تعیین تعداد ردیف پرینت گرفته شده در هر صفحه

تعیین تعداد ردیف مشخص برای پرینت تعداد ردیف دلخواه

خیلی وقت ها پیش میاد که وقتی میخوایم دیتابیس یا گزارشی رو پرینت بگیریم، نیاز داریم که مثلا هر ۱۰ ردیف رو در یک صفحه پرینت داشته باشیم. در واقع میخوایم تعیین کنیم که هر چند تا ردیف در یک صفحه پرینت قرار بگیرن و صورت مسئله ما پرینت تعداد ردیف دلخواه در اکسل هست. برای این کار میخوایم از امکانی در ابزار Subtotal استفاده کنیم. اگر با این ابزار آشنایی ندارید پیشنهاد میکنم اول این مقاله رو مطالعه کنید. همچنین نکات خیلی خوبی در مورد تنظیمات پرینت در مقاله هر آنچه که از پرینت گرفتن در اکسل باید بدانید گفتیم که حتما باید بدونید.

خب فرض کنید دیتابیسی داریم که میخواهیم هر ۱۰ ردیف در یک صفحه پرینت بشه و در انتهای هر صفحه هم ردیف Total یا جمع کل نمایش داده بشه. برای این کار مراحل زیر رو انجام میدیم:

مرحله اول: شماره گذاری هدفمند برای پرینت تعداد ردیف دلخواه

یک ستون ایجاد میکنیم و شماره گذاری میکنیم. مثلا اگه هدف اینه که هر ۱۰ ردیف در یک صفحه باشه، شروع میکنیم به شماره گذاری. ۱۰ تا عدد ۱، ۱۰ تا عدد ۲ و … تا آخر داده ها.

شکل ۱- ایجاد ستون کمکی و شماره گذاری برای پرینت تعداد ردیف دلخواه

برای ایجاد سری اعداد مورد نظر هم میتونیم فرمول زیر رو بنویسیم و تا انتهای داده ها درگ کنیم:

=ROUNDUP(ROW(A1)/10,0)

بجای عدد ۱۰ هر عددی که مد نظرمون هست رو میتونیم بذاریم. به همون تعداد اعداد رو پشت سر هم تولید میکنه.

مرحله دوم: استفاده از ابزار Subtotal

حالا داده ها رو انتخاب میکنیم و و از تب Data رو گزینه Subtotal کلیک میکنیم و تنظیمات رو مطابق شکل ۲ انجام میدیم:

شکل ۲- تعیین تنظیمات ابزار subtotal برای گروه بندی و پرینت تعداد ردیف دلخواه

توضیحات شماره ۱: مشخص میکنیم که گروه بندی بر اساس چه ستونی انجام بشه. ستون A همون ستونی هست که اعداد پشت سر هم ایجاد کردیم. هر جا عدد ۱ بشه ۲ یک گروه ایجاد میشه الی آخز

توضیحات شماره ۲: تابعی که میخوایم در قسمت Total روی داده ها محاسبات انجام بده. در اینجا Sum رو مشخص کردیم.

توضیحات شماره ۳: روی چه فیلدهایی محاسبات Sum انجام بشه؟ در اینجا فیلدهای مبلغ درخواستی/پردختی و تعداد اشتغال رو مشخص کردیم.

توضیحات شماره ۴: نکته طلایی اینجاست! با زدن این تیک تعیین میکنیم که هر گروه موقع پرینت بره توی یک صفحه.

مرحله سوم: پنهان سازی اطلاعات مازاد

حالا کافیه ستون A رو Hide یا Delete کرده و تنظیمات پرینت رو انجام بدیم.

تنظیمات پرینت رو هم مطابق خواستمون انجام میدیم. مثلا تعیین میکنیم که ردیف سر ستون داده ها در همه صفحات تکرار بشه. برای این کار از قسمت Page Layout/Print Titles در قسمت Rows to repeat at top ردیف یک رو انتخاب میکنیم.

شکل ۳- انجام تنظیمات پرینت برای صفحات تعیین شده

حالا کافیه که با زدن Print Preview تنظیمات تعیین شده رو ببینیم و اگه اوکی بود اقدام به پرینت گرفتن کنیم.

نکته تکمیلی

برای اینکه ستون A رو که Delete کردیم بتونیم مشخص کنیم که ردیف انتهایی ردیف جمع کل هست. اینکار و میکنیم:

1. داده ها رو فیلتر میکنیم و Blank رو انتخاب میکنیم.
2. سلول های خالی مشخص شده رو انتخاب کرده Alt+; رو میزنیم
3. عبارت جمع کل رو تایپ میکنیم
4. Ctrl+Enter

حالا با همین روش میتونیم ردیف های جمع کل رو رنگ هم بکنیم. یا اینکه از conditional formatting برای اینکار استفاده کنیم.

امیدوارم از این آموزش بهره کافی رو ببرید. همچینن اگر علاقه دارید بدونید چطور میشه هر ردیف در یک صفحه قرار بگیره از این آموزش استفاده کنید.

ویدئو آموزش پرینت ردیف های مختلف در هر صفحه