گوگل شیت چیست
گوگل شیت یک برنامه صفحه گسترده رایگان و مبتنی بر فضای ابری است. این بدان معناست که شما گوگل شیت رو مانند یک صفحه وب عادی در مرورگر خود باز میکنید، اما تمام امکانات یک برنامه صفحه گسترده کامل مثل اکسل رو برای انجام تحلیلهای قدرتمند داره. اما امکان اشتراک گذاری گوگل شیت نقطه قوت این برنامه است که اون رو از برنامه های مشابه متمایز کرده.
اشتراک گذاری گوگل شیت
یه ویژگی بسیار کاربردی گوگل شیت اینه که شما میتونید فایل هاتون رو با بقیه به اشتراک بذارین یا به اصطلاح شر کنید. اینطوری بقیه هم میتونند کارهای شما رو ببینند و یا همزمان با شما روی اون شیت کار کنند.
برای شر کردن روی دکمه بزرگ آبی Share که بالا سمت راست صفحه است بزنید. حالا ایمیل کسایی که میخواین شیت رو باهاشون به اشتراک بذارین رو وارد کنید.
شکل ۱ – اشتراک گذاری در گوگل شیت
تنظیم دسترسی ها هنگام اشتراک گذاری در گوگل شیت
قابلیت جالب دیگه ای که گوگل شیت داره اینه که نوع دسترسی آدما رو میتونید مشخص کنید. وقتی یه ایمیل وارد میکنید جلوش یه منوی کشویی ظاهر میشه که به شما سه تا انتخاب میده:
Viewer: با دادن دسترسی Viewer گوگل شیت به بقیه، اونها فقط میتونند اون شیت رو ببینند و دسترسی برای ویرایش یا نظر گذاشتن ندارند.
Commenter: با این نوع دسترسی گوگل شیت افراد اجازه دارند کامنت بذارن ولی نمیتونن داده های اون شیت رو ویرایش کنند.
Editor: با این دسترسی آدما علاوه بر اینکه دسترسی های دو مدل قبلی رو دارن، میتونند شیت رو ویرایش کنند و هر تغییری که میخوان روی داده ها اعمال کنند.
شما همیشه و در هر لحظه ای میتونید نوع دسترسی آدمها رو تغییر بدین حتی بعد از اینکه بهشون دسترسی دادین.
شکل ۲ – تنظیم نوع دسترسی ها در گوگل شیت
کار کردن همزمان روی گوگل شیت
خب، شما شیت تون رو با شخصی به اشتراک گذاشتین. اگر آن شخص شیت رو در حالی که شما هنوز در حال کار روی آن هستید باز کند، نشانگر (cursor) اون شخص رو روی هر سلولی که انتخاب کرده خواهید دید. رنگ نشانگرش متفاوت خواهد بود، مثلاً سبز در مقابل نشانگر آبی شما. تازه اسم اون شخص هم نمایش داده میشه. اگر او دادهای وارد کند یا دادهای رو حذف کند، شما تغییرات رو به صورت لحظهای (real-time) مشاهده خواهید کرد!
شکل ۳ – کار کردن همزمان در گوگل شیت
نصب گوگل شیت: شروع، نام گذاری، ذخیره
در واقع گوگلشیت نیاز به نصب نداره. تنها چیزی که نیاز داره یه اکانت جیمیل است. پس اگه جیمیل ندارید ابتدا یه حساب جیمیل برای خودتون ایجاد کنید. اما برای وارد شدن به گوگلشیت دو راه دارید:
۱.در مرورگر خود سرچ کنید Google Sheets و وارد لینکی که متعلق به گوگل هست بشین. یا اینکه مستقیم روی لینکی که در ابتدای صفحه است کلیک کنید تا وارد صفحه لاگین گوگل شیت بشین:
در صفحه باز شده روی sign in بزنید و با جیمیل تون وارد شوید. اگر هم از قبل توی حساب جیمیل تون لاگین بوده باشین مستقیم وارد صفحه خانه گوگل شیت میشین.
شکل ۴ – وارد شدن به گوگل شیت
۲.مرورگر کروم رو باز کنید و از گوشه بالا سمت راست صفحه روی علامت ۹-نقطهای کلیک کنید. منویی که باز میشه لیست کاملی از ابزارهای گوگل است. به پایین منو اسکرول کنید و گوگل شیت رو انتخاب کنید. اگه از قبل در حساب کاربری گوگل خود لاگین بودین که مستقیما وارد گوگل شیت میشین. اما اگر لاگین نباشین در مرحله بعد باید آدرس جیمیل و رمز ورودتون رو وارد کنید.
شکل ۵ – صفحه خانه گوگل شیت
حالا که توی صفحه اول گوگل شیت هستین اگه از قبل شیتی داشته باشین اینجا میتونید ببینیدشون؛ اگه ندارید، که خب اون قسمت خالیه. اما بعدا شیت هایی که درست میکنید یا به اشتراک میذارین همگی اینجا جمع میشن.
ایجاد شیت جدید در گوگل شیت
برای ایجاد یه شیت جدید رو گزینه blank بزنید تا یه صفحه خالی یا همون شیت خالی براتون باز بشه.
شکل ۶ – باز کردن یک صفحه خالی در گوگل شیت
تغییر نام گوگل شیت
شما میتونید اسم شیت رو مطابق تصویر زیر تغییر بدین. فقط کافیه روی عبارت Untitled spreadsheet که بالا سمت چپ صفحه است یه بار کلیک کنید.
عکس ۷ – تغییر نام شیت
ذخیره گوگل شیت
اما یه ویژگی شگفت انگیز گوگل شیت اینه که کارهای شما بهصورت خودکار ذخیره میشن. پس نیاز نیست دیگه نگران از دست رفتن و ذخیره کردن اطلاعاتتون باشین. البته حواستون به اتصال اینترنتتون هم باشه چون تمام تغییرات شما در فضای ابری ذخیره میشن پس باید همیشه آنلاین باشین.
شکل ۸ – ذخیره در فضای ابری
نکته جالب دیگه اینکه شما میتونید از طریق گوگل درایو (Google Drive) خودتون به تمام فایل های گوگل شیت خود دسترسی پیدا کنید. در واقع تمام شیت های شما در گوگل درایو ذخیره میشن.
چرا از گوگل شیت استفاده کنیم؟
اول اینکه چون رایگانه!
با گوگل شیت شما میتونید همزمان با چند نفر دیگه روی یه صفحه گسترده کار کنید پس برای کارهای تیمی بسیار مناسبه.
این برنامه ویژگیهای کافی برای تحلیل های پیشرفته رو داره اما خب…نه در حد اکسل. با اینحال به لطف آپدیت های مکرری که گوگل داره میده، تفاوت های گوگل شیت و اکسل هم داره روز به روز کم رنگ تر میشه.
در ضمن استفاده ازش خیلی راحته چونکه توابع کاربردی زیادی داره، از آسون گرفته تا پیچیده.
سوالات رایج درباره اشتراک گذاری گوگل شیت
آیا افراد بدون حساب گوگل هم میتونند به گوگل شیت دسترسی داشته باشند؟
خیر، برای دسترسی به گوگل شیت، افراد باید یک حساب گوگل داشته باشند. در غیر این صورت، نمیتوانند فایل رو مشاهده یا ویرایش کنند.
آیا میتونم اشتراک گذاری یک فایل را بعداً لغو کنم؟
بله، شما میتونید هر زمان که بخواهید اشتراک گذاری فایل رو لغو کنید. برای این کار کافیه روی دکمه Share کلیک کنید. مقابل اسم هر فرد یه منوی کشویی هست که از اونجا گزینه Remove access رو انتخاب کنید
چطور میتونم مطمئن بشم کسی فایل من رو کپی یا دانلود نمیکند؟
روی دکمه share کلیک کنید حالا روی علامت چرخ دنده گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. در پنجره باز شده دو تا گزینه میبینید. گزینه اول یعنی کسی که دسترسی Editor داره میتونه نوع دسترسی ها و حتی اشتراک گذاری رو تغییر بده. گزینه دوم میگه کسایی که دسترسی Viewer و Commenter دارند هم میتونند شیت رو دانلود، کپی و پرینت کنند. با برداشتن تیک این گزینه ها بقیه دیگه نمیتونند اطلاعات شما رو کپی یا دانلود کنند.
چطور بفهمم چه کسانی در حال مشاهده یا ویرایش گوگل شیت من هستند؟
برای دیدن کاربران فعال در گوگل شیت، به بخش بالا سمت راست صفحه نگاه کنید. عکس پروفایل یا نام افرادی که همزمان با شما فایل رو مشاهده یا ویرایش میکنند، در این بخش نمایش داده میشه.
آیا میتونم تغییراتی که دیگران در گوگل شیت اعمال کردهاند رو پیگیری کنم؟
بله، در گوگل شیت، امکان مشاهده تاریخچه تغییرات وجود دارد. از منوی “File” گزینه “Version History” رو انتخاب کنید تا تغییرات و نام افرادی که آنها رو انجام دادن مشاهده کنید.