گزارشگیری با Pivot Table در گوگل شیت

پیوت تیبل (Pivot Table) ابزاری قدرتمند در اکسل و گوگل شیت

اگر از گوگل شیت، اکسل و یا هر اپلیکیشن صفحه گسترده دیگه ای استفاده میکنید اما از پیوت تیبل استفاده نمیکنید، یکی از قدرتمندترین و کاربردی ترین امکانات رو از دست میدید. پیوت تیبل به ما این امکان رو میده که گزارش های جذاب و متنوع رو بدون نیاز به فرمول نویسی در سریع ترین زمان ممکن ایجاد کنیم. پیوت تیبل گوگل شیت یا اکسل از نظر منطق خیلی فرقی با هم ندارند و فقط نحوه ایجاد و استفادشون مقداری تفاوت دارند. در این مقاله قصد دارم استفاده از پیوت تیبل در گوگل شیت رو شرح بدم. اگر با پیوت تیبل در اکسل آشنایی ندارید، حتما مقاله مربوط به آشنایی به پیوت تیبل رو مطالعه کنید.

مراحل ایجاد پیوت تیبل در گوگل شیت

برای ایجاد پیوت تیبل در گوگل شیت مراحل زیر رو طی میکنیم:

از تب Insert روی گزینه Pivot Table کلیک میکنیم و پنجره ای مطابق شکل ۱ نمایش داده میشه. در پنجره مورد نظر، محدوده داده ها رو انتخاب میکنیم و محل ایجاد گزارش (new sheet) رو انتخاب میکنیم. در نهایت هم گزینه Create رو میزنیم.

شکل ۱- گوگل شیت- ایجاد پیوت تیبل

حالا مشابه پیوت تیبل در اکسل، باید فیلدها رو مشخص کنیم.

از پنجره مشخص شده در شکل ۲ فیلدهای مورد نظر رو در قسمت های چهارگانه گزارش قرار میدیم. به اینصورت که روی گزینه Add کلیک میکنیم و فیلد مورد نظر رو انتخاب میکنیم. یا اینکه فیلد دلخواه رو درگ میکنیم و در یکی از قسمت های چهارگانه گزارش قرار میدیم.

شکل ۲- گوگل شیت- گزارشگیری با پیوت تیبل

 وقتی یک فیلد رو در قسمتی از گزارش قرار میدیم. همونجا میتونیم Sort هم انجام بدیم و با زدن تیکShow Totals گزینه Grand Total برای هر فیلد نمایش داده بشه. (شکل ۳)

شکل ۳- گوگل شیت- درگ کردن فیلد و ساختن گزارش

فرض کنید میخوایم ببینیم مجموع وام های پرداختی در هر بانک چقدر بوده.

کافیه فیلد بانک در row و فیلد مبلغ پرداختی در Value قرار بگیره و گزارش رو مشابه شکل ۴ داشته باشیم.

شکل ۴- پیوت تیبل گوگل شیت- میزان مبلغ پرداختی توسط هر وام

زمانی که اقدام به ایجاد گزارش از طریق پیوت تیبل میکنیم. گوگل شیت بر اساس داده ها، چند مدل گزارش پیشنهاد میده. که میتونیم با یک کلیک گزارش پیشنهادی رو مشاهده کنیم. به شکل ۵ توجه کنید، گوگل شیت ۳ مدل گزارش پیشنهاد داده. برای اینکه هر کدوم رو جداگانه بررسی کنیم، روی علامت ذره بین کلیک میکنیم و Preview Pivot table رو میزنیم. گزارش پیشنهادی در قالب یک عکس نمایش داده میشه. روی هر کدوم از گزارش ها که مطابق با نظرمون بود کلیک میکنیم و گزارش مورد نظر ایجاد میشه.

شکل ۵- گوگل شیت- گزارش های پیشنهادی گوگل شیت

همچنین میتونیم از گزینه  Exploreبرای استفاده از سایر پیشنهادات گوگل شیت استفاده کنیم. محدوده ای رو انتخاب میکنیم (مثلا محدوده A1:B11 در شکل ۴)، روی گزینه Explore (سمت راست پایین صفحه) کلیک میکنیم و پیشنهاداتی رو برای رسم انواع نمودارها، نمایش داده ها به روش های گوناگون و … رو میبینیم.  حالا میتونیم با بررسی هر کدوم، برای تهیه گزارش هامون ایده بگیریم.

شکل ۶- پیوت تیبل گوگل شیت- استفاده از پیشنهادات Explore

همونطور که در شکل ۶ مشاهده میکنید، در قسمت بالا، نوشته شده For A1:B11 که نشون میده پیشنهاداتی که در ادامه ارائه شده، مربوط به این محدوده هست. با اسکرول کردن میتونیم همه پیشنهادات گوگل شیت راجع به این محدوده رو بررسی کنیم.

Sort  کردن در Pivot Table

وقتی فیلدی رو اضافه میکنیم به قسمت Row/Column گزینه Sort هم نمایش داده میشه. با توجه به گزارشی که ساختیم، گزینه های سورت فعالی میشن. همونطور که در شکل ۷ نمایش داده شده، میتونیم انتخاب کنیم که سورت بر اساس کدوم فیلد انجام بشه. مثلا میخوایم فیلد مبلغ پرداختی رو از کوچک به بزرگ (صعودی) مرتب کنیم.

شکل ۷- گوگل شیت- مرتب کردن فیلدهای گزارش

فیلتر کردن در Pivot Table

فیلتر کردن پیوت تیبل در گوگل شیت یک تفاوت کوچک با اکسل داره اونم اینکه فیلد فیلتر رو داخل گزارش نمیبینیم و وقتی فیلد مورد نظر رو به قسمت Filter اضافه میکنیم، از همونجا باید داده های مورد نظر رو برای فیلتر انتخاب کنیم و درو اقع تنظیمات سورت و فیلتر از روی گزارش قابل انجام نیست (مثل اکسل) و فقط باید از پنجره تعیین فیلد در پیوت استفاده کرد. همونطور که در شکل ۸ نمایش داده شده، هم با شرط های مختلف میشه فیلتر کرد (Filter By Condition) هم با توجه به داده ها (Filter By Values) و بعد OK رو میزنیم.

شکل ۸- پیوت تیبل گوگل شیت- فیلتر کردن در پیوت تیبل

همونطور که میبینید تهیه گزارش با استفاده از پیوت تیبل در گوگل شیت، شباهت های زیادی به پیوت تیبل در اکسل داره فقط باید جزئیات رو تطبیق بدیم.

اگر با گوگل شیت، نحوه ایجاد و … آشنایی ندارید حتما مجموعه مقالات مروری بر گوگل شیت رو مطالعه کنید.