نسخه جدید افزونه تقویم شمسی منتشر شد!!! جزئیات بیشتر در صفحه این محصول (سابقه افزونه تقویم شمسی) نوشته شده.
سبد خرید
0

محصولی در سبد خرید نیست.

بازگشت به فروشگاه
تمام دسته ها
  • تمام دسته ها
  • ابزارها
  • افزونه ها
  • اکسل مدیا
  • Power BI
  • Power Pivot
  • Power Query
  • توابع اکسل
  • دسته‌بندی نشده
  • دیده بان
  • گوگل شیت
  • مسائل کاربردی
  • معرفی کتاب
  • نمودار ها
  • وی بی - ماکرو

۷ اشتباه رایج در استفاده از اکسل

نظر شما در مورد این آموزش

بسیاری از کاربران اکسل، مخصوصا کسانی که حرفه ای هستند، به مهارت های خود اعتماد دارند. اما از آنجایی که اکسل ویژگی های بسیار متنوع و قابلیت های گسترده ای دارد، ناگزیر ممکن است برخی از این ویژگی های مفید نادیده گرفته شوند. نادیده گرفتن این ویژگی ها می تواند منجر به کاهش کارایی و صرف زمان بیشتری برای انجام کارها شود.

خبر خوب این است که: با چند تنظیم ساده، می توانید روند کاری خود را بهینه کنید و اکسل را به ابزاری هوشمندتر برای خود تبدیل کنید. پس در این مطلب می خواهیم ۷ اشتباه رایج هنگام کار کردن با اکسل را بررسی کنیم و برای برطرف کردنشان راه حل هایی ارائه دهیم تا بهره وری و دقت شما را افزایش دهند.

یکی از اشتباهات رایج در اکسل این است که هنگام استفاده از فرمول ها یا جدول های پیوت در اکسل، مرتبا محدوده ای که برای فرمول ها مشخص کردید را به روزرسانی کنید.

اشتباهات رایج در اکسل: ویرایش دستی مرجع سلول
شکل ۱ – ویرایش دستی مرجع فرمول

یا منابع جدول های پیوت (Pivot Table) را به صورت دستی تنظیم کنید.

اشباهات رایج در اکسل: تنظیم دستی منبع پیوت
شکل ۲ – منبع جدول پیوت

اگر این کارها را انجام می دهید، پس احتمالا از یک ویژگی ساده اما قدرتمند اکسل به نام جدول های اکسل غافل شدید.

پس چه کار کنیم؟
داده های خود را با استفاده از کلیدهای میانبر Ctrl+T به جدول تبدیل کنید. با این کار، اکسل به طور خودکار محدوده فرمول ها را، هر زمان که مقادیر جدیدی اضافه شوند به روزرسانی می کند.

برای اینکه به طور کامل با مبحث جدول در اکسل آشنا شوید، پیشنهاد می کنیم مقاله جدول ابزاری بسیار مهم در اکسل را مطالعه کنید. در این مقاله همه چیز درباره رسم جدول در اکسل و نکات مهم آن را توضیح دادیم.

شکل ۳ – تبدیل داده به جدول

استفاده از ارجاعات ساختاریافته مانند نام جدول ها و ستون ها در فرمول های اکسل، به شما این اطمینان را می دهد که همه چیز همیشه به روز می ماند و احتمال از دست دادن اطلاعات در گزارش ها یا ایجاد خطا کاهش می یابد. برای اینکه بیشتر با ارجاعات ساختاریافته آشنا شوید مقاله فرمول نویسی با استفاده از جدول را مطالعه کنید.

همچنین در مورد جدول های پیوت، تنها با یک کلیک روی دکمه Refresh All که در تب Data است ، مطابق تصویر زیر، به روزرسانی می شوند.

شکل ۴ – گزینه Refresh All در تب Data

استفاده از فرمول های پیچیده برای محاسبه جمع تجمعی

بسیاری از کاربران اکسل برای محاسبه جمع تجمعی (Running Total) فرمول هایی می نویسند که فرمول در اولین سلول با بقیه سلول ها متفاوت است. به عنوان مثال، ممکن است اولین سلول یک مقدار تکی را نمایش دهد، در حالی که سلول های بعدی مجموع مقادیر قبلی و فعلی را محاسبه می کنند.

اشتباهات رایج در اکسل: جمع تجمعی
شکل ۵ – فرمول اشتباه برای جمع تجمعی

این روش ممکن است کار کند، اما کارآمد نیست و می تواند حتی خطرناک هم باشد. چرا؟ چون یکپارچگی در فرمول ها کلید جلوگیری از خطاهاست.

اما راه حل چیست؟
زمانی که از تابع SUM استفاده می کنید، از یک مرجع مطلق برای سلول شروع و یک مرجع نسبی برای سلول پایانی استفاده کنید. مثلا به این صورت:

SUM($E$5:E5)

با این روش شما می توانید فرمول را به راحتی به سمت پایین ستون بکشید بدون اینکه نیازی به تغییر در فرمول باشد. و به این صورت از خطاهای احتمالی در محاسبات جلوگیری می شود.

نکته: محاسبات جمع تجمعی (running total) بدون نیاز به فرمول نویسی در جدول پیوت (Pivot Tables) در قسمت show value as وجود دارد.

شکل ۶ – مرجع مطلق برای تابع SUM

نکته: کاربران اکسل آنلاین (مایکروسافت ۳۶۵) می توانند از تابع SCAN هم برای این کار استفاده کنند. به این صورت که:

SCAN(0,E5:E21,SUM)

شکل ۷ – تابع SCAN در اکسل

ایجاد لیست های شماره گذاری شده به صورت دستی

اینکه بخواهید اعداد را به صورت دستی تایپ کنید، یا اینکه خودتان لیست های اعداد را ایجاد و نگهداری کنید، هم فرایندی زمانبر است و هم احتمال ایجاد خطا را بالا می برد. خوشبختانه، اکسل یک تابع دارد که مخصوص این کار است. تابع SEQUENCE در اکسل.

برای حل این مشکل از تابع SEQUENCE اکسل به این صورت استفاده کنید:

SEQUENCE(COUNTA(C4:C17))

این فرمول لیستی تولید می کند که به صورت خودکار، با اضافه یا حذف مواردی، به روزرسانی می شود و همه چیز را برای شما مرتب و پویا نگه می دارد.

شکل ۸ – ترکیب تابع SEQUENCE و COUNTA

اگر هم ترجیح می دهید از یک دنباله ی حروف عددی (مانند A01، A02) استفاده کنید، از ترکیب تابع SEQUENCE با تابع TEXT بهره بگیرید:

“A”&TEXT(SEQUENCE(COUNTA(C4:C17)), “۰۰”)

این فرمول یک فرمت قابل تنظیم برای اطلاعات شما در اکسل ایجاد می کند که با گسترش لیست شما، به صورت خودکار آپدیت می شود.

شکل ۹ – ترکیب دو تابع SEQUENCE و TEXT

لیست کردن دستی تاریخ در اکسل

وارد کردن دستی تاریخ در اکسل کار خسته کننده ای است، مخصوصا اگر بخواهید تاریخ های یک دوره طولانی را وارد کنید. از طرفی، وقتی اکسل می تواند این کار را به طور خودکار انجام دهد، انجام دستی آن کاملا غیرضروری است.
برای اینکه یک لیست از تاریخ ها درست کنید، از ابزار پر کردن سری ها در اکسل استفاده کنید.

شکل ۱۰ – مسیر Fill Series در اکسل

برای این کار ابتدا در یک سلول تاریخ شروع را وارد کنید، سپس به مسیر Fill < Editing < Home در اکسل بروید و گزینه Series را انتخاب کنید. با این گزینه می توانید بازه و فرمت زمانی دلخواه خود را انتخاب کنید؛ مثلا، می توانید انتخاب کنید که تاریخ ها را به صورت تاریخ روز، روز هفته و ماه نشان دهد.

شکل ۱۱ – تنظیمات Series در اکسل

یه راه دیگر هم این است که از ترکیب تابع SEQUENCE با تابع DATE استفاده کنید. به این شکل:

DATE(2024, 10, SEQUENCE(31))

این فرمول همه تاریخ ها برای اکتبر ۲۰۲۴ را برمیگرداند. شما می توانید پارامترهای این تابع را مطابق نیاز خود تنظیم کنید تا اکسل تاریخ ها را آنطور که می خواهید نمایش دهد.

اگر هم تاریخ شروع یا پایان یک ماه را می خواهید، کافیست که تابع SEQUENCE را با تابع EOMONTH ترکیب کنید.
برای شروع ماه:

EOMONTH(DATE(2023,12,0),SEQUENCE(12))+1

و برای پایان ماه:

EOMONTH( DATE (2024,1,0),SEQUENCE(12))

نکته: مواردی که ذکر شدند برای تاریخ میلادی هستند. البته تحت شرایطی به صورت شمسی هم قابل استفاده و نمایش هستند در صورتی که با تاریخ شمسی کار میکنید مقاله تاریخ شمسی در اکسل را مطالعه کنید.

گروه بندی دستی جدول های پیوت

جدول های پیوت اکسل به صورت پیش فرض مقادیر را بر اساس روز، ماه، فصل و سال گروه بندی می کنند. با این حال، بسیاری از کاربران برای اینکه اطلاعات را بر اساس مثلا هفته ها یا فواصل زمانی دیگر گروه بندی کنند، به صورت دستی ستون های اضافی را به جدول خود اضافه می کنند.

در صورتی که شما می توانید در جدول های پیوت تاریخ های خود را مستقیما بر اساس هفته گروه بندی کنید. خیلی راحت روی فیلد تاریخ جدول پیوت خود کلیک راست کنید و تمام گروه بندی های موجود را حذف کنید. مجددا کلیک راست کنید و گزینه Days < Group را، مطابق تصویر زیر، انتخاب کنید و فاصله زمانی را هم مثلا عدد هفت قرار دهید تا تاریخ های شما را به صورت هفتگی نمایش دهد.

شکل ۱۲ – تنظیمات گروه بندی

و به همین راحتی اطلاعات شما بر اساس هفته ها گروه بندی می شوند. تاریخ های شروع و پایان هم بر اساس داده های شما تعیین می شوند، اما می توانید، در صورت نیاز، آنها را در کادرهای بالایی ویرایش کنید.
با این کار دیگر نیاز نخواهید داشت ستون های اضافی به جدول خود اضافه کنید و اطلاعات شما تمیزتر و مرتب تر می شوند. برای یاد گرفتن ترفندهای بیشتر در رابطه با جدول های پیوت پیشنهاد می کنیم مقاله ۵ ترفند کاربردی و جذاب از Pivottable را مطالعه کنید.

ادغام کردن سلول ها

از دیگز اشباهات رایج در اکسل ادغام کردن سلول ها می باشد. اگر تا به حال دیدید که اکسل اطلاعات شما را مرتب سازی یا فیلتر نمی کند، به احتمال زیاد علت آن سلول های ادغام شده است.

ادغام کردن سلول ها از اشتباهات رایج در اکسل
شکل ۱۳ – خطای ادغام در اکسل

شاید ادغام سلول ها راهی مناسب برای فرمت بندی اطلاعات به نظر برسد، اما، از طرفی دیگر، برای کار با داده ها و اعمال تغییرات روی آنها مشکلاتی ایجاد می کند.

اشتباه در اکسل با ادغام سلول ها
شکل ۱۴ – ارجاعات پراکنده

شما می توانید به جای ادغام سلول ها، از گزینه “Center Across Selection” (کلید میانبر: CTRL+1 برای باز کردن منوی فرمت بندی) استفاده کنید.

شکل ۱۵ – گزینه Center Across Selection

این روش محتوای شما را بدون ادغام سلول ها در مرکز قرار می دهد و به شما امکان می دهد ستون ها را، بدون اینکه خطایی دریافت کنید، سورت، فیلتر یا جمع کنید.

شکل ۱۶ – ارجاعات پیوسته

رپ کردن اشتباه متن در اکسل

وقتی می خواهید متن درون سلول ها (مانند عنوان ستون ها یا هر چیز دیگری) را رپ (Wrap) کنید، یک اشتباه رایج در اکسل این است که به صورت دستی فاصله هایی اضافه کنید تا متن شکسته شود. این کار نه تنها غیربهینه است، بلکه می تواند مشکلاتی در رابطه با چینش محتوا (Alignment) ایجاد کند.

اشتباهات رایج در اکسل: فاصله اضافی
شکل ۱۷ – فضای اضافی در متن

از کلیدهای میانبر ALT+Enter استفاده کنید تا مستقیما به خط بعدی در سلول بروید. مطمئن شوید که گزینه Wrap Text فعال است تا متن به صورت منظم و بدون فاصله های اضافی شکسته یا همان رپ شود. این روش همه چیز را منسجم نگه میدارد و مدیریت آنها را آسان می کند، به ویژه هنگامی که می خواهید صفحات خود را چاپ کنید.

شکل ۱۸ – استفاده از کلیدهای Alt + Enter

ویدیو: ۷ اشتباه رایج در اکسل

در ویدیوی زیر می توانید مطالب این آموزش را به همراه مثال ها و نکات کاربردی مشاهده کنید.

جمع بندی

اکسل ابزاری قدرتمند است، اما حتی کاربران حرفه ای هم ممکن است گرفتار این اشتباهات رایج شوند. با اجتناب از این اشتباهات در اکسل، می‌توانید کار خود را با دقت و بهره وری بیشتری انجام دهید.

به نظر شما چه نکات دیگری در اکسل وجود دارد که برای جلوگیری از اشتباه، باید رعایت شوند؟ دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

توسط
تومان