاربرد اکسل در حسابداری رو معرفی کنیم و در واقع در مورد کاربرد اکسل در حسابداری صحبت کردیم. تسلط به این موارد و نکات ریز و تخصصی مربوط به هر کدوم از اینها اهمیت خیلی زیادی داره، علاوه بر این حتما سعی کنید به سایر حوزه ها و ابزارها و امکانات اکسل وارد بشید و خوب تسلط پیدا کنید.