همه چیز از ضبط ماکرو در اکسل

ایجاد ماکرو در اکسل

زمانیکه بخواهید کارهای ساده را چندین بار تکرار کنید، میتونید این حرکات رو با استفاده از ایجاد ماکرو در اکسل ذخیره کنید که حاوی کدهای VBA هست که قابل تکرار شدن هستند. با ضبط ماکرو میتونید هر چند بار که لازم بدونید این کار رو به راحتی اجرای اون ماکرو انجام بدید. با این کار سرعت و دقت شما بسیار بیشتر از حالت انجام کارها به صورت دستی هست.

برای ضبط ماکرو کافیه که گزینه Record Macro رو که در تب View و در بخش Macros قرار داره رو انتخاب کنید.

شکل ۱- ایجاد ماکرو در اکسل

با انتخاب این گزینه، پنجره ای باز میشه که مشخصات ماکرویی که قصد ذخیره سازی اون را دارید میپرسه. تو این پنجره به ترتیب از بالا به پایین اول:

• نام ماکرو، همیشه سعی کنید نام های معنادار استفاده کنید تا در آینده با کمترین زمان متوجه عملکرد ماکرو بشید. اگر شما نامی برای ماکرو تعیین نکنید، اکسل به صورت خودکار یک اسم برای اون در نظر میگیره مثل Macro1، Macro2 و …
• کلید میانبری که برای اجرای اون بعد از ذخیره سازی استفاده میشه (میتونید هیچ کلیدی برای اجرای ماکرو تعیین نکنید). همینطور باید مواظب باشید که این کلید میانبر با کلیدهای میانبر از پیش تعریف شده تداخلی نداشته باشن، مثلا ترکیب Ctrl+C. این کار باعث میشه که با زدن این کلید میانبر به جای اجرای عمل از پیش تعریف شده، ماکرو شما اجرا بشه و مشکلات بدی رو به وجود بیاره
• فایلی که ماکرو درون اون باید ذخیره بشه
• در آخر توضیحی در مورد ماکرو. این پنجره تو شکل ۲ قرار داده شده.

شکل ۲- ایجاد ماکرو در اکسل – مشخصات ماکرو را تعیین کنید

زمانیکه این مشخصات رو پر کردید روی دکمه OK کلیک کنید تا وارد مرحله ضبط ماکرو بشید. در این مرحله اکثر عملیات شما مثل ورود داده، انتخاب سلول، فرمت دهی به سلول، اسکرول کردن و … به صورت کدهای VBA تعریف و ذخیره میشن.

در حین ضبط ماکرو یک دکمه با شکل مربع در نوار وضعیت (Status Bar) ظاهر میشه که با استفاده از اون میتونید ضبط ماکرو رو تموم کنید.

شکل ۳- توقف ضبط ماکرو

بعد از فشردن این دکمه، کدهای تعریف شده در یک ماژول در ویرایشگر VBA ذخیره میشن که میتونید اونجا کدها رو مشاهده کنید. این پنجره با فشردن دکمه Alt+F11 باز میشه و در قسمت پنجره پروژه ها میتونید این ماژول رو ببینید.

شکل ۴- کدهای وی بی ایجاد شده در VBE (ویرایشگر VBA)

نحوه ذخیره سازی آدرس ها

در اکسل هر سلول دارای یک آدرس منحصر به فرد هست. زمانیکه قصد ارجاع دادن به یک سلول رو دارید میتونید از این آدرس استفاده کنید. آدرس دهی به سلول به دو صورت قابل انجام شدن هست: حالت مطلق و حالت نسبی.

در حالت مطلق اجرای ماکرو از هر سلولی که شروع شده از همان سلول هم شروع میشه. یعنی فرض کنید شروع ماکرو از سلول C10 بوده و حالا میخواید ماکرو رو شروع کنید، مهم نیست که کدام سلول انتخاب شده. اجرای ماکرو از سلول C10 میشه.

در حالت نسبی، اجرای ماکرو از سلول فعال هست و تغییرات نسبت به سلول فعال انجام میشه. مثلا فرض کنید شما از سلول C10 شروع به ضبط ماکرو کردید و در سلول F10 (یعنی سلولی که سه تا ستون سمت راست C10 قرار داره) متنی رو مینویسید و ماکرو رو ذخیره میکنید. حالا ماکرو رو اجرا میکنید ( در این حالت مثلا سلول A1 فعال هست)، چون قبلا این ماکرو رو به صورت نسبی ضبط کردید، متن شما در سه ستون سمت راست سلول A1 که D1 هست نوشته میشه.

برای اینکه تعیین کنید نحوه آدرس دهی سلول ها در هنگام ضبط ماکرو به چه صورت باشه میتونید از همون قسمت View و در بخش Macros گزینه Use Relative References رو فعال یا غیرفعال کنید. توجه کنید اگر این گزینه در حالت انتخاب باشه آدرس دهی به صورت نسبی ذخیره میشه و اگر غیرفعال بشه، آدرس دهی به صورت مطلق ذخیره میشه.

شکل ۵- تعیین نحوه آدرس دهی در ضبط ماکرو

روش های اجرای ماکرو ذخیره شده

روش اول: اگر هنگام ذخیره ماکرو کلید میانبر برای اون تعریف کرده باشید به راحتی با فشردن اون میتونید ماکرو رو اجرا کنید.

روش دوم: با استفاده از دکمه Alt+F8 پنجره ماکروهای ذخیره شده رو میتونید ببینید  (یا دکمه View Macros که در شکل ۵ هست هم میتونید این پنجره رو باز کنید)، تو این پنجره ماکروها و روتین های از پیش تعریف شده وجود داره که با انتخاب هر کدوم و زدن دکمه Run میتونید ماکرو یا روتین رو اجرا کنید.

شکل ۶- مشاهده و ویرایش ماکروها و روتین های موجود

روش سوم: راه دیگه ای که برای اجرای ماکرو میشه استفاده کرد تخصیص ماکرو به یک Shape هست که روش بسیار کاربردی هست. برای انجام این کار اول باید یک شیپ ایجاد کنید و با کلیک راست کردن و انتخاب گزینه Assign Macro ماکرو رو انتخاب کنید تا هر بار با کلیک کردن روی اون شیپ، ماکرو اجرا بشه. مزیت این کار اینه که شما میتونید انواع کارهای گرافیکی روی این شیپ انجام بدید و ظاهر حرفه ای برای اجرای ماکرو درست کنید.

شکل ۷- تخصیص ماکرو به شیپ

بعد از تخصیص ماکرو، روی یک سلول کلیک کنید تا شیپ از حالت طراحی خارج بشه و بتونید روش کلیک کنید.

تو این آموزش در مورد ایجاد ماکرو در اکسل صحبت کردیم، شما هم ماکروهای خوبی رو که تا حالا ضبط کردید رو اینجا کامنت کنید تا همه استفاده کنیم. یک نکته دیگه در مورد ماکرو هست و اون هم مسائل و تنظیمات امنیتی ماکرو هست که در مقاله تنظیمات امنیتی ماکرو در اکسل در موردش صحبت کردیم.