ترکیب Mail Merge ورد و اکسل

ابزار Mail Merge در ورد

برای چاپ لیبل، تهیه نامه ها، فاکتورها، اسناد مختلف با داده های متغیر، مایکروسافت راه حلی برای ایجاد این قبیل اسناد بصورت خودکار ارائه داده. این راه حل ابزاری است به نام Mail Merge که در نرم افزار Word قرار گرفته است. اما چرا ما در اکسل پدیا به این موضوع می پردازیم؟ چون دیتابیس داده ها رو در اکسل میتونیم قرار بدیم و اسناد مورد نظر رو تهیه کنیم. برای اینکه کاربرد این ابزار بیشتر مشخص بشه یک مثال میزنیم. فرض کنید میخواهیم فاکتورهای مشتریانمون رو به آدرس های اونها پست کنیم. پاکت های نامه رو آماده کردیم و میخوایم برای هر مشتری یک لیبل که شامل اطلاعات گیرنده مثل اسم، آدرس و سایر اطلاعات هر مشتری هست آماده کنیم. برای تهیه و چاپ این لیبل (که بعدا بچسبونیم روی پاکت نامه) از این ابزار استفاده میکنیم و با چند کلیک همه لیبل های مورد نیاز صادر میشه.

برای استفاده از این ابزار به چه چیزی نیاز داریم؟

• دیتابیس داده های متغیر ( در این مثال اسم، آدرس، تلفن و … – مشابه شکل 1)
• تمپلیت سند مورد نظر در Word ( در این مثال فرمت خام پاکت برای قسمت گیرنده – مشابه شکل 2)

شکل 1 – Mail Merge  نمونه دیتابیس از اطلاعات متغیر سند مورد نظر

شکل 2 – Mail Merge- نمونه خام سند مورد نظر (در اینجا پاکت نامه)

در ادامه نحوه استفاده از این ابزار و صدور همه لیبل های مورد نظر رو شرح میدیم.

بعد از  آماده کردن دیتابیس داده های متغیر و تمپلیت سند مورد نظر، فایل تمپلیت لیبل مورد نظر رو باز میکنیم و از تب Mailings روی گزینه Start Mail Merge کلیک میکنیم.

از منوی باز شده، روی گزینه Step-by-Step Mail Merge Wizard کلیک میکنیم.

شکل 3- Mail Merge – انتخاب ویزارد

همچنین در نرم افزار ورد یک سری  تمپلیت مثل نامه، ایمیل، برچسب و … وجود داره که ساختار مشخصی دارن و قابل استفاده هستن. اما ما در اینجا از تمپلیت خودمون استفاده کردیم که نشون بدیم هیچ محدودیتی برای فایل ورد وجود نداره و هر ساختاری میتونه داشته باشه.

با زدن این گزینه ویزارد Mail Merge در سمت راست صفحه باز میشه و 6 گام وجود داره که باید طی بشه.

گام اول: انتخاب سند مورد نظر (در اینجا Letters رو انتخاب میکنیم که بتونیم هر ساختاری رو تعیین کنیم و Next رو میزنیم)

شکل 4 – Mail Merge – ویزارد گام اول

گام دوم: در نوار نمایش داده شده از ما میخواد که تمپلیت نامه مورد نظر رو مشخص کنیم. چون ما از ابتدا فایل تمپلیت رو باز کردیم، گزینه Use the current document رو انتخاب میکنیم و Next رو میزنیم.

شکل 5 – Mail Merge – ویزارد گام دوم

گام سوم: در این مرحله باید فایل داده های متغیر در نامه رو معرفی کنیم. روی Browse کلیک میکنیم و فایل اکسل دیتابیس رو انتخاب میکنیم. بعد از انتخاب فایل اکسل و انتخاب شیت مورد نظر از فایل، پنجره شکل 6 نمایش داده میشه. OK رو میزنیم و به گام بعد میریم.

شکل 6- Mail Merge- گام سوم، تعیین فایل داده های متغیر

در این قسمت میتونیم افرادی رو که نمیخوایم از تغییر فیلتر، مشخص کنیم، یا اینکه داده ها رو مرتب کنیم و تکراری ها رو حذف کنیم و …

گام چهارم: در گام چهارم از پنجره نمایش داده شده باید داده های متغیر در متن نامه رو مشخص کنیم برای این کار روی گزینه More Items کلیک میکنیم.

شکل 7-Mail Merge – گام چهارم تعیین داده های متغیر

از پنجره نمایش داده شده، باید متغیرها رو تعیین کنیم. برای این کار طبق زیر عمل میکنیم:

ابتدا جلوب فیلد مورد نظر کلیک میکنیم و نشانگر موس رو در مکان مورد نظر (مثلا جلوی نام خانوادگی) قرار میدیم. بعد روی More Items کلیک میکنیم و از پنجره نمایش داده شده، فیلد مورد نظر (نام گیرنده) که باید جلوی نام خانوادگی قرار بگیره رو کلیک میکنیم. برای همه قسمت های لیبل همین کار رو مطابق ویدئو زیر تکرار میکنیم و Next رو میزنیم.

گام پنجم: در این مرحله میتونیم لیبل های ایجاد شده رو ببینیم. برای این کار کافیه روی علامت >> بزنیم و لیبل های ایجاد شده رو ملاحظه کنیم.

شکل 8- Mail Merge – گام پنجم بررسی نامه های ایجاد شده

گام ششم و آخر:

در این مرحله میتونیم همه یا برخی از لیبل های ایجاد شده رو مشاهده کنیم. برای مشاهده لیبل ها روی گزینه Edit Individual letters کلیک میکنیم و از پنجره نمایش داده شده تعیین میکنیم که همه (All) لیبل ها رو ببینیم یا برخی از لیبل ها نمایش داده بشه.

شکل 9 – Mail Merge – گام ششم مشاهده همخ لیبل های ایجاد شده

با زدن All یک فایل ورد ایجاد شده که در هر صفحه یک لیبل با اطلاعات مورد نظر ایجاد شده که میتونیم پرینت بگیریم.