چهار نکته از سلول های مرج شده

چگونگی خارج کردن سلول از merge در اکسل

گاهی اوقات داده هایی وجود داره که مربوط به هم و مشابه هستن و در چندین سلول قرار دارن. افراد، اکثرا برای نمایش بهتر یا مقایسه کردن این داده ها، اونها رو در یک سلول با هم ادغام (Merge) می کنن. مثلا در یک ستون گروه نوشته شده و در ستون کناری، زیرگروه ها. به عنوان مثال (مطابق با تصویر)، سلول های مربوط به گروه 1 رو تا جایی که سلول ها مربوط به زیرگروه 1 میشه ادغام شده.

بعدا متوجه خواهیم شد که سلول ادغام شده توانایی انجام ساده ترین کارها رو در شیت (فایل) نداره و باعث ایجاد خطا میشه. مثلا نمیتونیم داده ها رو در یک ستون، که حداقل یک سلول ادغام شده داره رو مرتب کنیم (Sort). فیلتر کردن یا حتی انتخاب یک محدوده هم میتونه با مشکل مواجه بشه. برای حل اینطور موارد باید یاد بگیریم که چطور سلول های ادغام شده رو مشخص کرده و پیدا کنیم و به حالت عادی (خارج کردن سلول از merge) برگردونیم.

تفکیک (Unmerge) سلول های در اکسل خیلی ساده است. برای این کار مراحل زیر رو انجام میدیم:

1- اون تعداد سلول هایی که میخوایم تفکیک بشن و از حالت Merge در بیان رو انتخاب میکنیم.

2- از تب Home و گروه Alignment، گزینه Merge & Center رو انتخاب میکنیم.

شکل 1- خارج کردن سلول از merge و تفکیک سلول های ادغام شده (Unmerge)

یا میتونیم با کلیک روی فلش کنار گزینه Merge & Center، از منو باز شده گزینه Unmerge Cells رو انتخاب کنیم.

به این ترتیب اکسل تمام سلول های ادغام شده در محدوده انتخابی رو تفکیک میکنه. محتوای هر سلول ادغام شده در سلول بالایی جایگذاری میشه، بقیه سلول های جدا شده خالی باقی میمونن.

شکل 2- داده های تفکیک شده و قرارگیری محتوا در اولین سلول

چگونگی جدا کردن تمام سلول های ادغام شده در یک برگه

در نگاه اول شاید این کار طاقت‌ فرسا بنظر بیاد، ولی در حقیقت با چند کلیک ساده موس، میشه این کارو انجام داد. برای این کار با مراحل زیر پیش میریم:

1- تمام برگه رو انتخاب کنید. برای این کار باید مثلث کوچک در گوشه بالا سمت چپ رو انتخاب کنین و یا میتونین با کلید های ترکیبی Ctrl + A این کارو انجام بدین.

شکل 3- انتخاب همه سلول ها برای تفکیک کردن

 2- با تمام سلول های انتخاب شده، نگاهی به گزینه Merge & Center بندازین:

• اگر هایلایت شده بود، روی اون کلیک کنین تا تمام سلول های ادغام شده در برگه جدا بشن.

شکل 4- وجود سلول ادغام شده در شیت

• اگر هایلایت نشده بود، هیچ سلول ادغام شده ای در برگه وجود نداره.

شکل 5- عدم وجود سلول ادغام شده در شیت

چگونگی جدا کردن سلول ها و کپی کردن مقدار اصلی در هر سلول تفکیک شده

همونطور که در تصویر زیر میبینیم، برای بهبود ساختار داده ها، بهتره (خیلی وقت ها باید) سلول خالی نداشته باشیم و داده اصلی که در سلول اول داده های تفکیک شده قرار داره رو در بقیه سلول های خالی هم داشته باشیم.

شکل 6- تکرار داده اصلی در سلول های خالی بعد از خارج کردن سلول از merge

پس برای این کار طبق مراحل زیر پیش میریم:

مرحله 1: سلول ها رو انتخاب میکنیم (یا فقط ستونی که در اون سلول ادغام شده داریم) و گزینه Merge & Center از تب Home رو انتخاب کنین. با این کار تمام سلول های ادغام شده جدا میشن، ولی فقط سلول بالایی اونها با داده پر میشه.

مرحله 2:  دوباره کل محدوده مورد نظر رو انتخاب میکنیم. از تب Home و گروه Editing، گزینهFind & Select رو زده و از منوی باز شده گزینه Go To Special رو انتخاب میکنیم. (یا Ctrl+G رو میزنیم و روی Special کلیک میکنیم)

شکل7- انتخاب گزینه Go to Special

مرحله 3: در پنجره باز شده گزینه Blanks رو انتخاب کرده و روی OK کلیک میکنیم. با این کار از بین سلول های انتخاب شده، سلول های خالی انتخاب میشه.

شکل 8- استفاده از Go to برای انتخب سلول های خالی جهت خارج کردن سلول از merge

مرحله 4: بدون اینکه جایی کلیک کنیم، علامت مساوی

(=) را تایپ کرده و کلید فلش رو به بالا (Arrow Key) روی کیبورد رو فشار میدیم (Enter نمیزنیم). با این کار یک فرمول ساده ساخته میشه که اولین سلول خالی رو با مقداری برابر با سلول بالایی اون پر میکنه.

شکل 9- نوشتن فرمول مورد نظر برای پر کردن سلول های خالی با داده اصلی

مرحله 5:  از اونجایی که میخوایم بعد از خارج کردن سلول از merge تمام سلول های خالی جدا شده پر بشن. باید با فشار دادن کلیدهای ترکیبی Ctrl + Enter اون فرمول رو در تمام سلول های خالی انتخاب شده اعمال کنیم.

در نتیجه هر سلول خالی با مقداری از سلول قبلیش پر خواهد شد.

شکل 10- تکرار داده اصلی در سلول های خالی

چگونگی پیدا کردن سلول های ادغام شده در اکسل

همونطور که میدونیم بهتره تا حد امکان از سلول های ادغام شده پرهیز بشه (این یکی از اصول اساسی ذخیره داده در بانک اطلاعاتی هست).

فرض کنید که یک شیت داده با ساختار نه چندان مناسب در اختیار داریم (سلول مرج داریم، داده تکراری داریم و …). حالا میخوایم که این فایل رو بهبود بدیم که بتونیم راحت تر با داده ها کار کنیم و گزارش تهیه کنیم. مشکل اینجاست که شیت حاوی تعداد زیادی سلول های ادغام شده است که اطلاعاتی درباره آنها نداریم. اینکه کدوم سلول ها، با چه اطلاعاتی و در کجای شیت قرار دارن. پس باید پیدا کنیم و ببینیم چه سلول هایی Merge هستن؟

خب ما میدونیم که Merge کردن سلول، یکی از تنظیمات مربوط به Format Cell و تب alignment است. از طرفی اکسل میتونه براساس فرمت جستجو انجام بده. به این ترتیب که:

مرحله 1: کلیدهای ترکیبی Ctrl + F را فشار دهید تا پنجره Find باز شود. همچنین میتونین از تب Home و گروه Editing گزینه Find & Select رو انتخاب کنین و از منو باز شده Find رو انتخاب کنین.

شکل 11- انتخاب ابزار Find

مرحله 2: در پنجره باز شده گزینه Option و سپس Format رو انتخاب کنین.

شکل 12- انتخاب Format از ابزار Find

مرحله 3: به تب Alignment رفته و تیک گزینه Merge Cells رو میزنیم و سپس روی OK کلیک می کنیم.

شکل 13- نحوه پیدا کردن سلول های Merge شده

مرحله 4: در این مرحله میتونیم یکی از کارهای زیر رو انجام بدیم:

• روی Find Next کلیک میکنیم تا به سلول ادغام شده بعدی بره.
• روی Find All‌ کلیک میکنیم تا یک لیست از همه سلول های ادغام شده نمایش داده بشه.

وقتی یکی از روش های بالا را انجام بدید، اکسل سلول های ادغام شده مرتبط در برگه رو انتخاب میکنه.

شکل 14- نمایش همه سلول های Merge شده در پایین ابزار Find

همونطور که گفتیم در اکثر موارد امکان کار با داده های ادغام شده وجود نداره. پس نحوه کار کردن با داده های ادغام شده، اهمیت خیلی زیادی داره. اینکه چطور داده های مرج شده رو پیدا کنیم، چطور خارج کردن سلول از merge و اینکه چطور سلول های خالی رو پر کنیم رو در این مقاله تشریح کردیم.