۵ ترفند کاربردی و جذاب از Pivottable

ترفندهای کاربردی و جذاب Pivottable

یکی از مهم ترین کارکردهای اکسل گزارشگیری از داده هاست، از گزارش های خیلی ساده و معمولی گرفته تا پیشرفته ترین و تحلیلی ترین گزارش ها رو میتونیم با اکسل طراحی کنیم. از طرفی، ابزار پیوت تیبل رو همه میشناسیم و میدونیم که یکی از کاربردی ترین و بهینه ترین ابزارها برای ساخت گزارش های داینامیک و کاربردی است. قبلا هم این ابزار رو معرفی کردیم و مقالات و ویدئوهای متنوعی در راستای طراحی گزارشات متنوع ارائه دادیم. اگر با پیوت تیبل و نحوه استفاده از اون آشنا نیستید حتما مقالات مرتبط با این موضوع رو از اینجا مطالعه کنید. در این مقاله با یک مثال قصد داریم با ارائه یک سری ترفند ریز و حرفه ای از پیوت تیبل گزارش های طراحی شده رو جذاب تر کنیم که بیشتر از پیش به سمت استفاده از این ابزار فوق العاده پیش بریم.

مثال: فرض کنید داده های فروش چند سال یک فروشگاه زنجیره ای بصورت ماهیانه فصلی ثبت شده و نشون میده که هر فروشنده در هر ماه چه میزان فروش داشته. میخواهیم برای هر سال و هر فصل، ۳ فروشنده برتر رو مشخص کنیم. برای این کار طبق توضیحات مقالات قبلی، دیتابیس رو وارد پیوت تیبل کرده و فیلدها رو در مکان دلخواه قرار میدیم. از تب insert/ pivotable گزارش رو ایجاد میکنیم. در اینجا میخواهیم ۳ فروشنده برتر رو در هر فصل و در هر سال مشخص کنیم. پس فیلد سال، ماه و فروشنده رو در row و میزان فروش رو در قسمت Value قرار میدیم. (مطابق شکل ۱)

شکل ۱- ایجاد گزارش اولیه از دیتابیس

برای اینکه گزارش بالا به گزارش دلخواه تبدیل بشه، جذاب و حرفه ای هم باشه، مراحل زیر رو انجام میدیم:

گام اول: تبدیل گزارش به حالت Tabular

برای این کار از تب Design و از قسمت Report Layout گزینه Show in Tabular Form رو انتخاب میکنیم و از قسمت Subtotal گزینه Don’t Show Subtotal رو انتخاب میکنیم. با این کار گزارش اولیه با ساختار مطلوب به دست میاد. حالا باید تنظیمات دیگه ای رو انجام بدیم.

شکل ۲- نمایش گزارش بصورت جدولی

گام دوم: گروهبندی ماه ها

حالا میخوایم که ماه ها رو بصورت فصلی نشون بده. برای این کار میتونیم ماه ها رو بصورت فصلی گروه بندی کنیم (در اینجا تاریخ میلادی نداریم که بتونیم Qrt براش در نظر بگیریم یا مثلا از Timeline استفاده کنیم). با توجه به داده ها که نام هر ماه رو در ستون ماه داریم، کافیه که هر ۳ ماه رو انتخاب کنیم و نام یک فصل رو براش مشخص کنیم. مطابق شکل ۳.

شکل ۳- گروه بندی داده های گزارش برای ایجاد فصل

جهت مشاهده دقیق تر و دیدن جزئیات، حتما ویدئو مربوط به این آموزش رو مطالعه کنید و همچنین میتونید مقاله گروهبندی کردن گزارش در پیوت تیبل رو مطالعه کنید.

حالا که دسته بندی فصل انجام شد میتونیم فیلد ماه رو از گزارش حذف کنیم که محاسبات رو بر اساس فصل بتونیم ببینیم. برای این کار کافیه تیک فیلد ماه رو از سمت راست گزارش حذف کنیم.

گام سوم: تکرار لیبل های گزارش

حالا فرض کنید میخواهیم فیلد سال رو در کل گزارش تکرار کنیم بصورتیکه سلولی خالی نمونه. برای این کار کافیه که از تب Design و Report Layout گزینه repeat all item labels رو انتخاب کنیم.

وقتی اینکار و انجام میدیم همه لیبل ها و در همه فیلدها تکرار میشن. اگر بخوایم فقط فیلد سال تکرار بشه، باید روی فیلد مورد نظر کلیک راست کرده و از قسمت Field Setting و تب Layout & Print گزینه Repeat Items Label رو تیک بزنیم. (شکل ۴)

شکل ۴- تکرار لیبل آیتم ها برای یک فیلد خاص

تا الان رسیدیم به این گزارش که مجموع فروش هر فروشنده در هر ماه و فصل نمایش داده میشه. حالا میخواهیم برای هر فصل، ۳ فروشنده برتر رو مشخص کنیم.

گام چهارم: مشخص کردن ۳ فروشنده برتر برای هر سال

برای این کار کافیه که روی زبانه فیلد فروشنده کلیک کنیم و از قسمت Filter values گزینه Top 10 رو انتخاب کنیم و از پنجره نمایش داده شده عدد ۳ رو تعیین کنیم. (شکل ۵)

شکل ۵- مشخص کردن ۳ فروشنده برتر در هر فصل

گام پنجم: ترفندهای گرافیکی

• حالا که گزارش رو ساختیم، میخواهیم شکل بهتری بهش بدیم که برای ارائه بهتر به نظر برسه. اول اینکه اسم فیلد محاسباتی رو تغییر میدیم و “Sum of میزان فروش” رو تبدیل میکنیم به مجموع فروش. اسم فیلد ماه ۲ (دسته بندی شده از ماه) رو هم به فصل تبدیل میکنیم.
• یک راه دیگه برای نمایش بهتر و بجای اینکه لیبل ها رو تکرار کنیم اینه که اونها رو مرج کنیم. اما این کار در پیوت تیبل مجاز نیست. اما امکانی برای این کار وجود داره که میتونیم ازش استفاده کنیم. برای این کار از تب Pivottable analyze روی قسمت Options کلیک میکنیم و از تب Layout & Format تیک گزینه Merge label …. رو میزنیم. (شکل ۶)

شکل ۶- مرج کردن لیبل هر فیلد

• برای اینکه علامت های – و + که برای باز و بسته کردن لیبل ها استفاده میشه هم در گزارش نمایش داده نشه، از Option و اینبار تب Display کافیه که تیک show expand/Collapse رو برداریم.

شکل ۷- حذف نمایش + و – در کنار لیبل ها

• حالا میخواهیم نمایش میزان فروش رو بصورت ۳ رقم ۳ رقم جدا کنیم. برای این کار روی فیلد مجموع فروش کلیک میکنیم و از قسمت Value Field Setting و Number Format گزینه جدا کننده سه رقم رو انتخاب میکنیم.

با انجام این تنظیمات و اعمال رنگ دلخواه، گزارش نهایی بصورت زیر نمایش داده خواهد شد.

شکل ۸- نمایی از گزارش نهایی از داده های دلخواه

با این نکات، تونستیم یک گزارش حرفه ای و جذاب رو طراحی کنیم که هم ظاهر مناسبی داره و هم تحلیلی خوبی از داده ها در اختیارمون قرار میده. Pivottable از این نکات ریز زیاد داره و ما سعی میکنیم در آموزش های مختلف به این نکات کاربردی بپردازیم.

مشاهده ویدئو

در این قسمت ویدئو ترفندهای کاربردی و جذاب Pivottable مطرح شده در این مقاله رو ببینید

مشاهده ویدئو در کانال یوتوب اکسل پدیا

دانلود فایل اکسل

مطمئن باشید ایمیل شما فقط در اختیار اکسل پدیا قرار خواهد گرفت و صرفا برای ارسال مطالب مرتبط استفاده خواهد شد.

آدرس ایمیل

گروه تخصصی اکسل پدیا | همراه شما در مسیر یادگیری

بارگذاری...

توجه: جهت دانلود فایل حتما در حساب کاربری خود وارد شوید.