جشنواره تابستانی اکسل پدیا (یک روز تا پایان)
سبد خرید
0

سبد خرید شما خالی است.

تمام دسته ها
  • تمام دسته ها
  • Power BI
  • Power Pivot
  • Power Query
  • ابزارها
  • افزونه ها
  • اکسل مدیا
  • توابع اکسل
  • دسته‌بندی نشده
  • دیده بان
  • گوگل شیت
  • مسائل کاربردی
  • معرفی کتاب
  • نمودار ها
  • وی بی - ماکرو

گوگل شیت اکسلِ آنلاین (Google Sheet) | قسمت سوم

اشتراک اکسل بین کاربران
۵/۵ - (۴ امتیاز)

در قسمت اول آشنایی با گوگل شیت با ماهیت گوگل شیت و نحوه استفاده از اون آشنا شدیم. بعد از اون هم نحوه ورود اطلاعات و کار با ستون ها و ردیف ها رو دیدیم. سپس در قسمت دوم، به فرمول نویسی و نحوه کامنت گذاشتن روی سلول ها پرداختیم. حالا در قسمت سوم میخوایم به نحوه به اشتراک گذاری یک Google Sheet با دیگران (اشتراک اکسل بین کاربران) بپردازیم.

به اشتراک گذاشتن یک Google Sheet

ما میتونیم شیت ایجاد شده در گوگل شیت رو با افراد دیگه به اشتراک بگذاریم. چون گوگل شیت بر مبنای فضای ابری هست، چند نفر بصورت همزمان میتونن روی یک شیت کار کنن. در واقع هر تغییری که روی صفحه ایجاد میکنیم، همه افرادی که دارن شیت رو میبینن، متوجه تغییرات میشن. بعبارتی، همه افراد، بصورت همزمان میتونن روی فایل کار کنن و تغییرات ایجاد کنن.

بصورت کلی سه نوع دسترسی میتونیم به افراد مختلف بدیم:

  • دسترسی مشاهده (View-Only Access): شخصی که این سطح دسترسی رو داره، فقط میتونه شیت رو ببینه و امکان تغییر و کامنت گذاشتن رو نداره.
  • دسترسی کامنت گذاری (Comment-Only Access): شخصی که این دسترسی رو داره فقط میتونه روی سلول ها کامنت بذاره. اما همچنان امکان ایجاد تغییرات روی داده ها رو نداره.
  • دسترسی ویرایش (Editing Access): شخصی که این دسترسی رو داره، هر تغییری رو میتونه روی شیت ایجاد کنه.

تنظیمات مربوط به به اشتراک گذاشتن گوگل شیت از گوشه سمت راست بالا، گزینه سبز رنگ Share انجام میشه. وقتی روی این دکمه کلیک میکنیم، پنجره ای نمایش داده میشه که میتونیم از دو طریق اشتراک گذاری رو انجام بدیم:

ایجاد لینک قابل اشتراک گذاری

شکل ۱ – گوگل شیت – ایجاد لینک قابل اشتراک گذاری

از پنجره اول (شکل ۱) ، روی گزینه Get Sharable Link کلیک میکنیم تا لینک قابل اشتراک گذاری برامون تولید بشه. وقتی این گزینه رو بزنیم، یک لینک مطابق شکل ۲ ایجاد میشه که این لینک رو میتونیم برای هر کسی که میخوایم ارسال کنیم. از قسمت فروریز نمایش داده شده هم سطح دسترسی اون فرد رو تعیین میکنیم.

گوگل شیت - ایجاد لینک به اشتراک گذاری

شکل ۲ –  گوگل شیت – ایجاد لینک به اشتراک گذاری

روش دومی که میتونیم فایل رو به اشتراک بذاریم اضافه کردن آدرس ایمیل افراد مورد نظر هست. این کار رو در قسمت People انجام میدیم و برای هر آدرس ایمیل مشخص میکنیم که چه سطح دسترسی داشته باشه.

اضافه کردن آدرس ایمیل افراد برای به اشتراک گذاری فایل

شکل ۳ – گوگل شیت – اضافه کردن آدرس ایمیل افراد برای اشتراک اکسل بین آنها

افراد مورد نظر رو که به لیست اضافه کردیم، حالا برای اینکه بتونیم همه تنظیمات رو یکجا ببینی، روی Advance کلیک میکنیم و در پنجره ای مطابق شکل ۴، همه افرادی که فایل با اونها به اشتراک گذاشته شده به همراه سطح دسترسی و لینک قابل اشتراک گذاری نمایش داده میشه.

 

 

نمای کلی از تنظیمات به اشتراک گذاری بین افراد مختلف

شکل ۴ – گوگل شیت – نمای کلی از تنظیمات به اشتراک گذاری بین افراد مختلف

در این قسمت میتونیم تنظیماتی از قبیل اینکه یک پیام ارسال کنیم یا اینکه کپی از ایمیل برای خودمون هم ارسال بشه و … رو هم انجام بدیم.

یک سری تنظیمات در پایین پنجره وجود داره که میتونیم به عنوان صاحب فایل، انجام بدیم:

  • به کسانی که دسترسی ویرایش (Edit) دارند، اجازه تغییر سطوح دسترسی و افزودن افراد رو نمیده.
  • به افرادی که دسترسی مشاهده (View) و کامنت گذاری (Comment) رو دارن، اجزاه پرینت، دانلود و یا گپی رو نمیده.

گوگل شیت- تنظیمات پیشرفته برای صاحب فایل

شکل ۵ – گوگل شیت- تنظیمات پیشرفته برای صاحب فایل

بعد از زدن Send روی گزینه Done کلیک میکنیم. به این ترتیب شیت مورد نظر برای افرادی که مشخص کردیم به اشتراک گذاشته میشه.

نکته:
بصورت پیشفرض، هر کسی که لینک اشتراک رو داشته باشه میتونه فایل رو ببینه (دسترسی مشاهده). اما میتونیم این تنظیم رو تغییر بدیم. برای این کار روی کلمه Change در شکل ۳، که با رنگ آبی نوشته شده کلیک میکنیم و مطابق شکل ۵ تنظیمات دلخواه رو انجام میدیم:

 

گوگل شیت – انجام تنظیمات مربوطه

شکل ۶- گوگل شیت – انجام تنظیمات مربوط به اشتراک گذاری از طریق لینک

کار کردن روی فایل بصورت همزمان

وقتی فایل رو به اشتراک بذاریم، زمانی که افراد فایل رو باز میکنن و سلول یا محدوده ای رو انتخاب میکنن، سلول انتخاب شده به رنگ دیگه ای نمایش داده میشه. مثلا سلول هایی که ما انتخاب میکنیم آبی و سلول هایی ک هافراد دیگه انتخاب میکنن به رنگ سبز نشون داده میشه و در لحظه هر کاری در صفحه انجام بشه میتونیم ببینیم. در مورد کار کردن همزمان چند نفر روی یک فایل اکسل بصورت آفلاین هم حتم امقاله اشتراک فایل اکسل رو مطالعه کنید.

نمای Freeze در گوگل شیت

زمانی که با جداول در گوگل شیت کار میکنیم، این موضوع پیش میاد که وقتی داده ها رو اسکرول میکنیم به سمت پایین، میخواهیم ردیف اول داده ها (سرستون جدول) ثابت بمونه. برای این کار باید از گزینه Freeze استفاده کنیم. این موضوع رو در اکسل تحت عنوان انواع نماها در اکسل قبلا شرح داده ایم. حالا میخوایم این امکان رو در گوگل شیت بررسی کنیم. پس برای این کار باید ببینیم دستور Freeze در گوگل شیت کجاست و چطور کار میکنه.

از تب View روی گزینه Freeze کلیک میکنیم.

فریز کردن سطر و ستون

شکل ۷- گوگل شیت – فریز کردن سطر و ستون

در لیست نمایش داده شده میبینیم که دو قسمت وجود داره برای فریز کردن سطر و ستون بصورت مجزا. قسمت بالا مربوط به ردیف و قسمت پایین مربوط به ستون هست.

No Rows: هیچ ردیفی فریز نیست.

Row ۱: فقط ردیف اول فریز میشه.

۲ Row:  فقط ردیف دوم فریز میشه.

Up To Current Row:  تا ردیف هر سلولی که الان در حال انتخاب باشه فریز میشه. مثلا در شکل ۶، سلول B4 در حالت انتخاب قرار داره و مقدار Up To Current Row برابر است با ۴.

همه این تنظیمات عینا برای ستون هم برقرار هست و میتونیم ستون ها رو هم بنا به نیاز فریز کنیم.

تفاوتی که فریز در گوگل شیت با فریز در اکسل داره اینه که در اکسل، وقتی سلولی انتخاب میکنیم و فریز میکنیم، سطرها و ستون های قبل از سلول انتخاب شده (بدون سطر و ستون سلول انتخاب شده) فریز میشن. اما در گوگل شیت، وقتی سلولی انتخاب میکنیم و سطر و ستون رو فریز میکنیم، سطرها و ستون های قبل از سلول انتخاب شده (شامل ردیف و ستون سلول انتخابی) فریز میشه. همونطور که در شکل ۷ نمایش داده شده سلول B4 در اکسل جزو محدوده فریز شده نیست اما در گوگل شیت جزو محدوده فریز شده هست.

گوگل شیت – تفاوت فریز کردن در گوگل شیت و اکسل

شکل ۸ – گوگل شیت – تفاوت فریز کردن در گوگل شیت و اکسل

خب در این مقاله هم راجع به نحوه به اشتراک گذاری فایل (اشتراک اکسل) و نمای فریز در گوگل شیت صحبت کردیم. در مقالات بعدی راجع به آدرس دهی سلول ها (Absolute/ Relative)، فرمت دهی شرطی (Conditional Formatting) و Sort و فیلتر (Filter) صحبت خواهیم کرد.

کلیدواژه : Google Sheet
آواتار
127

فارغ التحصیل لیسانس مهندسی صنایع، ارشد مدیریت صنعتی از دانشگاه تربیت مدرس و عاشق اکسل هستم. از سال 1388 که ترم 2 لیسانس بودم، به توصیه استاد مشاورم شروع به خوندن اکسل بصورت حرفه ای کردم و همچنان در حال مطالعه و یادگیری و البته آموزش به بقیه هستم.

دیدگاه کاربران
  • علیرضا ۲۲ اردیبهشت ۱۴۰۱ / ۴:۰۲ ب٫ظ

    سلام. میخواهم معلم هر کلاس فقط بتونه ستونهای خاصی از ردیف‌های مختص به دانش آموزان کلاس خودش را ببینه و ویرایش کنه. اما اطلاعاتی که پیدا کردم فقط در مورد این بود که بتونم دسترسی ویرایشی معلم ها را محدود به محدوده های خاص یک شیت کنم.
    بفرمایید چطور دسترسی دیدن معلم ها به این صورت باشه که فقط ردیف های مربوط به کلاس خودشون را ببینند و ریدآنلی هم نباشه و بتونن برخی ستونها را ویرایش کنن.

    • آواتار
      حسنا خاکزاد ۲۳ اردیبهشت ۱۴۰۱ / ۶:۰۵ ب٫ظ

      درود
      با کدنویسی VBA باید سطح دسترسی تعریف کنید

  • سعید ۱ اسفند ۱۴۰۰ / ۱۲:۱۲ ب٫ظ

    با سلام
    میخواستم بین دو تا فایل اکسل ارتباط بدم، یعنی از یک داده ای رو از روی فایل اول در فایل دوم بخونم. باید چه کرد؟

    • آواتار
      حسنا خاکزاد ۲ اسفند ۱۴۰۰ / ۲:۴۲ ب٫ظ

      درود بر شما
      اگر منظورتون گوگل شیت هست و ارتباط دو گوگل شیت (چون در مقاله گوگل شیت سوال ثبت کردید)، باید از تابع importrange استفاده کنید

  • حسین وحیدی ۱۳ بهمن ۱۴۰۰ / ۴:۵۲ ب٫ظ

    سلام
    چطوری می تونم اطلاعات گوگل شیت به اکسل لینک کنم طوری که بتونم بروزرسانی گوگل شیت در فایل اکسل داشته باشم ؟؟
    من یه فایل گزارش کار روزانه در گوگل شیت دارم که می خوام به صورت داشبورد و لینک شده به یک فایل اکسل داشته باشم. چنین چیزی امکان داره ؟
    یا باید در خود گوگل شیت داشبورد بسازم. فکر کنم گوگل شیت این قابلیت نداره درسته ؟
    اگر داره لطفا راهنمایی کنید.

    ممنونم

    • آواتار
      حسنا خاکزاد ۱۴ بهمن ۱۴۰۰ / ۴:۴۹ ب٫ظ

      درود بر شما
      بعید میدونم بصورت دائم بتونید لینک کنید
      بله داخل خود گوگل شیت میتونید داشبورد بسازید

  • طهماسبی ۳۰ آبان ۱۴۰۰ / ۸:۳۹ ق٫ظ

    سلام من میخوام وقتی به اشتراک میزارم اون فرد دیگری فقط بتونه ستون هایی که من مشخص میکنمو ویرایش بکنه
    میتونید لطف کنید توضیح بدید ایا چنین چیزی مقدوره یا نه
    فرض کنیم من ستون a b c d رو دارم میخوام خودم a و d رو ویرایش کنم دسترسی به ستون b c رو به کس دیگری بدم اون بتونه ویرایش کنه اون فرد دیگه به غیر از سدونی که بهش دسترسی دادم نتونه ستون دیگه ای رو ویرایش کنه فقط بتونه مشاهده کنه
    امیدوارم تونسته باشم منظورمو رسونده باشم

    • آواتار
      حسنا خاکزاد ۳۰ آبان ۱۴۰۰ / ۶:۳۹ ب٫ظ

      درود
      از مسیر زیر:
      DATA> “Sheet and Range Protection”
      تنظیمات رو انجام بدید

  • احمدرضا ۱۷ دی ۱۳۹۹ / ۲:۵۹ ب٫ظ

    سلام
    من می خواستم لیست نمرات بچه ها را در قالب یک شیت به دانش آموزان ارائه بدهم
    که در هر ردیف از این شیت اطلاعات مخصوص به یک دانش آموزه و ستون اولش هم کد هر دانش آموز
    به این صورت که هر دانش آموز بتونه با وارد کردن خود خودش به ردیف نمرات خودش دسترسی داشته باشه
    آیا چنین امکانی وجود داره؟

    • آواتار
      حسنا خاکزاد ۱۷ دی ۱۳۹۹ / ۱۱:۳۸ ب٫ظ

      درود
      اگر منظور در گوگل شیت هست، بله میتونید از تابع vlookup استفاده کنید
      دیتابیس رو هم قفل کنید
      داخل خود اکسل هم به همین صورت

      • سارا ۲ آذر ۱۴۰۰ / ۱:۰۶ ب٫ظ

        سلام
        لطفا این توضییح خود را کاملتر بیان کنید.خیلی خلاصه و کلی گفتین.لطفا جزییات این را از ابتدا بیان کنید

        • آواتار
          حسنا خاکزاد ۲ آذر ۱۴۰۰ / ۶:۱۰ ب٫ظ

          درود بر شما
          سوال اون دوستمون رو جواب داده بودم که تابع vlookup باید استفاده کنن
          تابع vlookup رو هم میتونید از داخل سایت مطالعه کنید

  • حامد ۹ آذر ۱۳۹۹ / ۳:۳۸ ب٫ظ

    سلام و عرض خسته نباشید
    من میخواستم از گوگل شیت برای تقسیم وظایف کارکنان و دریافت گزارش کارهایی که انجام میدن استفاده کنم. در واقع فایل خاصی وجود نداره که ما روی اون کار کنیم فقط از امکان آنلاین بودن گوگل شیت میخوایم برای تقسیم وظایف استفاده کنیم.
    آیا این امکان در این برنامه وجود داره؟

    • آواتار
      حسنا خاکزاد ۹ آذر ۱۳۹۹ / ۸:۱۶ ب٫ظ

      درود
      متوجه نشدم چه امکانی مد نظر شماست
      گوگل شیت ه مثل اکسل، فقط انلاینه. البته با شباهت ها و تفاوت های خودش
      دقیقا چه کاری میخواید انجام بدید؟

  • پوریا ۱۲ شهریور ۱۳۹۹ / ۱:۲۴ ب٫ظ

    سلام. یه مشکلی که من اخیرا باهاش برخورد گردم این بوده که افرادی که دسترسی دارند روی جدول تغیراتی ایجاد کنند, میتونن از جدول کپی بگیرن و توی نسخه جدیدی که دارند, دسترسی کامل به همه ی اطلاعات و خانه های قفل گذاری شده دارند و میتونن همه چیز رو ببینند. امکان محدود کردن این دسترسی رو فقط برای کسانی که دسترسی دیدن جدول و کامنت گذاشتن توی جدول رو دارند, توضیح دادید اما درباره افرادی که دسترسی ادیت کردن دارند توضیحی ندادید. اگر توضیحی هم برای این مشکل بدید واقعا ممنون میشم

  • میثم ۲۶ خرداد ۱۳۹۹ / ۱۲:۵۵ ب٫ظ

    سلام، میخواستم ببینم در گوگل شیت این امکان رو داره که ما مثلا یک گوگل شیت اشتراکی بین ۱۰ نفر از اعضای تیممون ایجاد کنیم و یک نفر ادمین اصلی بتونه به تمامی tableهای افراد دسترسی داشته باشه و ببینه گزارش‌هاشونو. و هر table که ایجاد میشه فقط مختص یک نفر باشه و فقط همون شخصی که table رو براش تعریف کردیم و دسترسی بهش دادیم بتونه اون رو ببینه و به بقیه دسترسی مشاهده رو نداشته باشه؟
    در داخل اکسل چطور؟ چون ما به این مورد شدیدا نیازداریم

    • آواتار
      حسنا خاکزاد ۲۳ مرداد ۱۳۹۹ / ۹:۰۶ ب٫ظ

      درود
      برای تنظیم نحوه مشاهده و … در اکسل باید کد نویسی VBA انجام بدید
      در گوگل شیت تا اونجا که اطلاع دارم نهایتا میتونید مثل اکسل، دسترسی ویرایش و … بدید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

توسط
تومان