اکسل پدیا، دانشنامه پارسی اکسل

021-47625755
info@excelpedia.net

ورود یا ثبت نام

  • دانشنامه اکسل
    • اکسل چیست؟
    • اکسل مقدماتی
    • توابع اکسل
    • نمودار ها
    • وی بی – ماکرو
  • آکادمی اکسل
    • ویدئوهای آموزشی
      • رسم نمودارهای حرفه ای
      • اکسل و شروع حرفه ای
      • اکسل نینجا (اکسل پیشرفته)
      • صفر تا صد Pivot Table
      • برنامه نویسی وی بی (VBA)
    • کتاب ها
      • کتاب های فارسی
      • کتاب های انگلیسی
  • داشبورد های مدیریتی
    • آموزش ساخت داشبورد
    • دانلود داشبورد نمونه
  • افزونه های کاربردی
  • دوره های حضوری
    • اکسل نینجا
    • برنامه نویسی وی بی (VBA)
    • Cart

      0

ابزارها

  • خانه
  • بلاگ
  • ابزارها
  • ترکیب Mail Merge ورد و اکسل

ترکیب Mail Merge ورد و اکسل

  • ارسال شده توسط حسنا خاکزاد
  • دسته بندی ابزارها
  • تاریخ ۲۳ آبان ۱۳۹۹
  • نظرات ۲ دیدگاه ها
ابزار Mail Merge
نظر شما در مورد این آموزش

ابزار Mail Merge در ورد

برای چاپ لیبل، تهیه نامه ها، فاکتورها، اسناد مختلف با داده های متغیر، مایکروسافت راه حلی برای ایجاد این قبیل اسناد بصورت خودکار ارائه داده. این راه حل ابزاری است به نام Mail Merge که در نرم افزار Word قرار گرفته است. اما چرا ما در اکسل پدیا به این موضوع می پردازیم؟ چون دیتابیس داده ها رو در اکسل میتونیم قرار بدیم و اسناد مورد نظر رو تهیه کنیم. برای اینکه کاربرد این ابزار بیشتر مشخص بشه یک مثال میزنیم. فرض کنید میخواهیم فاکتورهای مشتریانمون رو به آدرس های اونها پست کنیم. پاکت های نامه رو آماده کردیم و میخوایم برای هر مشتری یک لیبل که شامل اطلاعات گیرنده مثل اسم، آدرس و سایر اطلاعات هر مشتری هست آماده کنیم. برای تهیه و چاپ این لیبل (که بعدا بچسبونیم روی پاکت نامه) از این ابزار استفاده میکنیم و با چند کلیک همه لیبل های مورد نیاز صادر میشه.

برای استفاده از این ابزار به چه چیزی نیاز داریم؟

  • دیتابیس داده های متغیر ( در این مثال اسم، آدرس، تلفن و … – مشابه شکل 1)
  • تمپلیت سند مورد نظر در Word ( در این مثال فرمت خام پاکت برای قسمت گیرنده – مشابه شکل 2)

Mail Merge  نمونه دیتابیس از اطلاعات متغیر سند مورد نظر

شکل 1 – Mail Merge  نمونه دیتابیس از اطلاعات متغیر سند مورد نظر

Mail Merge نمونه خام سند مورد نظر (در اینجا پاکت نامه)

شکل 2 – Mail Merge- نمونه خام سند مورد نظر (در اینجا پاکت نامه)

نکته:
این سند (فرم خام) میتونه تمپلیت یک نامه دعوت به مناقصه، فیش حقوقی، کارت ورود به جلسه و …. باشه. منطق کار برای همه این اسناد مشابه هست.

 

حتما بخوانید:  ایجاد فرم در گوگل شیت

در ادامه نحوه استفاده از این ابزار و صدور همه لیبل های مورد نظر رو شرح میدیم.

بعد از  آماده کردن دیتابیس داده های متغیر و تمپلیت سند مورد نظر، فایل تمپلیت لیبل مورد نظر رو باز میکنیم و از تب Mailings روی گزینه Start Mail Merge کلیک میکنیم.

از منوی باز شده، روی گزینه Step-by-Step Mail Merge Wizard کلیک میکنیم.

انتخاب ویزارد در Mail Merge

شکل 3- Mail Merge – انتخاب ویزارد

نکته:
داده های متغیر میتونه داخل خود این ابزار نوشته بشه و وارد بشه. اما به دلیل راحتی و امکان انجام محاسبات در فایل اکسل و استفاده از نتایج در نامه ها و … از اکسل استفاده میکنیم.

 

همچنین در نرم افزار ورد یک سری  تمپلیت مثل نامه، ایمیل، برچسب و … وجود داره که ساختار مشخصی دارن و قابل استفاده هستن. اما ما در اینجا از تمپلیت خودمون استفاده کردیم که نشون بدیم هیچ محدودیتی برای فایل ورد وجود نداره و هر ساختاری میتونه داشته باشه.

با زدن این گزینه ویزارد Mail Merge در سمت راست صفحه باز میشه و 6 گام وجود داره که باید طی بشه.

گام اول: انتخاب سند مورد نظر (در اینجا Letters رو انتخاب میکنیم که بتونیم هر ساختاری رو تعیین کنیم و Next رو میزنیم)

ویزارد گام اول

شکل 4 – Mail Merge – ویزارد گام اول

گام دوم: در نوار نمایش داده شده از ما میخواد که تمپلیت نامه مورد نظر رو مشخص کنیم. چون ما از ابتدا فایل تمپلیت رو باز کردیم، گزینه Use the current document رو انتخاب میکنیم و Next رو میزنیم.

ویزارد گام دوم

شکل 5 – Mail Merge – ویزارد گام دوم

حتما بخوانید:  استفاده از ابزار هوشمند Flash Fill

گام سوم: در این مرحله باید فایل داده های متغیر در نامه رو معرفی کنیم. روی Browse کلیک میکنیم و فایل اکسل دیتابیس رو انتخاب میکنیم. بعد از انتخاب فایل اکسل و انتخاب شیت مورد نظر از فایل، پنجره شکل 6 نمایش داده میشه. OK رو میزنیم و به گام بعد میریم.

گام سوم، تعیین فایل داده های متغیر

شکل 6- Mail Merge- گام سوم، تعیین فایل داده های متغیر

در این قسمت میتونیم افرادی رو که نمیخوایم از تغییر فیلتر، مشخص کنیم، یا اینکه داده ها رو مرتب کنیم و تکراری ها رو حذف کنیم و …

 

گام چهارم: در گام چهارم از پنجره نمایش داده شده باید داده های متغیر در متن نامه رو مشخص کنیم برای این کار روی گزینه More Items کلیک میکنیم.

گام چهارم تعیین داده های متغیر

شکل 7-Mail Merge – گام چهارم تعیین داده های متغیر

از پنجره نمایش داده شده، باید متغیرها رو تعیین کنیم. برای این کار طبق زیر عمل میکنیم:

ابتدا جلوب فیلد مورد نظر کلیک میکنیم و نشانگر موس رو در مکان مورد نظر (مثلا جلوی نام خانوادگی) قرار میدیم. بعد روی More Items کلیک میکنیم و از پنجره نمایش داده شده، فیلد مورد نظر (نام گیرنده) که باید جلوی نام خانوادگی قرار بگیره رو کلیک میکنیم. برای همه قسمت های لیبل همین کار رو مطابق ویدئو زیر تکرار میکنیم و Next رو میزنیم.

میل مرج ورد و اکسل

گام پنجم: در این مرحله میتونیم لیبل های ایجاد شده رو ببینیم. برای این کار کافیه روی علامت >> بزنیم و لیبل های ایجاد شده رو ملاحظه کنیم.

گام پنجم بررسی نامه های ایجاد شده

شکل 8- Mail Merge – گام پنجم بررسی نامه های ایجاد شده

نکته:
در این مرحله میتونیم با بررسی هر لیبل، تغییرات مورد نیاز رو اعمال کنیم و از قسمت Exclude this recipient برخی دریافت کنندگان رو حذف میکنیم.

 

حتما بخوانید:  اصول جستجو در اکسل | جستجوی عبارات فارسی و انگلیسی

گام ششم و آخر:

در این مرحله میتونیم همه یا برخی از لیبل های ایجاد شده رو مشاهده کنیم. برای مشاهده لیبل ها روی گزینه Edit Individual letters کلیک میکنیم و از پنجره نمایش داده شده تعیین میکنیم که همه (All) لیبل ها رو ببینیم یا برخی از لیبل ها نمایش داده بشه.

گام ششم مشاهده همخ لیبل های ایجاد شده

شکل 9 – Mail Merge – گام ششم مشاهده همخ لیبل های ایجاد شده

با زدن All یک فایل ورد ایجاد شده که در هر صفحه یک لیبل با اطلاعات مورد نظر ایجاد شده که میتونیم پرینت بگیریم.

  • اشتراک گذاری:
profile avatar
حسنا خاکزاد
فارغ التحصیل لیسانس مهندسی صنایع، ارشد مدیریت صنعتی از دانشگاه تربیت مدرس و عاشق اکسل هستم. از سال 1388 که ترم 2 لیسانس بودم، به توصیه استاد مشاورم شروع به خوندن اکسل بصورت حرفه ای کردم و همچنان در حال مطالعه و یادگیری و البته آموزش به بقیه هستم.

مطلب قبلی

مرتب سازی انواع تاریخ در اکسل
۲۳ آبان ۱۳۹۹

مطلب بعدی

حل مسئله رتبه بندی داده های تکراری
۲۳ آبان ۱۳۹۹

ممکن است همچنین دوست داشته باشید

Google-Form-&-Google-Sheet-Cover
اشتراک گذاری فرم پرسشنامه حرفه ای به همراه گزارش
۲۴ تیر, ۱۳۹۹
Google-Form-&-Google-Sheet-Cover
ایجاد فرم در گوگل شیت
۱۰ اردیبهشت, ۱۳۹۹
Number-Combinations-Cover
این عدد حاصل جمع چه اعدادی است؟
۲۸ فروردین, ۱۳۹۹

    2 نظر

  1. profile avatar
    حسابدار
    ۱۶ دی ۱۳۹۹
    پاسخ

    تشکر از راهنمایی گام به گام شما

  2. profile avatar
    سید میلاد
    ۱۴ دی ۱۳۹۹
    پاسخ

    بسیار عالی و مفید

نظر بدهید لغو پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

-- بارگیری کد امنیتی --

زودتر از دیگران با خبر بشید

از طریق ایمیل، مطالب آموزشی درباره اکسل و برنامه نویسی وی بی و سایر رویدادهای مهم را دریافت خواهید کرد.
  • این فیلد برای اعتبار سنجی است و باید بدون تغییر باقی بماند .

آخرین مطالب

حل مسئله رتبه بندی داده های تکراری
۱۱آذر۱۳۹۹
ابزار Mail Merge
ترکیب Mail Merge ورد و اکسل
۲۳آبان۱۳۹۹
سورت تاریخ
مرتب سازی انواع تاریخ در اکسل
۰۲شهریور۱۳۹۹
توابع متنی: تابع Proper، تابع Lower، تابع Upper در اکسل
توابع ویرایش متن انگلیسی در اکسل
۱۷مرداد۱۳۹۹

وجود یک منبع جامع و به روز که بدونی همیشه پشتیبانته برای یادگیری ضروریه. اکسل پدیا رو برای همین به وجود آوردیم.

پاسخ سوالات شما

اگر سوالات اکسلی دارید تو تالار گفتمان اکسل پدیا میتونید مطرح کنید. اساتید بسیاری هستند که به شما کمک میکنند.

کانال و تالار گفتمان اکسل پدیا

ورود به تالار گفتگو تلگرام

عضویت در خبرنامه
با عضویت در خبرنامه، ایمیل‌های آموزشی درباره اکسل و برنامه نویسی وی بی را دریافت خواهید کرد.

  • این فیلد برای اعتبار سنجی است و باید بدون تغییر باقی بماند .

021-47625755

info@excelpedia.net

آدرس: تهران، میدان دوم صادقیه، برج گلدیس، طبقه 7 واحد 721

دانلود اپ اکسل پدیادانلود از کافه بازار

تمامی حقوق برای اکسل پدیا محفوظ است.

  • اکسل از راه دور
  • شرایط و قوانین
  • درباره ما
  • تماس با ما