گوگل شیت اکسلِ آنلاین (Google Sheet) | قسمت اول

Google Sheet چیست؟

گوگل شیت یک نرم افزار رایگان و بر بستر فضای ابری هست. در واقع مشابه یک صفحه وب هست با این تفاوت که همه کارکردهای یک نرم افزار صفحه گسترده رو برای تحلیل داده ها داره. این برنامه پردازشی تحت وب یک ابزار بسیار قدرتمند در حوزه های مختلف از بازاریابی دیجیتال گرفته تا مدلسازی مالی، از مدیریت پروژه تا تحلیل های آماری و هر فعالیتی که به تحلیل داده مرتبط باشه به حساب میاد. در این مقاله میخوایم در مورد Google Sheets صحبت کنیم و چند نکته در موردش یاد بگیریم.

Google Sheet چه تفاوتی با اکسل داره؟

در اینکه اکسل مهم ترین و قدیمی ترین نرم افزار در دنیای صفحه گسترده هست، شکی نیست. اکسل نرم افزاری فوق العاده قدرتمند که توسط ۷۵۰ میلیون تا یک میلیارد نفر در سرتاسر دنیا مورد استفاده قرار میگیره.

این برنامه آنلاین از خیلی جهات شبیه به اکسل هست اما در بعضی حوزه ها نیز تفاوت هایی وجود داره. در واقع این ابزار تقریبا بیشتر توابع و ابزارهای کار با داده رو داره اما برای آشنایی دقیق تر با تفاوت های اکسل و گوگل شیت و نقاط ضعف و قوت هر کدوم از اینها، موارد زیر رو بررسی میکنیم:

• گوگل شیت بر مبنای فضای ابری هست در حالیکه اکسل یک برنامه دسکتاپ هست. در گوگل شیت ورژن های متفاوتی از اکسل نخواهید داشت. همه افراد همیشه یک نسخه مشابه رو میبینن. در واقع بروزترین نسخه گوگل شیت در دسترس همه قرار میگیره.
• امکان کار کردن روی شیت توسط چند نفر و بصورت همزمان در گوگل شیت وجود داره و خیلی هم قوی هست. اکسل هم در این زمینه کار کرده ولی هنوز به گوگل شیت نرسیده.
• هر دو ابزارهای رسم نمودار و پیوت تیبل برای تحلیل داده رو دارند. اما اکسل در این زمینه بسیار قوی تر عمل میکنه.
• اکسل نسبت به گوگل شیت روی داده های بزرگتری میتونه کار کنه در حالیکه گوگل شیت محدودیت دو میلیون سلول رو داره.
• به عنوان یک برنامه بر بستر ابری، گووگل شیت خیلی خوب با بقیه سرویس های آنلاین گوگل یکپارچه میشه.
• هر دو برای بهبود عملکرد و ساخت ابزارهای ویژه زبان های برنامه نویسی دارند. این زبان در اکسل VBA هست و در گوگل شیت نوعی از Javascript.

چرا از گوگل شیت (Google Sheet) استفاده میکنیم؟

ویژگی این برنامه برای کسانی که تازه شروع به استفاده از این سرویس کرده اند عبارتند از:

• رایگان بودن!
• امکان کار کردن چند نفر بصورت همزمان بر روی یک شیت
• وجود امکانات و ابزارهای لازم برای انجام تحلیل های پیچیده روی داده ها
• امکان استفاده آسان برای کاربر

آیا امکان انجام کارهای پیشرفته رو داره؟

بله کاملا! ما میتونیم در این برنامه داشبورد بسازیم، فرمول نویسی کنیم و حتی برنامه بنویسیم و کارها رو اتومات کنیم. تقریبا میشه گفت محدودیتی وجود نداره.

چطور میتونیم کار با این نرم افزار رو شروع کنیم؟

برای ورود و ایجاد یک صفحه اختصاصی، به لینک زیر میریم. با این کار به صفحه ای مشابه شکل ۱ منتقل میشیم. البته ظاهر آن مدام با تغییر مواجه هست و آپدیت میشه.

https://www.google.com/sheets/about/

شکل ۱- صفحه اول گوگل شیت

روی گزینه Go To Google Sheet کلیک میکنیم و وارد صفحه Login میشیم، مطابق شکل ۲. در این قسمت آدرس Gmail خودمون و با پسورد وارد میکنیم و روی Next کلیک میکنیم. با این کار وارد محیط شخصی خودمون در گوگل میشیم.

شکل ۲- صفحه ورود به صفحه شخصی

وقتی به صفحه اول منتقل میشیم، همه شیت هایی که قبلا ایجاد کردیم قابل مشاهده است. اگر هم از قبل شیتی ایجاد نکردیم، هم میتونیم از قسمت Template ها اینکار و بکنیم و هم اینکه با کلیک کردن روی علامت مثبت، یک شیت جدید ایجاد کنیم. (شکل ۳)

شکل ۳- گوگل شیت شخصی

یک راه دیگه برای ایجاد گوگل شیت، استفاده از Google Drive هست. بعد از باز کردن صفحه گوگل درایو، مطابق شکل ۴، میتونیم یک شیت اکسل رو باز کنیم.

شکل ۴- باز کردن یک گوگل شیت از گوگل درایو

از هر کدوم از روش های بالا استفاده کنیم، (گوگل شیت یا گوگل درایو) به صفحه ای میرسیم مطابق با شکل ۵.

شکل ۵- صفحه کار با گوگل شیت

شیت ایجاد شده در صفحه اصلی گوگل درایو قرار میگیره که میتونیم با انتخاب و درگ کردن، به فولدر مورد نظر انتقال بدیم. اگر هنوز شیت ایجاد شده دیده نمیشه، باید اسمشو تغییر بدیم تا نمایش داده بشه. برای تغییر نام شیت ایجاد شده یا از قسمت File/ Rename این کار و انجام میدیم یا از باکس موجود در گوشه سمت چپ، بالا که نوشته Untitled spreadsheet. مطابق شکل ۶:

شکل ۶- تغییر نام شیت ایجاد شده

ظاهرش شباهت خیلی زیادی به شیت نرم افزار اکسل داره، صفحه ای شامل سطر و ستون که از تقاطع هر یکی از اینها مربعی ایجاد میشه به نام سلول. در بالا هم که ریبون های گوگل شیت قرار گرفته اند که هر تب، ابزارها و امکاناتی برای انجام کارهای مختلف در اختیار ما قرار میده.

نحوه ورود داده، انتخاب، حذف و جابجایی داده

روی هر سلولی که کلیک کنیم یک کادر آبی نمایش داده میشه که محدوده انتخاب شده رو نمایش میده. حالا میتونیم خیلی ساده، مشابه با اکسل، شروع به تایپ داده مورد نظر کنیم و کلید Enter رو میزنیم. که به سلول بعد بریم. اگر بخوایم به سمت راست حرکت کنیم، از کلید Tab استفاده میکنیم. با زدن کلید Tab سلول های کناری انتخاب میشن.

برای حذف کردن داده ای که ثبت کردیم که دقیقا مشابه اکسل، سلول مورد نظر رو انتخاب میکنیم و کلید Delete رو از روی کیبورد رو میزنیم.

کار با گوگل شیت: فضای کار با گوگل شیت

تغییر سایز سلول ها، اضافه و حذف کردن ستون ها/ردیف ها و  پنهان کردن/نکردن ستون ها/ردیف ها، همگی مشابه با اکسل هست. فقط تفاوت های کوچکی در برخی موارد هست که اونها رو ذکر میکنیم:

یکی از این تفاوت ها، در مورد ظاهر کردن ردیف/ستون پنهان شده است. برا یاین کار علاوه بر روش مشابه در اکسل، میتونیم مطابق شکل ۷ عمل کنیم و روی علامت نمایش داده شده کلیک کنیم و ستون های پنهان شده رو ظاهر کنیم.

شکل ۷- ظاهر کردن ستون/ردیف پنهان شده

اضافه کردن ردیف و ستون اضافی

وقتی به آخرین ردیف اکسل میرسیم (ردیف هزارم)، میتونیم به تعداد دلخواه ردیف اضافه کنیم. مطابق شکل ۸، تعداد ردیف دلخواه رو تایپ کرده و روی گزینه Add کلیک میکنیم.

شکل ۸- اضافه کردن ردیف در گوگل شیت

برای اضافه کردن ستون در انتهای ستون ها، میتونیم با کلیک راست روی آخرین ستون، گزینه insert 1 right رو بزنیم و یک ستون به انتهای ستون ها اضافه کنیم. برای اضافه کردن چند ستون به صورت همزمان، میتونیم مثلا سه ستون آخر رو کلیک کرده و بعد گزینه insert 3 right رو بزنیم. هر تعداد ستون انتخاب کنیم، این عبارت insert n right متناسب با تعداد ستون انتخاب شده تغییر میکنه.

اضافه کردن شیت

برای اضافه کردن شیت، کافیه که روی علامت + سمت چپ، پایین صفحه کلیک کنیم. همچنین برای حذف، تغییر نام و … روی شیت تب کلیک راست کرده و گزینه مورد نظر رو انتخاب میکنیم.

شکل ۹- اضافه کردن شیت در گوگل شیت

در این مقاله به معرفی گوگل شیت به عنوان یکی ابزار صفحه گسترده آنلاین (مشابه اکسل) و امکانات و محدودیت های کلی آن پرداختیم. در مقالات بعدی به جزئیات بیشتر، نحوه فرمول نویسی و استفاده از ابزارها برای تحلیل داده ها و دسترسی به فایل ها خواهیم پرداخت.