اشتراک فایل اکسل بین چند کاربر در شبکه

تاریخ انتشار ۱۵ خرداد ۱۳۹۷

دسته بندی

مسائل کاربردی

۴.۶/۵ - (۲۳ امتیاز)

اشتراک بین چند کاربر

نیاز به استفاده از یک فایل اکسل بصورت اشتراکی خیلی زیاد شده و بین اعضای یک تیم روز به روز بیشتر میشه. مثلا توی یک شرکت، فایل مرجعی وجود داره که دپارتمان های مختلف از اون استفاده میکنن و هر کس با یک قسمت از اون فایل کار داره. بجای اینکه مدام لازم نباشه فایل رو ببندیم تا دیگری باز کنه، کافیه فایل رو به اشتراک بذاریم. در واقع با اشتراک فایل اکسل ، یکجور اکسل چند کاربره داشته باشیم.

قبلا وقتی نیاز بود که فایلی رو با کسی به اشتراک بذاریم، مجبور بودیم ایمیل کنیم یا داده ها رو بصورت PDF ذخیره کنیم. ایمیل کردن باعث میشد چندین ورژن از فایل ایجاد بشه و PDF کردن هم باعث میشد که نشه داده ها رو ویرایش کرد.

نسخه های اخیر اکسل، ۲۰۱۰، ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ امکانات خیلی خوبی رو برای اشتراک فایل در اختیار ما میذارن. از طریق اشتراک فایل اکسل تحت شبکه، به افراد اجازه میدید که همزمان به فایل مورد نظر دسترسی داشته باشن و از اون استفاده کنن. اینطوری دیگه ورژن های مختلفی از یک فایل ندارید و مدیریت اون راحت تره.

در این مطلب میخوام در مورد استفاده همزمان از یک فایل اکسل و یا اینکه چگونه فایل اکسل را به اشتراک بگذاریم صحبت کنیم.

چگونه یک فایل رو به اشتراک بذاریم؟

برای اینکه فایلی رو به اشتراک بذاریم باید یک شبکه وجود داشته باشه که افراد مورد نظر شما به اون شبکه دسترسی داشته باشند. اگر فایل رو به اشتراک گذاشته باشید، شما میتونید تغییرای که افراد مختلف ایجاد کردن رو ردگیری کنید. حتی امکان اینکه اجازه بدید اون تغییر اعمال بشه یا نه هم وجود داره. برای اشتراک فایل اکسل در شبکه، فایل گام های زیر رو انجام بدید:

فایل اکسل مورد نظر رو باز کرده و از تب Review و قسمت Changes گزینه Share Workbook رو بزنید.

شکل ۱- مسیر اشتراک گذاری فایل

پنجره به اشتراک گذاری فایل باز میشه و باید تیک گزینه نشان داده شده در شکل ۲ رو بزنید:

شکل ۲- انجام تنظیمات برای اشتراک فایل اکسل

میتونید از تب Advance تنظیماتی (دلخواه) رو برای فایل به اشتراک گذاشته شده انجام بدید. مثلا در شکل ۳ تنظیم کردیم که تغییرات هر ۱۵ دقیقه بروز رسانی بشه. بصورت پیش فرض، تغییرات فقط زمانی که فایل ذخیره میشه بروز رسانی میشه. اما فرض کنید مدت طولانی قراره با فایل کار کنیم و لازمه که تغییرات رو هر چند لحظه ببینیم. پس این گزینه رو انتخاب کرده و زمان مورد نظر رو تعیین میکنیم.

شکل ۳- تنظیمات به اشتراک گذاری فایل

حالا فایل رو در شبکه و در جایی که افراد مورد نظر دسترسی دارن ذخیره کنید. اگر این کار بدرستی انجام بشه، عبارت [Shared] کنار اسم فایل نمایش داده میشه.

شکل ۴- نمایش عبارت [Shared] در کنار نام فایل بعد از اشتراک فایل اکسل

حالا شما و همکارانتون میتونید همزمان روی فایل مشترک و بصورت همزمان کار کنید. شما میتونید تغییرات اعمال شده رو بپذیرید یا رد کنید. یا حتی میتونید یک فرد مشخص رو از اشتراک گذاری محروم کنید. در ادامه این آموزش در مورد این مسائل توضیح خواهم داد.

نکته:
اگر اکسل اجازه Share کردن رو نمیده موارد زیر رو چک کنید:

فایل هایی که Table یا نقشه های XML دارن، قابلیت به اشتراک گذاری ندارن. پس حتما جدول ها رو به Range معمولی تبدیل کنید و نقشه ها XML رو حذف کنید.
تنظیمات امنیتی رو از مسیر زیر چک کنید و تیک گزینه Remove Personal Information From File Properties On Save رو بردارید:

File/ Excel Options/ Trust Center/ Trust Center Settings

ردیابی تغییرات

اگر میخواید علاوه بر اینکه فایل رو به اشتراک می ذارید، مطمئن بشید که کسی نمیتونه سابقه تغییرات رو از بین ببره یا اینکه فایل رو از روی شبکه حذف کنه، گام های زیر رو انجام بدید:

در تب Review و در قسمت Changes روی گزینه Protect And Share Workbook کلیک کنید.
پنجره ای باز میشه و شما باید گزینه Shared With Track Changes رو تیک بزنید.
در پنجره پسورد، میتونید پسوردی رو تایپ کنید.

اگرچه که گذاشتن پسورد اختیاری هست، اما بهتره که انجام بدید. اگر پسورد نذارید، هر کسی میتونه تنظیمات به اشتراک گذاری رو تغییر بده.

فایل رو ذخیره کنید.

شکل ۵- محافظت از فایل بعد از اشتراک فایل اکسل

با زدن دکمه Ok و تایپ مجدد پسورد، گزینه Protect Share Workbook به گزینه Unprotect Share Workbook تبدیل میشه. کلیک کردن روی این گزینه، هم Protection رو از بین میبره و هم حالت Shared فایل رو.

نکته:
اگر فایل در حالت Share هست و میخواید Protect Shared Workbook رو بزنید، قسمت پسورد غیر فعال هست. پس اول باید از حالت Share در بیارید و بعد اقدام به Protect کردن کنید.

محافظت از فایل اشتراکی و محافظت از Sheet

محافظت از فایل به اشتراک گذاشته شده فقط سابقه تغییرات رو محافظت میکنه. اما اگه بخوایم قسمت های مهم فایل که نباید تغییر کنن رو محافظت کنیم، باید قبل از به اشتراک گذاری این کار رو انجام بدیم. دقت کنید مهمه که قبل از به اشتراک گذاری انجام بشه چون بعد از این کار، Protect sheet غیرفعال میشه. برای محافظت از شیت و قفل کردن قسمت هایی از یک شیت، پست زیر رو بخونید:

محافظت از شیت و دو نکته مهمه

محدودیت های فایل اشتراکی

وقتی فایلی رو به اشتراک میذارید، برخی امکانات غیرفعال میشن و غیرقابل استفاده هستن. برخی محدودیت ها رو در زیر می بینید:

Merge کردن
فرمت دهی شرطی- Conditional Formatting
اعتبارسنجی داده ها-Data Validation
ابزار Subtotal
Slicer و نمودارهای درون سلولی Sparklines
ابرپیوند- Hyperlink
و …

شکل ۶- امکانات غیرفعال در فالی به اشتراک گذاشته شده

در واقع اگر این امکانات از قبل به فایل اضافه شده باشه، شما میتونید در حین به اشتراک گذاری از اونها استفاده کنید. فقط نمیتونید این تنظیمات رو تغییر بدید یا حذف و اضافه کنید. پس اگر میخواید از این امکانات استفاده کنید، حتما قبل از به اشتراک گذاری اعمال کنید. لیست کامل محدودیت های ایجد شده در فایل به اشتراک گذاری شده رو میتونید در سایت Microsoft ببینید.

ویرایش کردن فایل اشتراکی

وقتی یک فایل به اشتراک گذاشته شده رو باز میکنید، میتونید داده های جدید وارد کنید و یا داده های موجود رو تغییر بدید. همچنین میتونید برای خودتون اسمی رو مشخص کنید که تغییراتی که شما ثبت میکنید به نام شما باشه.

برای این کار از مسیر File/ Excel Option/ General اسم مورد نظر رو در باکس نمای شداده شده در شکل ۷ تایپ کنید.

شکل ۷- تغییر نام کاربری

حالا با در نظر گرفتن محدویت هایی که توضیح داده شد، میتونید با فایل مورد نظر کار کنید.

تغییرات همزمان در فایل اشتراکی

وقتی دو یا چند کاربر همزمان دارن روی یک فایل کار میکنن، ممکنه همزمان روی یک سل تغییرات اعمال کنند. این جور مواقع چه اتفاقی میفته؟

اکسل تغییرات شخصی رو اعمال میکنه که فایل رو ذخیره کرده. وقتی کاربر دوم، سعی میکنه فایل رو ذخیره کنه اکسل پنجره ای رو نمایش میده که تداخل ها رو نشون میده. شکل ۸ داره نشون میده که همزمان، سلول C7 از ۱۶۰ به ۱۵۰ و ۱۴۰ تغییر کرده. با زدن گزینه Accept Mine و Accept Other انتخاب میکنیم که کدوم تغییر اعمال بشه.

شکل ۸- نمایش تغییرات ایجاد شده همزمان در زمان اشتراک فایل اکسل

با استفاده از تنظیمات قسمت Advanced از پنجره Share Workbook میتونیم تعیین کنیم که هر کسی ذخیره کرد، برنده است و تغییرات اون کاربرد اعمال میشه.

شکل ۹- تنظیمات زمان تداخل تغییرات در هنگام اشتراک فایل اکسل

حذف یک کاربر از یک فایل مشترک

گاهی اوقات ممکنه لازم باشه یک کاربر رو حذف کنید که دسترسی همزمان نداشته باشه. برای این کار کافیه از تب Review و گزینه Share workbook شخص مورد نظر رو انتخاب کرده و گزینه Remove User رو بزنید و شخص مورد نظر رو حذف کنید:

شکل ۱۰- حذف یک کاربر بعد از اشتراک فایل اکسل

نکته:
توجه کنید که این کار فقط کاربر رو از این سری که فایل باز هست حذف میکنه. اما کاربر دوباره میتونه فایل رو باز کنه و در حالت مشترک استفاده کنه. اگر بخواید دسترسی نداشته باشه باسد تنظیمات شبکه رو طوری تغییر بدید که شخص دسترسی به اون قسمت نداشته باشه.

خارج کردن فایل از حالت اشتراک

وقتی کار تیم روی فایل تموم میشه، میتونیم دیگه فایل رو از حالت Share خارج کنیم. برای این کار از تب Review و گزینه Share Workbook تیک گزینه نشون داده شده در شکل ۱۱ رو حذف میکنیم.

شکل ۱۱- اشتراک فایل اکسل -خارج کردن فایل از حالت Share

نکته:
قبل از خارج کردن فایل از حالت اشتراک به نکات زیر توجه داشته باشید:

چک کنید اگر غیر از شما شخص دیگه ای فایل رو باز کرده، اون کاربر رو disconnect کنید. (در بالا توضیح داده شد)
اگر چک باکس مورد نظر غیرفعال هست، حالت Protest shre workbook فعال هست. همونطور که گفته شد، اول از حالت Protection خارج کنید و بعد فایل رو از حالت اشتراک خارج کنید.

خب در این مقاله نحوه استفاده از اکسل تحت شبکه و نحوه استفاده همزمان چند کاربر از فایل اکسل رو با همه نکات و مسائل تشریح کردیم. در مقالات بعدی به اشتراک گذاری فایل از طریق OneDrive و نحوه ردیابی تغییرات اعمال شده (Track Change) رو بررسی خواهیم کرد.

کلیدواژه : پیشرفته

سامان چراغی 134

من سامان چراغی هستم. دانش آموخته مقطع فوق لیسانس دانشگاه تربیت مدرس در رشته مهندسی صنایع. از سال 1388 اکسل و برنامه نویسی VBA رو به صورت حرفه ای شروع کردم.

دیدگاه کاربران

سیدعلی طباطبائی ۲ اسفند ۱۳۹۷ / ۱۲:۲۷ ب٫ظ
پاسخ
سلام
چطور میتونم فایل داشبورد اکسل رو در کامپیوترهای دیگه بدون تغییر در سایز و فونت اجرا کرد؟ گزارشی آماده کردم که نیاز هست برای مدیر پروژه ایمیل کنم ولی وقتی فایل داشبورد رو باز می کنند اندازه صفحه و فونت ها به هم ریخته هست!!! لطفا بفرمائید راهکار چیست؟
- حسنا خاکزاد ۲ اسفند ۱۳۹۷ / ۸:۴۴ ب٫ظ
  پاسخ
  درود بر شما
  راه مشابه پاورپوینت نداره که به فایل اتچ بشه.
  تنها راه فعلا اینه که فونت ها رو هم براشون ارسال کنید و ازشون بخواید نصب کنند فونت رو
علیزادگان ۲۷ بهمن ۱۳۹۷ / ۱۱:۱۰ ق٫ظ
پاسخ
با سلام و وقت بخیر . خیلی کاربردی و قابل استفاده . ممنون
روح اله ۱ بهمن ۱۳۹۷ / ۹:۴۳ ق٫ظ
پاسخ
سلام
میشه کاری کرد که در هنگام شیر از قسمت merge استفاده کرد. اگر روشی وجود دارد. بیان کنید
ممنون
- حسنا خاکزاد ۲ بهمن ۱۳۹۷ / ۱۲:۱۲ ب٫ظ
  پاسخ
  درود بر شما
  خیر این امکان غیرفعال میشه در حالت share
NSH ۲۰ دی ۱۳۹۷ / ۸:۳۹ ب٫ظ
پاسخ
سلام
من یک کد VBA نوشتمو اکسل به صورت اتوماتیک sort میشه. اما وقتی در حالت protected and shared قرار میگیره، کد VBA دیگه عمل نمیکنه. چه کاری باید انجام بدم؟
- سامان چراغی ۲۱ دی ۱۳۹۷ / ۱:۱۵ ب٫ظ
  پاسخ
  سلام
  میتونید با کدهای زیر فایل را اول از حالت اشتراک دربیارید و کدتون رو اجرا کنید و در انتها فایلتون رو دوباره به اشتراک بذارید:
```
Sub MakeExclusive()
    If ActiveWorkbook.MultiUserEditing Then
        Application.DisplayAlerts = False
        ActiveWorkbook.ExclusiveAccess
        Application.DisplayAlerts = True
    End If
End Sub

Sub MakeShared()
    If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing Then
        Application.DisplayAlerts = False
        ActiveWorkbook.SaveAs ActiveWorkbook.Name, accessmode:=xlShared
        Application.DisplayAlerts = True
    End If
End Sub
```
محسن ۱۷ آذر ۱۳۹۷ / ۱۱:۰۴ ق٫ظ
پاسخ
با سلام و احترام
ممنون از سایت بسیار خوبتون لطفا با همین کیفیت کارتون رو ادامه بدین.
اگر امکان داره بگین چطور قبل از به اشتراک گذاری فایل اکسل قابلیت هایپر لینک رو فعال کنیم تا بعد از به اشتراک گذاری غیر فعال نشه؟
با تشکر
- حسنا خاکزاد ۱۷ آذر ۱۳۹۷ / ۲:۵۵ ب٫ظ
  پاسخ
  درود بر شما
  پاینده باشید
  قبل از به اشترام گذاری که فعاله
  در حین اشتراک گذاری غیرفعاله
  این یعنی اینکه در حین اشتراک گذاری این امکان غیرفعال میشه
عباس ۵ آذر ۱۳۹۷ / ۲:۱۸ ب٫ظ
پاسخ
سلام.
درود بر متن عالی و بسیار خوب شما.
تشکر
مصطفی وطن دوست ۵ آبان ۱۳۹۷ / ۴:۱۷ ب٫ظ
پاسخ
خیلی خوب بود
ممنون
کار منو راه انداخت
خداکارتون رو راه بندازه
یا علی
دامون ۱ مرداد ۱۳۹۷ / ۱:۴۱ ب٫ظ
پاسخ
سلام
اگر بخواهیم از بین اعضای یک گروه مثلا ۵ نفره فقط ۲ نفرِ مشخص امکان ایجاد تغییر رو داشته باشن، کجا باید یوزر اون ۲ نفر رو تعریف کرد؟
- حسنا خاکزاد ۱ مرداد ۱۳۹۷ / ۲:۰۵ ب٫ظ
  پاسخ
  درود بر شما
  میتونید فایل رو پروتکت کنید و پسورد modify رو فقط اون ۲ نفر بدونن. این راحت ترین کاره.
  از قسمت share ، میتونید محدوده های مختلف رو تعیین کنید و یک پسورد جداگانه بدید. یعنی هر نفر به قسمت های مختلف یاز شیت دسترس یداشته باشه.
  اما با توجه به سوال شما پیشنهاد من اینه که password to modify تعیین کنید و به افراد دلخواه بدید پسورد رو. اینطوری هر کس نداره، فایل read only باز میشه
  - دامون ۱ مرداد ۱۳۹۷ / ۳:۰۰ ب٫ظ
    پاسخ
    ممنون از راهنماییتون
    ۱ نکته و یک سوال:
    در واقع فایل مد نظر، دارای شیتهای مختلفی هست که هر نفر باید شیت مربوط به خودش رو تغییر بده. به همین دلیل راه دوم پیشنهادی شما رو نمیتونم استفاده کنم چون به تمامی شیتها دسترسی خواهند داشت.
    درخصوص پیشنهاد اولتون:
    چگونه و کجا باید مشخص کنم چه نفراتی برای کدام محدوده ها (یا شیتها) با چه پسوردی دسترسی داشته باشند؟
    - حسنا خاکزاد ۱ مرداد ۱۳۹۷ / ۳:۳۳ ب٫ظ
      پاسخ
      خواهش میکنم
      تب review
      و گزینه Allow users to edit ranges
حسین وحیدی ۲۵ تیر ۱۳۹۷ / ۱۲:۰۷ ب٫ظ
پاسخ
با سلام و احترام
یک سوال در مورد ذخیره فایل های اکسل دارم. روی یک فایل که save می زنم ، در مسیر همون فایل یک فایل دیگه به همون نام و با علامت دلار ($) در ابتدای اون ایجاد میشه.
می خواستم راهنمایی کنید علت ایجاد خودکار این فایل چیه و چطوری می تونم این مشکل برطرف کنم.
ممنونم وحیدی
daeimahdi2 ۲۱ خرداد ۱۳۹۷ / ۲:۵۷ ب٫ظ
پاسخ
سلام و خداقوت
آیا میشه کاری کرد که کاربرها نتونن فایل(و یا شیت) را حذف کنن؟ یعنی فقط کسی که فایل را ایجاد کرده اجازه حذف فایل(و یا شیت) را داشته باشه.
- سامان چراغی ۲۰ تیر ۱۳۹۷ / ۸:۰۵ ب٫ظ
  پاسخ
  سلام
  اگر Protect Workbook را برای Structure فایل فعال کنید امکان حذف شیت نخواهند داشت (مگر در مواردی که رمز را در اختیار داشته باشند)
  برای اینکه جلوی حذف فایل گرفته بشه باید تنظیمات دسترسی کاربری در ویندوز تعریف بشه که به اکسل ارتباطی نداره برای هر فایلی قابل اعمال هست.
  - daeimahdi2 ۲۳ تیر ۱۳۹۷ / ۱۲:۳۸ ب٫ظ
    پاسخ
    خیلی ممنون

ارسال دیدگاه