جدول (Table) ابزاری بسیار مهم در اکسل

رسم جدول در اکسل

Table یا همون جدول در اکسل از نسخه 2007 به بعد به اکسل اضافه شده. جدول در واقع یک فرمت آماده برای ذخیره سازی دیتابیس هست که یک سری امکانات ویژه هم داره که در ادامه به شرح این ویژگی ها می پردازیم.

میخوایم داده هایی که به عنوان بانک اطلاعاتی ذخیره کردیم رو در جدول Table نگهداری کنیم. روی یکی از سلولهای محدوده مورد نظر کلیک کرده و از تب Insert روی Table کلیک میکنیم. یا Ctrl+T رو میزنیم. بعد از این کار پنجره مطابق شکل 1 ظاهر میشه:

شکل 1- جدول در اکسل- تعیین محدوده جدول

در صورتیکه محدوده انتخاب شده توسط اکسل، درست نبود، اصلاحش میکنیم. تیک گزینه My Data Has Headers هم در صورتیکه داده های ما سر ستون داشته باشن، میزنیم. اگر نزنیم، اکسل خودش یک ردیف به عنوان سر ستون به داده ها اضافه میکنه و اسمشون رو Column میذاره. (شکل 2)

شکل 2- جدول در اکسل- اضافه شدن سرستون به دیتابیس

محدوده تعیین شده بصورت Table به عنوان محدوده نامگذاری شده در اکسل شناخته میشه که بصورت پیشفرض نام Table1 رو گرفته و از این به بعد این محدوده بصورت  Table1 فراخوانی میشه. تغییر نام و سایز این تیبل، از تب Table Tools/Design و از قسمت Properties انجام میشه. توجه کنید که امکان تغییر سایز و نام Table از مسیر Name manager وجود نداره.

فرمت جدول Table

فرمت و رنگ بندی جداول از تب Table Tools/Design و از قسمت Table Styles تنظیم میشه. هر کدوم از استایل های موجود انتخاب بشه روی جدول مورد نظر اعمال میشه.

مزایای Table

یکی از خصوصیات جدول در اکسل اینه که درصورتی که داده بهش اضافه بشه، محدوده گسترش پیدا میکنه و همه فرمول ها و تنظیمات قبلی تیبل روی داده های جدید هم اعمال میشه. این ویژگی در دیتابیس هایی که روزانه آپدیت میشن و بزرگ تر میشن خیلی اهمیت پیدا میکنه.

از دیگر خصوصیات جدول خاصیت AutoFill هست. این ویژگی به این صورت خواهد بود که هر فرمول در یک سلول از تیبل نوشته بشه، این فرمول بصورت خودکار تا انتهای ستون درگ میشه و نیازی به درگ کردن نخواهد بود.

در شکل 3 می بینید که فریز کردن ردیف اول بصورت خودکار انجام میشه. البته فریز کردن به گونه ای انجام میشه که خود سر ستون های اکسل (A,B…) تبدیل به اسم سرستون جدول میشن.

شکل 3- جدول در اکسل- فریز Freeze ردیف اول در Table

وقتی محدوده به Table تبدیل میشه بصورت خودکار علامت AutoFilter نمایش داده میشه. همچنین از پنجره فیلتر، امکان Sort و مرتب کردن داده ها هم وجود داره.

اگر بخوایم این امکان غیر فعال بشه، کافیه از تب Table Tools/Designو از قسمت Tab Style Options تیک گزینه Filter Button رو برداریم.

وقتی محدوده ها به تیبل تبدیل میشن، خود بخود یک سری از شرایط دیتابیس روی دیتا اعمال میشه. مثلا:

• همه سلول های Merge شده Unmerge میشن.
• هیچ ستونی بدون سر ستون نخواهد بود و در صورتی که یک هدر حذف بشه، بلافاصله سرستون Column نمایش داده میشه.
• هیچ دو ستونی نام یکسان نخواهند داشت. به محض تخصیص نام مشابه به دو ستون، عدد 2 کنار سر ستون دوم ظاهر میشه.

نمایش ردیف کلیRow  Total در تیبل

ردیف کلی در تیبل یا همون Total Row یک سری محاسبات رو بصورت خودکار روی داده های جدول اعمال میکنه. با زدن تیک Total Row در تب Table Tools/Design و از قسمت Tab Style Options ردیفی در جدول فعال میشه که یک سری محاسبات روی داده ها انجام میده. (شکل 4)

شکل 4- جدول در اکسل- اضافه کردن ردیف محاسبات خودکار به جدول

همونطور که در شکل 4 می بینید با زدن تیک Total Row ردیفی به انتهای جدول اضافه میشه که یک سری محاسبات روی هر ستون از داده ها انجام میده. این محاسبات از طریق تابع Subtotal انجام میشه. چرا که ممکنه داده های جدول فیلتر بشن، پس باید محاسبات به فیلتر حساس باشه. برای آشنایی با تابع Subtotal حتما پست مربوط به این تابع رو مطالعه کنید. در شکل 4، جمع (Sum,109) صورت وضعیت ها و تعداد (Count,103) کل شرکت ها در ستون شرکت محاسبه شده.

سوالی که پیش میاد اینه که وقتی Top Row فعال میشه، چطور میشه در ادامه جدول داده وارد کرد؟ آیا باید ردیف Insert کنیم؟ برای جواب تصویر زیر رو ببینید. کافیه در انتهای ردیف که هستیم، کلید Tab رو بزنیم.

استفاده از Slicer روی تیبل

Slicer ابزاری است برای فیلتر کردن داده ها. این ابزار هم در Pivot Table وجود داره و هم در Table. از تب Table Tools/Design، روی Slicer کلیک میکنیم. پنجره ای باز میشه و همه سر ستون های جدول رو نمایش میده. با انتخاب هر کدوم از این سر ستون ها پنجره ای مختص به هر کدوم ظاهر میشه که آیتم های اون فیلد رو نمایش میده (شکل 5). با کلیک بر روی هر کدوم از این آیتم ها، تیبل فیلتر میشه.

شکل 5- جدول در اکسل- فیلتر کردن Table با استفاده از Slicer

تبدیل Table به رنج (Range) معمولی

بعضی وقتها به دلایلی میخوایم داده ها خصوصیات جدول رو نداشته باشه. پس باید جدول رو به داده های معمولی تبدیل کنیم. برای این کار در تب Table Tools/Design گزینه Convert to Range رو میزنیم و با زدن Yes محدوده جدول به سلول معمولی تبدیل میشه و دیگه خواص تیبل رو نخواهد داشت.