اشتراک فایل اکسل بین چند کاربر در شبکه

تاریخ انتشار ۱۵ خرداد ۱۳۹۷

دسته بندی

مسائل کاربردی

۴.۶/۵ - (۲۳ امتیاز)

اشتراک بین چند کاربر

نیاز به استفاده از یک فایل اکسل بصورت اشتراکی خیلی زیاد شده و بین اعضای یک تیم روز به روز بیشتر میشه. مثلا توی یک شرکت، فایل مرجعی وجود داره که دپارتمان های مختلف از اون استفاده میکنن و هر کس با یک قسمت از اون فایل کار داره. بجای اینکه مدام لازم نباشه فایل رو ببندیم تا دیگری باز کنه، کافیه فایل رو به اشتراک بذاریم. در واقع با اشتراک فایل اکسل ، یکجور اکسل چند کاربره داشته باشیم.

قبلا وقتی نیاز بود که فایلی رو با کسی به اشتراک بذاریم، مجبور بودیم ایمیل کنیم یا داده ها رو بصورت PDF ذخیره کنیم. ایمیل کردن باعث میشد چندین ورژن از فایل ایجاد بشه و PDF کردن هم باعث میشد که نشه داده ها رو ویرایش کرد.

نسخه های اخیر اکسل، ۲۰۱۰، ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ امکانات خیلی خوبی رو برای اشتراک فایل در اختیار ما میذارن. از طریق اشتراک فایل اکسل تحت شبکه، به افراد اجازه میدید که همزمان به فایل مورد نظر دسترسی داشته باشن و از اون استفاده کنن. اینطوری دیگه ورژن های مختلفی از یک فایل ندارید و مدیریت اون راحت تره.

در این مطلب میخوام در مورد استفاده همزمان از یک فایل اکسل و یا اینکه چگونه فایل اکسل را به اشتراک بگذاریم صحبت کنیم.

چگونه یک فایل رو به اشتراک بذاریم؟

برای اینکه فایلی رو به اشتراک بذاریم باید یک شبکه وجود داشته باشه که افراد مورد نظر شما به اون شبکه دسترسی داشته باشند. اگر فایل رو به اشتراک گذاشته باشید، شما میتونید تغییرای که افراد مختلف ایجاد کردن رو ردگیری کنید. حتی امکان اینکه اجازه بدید اون تغییر اعمال بشه یا نه هم وجود داره. برای اشتراک فایل اکسل در شبکه، فایل گام های زیر رو انجام بدید:

فایل اکسل مورد نظر رو باز کرده و از تب Review و قسمت Changes گزینه Share Workbook رو بزنید.

شکل ۱- مسیر اشتراک گذاری فایل

پنجره به اشتراک گذاری فایل باز میشه و باید تیک گزینه نشان داده شده در شکل ۲ رو بزنید:

شکل ۲- انجام تنظیمات برای اشتراک فایل اکسل

میتونید از تب Advance تنظیماتی (دلخواه) رو برای فایل به اشتراک گذاشته شده انجام بدید. مثلا در شکل ۳ تنظیم کردیم که تغییرات هر ۱۵ دقیقه بروز رسانی بشه. بصورت پیش فرض، تغییرات فقط زمانی که فایل ذخیره میشه بروز رسانی میشه. اما فرض کنید مدت طولانی قراره با فایل کار کنیم و لازمه که تغییرات رو هر چند لحظه ببینیم. پس این گزینه رو انتخاب کرده و زمان مورد نظر رو تعیین میکنیم.

شکل ۳- تنظیمات به اشتراک گذاری فایل

حالا فایل رو در شبکه و در جایی که افراد مورد نظر دسترسی دارن ذخیره کنید. اگر این کار بدرستی انجام بشه، عبارت [Shared] کنار اسم فایل نمایش داده میشه.

شکل ۴- نمایش عبارت [Shared] در کنار نام فایل بعد از اشتراک فایل اکسل

حالا شما و همکارانتون میتونید همزمان روی فایل مشترک و بصورت همزمان کار کنید. شما میتونید تغییرات اعمال شده رو بپذیرید یا رد کنید. یا حتی میتونید یک فرد مشخص رو از اشتراک گذاری محروم کنید. در ادامه این آموزش در مورد این مسائل توضیح خواهم داد.

نکته:
اگر اکسل اجازه Share کردن رو نمیده موارد زیر رو چک کنید:

فایل هایی که Table یا نقشه های XML دارن، قابلیت به اشتراک گذاری ندارن. پس حتما جدول ها رو به Range معمولی تبدیل کنید و نقشه ها XML رو حذف کنید.
تنظیمات امنیتی رو از مسیر زیر چک کنید و تیک گزینه Remove Personal Information From File Properties On Save رو بردارید:

File/ Excel Options/ Trust Center/ Trust Center Settings

ردیابی تغییرات

اگر میخواید علاوه بر اینکه فایل رو به اشتراک می ذارید، مطمئن بشید که کسی نمیتونه سابقه تغییرات رو از بین ببره یا اینکه فایل رو از روی شبکه حذف کنه، گام های زیر رو انجام بدید:

در تب Review و در قسمت Changes روی گزینه Protect And Share Workbook کلیک کنید.
پنجره ای باز میشه و شما باید گزینه Shared With Track Changes رو تیک بزنید.
در پنجره پسورد، میتونید پسوردی رو تایپ کنید.

اگرچه که گذاشتن پسورد اختیاری هست، اما بهتره که انجام بدید. اگر پسورد نذارید، هر کسی میتونه تنظیمات به اشتراک گذاری رو تغییر بده.

فایل رو ذخیره کنید.

شکل ۵- محافظت از فایل بعد از اشتراک فایل اکسل

با زدن دکمه Ok و تایپ مجدد پسورد، گزینه Protect Share Workbook به گزینه Unprotect Share Workbook تبدیل میشه. کلیک کردن روی این گزینه، هم Protection رو از بین میبره و هم حالت Shared فایل رو.

نکته:
اگر فایل در حالت Share هست و میخواید Protect Shared Workbook رو بزنید، قسمت پسورد غیر فعال هست. پس اول باید از حالت Share در بیارید و بعد اقدام به Protect کردن کنید.

محافظت از فایل اشتراکی و محافظت از Sheet

محافظت از فایل به اشتراک گذاشته شده فقط سابقه تغییرات رو محافظت میکنه. اما اگه بخوایم قسمت های مهم فایل که نباید تغییر کنن رو محافظت کنیم، باید قبل از به اشتراک گذاری این کار رو انجام بدیم. دقت کنید مهمه که قبل از به اشتراک گذاری انجام بشه چون بعد از این کار، Protect sheet غیرفعال میشه. برای محافظت از شیت و قفل کردن قسمت هایی از یک شیت، پست زیر رو بخونید:

محافظت از شیت و دو نکته مهمه

محدودیت های فایل اشتراکی

وقتی فایلی رو به اشتراک میذارید، برخی امکانات غیرفعال میشن و غیرقابل استفاده هستن. برخی محدودیت ها رو در زیر می بینید:

Merge کردن
فرمت دهی شرطی- Conditional Formatting
اعتبارسنجی داده ها-Data Validation
ابزار Subtotal
Slicer و نمودارهای درون سلولی Sparklines
ابرپیوند- Hyperlink
و …

شکل ۶- امکانات غیرفعال در فالی به اشتراک گذاشته شده

در واقع اگر این امکانات از قبل به فایل اضافه شده باشه، شما میتونید در حین به اشتراک گذاری از اونها استفاده کنید. فقط نمیتونید این تنظیمات رو تغییر بدید یا حذف و اضافه کنید. پس اگر میخواید از این امکانات استفاده کنید، حتما قبل از به اشتراک گذاری اعمال کنید. لیست کامل محدودیت های ایجد شده در فایل به اشتراک گذاری شده رو میتونید در سایت Microsoft ببینید.

ویرایش کردن فایل اشتراکی

وقتی یک فایل به اشتراک گذاشته شده رو باز میکنید، میتونید داده های جدید وارد کنید و یا داده های موجود رو تغییر بدید. همچنین میتونید برای خودتون اسمی رو مشخص کنید که تغییراتی که شما ثبت میکنید به نام شما باشه.

برای این کار از مسیر File/ Excel Option/ General اسم مورد نظر رو در باکس نمای شداده شده در شکل ۷ تایپ کنید.

شکل ۷- تغییر نام کاربری

حالا با در نظر گرفتن محدویت هایی که توضیح داده شد، میتونید با فایل مورد نظر کار کنید.

تغییرات همزمان در فایل اشتراکی

وقتی دو یا چند کاربر همزمان دارن روی یک فایل کار میکنن، ممکنه همزمان روی یک سل تغییرات اعمال کنند. این جور مواقع چه اتفاقی میفته؟

اکسل تغییرات شخصی رو اعمال میکنه که فایل رو ذخیره کرده. وقتی کاربر دوم، سعی میکنه فایل رو ذخیره کنه اکسل پنجره ای رو نمایش میده که تداخل ها رو نشون میده. شکل ۸ داره نشون میده که همزمان، سلول C7 از ۱۶۰ به ۱۵۰ و ۱۴۰ تغییر کرده. با زدن گزینه Accept Mine و Accept Other انتخاب میکنیم که کدوم تغییر اعمال بشه.

شکل ۸- نمایش تغییرات ایجاد شده همزمان در زمان اشتراک فایل اکسل

با استفاده از تنظیمات قسمت Advanced از پنجره Share Workbook میتونیم تعیین کنیم که هر کسی ذخیره کرد، برنده است و تغییرات اون کاربرد اعمال میشه.

شکل ۹- تنظیمات زمان تداخل تغییرات در هنگام اشتراک فایل اکسل

حذف یک کاربر از یک فایل مشترک

گاهی اوقات ممکنه لازم باشه یک کاربر رو حذف کنید که دسترسی همزمان نداشته باشه. برای این کار کافیه از تب Review و گزینه Share workbook شخص مورد نظر رو انتخاب کرده و گزینه Remove User رو بزنید و شخص مورد نظر رو حذف کنید:

شکل ۱۰- حذف یک کاربر بعد از اشتراک فایل اکسل

نکته:
توجه کنید که این کار فقط کاربر رو از این سری که فایل باز هست حذف میکنه. اما کاربر دوباره میتونه فایل رو باز کنه و در حالت مشترک استفاده کنه. اگر بخواید دسترسی نداشته باشه باسد تنظیمات شبکه رو طوری تغییر بدید که شخص دسترسی به اون قسمت نداشته باشه.

خارج کردن فایل از حالت اشتراک

وقتی کار تیم روی فایل تموم میشه، میتونیم دیگه فایل رو از حالت Share خارج کنیم. برای این کار از تب Review و گزینه Share Workbook تیک گزینه نشون داده شده در شکل ۱۱ رو حذف میکنیم.

شکل ۱۱- اشتراک فایل اکسل -خارج کردن فایل از حالت Share

نکته:
قبل از خارج کردن فایل از حالت اشتراک به نکات زیر توجه داشته باشید:

چک کنید اگر غیر از شما شخص دیگه ای فایل رو باز کرده، اون کاربر رو disconnect کنید. (در بالا توضیح داده شد)
اگر چک باکس مورد نظر غیرفعال هست، حالت Protest shre workbook فعال هست. همونطور که گفته شد، اول از حالت Protection خارج کنید و بعد فایل رو از حالت اشتراک خارج کنید.

خب در این مقاله نحوه استفاده از اکسل تحت شبکه و نحوه استفاده همزمان چند کاربر از فایل اکسل رو با همه نکات و مسائل تشریح کردیم. در مقالات بعدی به اشتراک گذاری فایل از طریق OneDrive و نحوه ردیابی تغییرات اعمال شده (Track Change) رو بررسی خواهیم کرد.

کلیدواژه : پیشرفته

سامان چراغی 134

من سامان چراغی هستم. دانش آموخته مقطع فوق لیسانس دانشگاه تربیت مدرس در رشته مهندسی صنایع. از سال 1388 اکسل و برنامه نویسی VBA رو به صورت حرفه ای شروع کردم.

دیدگاه کاربران

سعید ۳۰ بهمن ۱۳۹۸ / ۱۱:۳۹ ق٫ظ
پاسخ
سلام
من ماکرویی نوشتم (SumCellColor) وقتی Share را فعال می کنم ، در قسمت هایی که از این فرمول استفاده شده به این شکل نمایش داده می شود #######
اما وقتی روی اون خانه میرم و فرمول را باز میکنم و مجدد تایید می کنم درست میشود.
این مشکل با هر بار باز کردن فایل اکسل اتفاق می افتد.
راهی است که برطرف شود؟
این ماکرویی است که استفاده شده است.
Function SumCellsByColor(rData As Range, cellRefColor As Range)
Dim indRefColor As Long
Dim cellCurrent As Range
Dim sumRes
Application.Volatile
sumRes = 0
indRefColor = cellRefColor.Cells(1, 1).Interior.Color
For Each cellCurrent In rData
If indRefColor = cellCurrent.Interior.Color Then
sumRes = WorksheetFunction.Sum(cellCurrent, sumRes)
End If
Next cellCurrent
SumCellsByColor = sumRes
End Function
- سامان چراغی ۴ مرداد ۱۳۹۹ / ۸:۲۴ ق٫ظ
  پاسخ
  سلام
  حتما فرمت تک تک سلول هایی که توسط این کد مقداردهی میشن رو بررسی کنید که همه متناسب با داده ای که میخواهید باشند (به عنوان مثال یک عدد بزرگ در سلولی با فرمت Date قرار داده نشود).
  پهنای ستون ها رو بیشتر کنید.
  در غیر اینصورت میتونید با استفاده از F8 کد را خط به خط اجرا کنید و ببینید برای سلول هایی که این مشکل را دارند دقیقا چه مقداری ایجاد میشود.
محمد حسین ۵ بهمن ۱۳۹۸ / ۸:۱۴ ب٫ظ
پاسخ
سلام
چطور می تونم یک فایل اکسلو در بستر اینترنت شیر کنم؟
ممنون میشم پاسخ رو برام ایمیل کنید
- سامان چراغی ۵ بهمن ۱۳۹۸ / ۸:۴۹ ب٫ظ
  پاسخ
  اگر منظورتون از اشتراک گذاری، اشتراک گذاری محتوای فایل به صورتی که همزمان بشه کار کرد باید از آفیس ۳۶۰ یا گوگل شیت استفاده کنید.
نوری راد ۲ بهمن ۱۳۹۸ / ۷:۵۰ ب٫ظ
پاسخ
با سلام و ضمن تشکر از مطب مفدی که طبق معمول ارائه فرمودید سوالی دارم چگونه هر بار که تغییرات را انجام میدهیم refrash کنیم که تغییرات رو کاربر دیگر مشاهده کند با تشکر
- سامان چراغی ۳ بهمن ۱۳۹۸ / ۱۰:۴۰ ق٫ظ
  پاسخ
  سلام، تغییرات در فایلی که به اشتراک گذاشته شده زمان قابل مشاهده هست که ایجاد کننده تغییرات فایل رو ذخیره کنه و افراد دیگه فایل رو مجددا باز کنند.
علی ۹ آبان ۱۳۹۸ / ۳:۰۵ ب٫ظ
پاسخ
سلام آیا امکان اینکه ابرپیوند- Hyperlink در اکسل share شده فعال شود هست؟ یا راه حلی؟
- سامان چراغی ۱۲ آبان ۱۳۹۸ / ۸:۴۶ ق٫ظ
  پاسخ
  سلام
  Hyperlinkهایی که قبلا ایجاد شده اند در حالت Share هم کار میکنند، اما در حالت Share شده امکان ایجاد Hyperlink به صورت دستی وجود نداره اما میتونید با استفاده از تابع Hyperlink یک Hyperlink ایجاد کنید.
  اگر قصد دارید به صورت دستی لینک ایجاد کنید اول باید فایل رو از حالت Share خارج کنید و لینک رو بسازید و نهایتا دوباره Share کنید.
پرويز ۷ مرداد ۱۳۹۸ / ۹:۱۸ ق٫ظ
پاسخ
با سلام
ممنون از راهنمایی هاتون
میخواستم بدونم امکان داره بعد از ذخیره فایل ، کاربر اجازه تغییر محتویات سلها رو نداشته باشه ویا اینکه جایی هست که نشون بده چه کسی این سل رو بعد از ذخیره حذف یا تغییر داده ؟
- حسنا خاکزاد ۷ مرداد ۱۳۹۸ / ۳:۱۶ ب٫ظ
  پاسخ
  درود بر شما
  اگر مقاله زیر کمکتون نکنه. باید کدنویسی انجام بدید
  https://excelpedia.net/excel-tracking-changes/
پیمان ۲۸ تیر ۱۳۹۸ / ۷:۴۸ ب٫ظ
پاسخ
سلام
ممنونم بابت اموزش
سوال :
چطور میشه بعد اینکه فایل رو شیر کرد گزینه unshare از دسترس کاربران برداشته بشه تا نتوئنن فایل رو unshare کنن ؟!
سیامک ۱۴ تیر ۱۳۹۸ / ۱۲:۰۳ ب٫ظ
پاسخ
سلام
من یه ماکرو نوشتم تا بتونم فایل رو از حالت share باز کنه وقتی میخوام ماکروهاش را فعال کنم
ActiveWorkbook.ExclusiveAccess
برنامه ماکرو اجرا میشه
اما در انتها میخوام بعد اجرا دوباره shared بشه
نمیدونم چه دستوری بنویسم؟
ActiveWorkbook.makeshared
نوشتم انجام نمیده
چی بنویسم؟
سیامک ۱۳ تیر ۱۳۹۸ / ۱۰:۲۸ ق٫ظ
پاسخ
سلام
فایل اکسلی دارم که زمانی در حالت share قرار میدم ماکرو هاش عمل نمیکنه و وقتی خارج میکنم ماکرو ها عمل نمیکند.مشکل کجاست؟؟
- سامان چراغی ۲۵ تیر ۱۳۹۸ / ۹:۰۰ ق٫ظ
  پاسخ
  سلام،
  در زمانیکه فایل Share میشه امکان اجرا کدهای وی بی وجود داره فقط چون در حالت Share یکسری محدودیت ها برای فایل ایجاد میشه مثل عدم امکان تغییر Protect بودن شیت ها کدهایی که قصد انجام این کار ها رو دارن عمل نمیکنند و منجر به خطا میشن.
  به همین دلیل حتما چک کنید که کدهای شما قصد تغییر این محدودیت ها رو نداشته باشند.
  میتونید از اینجا لیست این محدودیت ها رو ببینید.
محمد ۸ اسفند ۱۳۹۷ / ۴:۰۴ ب٫ظ
پاسخ
این گزینه در آفیس ۲۰۱۶ قابل رویت نیست.
- حسنا خاکزاد ۸ اسفند ۱۳۹۷ / ۸:۴۳ ب٫ظ
  پاسخ
  اگر منظورتون share workbook هست؟
  که این گزینه موجود هست در آفیس ۲۰۱۶
محمد ۴ اسفند ۱۳۹۷ / ۷:۲۵ ب٫ظ
پاسخ
با سلام و عرض خسته نباشید
من یه فایل اکسل رو بین ۶ سیستم شیر کردم و به همکارام گفتم که برای بروزرسانی فایلشون بعد از هر تغییر یک بار دکمه سیو رو بزنند
با توجه به این که هر کاربر فقط ردیف های خاصی از شیت رو تغییر میده پس مشکلی بابت تغییر همزمان اطلاعات نیست
مشکلی که برخی اوقات به وجود میاد اینه که هنگام زدن دکمه سیو پنجره‌ی save as باز می شه و میخواهد که فایل رو جایی دیگه ذخیره کنه
میشه بگید مشکل از کجاست و برای رفع مشکل چه کاری میشه کرد
- محمدی ۲ اردیبهشت ۱۳۹۸ / ۴:۰۴ ب٫ظ
  پاسخ
  دقیقا این مشکل منم هست

ارسال دیدگاه