
خیلی از کاربران حرفه ای اکسل مرتبا با فایل های سنگین و حجیم اکسل کار می کنند. باز و بسته کردن این فایل های سنگین و ذخیره کردن آنها مشکل و وقت گیر است و در نتیجه سرعت کارشان را کند می کند. با این حال، چند ترفند ساده وجود دارد که با کمک آن ها می توانید حجم فایل اکسل خود را خیلی سریع کاهش دهید بدون اینکه کیفیت اطلاعات آن پایین بیاید. در ادامه ۸ روش راحت برای کم کردن حجم فایل اکسل را برای شما شرح می دهیم.
۶ دلیل سنگین شدن فایل اکسل
- تصاویر: شیت شما شامل تعداد زیادی تصویر یا عکس با سایز بزرگ باشد.
- فرمت دهی اضافی: شیت های اکسل میلیون ها سلول دارند – و اگر حتی بدون وجود دیتا در آنها، روی آنها فرمتی اعمال شده باشد، می تواند فایل اکسل شما را به طرز قابل توجهی بزرگ کند. این مسئله به سختی قابل تشخیص است، زیرا سلول های فرمت دار می توانند دقیقا مشابه سلول های بدون فرمت به نظر برسند. مثلا وقتی که فرمت فونت خاصی را برای متنی که وجود ندارد نشان می دهد.
- دیتاهای بزرگ: گاهی هم فقط حجم زیادی از دیتا دارید.
- کش پیوت تیبل: داده هایی که برای جدول های پیوت (Pivot Table) مورد استفاده قرار می گیرند، به صورت پیش فرض در فایل اکسل ذخیره می شوند و این مورد می تواند فایل را بسیار بزرگ کند.
- اشیا امبد شده (Embeded Objects): فایل های دیگری که در شیت شما جاسازی شدند، مثلا فایل های پشتیبانی با فرمت PDF.
- لینک های خارجی: لینک هایی که به شیت های دیگر داده شده.

چطور بفهمیم چه چیزهایی فایل اکسل را سنگین کردند؟
تشخیص اینکه چه چیزهایی فایل اکسل شما را سنگین کرده است، تنها با بررسی ظاهری آن دشوار است، و گاهی لازم است این کار را بدون باز کردن فایل انجام دهید، به خصوص اگر فایل ناپایدار باشد.
با این حال، می توانید با استفاده از ابزار رایگان 7Zip در ویندوز، به راحتی متوجه شوید که چرا فایل اکسل شما حجیم و سنگین است. این ابزار به شما این امکان را می دهد که داخل فایل های XLSX را بدون باز کردن آنها در اکسل بررسی کنید.
برای استفاده از این ابزار:
برنامه 7Zip را دانلود و نصب کنید. با نصب این ابزار، همانطور که در تصویر زیر می بینید، یک گزینه جدید به منوی راست کلیک اضافه می شود. حالا روی فایل اکسل موردنظر راست کلیک کنید و گزینه 7Zip را انتخاب کنید و سپس روی Open archive کلیک کنید.

با این کار یک پنجره مشابه Windows Explorer باز می شود که به شما امکان دیدن پوشه های داخل فایل اکسل را می دهد. اندازهی پوشههای داخلی یعنی قسمت Packed Size را بررسی کنید. برای مثال، در تصویر زیر، پوشه های worksheets و pivotCache منابع اصلی حجیم شدن فایل بودند.

این روش ساده به شما کمک می کند سریعا متوجه شوید کدام بخش از فایل اکسل شما دلیل سنگین شدن آن است.
پیدا کردن پوشه های سنگین
بزرگ ترین پوشه ها در فایل اکسل شما می توانند نشان دهند که علت افزایش حجم فایل شما چیست. پس در پوشه xl پوشه های زیر را بررسی کنید:
media: که همان تصاویر هستند.
worksheets: فرمت دهی های اضافی یا دیتاهای بزرگ
pivotCache: اطلاعات مربوط به جداول پیوت
embeddings: اشیای امبد یا همان جاسازی شده
externalLinks: لینک های خارجی به فایل های اکسل دیگر
اما دقت کنید که همهی پوشه ها ممکن است در فایل شما نباشند. برای مثال، اگر اشیای جاسازی شده (مانند فایلهای PDF) در فایل اکسل شما نباشد، پوشه xl/embeddings را هم نخواهد داشت.
تحلیل اندازه این پوشه ها کمک می کند تا متوجه شوید کدام بخش نیاز به بهینه سازی دارد. این روش می تواند به شما در تشخیص دقیق دلیل افزایش حجم فایل اکسل کمک کند و مسیر کاهش حجم را آسان تر کند.
کاهش حجم فایل اکسل
حالا که می دانید چه چیزی فایل اکسل شما را سنگین کرده است، با کمک روش های زیر می توانید حجم آن را کاهش دهید. توجه کنید که این روش ها در واقع چند ترفند سریع برای کاهش حجم فایل اکسل هستند؛ شما می توانید در مقاله کار با فایل های سنگین اکسل و افزایش سرعت روش های بیشتر و کامل تری را برای این کار یاد بگیرید.
حذف کردن کاندیشنال فرمتینگ
فرمت بندی شرطی یا همان کاندیشنال فرمتینگ زمانی مفید است که نیاز به برجسته کردن اطلاعات خاصی در شیت خود دارید، اما می تواند به سرعت فایل اکسل شما را سنگین کند. توصیه می کنیم در صورتی که دیگر به فرمت های شرطی ای که اعمال کردید نیازی ندارید، آن ها را از شیت خود حذف کنید. برای انجام این کار:
- سلول هایی که فرمت بندی شرطی دارند را در شیت خود انتخاب کنید.
- به تب Home بروید و روی گزینه Conditional Formatting کلیک کنید.
- گزینه Clear Rules را انتخاب کنید و سپس روی Clear from Selected Cells کلیک کنید. اگر هم می خواهید فرمت بندی همه سلول ها را پاک کنید، گزینه Clear Rules from Entire Sheet را انتخاب کنید.

پاک کردن اطلاعات اضافه در سلول های دیگر
یک شیت اکسل می تواند تا یک میلیون ردیف را نگه دارد. گاهی اوقات پیش می آید که به دلایلی در سلول های دیگر شیت مقادیری وجود دارد که یا ناخواسته وارد شدند و یا دیگر به آنها نیازی نداشتید اما فراموش کردید که حذف شان کنید. بنابراین توصیه می کنیم در شیت هایی که سنگین هستند و اطلاعات بسیاری در خود جای دادند، یک بار ردیف ها و سلول های دیگر که فکر می کنید خالی هستند را انتخاب و پاک کنید. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
- تمام ردیف ها و ستون های دیگر که فکر می کنید خالی هستند را انتخاب کنید. برای این کار، می توانید با کلیدهای میانبر Ctrl+Shift و کلید چپ (اگر شیت راست چین است) یا کلید راست (اگر شیت چپ چین است) و یا Ctrl+Shift و کلید پایین، خیلی راحت ستون ها یا ردیف ها را انتخاب کنید.
- بعد از اینکه ستون ها و ردیف ها را انتخاب کردید، کلید Delete را از روی صفحه کلید فشار دهید. با این کار، هرگونه مقدار ناخواسته ای که در سلول های دیگر هستند پاک می شوند.

حذف فرمول های غیرضروری
استفاده از فرمول های اکسل روشی عالی برای دستکاری و ترکیب کردن دیتا به صورت پویا است. اما گاهی ممکن است فراموش کنید که این فرمول ها را زمانی که دیگر نیازی به آنها ندارید، حذف کنید.
برای کاهش حجم فایل اکسل، حتما فرمول ها را به مقادیرشان تبدیل کنید. روش سریع انجام این کار هم به این شکل است:
- سلول هایی که با آنها کار می کنید را انتخاب کنید. اگر هم ترجیح می دهید از میانبرهای اکسل استفاده کنید، با فشار دادن Ctrl+A کل شیت را انتخاب کنید.
- در تب Home، روی Copy کلیک کنید.
- سپس در همان تب، روی فلش زیر Paste کلیک کرده و گزینه Paste Values را انتخاب کنید.
به این ترتیب فرمول هایی که در شیت خود استفاده کردید به مقدارهایشان تبدیل می شوند. همچنین با انجام این کار، هرگونه هایپرلینک موجود در فایل اکسل شما حذف می شود که به کاهش حجم فایل کمک می کند.

فشرده کردن عکس ها در اکسل
به طور کلی، بهتر است که از درج تصاویر در فایل اکسل خودداری کنید، زیرا این کار حجم فایل را به طور قابل توجهی افزایش می دهد. اگر به ناچار برای توضیح دیتاهای خود نیاز دارید از تصاویر استفاده کنید، توصیه ما این است که آنها را فشرده سازی کنید. برای انجام این کار:
- تصویری که می خواهید در اکسل فشرده کنید را انتخاب کنید.
- به تب فرمت تصویر (Picture Format) بروید.
- روی فشرده سازی (Compress) کلیک کنید.
- تیک گزینه “Apply only on this picture” را بردارید تا تمام تصاویر داخل فایل اکسل شما فشرده شوند.
- پیشنهاد می کنیم که هنگام انتخاب رزولوشن برای تصویر خود، همیشه گزینه ایمیل (Email) را انتخاب کنید، زیرا این گزینه حجم فایل را بیشتر کاهش می دهد.

پاک کردن فرمت سلول ها
بیشتر کاربران اکسل از فرمت بندی برای ساختاربندی اطلاعات استفاده می کنند تا فایل هایشان راحت تر قابل پیمایش و درک باشد. با این حال، فرمت بندی سلول ها می تواند حجم فایل را افزایش دهد. اگر در بارگذاری فایل با مشکل مواجه شدید، توصیه می کنیم فرمت بندی ها را حذف کنید، به ویژه از ردیف هایی که حاوی دیتا نیستند. مراحل زیر را دنبال کنید:
- تمام ردیف ها، ستون ها و سلول هایی که فرمت دارند اما حاوی دیتا نیستند را انتخاب کنید.
- به تب Home بروید، سپس بخش Editing را باز کنید.
- گزینه Clear Format را انتخاب کنید.
پاک کردن فرمت های غیرضروری از فایل اکسل می تواند باعث کاهش یافتن حجم فایل شود و در نتیجه فایل ها راحت تر باز و ذخیره می شوند.

پاک کردن حالت Watch اکسل
در ورک شیت های اکسلی که بزرگ هستند و شامل چندین شیت می شوند، استفاده از ویژگی تماشا (Watch) اکسل برای بررسی و چک کردن فرمول ها می تواند بسیار مفید باشد. اما، استفاده زیاد از این ویژگی فایل اکسل شما را سنگین خواهد کرد. بنابراین، بهتر است هر زمان که کارتان با حالت تماشا تمام شد، آنها را از فایل های خود به این صورت حذف کنید:
- در قسمت بالای محیط اکسل به تب فرمول (Formula) بروید و روی Watch Window کلیک کنید.
- همه واچ ها را انتخاب کنید و سپس روی Delete Watch کلیک کنید تا پاک شوند.
این ترفند ساده به شما کمک می کند تا خیلی سریع حجم فایل اکسل خود را کاهش دهید.

حذف اطلاعات پنهان (شیت ها، ردیف ها و ستون ها)
توصیه می کنیم این مرحله را آخر از همه انجام دهید، برای اینکه ممکن است فرمول ها را به هم بریزد و قابل برگشت هم نیست! قبل از اینکه این کار را انجام دهید حتما یک کپی از فایل خود بگیرید.
وقتی دارید با یک فایل سنگین اکسل کار می کنید که شامل صدها شیت است، امکان اینکه داده های پنهان در هر شیت را فراموش کنید بسیار زیاد است. شما می توانید خیلی راحت با دنبال کردن این مراحل، هر شیت، ستون و یا ردیفی که پنهان است را ظاهر کنید و هرکدام را که دیگر نیاز ندارید پاک کنید.
برای ظاهر کردن شیت های پنهان:
روی یک شیت راست کلیک کنید و گزینه Unhide را انتخاب کنید.
مشخص کنید که هنوز شیت مورد نیاز است یا نه؛ اگر نیست، آن را پاک کنید.
این مراحل را برای شیت های دیگر هم تکرار کنید.
برای ظاهر کردن ردیف ها و ستون های پنهان:
کل شیت خود را با نگه داشتن کلیدهای Ctrl + A انتخاب کنید.
روی ردیف ها یا ستون ها کلیک راست کنید و گزینه Unhide را انتخاب کنید.
اگر به این ستون ها و ردیف ها دیگر نیازی ندارید، آنها را پاک کنید.
شاید این روش هایی که در این مطلب عنوان کردیم ساده و ابتدایی به نظر برسند، ولی حذف کردن همین اطلاعات غیرضروری حجم فایل اکسل شما را تا اندازه خوبی کاهش می دهد و به شما کمک می کند تا سریع تر کار کنید.

ویدیوی آموزش کاهش حجم فایل اکسل
در این ویدیو چند دلیل سنگین شدن یک فایل اکسل را بررسی کردیم و در نهایت یک راهکار بسیار جالب برای کاهش حجم فایل آموزش می دهیم.
جمع بندی
گاهی وقت ها پیش می آید که فایل اکسل شما ناگهان بسیار کند یا با تأخیر عمل می کند، یا زمانی که قصد دارید فایل را با کسی به اشتراک بگذارید به شما پیغام می دهد که فایل بیش از حد بزرگ و سنگین است و نمی توان آن را ایمیل کرد. در این مطلب ۸ راهکار سریع برای شما تهیه کردیم که با کمک آنها می توانید خیلی راحت حجم فایل اکسل خود را کاهش دهید. به نظرتان کدام یک از این روش ها کاربردی تر است و هنگام کار با اکسل باید به آن توجه کرد؟ دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.