گوگل شیت اکسلِ آنلاین (Google Sheet) | قسمت سوم

در قسمت اول آشنایی با گوگل شیت با ماهیت گوگل شیت و نحوه استفاده از اون آشنا شدیم. بعد از اون هم نحوه ورود اطلاعات و کار با ستون ها و ردیف ها رو دیدیم. سپس در قسمت دوم، به فرمول نویسی و نحوه کامنت گذاشتن روی سلول ها پرداختیم. حالا در قسمت سوم میخوایم به نحوه به اشتراک گذاری یک Google Sheet با دیگران (اشتراک اکسل بین کاربران) بپردازیم.

به اشتراک گذاشتن یک Google Sheet

ما میتونیم شیت ایجاد شده در گوگل شیت رو با افراد دیگه به اشتراک بگذاریم. چون گوگل شیت بر مبنای فضای ابری هست، چند نفر بصورت همزمان میتونن روی یک شیت کار کنن. در واقع هر تغییری که روی صفحه ایجاد میکنیم، همه افرادی که دارن شیت رو میبینن، متوجه تغییرات میشن. بعبارتی، همه افراد، بصورت همزمان میتونن روی فایل کار کنن و تغییرات ایجاد کنن.

بصورت کلی سه نوع دسترسی میتونیم به افراد مختلف بدیم:

• دسترسی مشاهده (View-Only Access): شخصی که این سطح دسترسی رو داره، فقط میتونه شیت رو ببینه و امکان تغییر و کامنت گذاشتن رو نداره.
• دسترسی کامنت گذاری (Comment-Only Access): شخصی که این دسترسی رو داره فقط میتونه روی سلول ها کامنت بذاره. اما همچنان امکان ایجاد تغییرات روی داده ها رو نداره.
• دسترسی ویرایش (Editing Access): شخصی که این دسترسی رو داره، هر تغییری رو میتونه روی شیت ایجاد کنه.

تنظیمات مربوط به به اشتراک گذاشتن گوگل شیت از گوشه سمت راست بالا، گزینه سبز رنگ Share انجام میشه. وقتی روی این دکمه کلیک میکنیم، پنجره ای نمایش داده میشه که میتونیم از دو طریق اشتراک گذاری رو انجام بدیم:

شکل ۱ – گوگل شیت – ایجاد لینک قابل اشتراک گذاری

از پنجره اول (شکل ۱) ، روی گزینه Get Sharable Link کلیک میکنیم تا لینک قابل اشتراک گذاری برامون تولید بشه. وقتی این گزینه رو بزنیم، یک لینک مطابق شکل ۲ ایجاد میشه که این لینک رو میتونیم برای هر کسی که میخوایم ارسال کنیم. از قسمت فروریز نمایش داده شده هم سطح دسترسی اون فرد رو تعیین میکنیم.

شکل ۲ –  گوگل شیت – ایجاد لینک به اشتراک گذاری

روش دومی که میتونیم فایل رو به اشتراک بذاریم اضافه کردن آدرس ایمیل افراد مورد نظر هست. این کار رو در قسمت People انجام میدیم و برای هر آدرس ایمیل مشخص میکنیم که چه سطح دسترسی داشته باشه.

شکل ۳ – گوگل شیت – اضافه کردن آدرس ایمیل افراد برای اشتراک اکسل بین آنها

افراد مورد نظر رو که به لیست اضافه کردیم، حالا برای اینکه بتونیم همه تنظیمات رو یکجا ببینی، روی Advance کلیک میکنیم و در پنجره ای مطابق شکل ۴، همه افرادی که فایل با اونها به اشتراک گذاشته شده به همراه سطح دسترسی و لینک قابل اشتراک گذاری نمایش داده میشه.

شکل ۴ – گوگل شیت – نمای کلی از تنظیمات به اشتراک گذاری بین افراد مختلف

در این قسمت میتونیم تنظیماتی از قبیل اینکه یک پیام ارسال کنیم یا اینکه کپی از ایمیل برای خودمون هم ارسال بشه و … رو هم انجام بدیم.

یک سری تنظیمات در پایین پنجره وجود داره که میتونیم به عنوان صاحب فایل، انجام بدیم:

• به کسانی که دسترسی ویرایش (Edit) دارند، اجازه تغییر سطوح دسترسی و افزودن افراد رو نمیده.
• به افرادی که دسترسی مشاهده (View) و کامنت گذاری (Comment) رو دارن، اجزاه پرینت، دانلود و یا گپی رو نمیده.

شکل ۵ – گوگل شیت- تنظیمات پیشرفته برای صاحب فایل

بعد از زدن Send روی گزینه Done کلیک میکنیم. به این ترتیب شیت مورد نظر برای افرادی که مشخص کردیم به اشتراک گذاشته میشه.

شکل ۶- گوگل شیت – انجام تنظیمات مربوط به اشتراک گذاری از طریق لینک

کار کردن روی فایل بصورت همزمان

وقتی فایل رو به اشتراک بذاریم، زمانی که افراد فایل رو باز میکنن و سلول یا محدوده ای رو انتخاب میکنن، سلول انتخاب شده به رنگ دیگه ای نمایش داده میشه. مثلا سلول هایی که ما انتخاب میکنیم آبی و سلول هایی ک هافراد دیگه انتخاب میکنن به رنگ سبز نشون داده میشه و در لحظه هر کاری در صفحه انجام بشه میتونیم ببینیم. در مورد کار کردن همزمان چند نفر روی یک فایل اکسل بصورت آفلاین هم حتم امقاله اشتراک فایل اکسل رو مطالعه کنید.

نمای Freeze در گوگل شیت

زمانی که با جداول در گوگل شیت کار میکنیم، این موضوع پیش میاد که وقتی داده ها رو اسکرول میکنیم به سمت پایین، میخواهیم ردیف اول داده ها (سرستون جدول) ثابت بمونه. برای این کار باید از گزینه Freeze استفاده کنیم. این موضوع رو در اکسل تحت عنوان انواع نماها در اکسل قبلا شرح داده ایم. حالا میخوایم این امکان رو در گوگل شیت بررسی کنیم. پس برای این کار باید ببینیم دستور Freeze در گوگل شیت کجاست و چطور کار میکنه.

از تب View روی گزینه Freeze کلیک میکنیم.

شکل ۷- گوگل شیت – فریز کردن سطر و ستون

در لیست نمایش داده شده میبینیم که دو قسمت وجود داره برای فریز کردن سطر و ستون بصورت مجزا. قسمت بالا مربوط به ردیف و قسمت پایین مربوط به ستون هست.

No Rows: هیچ ردیفی فریز نیست.

Row 1: فقط ردیف اول فریز میشه.

2 Row:  فقط ردیف دوم فریز میشه.

Up To Current Row:  تا ردیف هر سلولی که الان در حال انتخاب باشه فریز میشه. مثلا در شکل ۶، سلول B4 در حالت انتخاب قرار داره و مقدار Up To Current Row برابر است با ۴.

همه این تنظیمات عینا برای ستون هم برقرار هست و میتونیم ستون ها رو هم بنا به نیاز فریز کنیم.

تفاوتی که فریز در گوگل شیت با فریز در اکسل داره اینه که در اکسل، وقتی سلولی انتخاب میکنیم و فریز میکنیم، سطرها و ستون های قبل از سلول انتخاب شده (بدون سطر و ستون سلول انتخاب شده) فریز میشن. اما در گوگل شیت، وقتی سلولی انتخاب میکنیم و سطر و ستون رو فریز میکنیم، سطرها و ستون های قبل از سلول انتخاب شده (شامل ردیف و ستون سلول انتخابی) فریز میشه. همونطور که در شکل ۷ نمایش داده شده سلول B4 در اکسل جزو محدوده فریز شده نیست اما در گوگل شیت جزو محدوده فریز شده هست.

شکل ۸ – گوگل شیت – تفاوت فریز کردن در گوگل شیت و اکسل

خب در این مقاله هم راجع به نحوه به اشتراک گذاری فایل (اشتراک اکسل) و نمای فریز در گوگل شیت صحبت کردیم. در مقالات بعدی راجع به آدرس دهی سلول ها (Absolute/ Relative)، فرمت دهی شرطی (Conditional Formatting) و Sort و فیلتر (Filter) صحبت خواهیم کرد.