نسخه جدید افزونه تقویم شمسی منتشر شد!!! جزئیات بیشتر در صفحه این محصول (سابقه افزونه تقویم شمسی) نوشته شده.
سبد خرید
0

محصولی در سبد خرید نیست.

بازگشت به فروشگاه
تمام دسته ها
  • تمام دسته ها
  • ابزارها
  • افزونه ها
  • اکسل مدیا
  • Power BI
  • Power Pivot
  • Power Query
  • توابع اکسل
  • دسته‌بندی نشده
  • دیده بان
  • گوگل شیت
  • مسائل کاربردی
  • معرفی کتاب
  • نمودار ها
  • وی بی - ماکرو

طراحی شیت اکسل: ۷ قانون طلایی که باید بدانید

7 نکته طراحی شیت اکسل
نظر شما در مورد این آموزش

وقتی یک شیت جدید در اکسل ایجاد می کنیم، اکثر ما، بدون توجه به مسائلی چون ماندگاری شیت، سهولت استفاده، و امکان ویرایش آن در آینده، مستقیما شروع به وارد کردن اطلاعات می کنیم. غافل از این که، همین نکات ریز و پیش افتاده باعث می شوند که شیت ما ناسازگار، پر از خطا و سخت به روزرسانی شود.

این موضوع به ویژه زمانی اهمیت پیدا می کند که بخواهید شیت های اکسل خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. شیتی که برای شما واضح و قابل درک است، ممکن است برای همکارانتان گیج کننده باشد.

تصور کنید که دو هفته زمان صرف طراحی یک شیت پیچیده با فرمول ها و فرمت های مختلف کردید. شیت را با تیم خود به اشتراک می گذارید و در عرض یک روز، با سوالات متعدد از جانب همکارانتان روبرو می شوید؛ یا حتی بدتر از آن، مجبور می شوید اشتباهات ناشی از ویرایش های نادرست کارکنان کم مهارت را رفع کنید. به هر حال هر کسی مهارت های متفاوتی در اکسل دارد، شاید برای همکارانتان واضح نباشد که داده ها را باید کجا وارد کنند، کدام سلول ها قابل ویرایش هستند و کدام ها باید دست نخورده بمانند، و به طور تصادفی یک فرمول را تغییر دهند و عملا شیت را خراب کنند.

یا شاید شما شیتی را شش ماه قبل درست کردید و اکنون می خواهید باز با آن کار کنید. آیا به یاد دارید که هر فرمول چه معنایی دارد یا چرا فرمت خاصی را اعمال کردید؟

رعایت اصول پایه هنگام ایجاد یک شیت در اکسل باعث می شود که دیگران بهتر بتوانند با شیت شما کار کنند، و زمان شما برای رفع مشکلات یا به روزرسانی اطلاعات هم کاهش می یابد. به همین دلیل، در این مطلب می خواهیم ۷ قانون طلایی طراحی شیت در اکسل را به شما آموزش دهیم تا از این پس شیت هایی کاملا حرفه ای و اصولی درست کنید که همه بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.

توجه کنید که راهنمایی هایی که در این مطلب آوردیم مناسب اکسل ۲۰۱۶ به بعد و مایکروسافت ۳۶۵ هستند.

قانون اول طراحی شیت: یک استاندارد مشخص داشته باش

هنگام کار با یک شیت اکسل، مهم است که یک استاندارد ثابت برای خود مشخص کنید و به آن پایبند باشید. ممکن است شما در سازمانی کار کنید که استاندارد خاص خود را دارد و تمام رنگ ها و فونت ها بر اساس دستورالعمل های برندینگ شرکت تنظیم شده باشند. با این حال مهم است که فونت ها، رنگ ها، استایل های سلول، رنگ های تب ها، و نام فایل ها را به صورت یکپارچه و منظم نگه دارید.

فونت ها و رنگ ها

از نکات مهمی که در طراحی شیت های اکسل باید در نظر داشته باشید و برای ظاهر شیت بسیار مهم هستند، فونت و رنگ هایی است که در شیت خود به کار می برید. خواندن شیت هایی که چند نوع فونت مختلف دارند، ممکن است دشوارتر باشد. بهتر است همیشه به یک یا دو فونت پایبند باشید و اطمینان حاصل کنید که فونت های انتخابی شما حرفه ای هستند. به طور کلی، فونت‌هایی مانند Arial، Calibri و Cambria برای انگلیسی و فونت Vazirmatn برای فارسی بهترین انتخاب ها هستند. از فونت های کج و عجیب مانند Comic Sans دوری کنید!

لینک دانلود فونت وزیرمتن

رنگ فونت ها نیز باید یکنواخت و هماهنگ باشند، اما لزوما فقط از یک رنگ استفاده نکنید. اگر می خواهید از یک تم رنگ استفاده کنید، انتخاب رنگ ها از داخل پالت تم انتخاب خوبی است. مطمئن شوید که داده ها به راحتی خوانده می شوند و چشم را نمی زنند. از فونت روشن روی پس زمینه روشن یا برعکس، فونت تیره روی پس زمینه تیره، استفاده نکنید.

طراحی شیت اکسل: رنگ و نوع فونت
شکل ۱ – نوع و رنگ فونت

رنگ تب های شیت

تغییر رنگ تب های شیت اکسل می تواند روشی موثر برای گروه بندی شیت ها باشد. برای مثال، ممکن است محاسبات خود را در یک شیت، تحلیل ها را در سه شیت دیگر و داشبورد را در شیت دیگری نگه داشته باشید.

برای تب های هر شیت رنگ بندی مشخص کنید. به این صورت که شیت هایی که مربوط به یک گروه یا از یک نوع هستند را با رنگ مشابه گروه بندی کنید. در واقع شما با این کار شیت های خود در یک فایل اکسل را با رنگ از هم تفکیک می کنید و به راحتی بر اساس رنگ تب متوجه می شوید که سراغ کدام شیت بروید.

برای تغییر رنگ تب شیت:

  • روی تب راست کلیک کنید.
  • از منو، گزینه Tab Color را انتخاب کنید.
  • یک رنگ از پالت انتخاب کنید.
نکات طراحی شیت اکسل
شکل ۲ – رنگی کردن تب شیت های اکسل

اسم فایل های اکسل

برای نام گذاری فایل های اکسل خود یک روش یکسان و منسجم پیاده سازی کنید تا شناسایی فایل ها آسان باشد. برای مثال، اگر پوشه ای برای «فاکتورهای آبان» دارید، می توانید فایل های اکسل را بر اساس تاریخ آن ها و یا حتی نام مشتری نام گذاری کنید:

INV_ABAN_03.xls
INV_ABAN_12.xls
INV_EXCELPEDIA_025418.xls

این روش باعث می‌شود که بتوانید خیلی راحت فایل های اکسل خود را جستجو و پیدا کنید و همچنین بدون باز کردن فایل متوجه شوید محتوای آن چیست.

قانون دوم طراحی شیت: مخاطب خود را بشناسید

ممکن است مهارت های شما در اکسل بسیار حرفه ای باشد، اما شاید دیگران به اندازه شما به اکسل مسلط نباشند. اگر قرار است شیت هایی که ایجاد می کنید را با دیگران به اشتراک بگذارید، پس مهم است که اطمینان حاصل کنید همه افراد با هر سطح مهارتی در اکسل می توانند روی آن کار کنند.

اگر شیت اکسلی طراحی می کنید که شامل فرمول های پیچیده است و انتظار دارید دیگران این فرمول ها را به روزرسانی کنند یا محاسبات مربوطه را انجام دهند، باید مطمئن شوید که توانایی لازم برای انجام این کار را دارند. در غیر این صورت، مجبور می شوید زمان زیادی را صرف پاسخ به سوالات یا رفع مشکلات دیگران کنید.

شکل ۳ – مخاطب ها

به همین جهت، مهم است که شیت را متناسب با سطح اکسل مخاطبان خود طراحی کنید. چه کسی قرار است با این شیت کار کند؟ شاید برای استفاده تیم داخلی شرکت باشد، و یا برای مدیر، شاید باید شیت را برای مشتری یا سهامداران کلیدی ارسال کنید. اینکه چه کسانی قرار است از شیت شما استفاده کنند به شدت بر نحوه طراحی شما تاثیر می گذارد.

شیت حرفه ای و شیت شخصی

شیت های حرفه ای برای استفاده در کسب و کار باید به صورت حرفه ای طراحی شوند. رنگ ها و فونت ها را ساده و تمیز نگه دارید. مطمئن شوید که اطلاعات خوانا و به راحتی قابل تفسیر باشند. سعی کنید تصاویر یا آیکون ها حرفه ای باشند و قطعا از تصاویر کارتونی (به سبک کلیپ آرت) و رنگ های تند اجتناب کنید. بهترین گزینه این است که عکس ها را از خود کتابخانه تصاویر اکسل انتخاب کنید، و یا از وبسایت هایی مانند Flaticon برای دانلود آیکون‌ یا Pexels برای دانلود تصاویر استفاده کنید.

لینک سایت Pexels
لینک سایت Flaticon

اما برای پروژه های شخصی می توانید آزادانه تر عمل کنید. ممکن است برای مخاطبان شما مناسب و البته جالب باشد که کمی جذابیت به تصاویر خود دهید. مثلا از کارتون ها، رنگ های روشن و فونت های خاص استفاده کنید.

قانون سوم: یک شیت راهنما یا معرفی داشته باشید

در صورت امکان، در فایل اکسل خود یک شیت راهنما یا صفحه معرفی درست کنید که مواردی مثل معرفی بخش های مختلف فایل، طرز استفاده ،دستورالعمل ها، یا نکته ها و قوانین استفاده از هر شیت را توضیح دهد. این اطلاعات برای کسانی که اولین بار است که می خواهند با شیت شما کار کنند بسیار مفید است.

در این صفحه دستورالعمل های مفید قرار دهید: به کاربران نشان دهید که باید اطلاعات را در کدام سلول ها یا شیت ها وارد کنند و کدام سلول ها نباید تغییر کنند. می توانید یک راهنما یا بخش توضیحات اضافه کنید تا فرمت های استفاده شده در شیت را توضیح دهید. همچنین، راهنمایی هایی درباره نحوه استفاده از شیت ها، محل ذخیره آنها، و نسخه های مناسب اکسل ارائه دهید.

با اضافه کردن یک شیت راهنما در اول شیت های خود، علاوه بر اینکه دیگران توضیحات لازم را در ابتدای کار خواهند دید، سوالات کمتری هم از شما در مورد شیت ها می پرسند. و به شما هم این امکان را می دهد که بدون وقفه روی پروژه های دیگر خود کار کنید.

اگر می خواهید بدانید که چطور به یک فرمول در اکسل راهنما اضافه کنید، مقاله افزودن راهنما به فرمول را مطالعه کنید.

طراحی شیت راهنما در اکسل
شکل ۴ – شیت راهنما

قانون چهارم طراحی شیت: داده های خود را تفکیک کنید

انواع مختلف داده ها را در شیت های جداگانه نگه دارید. به عنوان مثال، اگر می خواهید داده های فروش را با استفاده از جدول های پیوت (PivotTables) و نمودارها تحلیل کنید، اطمینان حاصل کنید که داده های منبع در یک شیت، محاسبات در شیتی دیگر، و جدول های پیوت، نمودارها یا سایر نمایش های بصری در شیت دیگری قرار دارند.

اگر بخواهید همه چیز را در یک شیت قرار دهید، تفسیر آن برای دیگران سخت می شود، و برای کسانی که می خواهند با آن کار کنند گیج کننده و مبهم خواهد شد. پس اطلاعات خود را در شیت های مختلف دسته بندی کنید و مطمئن شوید که نام گذاری شیت ها واضح و شفاف باشد. همانطور که قبل تر در قانون اول هم گفتیم برای تب شیت ها رنگ های متفاوت مشخص کنید تا به وضوح بیشتر شیت ها کمک کند.

قانون پنجم طراحی شیت اکسل: برای ماندگاری طراحی کنید

شیت های اکسل خود را طوری طراحی کنید که در آینده هم قابل تغییر و قابل استفاده باشند. گاهی اوقات، هنگام ایجاد یک شیت، به این فکر نمی کنیم که به روزرسانی آن در ماه آینده یا شش ماه بعد چقدر آسان یا سخت خواهد بود. برای نمونه، استفاده از جدول های اکسل برای مجموعه داده های بزرگ را حتما مدنظر قرار دهید، چون بعدها می توانید اطلاعات جدیدی به جدول های خود اضافه کنید و این جدول ها به طور خودکار بر اساس داده های جدید گسترش پیدا می کنند، بنابراین فرمول ها و محاسباتی که از داده های جدول استفاده می کنند، تنها با یک کلیک به روز می شوند.

از قرار دادن مقادیر ثابت در سلول ها خودداری کنید. به عنوان مثال، اگر شیتی از اطلاعات فروش دارید و باید برای هر محصول ۱۵٪ مالیات فروش اضافه کنید، عدد «۱۵٪» را مستقیما در محاسبه SUM وارد نکنید. چراکه اگر نرخ مالیات تغییر کند، باید هر فرمولی را که مقدار ثابت در آن وارد شده پیدا و تغییر دهید.

شکل ۵ – سلول مرجع برای مالیات

در عوض، یک سلول مرجع مشخص کنید و از ارجاع به سلول استفاده کنید. این گونه، اگر نرخ مالیات فروش تغییر کند، فقط کافیست مقدار آن در سلول مرجع را تغییر دهید و تمام فرمول ها به طور خودکار بر اساس آن آپدیت خواهند شد.

پیشنهاد می کنیم مقاله محاسبه مالیات در اکسل را بخوانید.

قانون ششم: ساختار شفاف و منسجم برای شیت ها بسازید

صفحات اکسل شما باید تا حد امکان ساده، واضح و یکپارچه باشند. داده ها و فرمت های غیرضروری را حذف کنید تا از شلوغی کاسته شود. به سلول های شیت استایل دهید، تا اینگونه، مشخص کنید کدام سلول ها برای وارد کردن اطلاعات، کدام برای محاسبات، و کدام سلول ها سرستون یا عنوان هستند. اگر هم سلول هایی دارید که حاوی پیام‌ هشدار هستند، آنها را به درستی از بقیه تفکیک کنید تا دیگران متوجه وجودشان شوند.

برای اینکه به سلول ها استایل دهید، به این صورت عمل کنید:
سلول یا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید.
از تب Home، در گروه Styles، روی Cell Styles کلیک کنید.
یک استایل مناسب از گالری انتخاب کنید.
اگر از استایل های مختلف در یک شیت استفاده کردید، حتما یک راهنمای کوتاه در شیت راهنما اضافه کنید و معنی هر استایل را توضیح دهید.

استایل سلول ها در طراحی شیت اکسل
شکل ۶ – استایل سلول ها

اگر می خواهید شیت شما تمیزتر و حرفه ای تر به نظر برسید، می توانید خطوط صفحه گسترده‌ یعنی همان Gridline ها را حذف کنید. این کار را به دو روش می توانید انجام دهید:
۱. از تب View، در گروه Show، تیک Gridlines را بردارید.

شکل ۷ – حذف خطوط اکسل – روش اول

۲. از تب Page Layout، در گروه Sheet Options، تیک گزینه View را، همانطور که در تصویر زیر می بینید، بردارید.

شکل ۸ – حذف خطوط اکسل – روش دوم

برای اینکه مطالب بیشتری در رابطه با استایل و فرمت دهی سلول ها یاد بگیرید، حتما مقاله مرتب کردن سلول ها براساس گرافیک سلول در اکسل را هم بخوانید.

قانون هفتم: ورود داده ها را کنترل کنید

برای اطمینان از اینکه شیت های اکسل شما تا جایی که ممکن است بدون خطا می مانند، حتما از ویژگی های اعتبارسنجی دیتا (Data Validation) و محافظت (Protection) اکسل استفاده کنید. هرچه تعداد افرادی که به یک فایل اکسل دسترسی دارند بیشتر شود، احتمال اینکه چیزی به اشتباه تغییر کند یا فرمول ها خراب شوند بیشتر است. به عنوان صاحب فایل اکسل، باید روش هایی برای کنترل این موارد پیاده سازی کنید تا از بروز این دست مشکلات جلوگیری کنید.

اعتبارسنجی داده ها (Data Validation)

قابلیت اعتبارسنجی داده ها در اکسل یک روش عالی برای کنترل اطلاعاتی است که می توان وارد یک سلول یا تعدادی از سلول ها کرد. پس برای سلول های شیت با کمک اعتبارسنجی دیتا لیست های کشویی ایجاد کنید تا از وارد کردن مقدار ناخواسته یا هر چیز دیگری که مشخص نکردید جلوگیری شود. برای اینکه به کاربران شیت نشان دهید که چگونه ورودی های صحیح را وارد کنند، می توانید پیام های هشدار و یا متن راهنما به شیت خود اضافه کنید. برای دسترسی به تنظیمات اعتبارسنجی دیتا در اکسل:

از تب Data، در گروه Data Tools، گزینه Data Validation را انتخاب کنید.

شکل ۹ – لیست کشویی

آموزش ایجاد لیست کشویی در اکسل و کار با Data Validation

محافظت از فایل اکسل

روشی دیگر برای کنترل اطلاعات یا مقادیری که دیگران در شیت های شما وارد می کنند، محافظت از فایل اکسل، شیت یا سلول های خاص با قفل کردن آنها است. وقتی که ویژگی محافظت را برای یک صفحه گسترده فعال کنید، می توانید برای آن رمز عبور مشخص کنید. به این صورت، فقط کاربرانی که رمز عبور را دارند می توانند تغییراتی در فایل یا شیت شما ایجاد کنند. همچنین می توانید انتخاب کنید که بخش هایی از شیت در صورت نیاز باز بماند. قفل کردن یک فایل اکسل ۳ حالت مختلف دارد:

۱. قفل کردن تنها یک شیت

اگر در فایل اکسل خود چندین شیت دارید اما فقط می خواهید بعضی از شیت ها را قفل کنید. به صفحه شیت موردنظر خود بروید و مراحل زیر را دنبال کنید:

  • از تب Review، در گروه Protect، روی Protect Sheet کلیک کنید.
  • در کادر اول، اگر تمایل دارید، رمز عبور برای شیت معین کنید.
  • سپس از کادر پایینی، آن بخش هایی از شیت را که می خواهید دیگران بتوانند تغییر دهند، انتخاب کنید و روی Ok بزنید.

شکل ۱۰ – قفل کردن شیت اکسل

۲. قفل کردن کل ورک بوک اکسل

یک حالت دیگر برای محافظت از فایل اکسل، قفل کردن کل ورک بوک است. با این کار، تمام شیت های داخل یک فایل اکسل قفل می شوند. این نوع محافظت ساختار فایل شما را حفظ می کند تا کاربران دیگر نتوانند شیت جدید اضافه کنند، شیت ها را حذف کنند، آنها را جا به جا یا کپی کنند، و یا اسم شیت ها را تغییر دهند. برای فعال کردن این ویژگی در اکسل هم به این صورت عمل کنید:

  • از تب Review، در گروه Protect، روی Protect Workbook کلیک کنید.
  • اگر لازم می دانید، برای فایل خود رمز عبور مشخص کنید .
  • مطمئن شوید گزینه Structure فعال است و در آخر Ok کنید.

شکل ۱۱ – قفل کردن فایل اکسل

۳. قفل کردن سلول ها

برای حفاظت از اطلاعات خود در اکسل نیازی نیست همیشه شیت یا کل فایل را قفل کنید. شما، خیلی راحت، می توانید تنها یک یا بخشی از سلول های یک شیت اکسل را قفل کنید. این برای زمانی مفید است که فرمول های پیچیده ای دارید که نمی خواهید تغییر کنند. برای این کار باید:

  • سلول هایی که می خواهید دیگران قادر به ویرایش آنها “باشند” را انتخاب کنید.
  • کلیدهای میانبر Ctrl + 1 را بزنید تا باکس Format Cells باز شود.
  • به تب Protection بروید.
  • تیک گزینه Locked را بردارید.
  • حال از تب Review، در گروه Protection، روی Protect Sheet کلیک کنید.

شکل ۱۲ – پنجره Format Cell

آموزش قفل کردن و شکستن قفل فایل های اکسل

جمع بندی

در این مطلب، هفت قانون طلایی طراحی شیت های اکسل را با شما به اشتراک گذاشتیم. البته این ها تنها برخی از «قوانین طلایی» هستند که ممکن است هنگام طراحی شیت های اکسل خود به آنها نیاز پیدا کنید. مسلما نکات بیشتری هستند که می توانید با ما به اشتراک بگذارید.

این نکات را به خاطر بسپارید و در پروژه های آینده خود به کار ببرید تا کار کردن با صفحه گسترده ها تبدیل به تجربه ای لذت بخش برای شما شود.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

توسط
تومان