مدیریت هزینه ها در اکسل

مدیریت هزینه ها در اکسل

مبحث مدیریت هزینه یکی از مسائل خیلی مهم و پرکاربرد هست که جزئیات، سطح و عمق متفاوتی داره. خیلی وقت ها شده که بخوایم ببینیم برای یک مسئله چقدر و کجاها هزینه کردیم. حالا این مسئله میتونه هزینه های ماهانه زندگی باشه، میتونه هزینه یک مسافرت باشه، میتونه هزینه انجام یک پروژه مثل بازسازی خونه باشه (که قراره خودمون انجام بدیم) و … خلاصه اینکه به هر دلیلی میخوایم هزینه های انجام شده در فواصل زمانی معین و در دسته بندی های مشخص در زندگی شخصیمون رو مدیریت کنیم. روش ها و اپلیکیشن های متفاوتی هم برای مدیریت هزینه ارائه شده اما یکی از بهترین ابزارها برای این کار از نظر من اکسله که در این مقاله میخوام صفر تا صد یکی از آسون ترین و سریع ترین راه ها که همیشه هم در دسترسه رو معرفی کنم و همه جزئیاتش رو آموزش بدم.

مثلا فرض کنید میخواهیم هزینه های روزانه زندگی شخصیمون رو ثبت کنیم که ببینیم در مجموع بیشترین هزینه ها مربوط به کدوم حوزه است، کجاها میشه صرفه جویی کرد، کجاها باید بیشتر تمرکز کنیم و در یک کلام مدیریت بهتری برای صرف منابع مالیمون (که هر چقدر هم باشه باز هم محدود و مصرفیه) داشته باشیم. پس بریم ببینیم همچین کاری رو توی اکسل چطوری انجام میدیم:

ثبت داده ها

اکسل رو باز میکنیم و جدولی مشابه جدول زیر میسازیم. توجه کنید که این آیتم ها دلخواه هستن و میتونید هر آیتم دیگه ای رو اضافه یا کم کنید. در اینجا سعی میکنیم ایده انجا این کار رو ارائه کنیم.

شکل ۱- دیتابیس ثبت هزینه ها

حالا برای هر ستون تنظیماتی رو انجام میدیم.

• روز: برای تاریخ میتونیم کار رو خیلی ساده کنیم و ستونی رو به عنوان روز در نظر بگیریم که بعدا بتونیم در بازه های مختلف و براحتی گزارش بگیریم. هم اینکه میتونیم ستون تاریخ رو روی فرمت Date تنظیم میکنیم. حالا اینکه تاریخ شمسی باشه یا میلادی و ویژگی هاش چطور باشه، انتخابِ ماست. اینکه چقدر انعطاف پذیری در محاسبات تاریخ نیاز داریم و از چه ورژن اکسلی داریم استفاده میکنیم و … این موضوع رو تعیین میکنن. (برای آشنایی با جزئیات تاریخ و نحوه محاسبات حتما مقاله مربوط به تاریخ در اکسل رو مطالعه کنید).
• ماه: برای این ستون میتونیم لیست کشویی از ماه درست کنیم. به این صورت که ستون ماه رو انتخاب میکنیم و از تب data validation گزینه لیست رو انتخاب میکنیم و ماه های سال رو مشابه شکل ۲ وارد قسمت Source میکنیم. اگر با این قسمت آشنایی ندارید، مقاله مربوط به ایجاد لیست آبشاری رو مطالعه کنید.

شکل ۲- ایجاد لیست آبشاری برای انتخاب ماه

• دسته بندی: این ستون مربوط میشه به دسته بندی هزینه ها، اینکه میخواهیم محاسبات هزینه ها رو تحت چه دسته بندی هایی ببینیم. مثلا هزینه خوراک، پوشاک و … (برای اینکه این دسته بندی داینامیک باشه و راحت بتونیم آیتم هایی رو بهش اضافه کنیم. مطابق زیر عمل میکنیم).

اول در یک ستون، آیتم های دسته بندی رو وارد میکنیم ،بعد محدوده مورد نظر رو با زدن Ctrl+T به Table تبدیل میکنیم (در این خصوص مقاله Table رو مطالعه کنید). حالا ستون دسته بندی در دیتابیس رو انتخاب کرده و از قسمت Data validation در List فرمول زیر رو مینویسیم: (مطابق شکل ۳)

INDIRECT (“Table2[[دسته ها]]”)

در اینجا Table2 نام جدول مربوط به دسته بندی هاست، که اسم ستون آن دسته ها است.

با این روش، هر آیتمی رو در ستون دسته ها اضافه کنیم، به لیست کشویی موجود در ستون دسته بندی اضافه میشه و قابل انتخابه.

شکل ۳- ارجاع لیست به ستون یک Table

• توضیح: در ستون توضیح هر موردی رو میتونیم وارد کنیم که بعدا جزئیات بیشتر رو در صورت نیاز داشته باشیم. مثلا در دسته بندی وقتی آیتم تفریح رو انتخاب میکنیم، میتونیم در قسمت توضیح، کافه رفتن، سفر، سینما و … رو وارد کنیم. یا در قسمت بدهی پرداختنی، قسط، اجاره، قبض و … رو وارد کنیم که هر زمان نیاز به توضیحات تکمیلی داشتیم بتونیم به اونها دسترسی داشته باشیم . توجه داشته باشید که ستون توضیح الگوی خاصی نداره و میتونه هر چیزی رو شام بشه. صرفا جهت توضیح بیشتر آیتم های ثبت شده. (نحوه استفاده در گزارش رو در ادامه خواهیم دید).
• مبلغ: در این قسمت هم مبلغ پرداخت شده بابت اون آیتم انتخاب ثبت میشه که پیشنهاد میشه ستون رو روی فرمت number با ۰ رقم اعشار و , جدا کننده سه رقم سه رقم تنظیم بشه.

شکل ۴- تنظیمات فرمت ستون مبلغ هزینه

حالا کافیه شروع کنیم بصورت روزانه هزینه ها رو در این دیتابیس ذخیره کنیم. (برای دیدن ترفندهایی جهت راحت تر پر کردن دیتابیس، حتما ویدئو مربوط به این آموزش رو از انتهای مقاله مطالعه کنید). مثلا روز اول و دوم، هزینه ها به اینصورت ثبت شده:

شکل ۵- نمونه هزینه روزانه ثبت شده

فرض کنید این کار رو برای چند ماه انجام دادیم و هزینه های روزانه رو ثبت کردیم، حالا می خوایم گزارش بگیریم که که در هر دسته و در هر بازه زمانی، چقدر هزینه انجام شده.

گزارشگیری

برای این کار میریم سراغ پیوت تیبل. میخوایم با استفاده از ابزار Pivottable هزینه ها رو تحلیل کنیم.

برای این کار، روی دیتابیس قرار میگیریم و از تب Insert روی گزینه Pivottable کلیک میکنیم و گزارش رو ایجاد میکنیم.

شکل ۶ – مرحله اول ایجاد گزارش

وقتی که Ok میزنیم شیتی ایجاد میشه که میتونیم گزارش رو بسازیم.

برای ساخت گزارش مطابق شکل ۷ عمل میکنیم و فیلد دسته بندی رو در Row و فیلد مبلغ  رو در قسمت Value قرار میدیم.

شکل ۷- ساخت گزارش هزینه ها

وقتی اینکار رو کردیم، روی فیلد مبلغ کلیک کرده و از قسمتvalue field setting تابع Sum رو انتخاب میکنیم چون میخوایم مجموع هزینه ها در هر آیتم رو حساب کنیم.(شکل ۸)

شکل ۸- تغییر نوع محاسبات گزارش

در شکل ۷، گزارش ایجاد شده مجموع کل هزینه های انجام شده در هر دسته رو داره نمایش میده در حالیکه میخوایم هزینه ها رو برای هر ماه ببینیم یا مثلا در ده روز اول یک ماه هزینه ها رو ببینیم. برای این کار کافیه Slicer برای ماه و تاریخ (روز) قرار بدیم. برای این کار کافیه از تب Pivottable analyze قسمت Filter گزینه Insert Slicer رو بزنیم. از پنجره باز شده روی ماه و تاریخ کلیک میکنیم و تصویری مشابه شکل ۹ میبینیم.

شکل ۹- نمایش مجموع هزینه ها برای ده روز اول ماه تیر

نکته خیلی مهم

فرض کنید هزینه ماه های بعدی رو در دیتابیس وارد کردیم، چکار کنیم که داده های جدید هم در گزارش در نظر گرفته شوند؟

کافیه که روی گزارش کلیک راست کرده و گزینه Refresh رو بزنیم. بدون اینکه نیازی به تغییری در گزارش باشیم، همه تغییرات دیتابیس روی گزارش اعمال میشه

کاربرد ستون توضیحات در گزارش

مثلا فرض کنید گزارش شکل ۹ رو نگاه میکنیم میبینیم که خرید لوازم، مطابق انتظار نبوده و میخوایم ببینیم چیا بوده که اینقدر شده، کافیه که روی عدد ۱۳۵۰۰۰۰۰ دوبار کلیک کنیم. با این کار یک شیت جداگانه ایجاد میشه که همه آیتم های مربوط به لوازم رو نشون میده و مشخص میشه که ۱۳۵۰۰۰۰۰ از کجا اومده. (شکل ۱۰)

شکل ۱۰- نمایش جزئیات بخشی از گزارش

در این مقاله سعی کردیم با اسونترین روش ،راهکاری برای ثبت و گزارشگیری (مدیریت) هزینه های شخصی ارائه بدیم. طبیعتا میشه برای یک کار خاص ،آیتم های اختصاصی رو به این فایل اضافه کرد و تحلیل های بیشتری ارائه داد. ولی در اینجا سعی کردیم، عمومی ترین و ساده ترین حالت رو در نظر بگیریم که همه بتونن در هر فیلدی ازش استفاده کنن.

مشاهده ویدئو مدیریت هزینه در اکسل

برای دیدن گزارش های متنوع تر و اعمال تنظیمات بیشتر روی گزارش حتما ویدئو رو مشاهده کنید و ترفندهای کار کردن با اکسل رو بیشتر ببینید.

دانلود فایل اکسل مدیریت هزینه و مخارج در اکسل

همچنین میتونید فایل اکسل رو از لینک زیر دانلود کنید و بدون هیچ محدودیتی برای مدیریت هزینه ها و پروژه های خودتون تغییر بدید و استفاده کنید.