
بسیاری از کاربران اکسل، مخصوصا کسانی که حرفه ای هستند، به مهارت های خود اعتماد دارند. اما از آنجایی که اکسل ویژگی های بسیار متنوع و قابلیت های گسترده ای دارد، ناگزیر ممکن است برخی از این ویژگی های مفید نادیده گرفته شوند. نادیده گرفتن این ویژگی ها می تواند منجر به کاهش کارایی و صرف زمان بیشتری برای انجام کارها شود.
خبر خوب این است که: با چند تنظیم ساده، می توانید روند کاری خود را بهینه کنید و اکسل را به ابزاری هوشمندتر برای خود تبدیل کنید. پس در این مطلب می خواهیم ۷ اشتباه رایج هنگام کار کردن با اکسل را بررسی کنیم و برای برطرف کردنشان راه حل هایی ارائه دهیم تا بهره وری و دقت شما را افزایش دهند.
ویرایش دستی مرجع های سلولی
یکی از اشتباهات رایج در اکسل این است که هنگام استفاده از فرمول ها یا جدول های پیوت در اکسل، مرتبا محدوده ای که برای فرمول ها مشخص کردید را به روزرسانی کنید.

یا منابع جدول های پیوت (Pivot Table) را به صورت دستی تنظیم کنید.

اگر این کارها را انجام می دهید، پس احتمالا از یک ویژگی ساده اما قدرتمند اکسل به نام جدول های اکسل غافل شدید.
پس چه کار کنیم؟
داده های خود را با استفاده از کلیدهای میانبر Ctrl+T به جدول تبدیل کنید. با این کار، اکسل به طور خودکار محدوده فرمول ها را، هر زمان که مقادیر جدیدی اضافه شوند به روزرسانی می کند.
برای اینکه به طور کامل با مبحث جدول در اکسل آشنا شوید، پیشنهاد می کنیم مقاله جدول ابزاری بسیار مهم در اکسل را مطالعه کنید. در این مقاله همه چیز درباره رسم جدول در اکسل و نکات مهم آن را توضیح دادیم.

استفاده از ارجاعات ساختاریافته مانند نام جدول ها و ستون ها در فرمول های اکسل، به شما این اطمینان را می دهد که همه چیز همیشه به روز می ماند و احتمال از دست دادن اطلاعات در گزارش ها یا ایجاد خطا کاهش می یابد. برای اینکه بیشتر با ارجاعات ساختاریافته آشنا شوید مقاله فرمول نویسی با استفاده از جدول را مطالعه کنید.
همچنین در مورد جدول های پیوت، تنها با یک کلیک روی دکمه Refresh All که در تب Data است ، مطابق تصویر زیر، به روزرسانی می شوند.

استفاده از فرمول های پیچیده برای محاسبه جمع تجمعی
بسیاری از کاربران اکسل برای محاسبه جمع تجمعی (Running Total) فرمول هایی می نویسند که فرمول در اولین سلول با بقیه سلول ها متفاوت است. به عنوان مثال، ممکن است اولین سلول یک مقدار تکی را نمایش دهد، در حالی که سلول های بعدی مجموع مقادیر قبلی و فعلی را محاسبه می کنند.

این روش ممکن است کار کند، اما کارآمد نیست و می تواند حتی خطرناک هم باشد. چرا؟ چون یکپارچگی در فرمول ها کلید جلوگیری از خطاهاست.
اما راه حل چیست؟
زمانی که از تابع SUM استفاده می کنید، از یک مرجع مطلق برای سلول شروع و یک مرجع نسبی برای سلول پایانی استفاده کنید. مثلا به این صورت:
SUM($E$5:E5)
با این روش شما می توانید فرمول را به راحتی به سمت پایین ستون بکشید بدون اینکه نیازی به تغییر در فرمول باشد. و به این صورت از خطاهای احتمالی در محاسبات جلوگیری می شود.
نکته: محاسبات جمع تجمعی (running total) بدون نیاز به فرمول نویسی در جدول پیوت (Pivot Tables) در قسمت show value as وجود دارد.

نکته: کاربران اکسل آنلاین (مایکروسافت ۳۶۵) می توانند از تابع SCAN هم برای این کار استفاده کنند. به این صورت که:
SCAN(0,E5:E21,SUM)

ایجاد لیست های شماره گذاری شده به صورت دستی
اینکه بخواهید اعداد را به صورت دستی تایپ کنید، یا اینکه خودتان لیست های اعداد را ایجاد و نگهداری کنید، هم فرایندی زمانبر است و هم احتمال ایجاد خطا را بالا می برد. خوشبختانه، اکسل یک تابع دارد که مخصوص این کار است. تابع SEQUENCE در اکسل.
برای حل این مشکل از تابع SEQUENCE اکسل به این صورت استفاده کنید:
SEQUENCE(COUNTA(C4:C17))
این فرمول لیستی تولید می کند که به صورت خودکار، با اضافه یا حذف مواردی، به روزرسانی می شود و همه چیز را برای شما مرتب و پویا نگه می دارد.

اگر هم ترجیح می دهید از یک دنباله ی حروف عددی (مانند A01، A02) استفاده کنید، از ترکیب تابع SEQUENCE با تابع TEXT بهره بگیرید:
“A”&TEXT(SEQUENCE(COUNTA(C4:C17)), “۰۰”)
این فرمول یک فرمت قابل تنظیم برای اطلاعات شما در اکسل ایجاد می کند که با گسترش لیست شما، به صورت خودکار آپدیت می شود.

لیست کردن دستی تاریخ در اکسل
وارد کردن دستی تاریخ در اکسل کار خسته کننده ای است، مخصوصا اگر بخواهید تاریخ های یک دوره طولانی را وارد کنید. از طرفی، وقتی اکسل می تواند این کار را به طور خودکار انجام دهد، انجام دستی آن کاملا غیرضروری است.
برای اینکه یک لیست از تاریخ ها درست کنید، از ابزار پر کردن سری ها در اکسل استفاده کنید.

برای این کار ابتدا در یک سلول تاریخ شروع را وارد کنید، سپس به مسیر Fill < Editing < Home در اکسل بروید و گزینه Series را انتخاب کنید. با این گزینه می توانید بازه و فرمت زمانی دلخواه خود را انتخاب کنید؛ مثلا، می توانید انتخاب کنید که تاریخ ها را به صورت تاریخ روز، روز هفته و ماه نشان دهد.

یه راه دیگر هم این است که از ترکیب تابع SEQUENCE با تابع DATE استفاده کنید. به این شکل:
DATE(2024, 10, SEQUENCE(31))
این فرمول همه تاریخ ها برای اکتبر ۲۰۲۴ را برمیگرداند. شما می توانید پارامترهای این تابع را مطابق نیاز خود تنظیم کنید تا اکسل تاریخ ها را آنطور که می خواهید نمایش دهد.
اگر هم تاریخ شروع یا پایان یک ماه را می خواهید، کافیست که تابع SEQUENCE را با تابع EOMONTH ترکیب کنید.
برای شروع ماه:
EOMONTH(DATE(2023,12,0),SEQUENCE(12))+1
و برای پایان ماه:
EOMONTH( DATE (2024,1,0),SEQUENCE(12))
نکته: مواردی که ذکر شدند برای تاریخ میلادی هستند. البته تحت شرایطی به صورت شمسی هم قابل استفاده و نمایش هستند در صورتی که با تاریخ شمسی کار میکنید مقاله تاریخ شمسی در اکسل را مطالعه کنید.
گروه بندی دستی جدول های پیوت
جدول های پیوت اکسل به صورت پیش فرض مقادیر را بر اساس روز، ماه، فصل و سال گروه بندی می کنند. با این حال، بسیاری از کاربران برای اینکه اطلاعات را بر اساس مثلا هفته ها یا فواصل زمانی دیگر گروه بندی کنند، به صورت دستی ستون های اضافی را به جدول خود اضافه می کنند.
در صورتی که شما می توانید در جدول های پیوت تاریخ های خود را مستقیما بر اساس هفته گروه بندی کنید. خیلی راحت روی فیلد تاریخ جدول پیوت خود کلیک راست کنید و تمام گروه بندی های موجود را حذف کنید. مجددا کلیک راست کنید و گزینه Days < Group را، مطابق تصویر زیر، انتخاب کنید و فاصله زمانی را هم مثلا عدد هفت قرار دهید تا تاریخ های شما را به صورت هفتگی نمایش دهد.

و به همین راحتی اطلاعات شما بر اساس هفته ها گروه بندی می شوند. تاریخ های شروع و پایان هم بر اساس داده های شما تعیین می شوند، اما می توانید، در صورت نیاز، آنها را در کادرهای بالایی ویرایش کنید.
با این کار دیگر نیاز نخواهید داشت ستون های اضافی به جدول خود اضافه کنید و اطلاعات شما تمیزتر و مرتب تر می شوند. برای یاد گرفتن ترفندهای بیشتر در رابطه با جدول های پیوت پیشنهاد می کنیم مقاله ۵ ترفند کاربردی و جذاب از Pivottable را مطالعه کنید.
ادغام کردن سلول ها
از دیگز اشباهات رایج در اکسل ادغام کردن سلول ها می باشد. اگر تا به حال دیدید که اکسل اطلاعات شما را مرتب سازی یا فیلتر نمی کند، به احتمال زیاد علت آن سلول های ادغام شده است.

شاید ادغام سلول ها راهی مناسب برای فرمت بندی اطلاعات به نظر برسد، اما، از طرفی دیگر، برای کار با داده ها و اعمال تغییرات روی آنها مشکلاتی ایجاد می کند.

شما می توانید به جای ادغام سلول ها، از گزینه “Center Across Selection” (کلید میانبر: CTRL+1 برای باز کردن منوی فرمت بندی) استفاده کنید.

این روش محتوای شما را بدون ادغام سلول ها در مرکز قرار می دهد و به شما امکان می دهد ستون ها را، بدون اینکه خطایی دریافت کنید، سورت، فیلتر یا جمع کنید.

رپ کردن اشتباه متن در اکسل
وقتی می خواهید متن درون سلول ها (مانند عنوان ستون ها یا هر چیز دیگری) را رپ (Wrap) کنید، یک اشتباه رایج در اکسل این است که به صورت دستی فاصله هایی اضافه کنید تا متن شکسته شود. این کار نه تنها غیربهینه است، بلکه می تواند مشکلاتی در رابطه با چینش محتوا (Alignment) ایجاد کند.

از کلیدهای میانبر ALT+Enter استفاده کنید تا مستقیما به خط بعدی در سلول بروید. مطمئن شوید که گزینه Wrap Text فعال است تا متن به صورت منظم و بدون فاصله های اضافی شکسته یا همان رپ شود. این روش همه چیز را منسجم نگه میدارد و مدیریت آنها را آسان می کند، به ویژه هنگامی که می خواهید صفحات خود را چاپ کنید.

ویدیو: ۷ اشتباه رایج در اکسل
در ویدیوی زیر می توانید مطالب این آموزش را به همراه مثال ها و نکات کاربردی مشاهده کنید.
جمع بندی
اکسل ابزاری قدرتمند است، اما حتی کاربران حرفه ای هم ممکن است گرفتار این اشتباهات رایج شوند. با اجتناب از این اشتباهات در اکسل، میتوانید کار خود را با دقت و بهره وری بیشتری انجام دهید.
به نظر شما چه نکات دیگری در اکسل وجود دارد که برای جلوگیری از اشتباه، باید رعایت شوند؟ دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.