توابع سریع بانک اطلاعاتی

توابع بانک اطلاعاتی در اکسل توابعی هستن که برای انجام یک سری محاسبات در یک پایگاه داده بکار برده میشن. توابع بانک اطلاعاتی یک سری محاسبات پایه ای مثل جمع، شمارش، میانگین و … رو حساب میکنه با این تفاوت که میتونه شرطهای مختلفی رو بپذیره. مثلا جمع رکورد های خاصی در دیتابیس رو محاسبه کنه. لیست توابع بانک اطلاعاتی رو در جدول زیر میبینیم:

آرگومان های توابع بانک اطلاعاتی

همه این توابع ساختار یکسان دارند. در واقع سه آرگومان اجباری داریم که با یک مثال در ادامه تشریح میکنیم:

فرض کنید میخواهیم مجموع تعداد اشتغال در بخش صنعت رو محاسبه کنیم. برای این کار از تابع Dsum استفاده میکنیم و بصورت زیر:

Database: آرگومان اول که محدوده بانک اطلاعاتی رو تعیین میکنه. این محدوده میتونه Table باشه. در این مثال، Table1 به عنوان آرگومان اول تابع تعیین میشه.

Field: آرگومان فیلد، ستونی رو که قراره محاسبات روی اون انجام بشه رو تعیین میکنه. در اینجا چون میخوایم مجموع اشتغال رو محاسبه کنیم، باید فیلد تعداد اشتغال رو مشخص کنیم. نحوه مشخص کردن فیلد تعداد اشتغال به سه صورت امکان پذیر هست:

• اسم فیلد یعنی: “تعداد اشتغال”
• شماره فیلد یعنی: عدد 4 (ستون تعداد اشتغال چهارمین ستون از Table1 هست)
• آدرس سلولی که داخل اون نوشته شده تعداد اشتغال، یعنی: J1 (با فرض اینکه در سلول J1 نوشته شده تعداد اشتغال)

Criteria: محدوده شرط های مورد نظر در این آرگومان مشخص میشه. در این مثال محدوده J3:J4 محدوده شرط مورد نظر هست. محدوده شرط حتما با اسم سرستون ها مشخص میشه.

شکل 1- توابع بانک اطلاعاتی-ساختار تابع

همین فرمول رو به شکل های زیر هم میتونیم بنویسیم:

=DSUM (Table1[#All] , 4 , J3:J4)

=DSUM (Table1[#All] , “تعداد اشتغال” , J3:J4)

شرط های قابل استفاده

شرط هایی که در این توابع بکار برده میشن، در جدول زیر آمده:

ممکنه این سوال برامون پیش بیاد که فرق بین تابع sumif و Dsum چی هست؟

یکی از تفاوت های اصلی این دو تابع، سرعت عملکرد هست. تابع sumifs از دسته توابع volatile به شمار میاد و در موارد زیاد، باعث سنگین و کند شدن فایل میشه. اما تابع Dsum سرعات عملکرد بالاتری داره.

د رادامه یکی دیگه از ویژگی های مهم توابع بانک اطلاعاتی رو خواهیم دید:

یکی از ویژگی های خیلی مهم این توابع، امکان برقراری شرط های متنوع با منطق Or/And هست.

در محدوده Criteria، اگر شرط بصورت افقی قرار بگیره، منطق AND و اگر زیر هم قرار بگیره، منطق OR خواهد داشت.

در شکل 2، در جدولی که به معنی OR هست، شرط به اینصورت تفسیر میشه، رکوردهایی در نظر گرفته میشه که مربوط به بانک سپه در بخش صنعت یا بانک ملی در بخش صنعت باشند.

شکل 2- توابع بانک اطلاعاتی-منطق یا

در شکل 3، در جدولی که به معنی AND هست، شرط به اینصورت تفسیر میشه، رکوردهایی در نظر گرفته میشه که مربوط به بخش صنعت و با اشتغال بین 10 تا 15 باشند.

شکل 3- توابع بانک اطلاعاتی-منطق و

پس با این منطق میتونیم شرط های متنوعی رو با مفهوم AND/Or در توابع بانک اطلاعاتی داشته باشیم و محاسبات دلخواه مثل جمع، میانگین، شمارش و … رو محاسبه کنیم.

از بین توابع بانک اطلاعاتی، همه، مشابه تابع Dsum عمل میکنند و نکته خاصی ندارند به جز تابع Dget. اینن تابع میتونه جستجوی شرطی انجام بده، به شرط اینکه نتیجه جستجو، یک رکورد یونیک و منحصر بفرد باشه. اگر نتیجه جستجو یک مقدار منحصر بفرد نباشه تابع با خطای #NUM! مواجه میشه و اگر کلا جستجو، نتیجه ای نداشته باشه، خطای #Value! نمایش داده خواهد شد.

مثلا میخواهیم میزان وام پرداختی به کد شماره a00846 رو فراخوانی کنیم. (شکل 4)

شکل 4- توابع بانک اطلاعاتی – تابع Get

 چون میدونیم کد طرح یک مقدار یونیک هست، و نتیجه جستجو منحصر بفرد خواهد بود، پس تابع نتیجه داره و مقدار مبلغ پرداختی به طرح a00846 رو یعنی 313 رو نشون میده.

اما اگر مورد جستجو، مثلا بانک سپه باشه، چون چندین بانک سپه وجود داره و یکی نیست، نتیجه تابع #NUM! خواهد بود. مطابق شکل 5.

شکل 5- توابع بانک اطلاعاتی-تابع Dget و خطای NUM

دانلود فایل نمونه این آموزش

حالا که همه نکات مربوط به این توابع رو شرح دادیم، کافیه، فایل نمونه رو دانلود کنید و چند تمرین حل کنید. نمونه هایی از توابع Dcount, Dcounta  و …

با عضویت در سایت به صورت مستقیم دانلود کنید

• ارسال به ایمیل

Des