محاسبه سابقه کار
محاسبه سابقه کار برای تاریخ های شمسی
یکی از مهم ترین محاسباتی که در واحد های منابع انسانی و حتی مالی، باید براحتی و دقیق انجام بشه، محاسبه سابقه کاری افراد هست و اینکه بدونیم کی بازنشست خواهند شد. در این مقاله سعی میکنیم که نحوه محاسبه سابقه رو برای انواع تاریخ شمسی (شمسی عددی و شمسی متنی) انجام بدیم.
برای اینکه بتونیم این محاسبه رو انجام بدیم، باید تاریخ و نحوه محاسبات اون رو بشناسیم. اگر از تاریخ در اکسل چیزی نمیدونید، پیشنهاد میکنم که مقالات مربوط به تاریخ در اکسل، تاریخ شمسی و … رو مطالعه کنید. قبل از اینکه بریم سراغ اصل مطلب لازمه که با اصطلاح تاریخ عددی و تاریخ متنی آشنا بشید:
تاریخ شمسی عددی
اگر روی سلول تاریخ شمسی کلیک کنیم و فرمت رو از تب Home روی General قرار بدیم و اون سلول تبدیل به عدد بشه، این تاریخ، عددی و قابل محاسبه است که حالا نحوه انجام محاسبات رو در ادامه میبینیم. (این مدل تاریخ رو از ورژن ۲۰۱۶ به بعد میتونیم داشته باشیم)
تاریخ شمسی متنی
اگر روی سلول تاریخ شمسی کلیک کنیم و فرمت رو از تب Home روی General قرار بدیم و اون سلول تبدیل به عدد نشه (تغییری نکنه)، این تاریخ، متنی است (در واقع اصلا جنس تاریخ نداره) و قابل محاسبه است که حالا نحوه انجام محاسبات رو در ادامه میبینیم.
محاسبات بعد از ورژن ۲۰۱۶
تاریخ شمسی عددی
همونطور که در شکل ۱ نمایش داده شده وقتی فرمت سلول B2 رو به Number تغییر میدیم، مقدار تاریخ به عدد تبدیل میشه و ما میبینیم که تاریخ عددی و قابل محاسبه داریم. پس میتونیم از توابعی که برای محاسبه تاریخ استفاده میشه استفاده کنیم. اگر میخواید بدونید این عدد چه معنی داره و تاریخ چه نوع داده ای در اکسل هست حتما مقاله تاریخ در اکسل رو مطالعه کنید.
شکل ۱- تاریخ عددی در ورژن ۲۰۱۶ به بعد
برای محاسبه مقدار سابقه در این مدل داده کافیه طبق زیر عمل کنیم.
کافیه که فاصله تاریخ امروز (تابع Today) رو از تاریخ شروع به کار کم کنیم و به سال و ماه و روز تبدیل کنیم. برای این محاسبات تابعی داریم به نام تابع Datedif. که فاصله دو تاریخ (قابل محاسبه) رو به سال ،ماه و روز میتونه بهمون بده. اگر با این تابع آشنایی ندارید حتما مقاله محاسبه سن رو بخونید. دقت کنید برای وارد کردن این تابع باید کامل تایپ کنیم و پرانتز رو باز کنیم تا فعال بشه. از توابع مخفی اکسل هست و راهنمای آرگومان هم نداره.
مطابق شکل ۲ فرمول رو باید وارد کرده و درگ کنیم تا انتهای ستون.
=DATEDIF ([@[تاریخ شروع به کار]],TODAY(),”Y”)
شکل ۲- محاسبه فاصله دو تاریخ به سال
با همین فرمول این فاصله رو به ماه و روز هم میتونیم تبدیل کنیم:
باقیمانده فاصله دو تاریخ به ماه:
=DATEDIF ([@[تاریخ شروع به کار]],TODAY(),”Ym”)
باقیمانده فاصله دو تاریخ به روز:
=DATEDIF ([@[تاریخ شروع به کار]],TODAY(),”md”)
پس با این تابع و با توجه جنس تاریخ مورد نظر، تونستیم سابقه یک فرد رو از تاریخ شروع به کارش حساب کنیم. حالا اگه تاریخ متنی بود چطور؟
تاریخ متنی
اگر تاریخ متنی باشه و بعبارتی با تغییر فرمت به General هیچ تغییری نکنه، دیگه از این محاسبات نمیتونیم استفاده کنیم و در واقع اگر روی همچین داده ای فرمول های بالا رو استفاده کنیم، خطای #VALUE! رو دریافت میکنیم.
قبل از اینکه ادامه بدیم، ممکنه سوال براتون پیش بیاد که چرا باید در ورژ« های بعد از ۲۰۱۶، تاریخ شمسی متنی داشته باشیم با وجود اینکه میدونیم تاریخ شمسی قابل محاسبه، پشتیبانی میشه؟ از محتمل ترین جوابها اینه که ممکنه فایلی از ورژن های قدیمی دریافت کرده باشید یا از نرم افزاری خروجی گرفته باشید که تاریخ رو بصورتی که گفته شد، در خودش ذخیره میکنه. پس در ورژن های جدید اکسل هم ممکنه با این موضوع برخورد کنیم.
برای حل این موضوع روش های مختلفی ممکنه پیشنهاد بشه. اینجا یکی از دقیق ترین روش ها رو سعی میکنیم ارائه بدیم. اونم استفاده از افزونه تاریخ شمسی است. در واقع افزونه رو نصب میکنیم و از تابع تبدیل شمسی به میلادی استفاده میکنیم که بتونیم از مزایای تاریخ قابل محاسبه استفاده کنیم. افزونه رو از اینجا دانلود کنید و مطابق با ادامه آموزش پیش بیاید:
برا ینصب افزونه کافیه پس از دانلود افزونه، از تب Developer روی Excel Add-ins کلیک کرده و از پنجره روی Browse بزنیم تا بتونیم افزونه دانلود شده رو به اکسل اضافه کنیم.
شکل ۳- نصب افزونه تاریخ شمسی Farsitools
حالا با نصب افزونه، تابعی اضافه شده به نام S2m که شمسی رو به میلادی تبدیل میکنه. پس از این تابع استفاده میکنیم که تاریخ های متنی رو به تاریخ میلادی قابل محاسبه تبدیل کنیم. (شکل ۴)
=s2m ( [@[تاریخ شروع به کار]] )
شکل ۴- تبدیل تاریخ میلادی به شمسی با استفاده از افزونه تاریخ شمسی
حالا که تبدیل به تاریخ قابل محاسبه شد (اگر فرمت رو جنرال بذاریم تبدیل میشه به عدد) میتونیم عین محاسبات بالا رو روی تاریخ های تبدیل شده اعمال کنیم.
شکل ۵- محاسبه فاصله تاریخ تبدیل شده تا امروز به سال، ماه و روز
توجه کنید که تاریخ های تبدیل شده (ستون تبدیل تاریخ شمسی) رو میتونیم به فرمت شمسی هم نمایش بدیم. اما تاثیری در محاسبات نداره. پس مهم اینه که تاریخ، عددی و قابل محاسبه باشه، حالا اینکه نمایش میلادی داشته باشه یا شمسی، هیچ تاثیری در محاسبات نداره. چرا که اصل مبنای محاسبات تاریخ در اکسل، تاریخ میلادی و مبدا تاریخ ۱/۱/۱۹۰۰ است.
محاسبات قبل از ورژن ۲۰۱۶
تاریخ شمسی عددی
تاریخ شمسی عددی اصلا در ورژن های قبل از ۲۰۱۶ وجود نداره و پشتیبانی نمیشه. پس در ورژن های قبل از ۲۰۱۶ با همچین داده ای روبرو نیستیم.
تاریخ شمسی متنی
تاریخ شمسی اگر در ورژن های قبل از ۲۰۱۶ وجود داشته باشه، قطعا متنی است و طبق توضیحات ارائه شده در بالا (نشونش اینه که با تغییر فرمت، به عدد تبدیل نمیشه) در اکسل وجود خواهد داشت. راه حل هم همون روش ارائه شده برای تاریخ های شمسی متنی است. تنها تفاوت این قسمت با تاریخ متنی در ورژن بعد از ۲۰۱۶ اینه که تاریخ متنی بعد از تبدیل به تاریخ میلادیِ قابل محاسبه، در ورژن های قبل از ۲۰۱۶ ،قابلیت نمایش بصورت شمسی رو هم نداره و فقط میتونیم محاسبات رو روش انجام بدیم و فاصله امروز رو با تاریخ شروع به کار، به سال، ماه و روز حساب کنیم.
در واقع مسئله اصلی اینه، ما داریم فاصله دو تاریخ رو حساب میکنیم، حالا چه شمسی باشه چه میلادی. هر دو یکیه و فاصله ها یکسانه. پس برای همین اول به میلادی تبدیل میکنیم که بتونیم از امکانات توابع تاریخی موجود دراکسل برای این موضوع استفاده کنیم.
با این مقاله، هر مدل محاسباتی رو روی تاریخ باید بتونید انجام بدید. اگر هنوز هم مشکلی در این زمینه دارید، حتما در کامنت ها ثبت کنید تا این مقاله رو کامل ترش کنیم.
در خصوص درک بهتر تاریخ هم حتما مقاله تاریخ در اکسل رو مطالعه کنید.
