کار با Sheet Tabs در اکسل

مدیریت شیت ها در اکسل

مدیریت شیت ها در اکسل موضوع مهمی هست بعضی وقت ها ممکنه که بخوایم یک شیت رو از یک فایل اکسل به دیگری انتقال یا بخوایم شیت های پنهان شده رو نمایش بدیم. مثلا وقتی که میخوایم از یک شیت مهم نسخه پشتیبان بگیریم یا ازش چندین کپی تهیه کنیم. خوشبختانه، چندین راه ساده برای انتقال شیت ها در اکسل وجود داره.

چگونگی کپی کردن در همان فایل

اکسل سه روش برای کپی کردن شیت ها داره بستگی به تکنیک کاریمون، می تونیم از نوار ابزار، موس یا کیبورد استفاده کنیم.

روش اول : کپی کردن شیت ها با درگ کردن

معمولاً ما از درگ و دراپ برای حرکت دادن چیزها از یک جایی به جای دیگر استفاده میکنیم اما این روش همچنین برای کپی کردن شیت ها هم استفاده میشه. در واقع این راه سریع ترین روش برای کپی کردن شیت ها در اکسل است.

به سادگی روی شیتی که می‌خواهیم کپی بشه کلیک می کنیم، Ctrl رو نگه می‌داریم و او رو به جایی که می خواهیم بره درگ می کنیم.

شکل ۱- کپی کردن شیت با درگ کردن

روش دوم : کپی کردن یک شیت با راست کلیک کردن

برای این کار طبق مراحل زیر پیش میریم:

1. روی تب راست کلیک کرده و از منو Move or Copy رو انتخاب می‌کنیم. با این کار، پنجره Move or Copy باز میشه.
2. در قسمت Before Sheet، جایی که میخوایم شیت کپی بشه رو انتخاب می‌کنیم.
3. گزینه Create a copy رو تیک می‌زنیم.
4. روی OK کلیک می‌کنیم.

بعنوان مثال، در شکل ۲ ما از sheet1 کپی گرفته و قبل از sheet3 قرار می‌دیم.

شکل ۲- کپی کردن شیت با منو Move or Copy

روش سوم : کپی کردن یک شیت با استفاده از نوار ابزار در اکسل

نوار ابزار تمام ویژگی های اکسل رو در خودش داره، فقط کافیه بدونیم کجا دنبالشون بگردیم. بعنوان مثال، برای کپی کردن شیت، از تب Home و گروه Cells، روی Format کلیک کرده و از منو گزینه Move or Copy رو انتخاب می‌کنیم.

شکل ۳- کپی کردن شیت با استفاده از نوار ابزار

چگونگی کپی کردن در یک ورک‌بوک دیگه

برای این کار طبق مراحل زیر پیش میریم:

1. روی شیتی که میخوایم کپی بشه راست کلیک کرده و Move or Copy رو انتخاب می‌کنیم.
2. در پنجره باز شده Move or Copy، کارهای زیر رو انجام میدیم:

• در قسمت To book، فایل مقصد رو انتخاب می‌کنیم. برای جایگذاری شیت در یک ورک‌بوک جدید، new book رو انتخاب می‌کنیم.
• در قسمت Before Sheet، مشخص می‌کنیم که شیت مورد نظر کجا کپی بشه.
• گزینه Create a copy رو تیک می‌زنیم.
• روی OK کلیک می‌کنیم.

شکل ۴- کپی کردن شیت به یک ورک‌بوک دیگه

غیر از این روش سنتی، راه دیگه ای هم برای انجام این کار وجود داره. کافیه شیت رو از فایل خودش به فایل دیگه درگ کنیم.

چگونگی کپی کردن شیت در یک ورک‌بوک دیگه با درگ کردن

وقتی اکسل اجازه میده که از یک شیت اکسل با درگ کردن کپی بگیریم، چرا از این روش برای کپی کردن شیت به یک ورک‌بوک دیگه استفاده نکنیم؟ فقط کافیه که هر دو فایل رو همزمان باز کرده و ببینیم.

1. ورک‌بوک های مبدا و مقصد رو باز می‌کنیم.
2. در تب View و گروه Windows، روی view side by side کلیک می‌کنیم. این کار دو فایل رو به صورت افقی در کنار هم نمایش میده.
3. در ورک‌بوک مبدا، روی شیتی که میخوایم کپی بشه کلیک کرده، Ctrl رو نگه می‌داریم و اون رو به ورک‌بوک مقصد کپی می‌کنیم.

شکل ۵- کپی کردن شیت به یک ورک‌بوک دیگه با درگ کردن

چگونگی کپی کردن چندین شیت

تمام روش هایی که برای کپی کردن یک شیت استفاده کردیم، برای چندین شیت هم عمل میکنن. نکته کلیدی اینه که چندین شیت رو انتخاب کنیم. بدین ترتیب که :

• برای انتخاب شیت های مجاور هم، اولی رو انتخاب کرده و Shift رو نگه می‌داریم، سپس آخری رو انتخاب می‌کنیم.
• برای انتخاب شیت های غیر مجاور، یک شیت رو انتخاب کرده و با نگه داشتن Ctrl، بقیه رو یکی یکی انتخاب می‌کنیم.

با انتخاب شیت ها، یکی از کارهای زیر رو برای کپی کردنشون انجام میدیم:

• روی هر کدوم از شیت های انتخاب شده کلیک کرده، Ctrl رو نگه داشته و شیت رو به جای مورد نظرمون درگ می‌کنیم.
• روی هرکدوم از شیت های انتخاب شده راست کلیک کرده و Move or Copy رو انتخاب کرده و طبق مراحلی که در بالا ارائه شد عمل می‌کنیم.
• از تب Home، روی Format کلیک کرده و روی Move or Copy کلیک می‌کنیم و طبق مراحلی که در بالا ارائه شد عمل می‌کنیم.
• برای کپی کردن چندین شیت به یک ورک‌بوک دیگه، اونهارو انتخاب کرده و همونطور که بالا توضیح داده شد، به یکی از این روش ها عمل می‌کنیم.

چگونگی کپی کردن شیت با فرمول در اکسل

به طور کلی، یک شیت حاوی فرمول‌ها مانند هر شیت دیگه ای کپی میشه. ورودی های فرمول (محدوده ها و سلول ها مورد استفاده) به طور خودکار به روشی تنظیم میشن که در اغلب موارد به درستی عمل می‌کنن.

اگر یک شیت حاوی فرمول، در همان ورک‌بوک خودش کپی شده باشه، فرمول‌ها به شیت کپی شده ارجاع داده میشن (ردیف ۱ در شکل ۶). مگر اینکه از  لینک خارجی که به یک شیت یا ورک‌بوک دیگه اشاره می‌کنن استفاده کرده باشیم (ردیف ۲ در شکل ۶).

شکل ۶- کپی کردن شیت با فرمول

اگر شیتی حاوی فرمول رو در یک ورک ‌بوک دیگه کپی کنیم، فرمول های مبدا به این شکل رفتار خواهند کرد:

• رفرنس های درون شیت، چه نسبی و چه مطلق، به شیت کپی شده در ورک‌بوک مقصد انتقال داده میشن. (ردیف ۱ و ۲ در شکل ۷)
• رفرنس های ارجاع داده شده به شیت های دیگه در فایل اصلی، باز هم به همون شیت ها ارجاع داده خواهند شد با این تفاوت که اسم فایل هم قبل از اسم شیت نمایش داده خواهد شد. دقت داشته باشید که اسم فایل مقصد Book1 هست که قبل از اسم شیت و آدرس سلول در یک براکت [ ] نمایش داده شده.

شکل ۷- کپی کردن شیت با فرمول به یک ورک‌بوک دیگه

برای اینکه فرمول های کپی شده، به همون شیت در ورک‌بوک مقصد ارجاع داده بشن، میتونیم به سادگی اسم ورک‌بوک اصلی رو با استفاده از ابزار Replace All در اکسل حذف کنیم.

برای این کار طبق مراحل زیر عمل می‌کنیم:

1. در شیت کپی شده، تمام فرمول هایی که میخوایم تغییر کنن رو انتخاب می‌کنیم.
2. کلید های Ctrl + H رو می‌زنیم تا تب Replace رو از پنجره Find and Replace باز کنه.
3. در قسمت Find What، اسم ورک‌بوک اصلی رو همونطور که در فرمول ها نمایش داده میشه تایپ می‌کنیم. در این مثال ما اسم [Book1] رو تایپ می‌کنیم.
4. قسمت Replace With رو خالی می‌گذاریم.
5. روی Replace All کلیک می‌کنیم.

شکل ۸- تغییر فرمول ها در شیت کپی شده

در نتیجه، فرمول ها در شیت کپی شده از

=[Book1]Sheet2!B1*[Book1]Sheet2!C1

به

=Sheet2!B1*Sheet2!C1

تغییر میکنن.

کپی کردن اطلاعات از یک شیت به شیت دیگه با استفاده از فرمول

در مواقعی که نمیخوایم تمام شیت کپی بشه، و تنها بخشی از اون رو کپی کنیم، کافیه محدوده مورد نظرمون رو انتخاب کرده و با کلید های Ctrl + C کپی کنیم، سپس در شیت دیگه، بالاترین سلول در سمت چپ رو انتخاب کرده و کلید های Ctrl + V رو بزنیم تا داده ها جایگذاری بشن.

برای اینکه داده های کپی شده، به محض تغییر داده های مرجع تغییر کنن، باید داده ها رو با استفاده از فرمول ها کپی کنیم.

بعنوان مثال، برای کپی کردن داده از سلول A1 در شیت۱، به سلول B1 در شیت۲، فرمول زیر رو در سلول B1 وارد می‌کنیم:

=Sheet1!A1

برای کپی اطلاعات از یک فایل اکسل دیگه، اسم ورک‌بوک رو داخل براکت به فرمول اضافه می‌کنیم:

=[Book1]Sheet1!A1

اگر لازم بود، میتونیم فرمول رو به پایین یا راست درگ کنیم تا داده های بقیه سلول ها کپی بشن.

چگونگی جابجا کردن

جابجایی صفحات در اکسل (cut کردن) حتی آسون‌تر از کپی کردن اونهاست و می‌تونه با روش‌های آشنا قبلی انجام بشه.

جابجایی شیت با درگ کردن

برای انتقال یک شیت در اکسل، کافیه فقط یک یا چند شیت رو انتخاب کرده و اون‌ها رو به یک مکان جدید بکشیم.

برای مثال، در اینجا Sheet1 و Sheet3 رو با درگ کردن به انتهای ورک‌بوک انتقال دادیم:

شکل ۹- جابجایی شیت با درگ کردن

برای انتقال شیت به یک ورک‌بوک دیگه، همونطور که قبلا گفته شد، ورک‌بوک هارو به صورت side-by-side قرار می‌دهیم، و شیت هارو از فایل مبدا به مقصد درگ می‌کنیم.

جابجایی شیت از طریق پنجره Move or Copy

برای انتقال شیت ها در اکسل پنجره Move or Copy رو یا از طریق راست کلیک کردن روی شیت و یا از روی نوار ابزار به مسیر Home > Format > Move or Copy Sheet، باز می‌کنیم. سپس طبق مراحل زیر پیش میریم:

• برای انتقال شیت در ورک‌بوک خودش، در قسمت Before sheet، انتخاب می‌کنیم که قبل از کدام شیت قرار بگیرد.
• برای انتقال شیت به یک ورک‌بوک دیگه، اسم ورک‌بوک رو از قسمت To Book انتخاب کرده و از قسمت Before sheet، مکان موردنظر رو تعیین می‌کنیم.

در نهایت روی OK‌ کلیک می‌کنیم. در واقع مراحل همه مشابه کپی کردن هست فقط تیک create a copy رو نمیزنیم تا انتقال انجام بشه و Cut بشه.

شکل ۱۰- انتقال شیت ها در اکسل با منو Move or Copy