گوگل شیت اکسل آنلاین (Google Sheet) | قسمت دوم

در قسمت اول آشنایی با گوگل شیت با ماهیت گوگل شیت و نحوه استفاده از اون آشنا شدیم. بعد از اون هم نحوه ورود اطلاعات و کار با ستون ها و ردیف ها رو دیدیم. حالا در ادامه میخوایم به فرمت دهی داده ها و فرمول نویسی در گوگل شیت بپردازیم.

فرمت دهی داده ها در گوگل شیت

نوار مربوط به فرمت دهی داده ها در گوگل شیت، در بالای صفحه دیده میشه (مطابق شکل ۱)

شکل ۱- گوگل شیت-فرمت دهی داده ها

از این قسمت میتونیم مکان قرارگیری متن، پررنگ بودن، گذاشتن حاشیه برای سلول ها، فرمت ظاهری داده ها مثل واحد پول و … رو تنظیم کنیم. این تنظیمات خیلی مشابه با تنظیمات فرمت سل در اکسل هست. در صورت نیاز به آشنای بیشتر حتما مقاله مربوط به فرمت دهی در اکسل رو مطالعه کنید.

این تنظیمات همگی در تب Format نیز در دسترس هستند.

در خصوص فرمت دهی یک جدول در گوگل شیت، امکانی وجود داره به نام Alternating colors . این امکان کمک میکنه که جدول داده ها مشابه Table در اکسل فرمت دهی بشه. در تصویر زیر با استفاده از این امکان داده های موجود در چند سلول رو به فرمت جدول درمیاریم.

حذف فرمت یک سلول

برای حذف فرمت تعیین شده یک سلول، میتونیم بعد از انتخاب محدوده مورد نظر با زدن کلید Ctrl+\ این کار رو انجام بدیم.

فرمت دهی در گوگل شیت مثل فرمت دهی در اکسل جزئیات زیادی داره که بعدا در جای مناسب به این موضوعات خواهیم پرداخت.

آشنایی با فرمول نویسی در گوگل شیت

انجام عملیات ریاضی روی داده ها

انجام عملیات ریاضی روی داده ها در گوگل شیت خیلی ساده هست و شباهت زیادی به اکسل داره. برای این کار اول از همه یک = در سلول تایپ میکنیم که نشون بدیم میخوایم عملیات محاسباتی انجام بدیم و فرمول نویسی کنیم. بعد از تایپ =، کافیه محاسبات دلخواه رو تایپ کنیم. مثلا میخوایم ۱۰۰ رو به ۲۵ تقسیم کنیم. تایپ میکنیم ۲۵/۱۰۰=. همونطور که در شکل ۲ نمایش داده شده، نتیجه محاسبات در بالای فرمول نمایش داده میشه. بعد از نوشتن فرمول، با زدن enter نتیجه رو در سلول مشاهده میکنیم.

شکل ۲- فرمول نویسی در گوگل شیت -محاسبات در گوگل شیت

شروع استفاده از توابع: Count, Sum, Average

توابع موجود در گوگل شیت شباهت زیادی به توابع اکسل دارند. سه تابعی که انتخاب کردیم با هم ببینیم، تابع count که برای شمارش استفاده میشه، تابع Sum که برای جمع زدن داده ها بکار میره و تابع average که برای محاسبه میانگین داده ها استفاده میشه، از ساده ترین توابع محاسباتی هستن. مثلا میخواهیم ببینیم تعداد افراد ثبت شده در دیتابیس چند نفر هستند. برای این کار باید از تابع count روی یک ستون عددی استفاده کنیم. مطابق شکل ۳، وقتی نام تابع رو تایپ میکنیم و از لیست انتخاب میکنیم، یک پنجره نمایش داده میشه که توضیحی راجع به آرگومان های تابع و ماهیت فرمول ارائه میده. حالا بعد ازا نتخاب محدوده و بستن پرانتز و زدن Enter، نتیجه فرمول نمایش داده میشه.

شکل ۳- فرمول نویسی در گوگل شیت – تابع Count

تفاوت بین تابع و فرمول چیست؟

البته هر دو این اصطلاحات گاهی به جای هم بکار گرفته میشن. اما بصورت کلی، تابع، یک کلمه است، مثل Sum . اما فرمول از = شروع میشه تا انتهای عملیات و عموما از ترکیب چند تابع ساخته شده.

Text To column در گوگل شیت

برای تفکیک داده ها در گوگل شیت، ابزاری مشابه Text to column در اکسل وجود داره که خیلی شبیه به هم عمل میکنن فقط باید با نام و مکان قرارگیری این ابزار آشنا بشیم.

این ابزار در تب Data و با نام Split text to column قرار گرفته که بعد از انتخاب داده های مورد نظر، از این مسیر رفته و ابزار رو انتخاب میکنیم. اگر جداکننده رو به درستی تشخیص داد که نیازی به تغییر نیست. اما اگر جداکننده صحیح نبود، میتونیم مطابق تصویر زیر، جدا کننده دلخواه رو تعیین کنیم.

امکان فوق العاده  گوگل شیت

در این قسمت چندتا از امکانات فوق العاده گوگل شیت رو به عنوان یک نرم افزار بر مبنای فضای ابری خواهیم دید:

گذاشتن کامنت (یا نوت)

اگر بخوایم روی یک سلول، توضیحی اضافه کنیم بدون اینکه نیاز باشه ستون یا ردیفی اضافه کنیم، از کامنت استفاده میکنیم. ویژگی خیلی خوبی که داره اینه که میتونیم افرادی که باید این کامنت رو ببینن، از طریق جیمیل هاشون، تگ کنیم. همچنین اونها میتونن به این کامنتها پاسخ بدن و در نهایت میتونیم به عنوان موضوع حل شده، علامت بزنیم.

برای استفاده از این امکان، کافیه روی سلول کلیک راست کنیم و گزینه insert comment رو بزنیم و کامنت مورد نظرمون رو تایپ کنیم. برای اینکه بتونیم افراد رو تگ کنیم، کافیه علامت + رو تایپ کنیم و بعد آدرس ایمیل افراد مورد نظر رو تایپ میکنیم و در لیست مخاطبین، ایمیل مورد نظر رو انتخاب میکنیم. در مرحله آخر هم روی گزینه Comment کلیک میکنیم.

شکل ۴- گوگل شیت- کامنت گذاشتن و تگ کردن افراد

بعد از اینکه افراد رو در کامنت تگ کردیم، ایمیلی برای اونها ارسال میشه تا در جریان قرار بگیرن.

گوشه بالا سمت راست سلولی که کامنت گذاشته شده، به رنگ نارنجی درمیاد که نشون دهنده این هست که این سلول کامنت داره. وقتی که سلول حاوی کامنت رو انتخاب میکنیم، رنگ پس زمینه اون به رنگ نارنجی درمیاد. حالا میتونیم به کامنت پاسخ بدیم، کامنت رو اصلاح، حذف و یا آرشیو کنیم. طبق شکل ۵ اگر روی سه نقطه کلیک کنیم، گزینه Edit, Delete و Link to رو میبینیم.

شکل ۵- گوگل شیت-حذف و اصلاح کامنت ایجاد شده

اگر روی گزینه Resolve کلیک کنیم، کامنت از روی سلول برداشته میشه و آرشیو میشه. کجا؟ روی گوشه سمت راست و بالای صفحه (در کنار گزینه Share) در قسمتی به نام Comments. (شکل ۶)

شکل ۶- گوگل شیت-ذخیره کامنتها

همه کامنت هایی که به عنوان Resolved مارک شده اند، در این قسمت آرشیو میشه و میتونیم تاریخچه کامنت ها رو داشته باشیم.

گزینه link to comment هم لینک مربوط به این کامنت رو میده و میتونیم برای افراد دیگه ای ارسال کنیم.

مشابه کامنت گذاشتن، میتونیم Note هم روی سلولهامون بذاریم که دقیقا کارکرد کامنت اکسل رو داره و دیگه ویژگی تگ کردن افراد و … رو نداره. فقط میتونیم موضوع مورد نظر رو تایپ کنیم. تفاوت ظاهری Note و Comment در رنگ مثلث کوچکی هست که در گوشه سلول نمایش داده میشه. مثلث کامنت، نارنجی و مثلث نوت، سبز رنگ هست.

در این قسمت هم بخشی از امکانات گوگل شیت رو با هم دیدیم. در مقالات آینده به نحوه به اشتراک گذاشتن فایل و امکان همزمان کار کردن افراد مختلف روی گوگل شیت رو توضیح خواهم داد.