داشبوردهای مدیریتی در اکسل

[lwptoc]

داشبورد مدیریتی چیست؟

هوش تجاری چیزی است که شما از داده‌های خام دریافت می‏کنید و آن داده‌های خام را به دانشی قابل اتکا تبدیل می‏کنید و از آن می‏توانید در تصمیم‌گیری‌ها استفاده نمایید.

در سیستم های اطلاعات مدیریت، داشبورد ارائه گرافیکی مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص هست؛ که در یک صفحه با دقت و نظم چیده شدن، تا مدیران بتونن با یک نگاه وضعیت موجود رو نظارت کنند. داشبورد معمولا از مجموعه ای از عناصر گرافیکی تشکیل شده قادر به پیوستن به منابع متنوع هستن، یعنی اطلاعات را از بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه، به نمایش میذاره. داشبورد می تونه برای تمامی بخش های سازمان در نظر گرفته شود، مثل:  امور مالی، منابع انسانی و استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره.

داشبوردهای مدیریتی تا حدودی شبیه داشبورد اتومبیل هستند که میزان کیلومتر طی شده، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و… را در یک پنل کوچک، جلوی چشم راننده ارائه می ده، همچنین مدیران می تونن، میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی و هر اطلاعات دیگری که در مورد شرکت خود نیاز دارند را در یک صفحه در قالب تصویر و نمودارهای مختلف مشاهده کنند.

داشبورد ( داشبورد مدیریتی ) به مدیران کمک میکنه که تصویری جامع از وضعیت کسب و کار داشته باشند تا بتونن بهترین تصمیم ها رو در کوتاهترین زمان بگیرند. از داشبورد گاهی به عنوان داشبورد مدیریتی یا داشبوردهای اطلاعاتی نام برده میشه. در واقع داشبورد در اکسل، ترکیبی از همه امکانات و توانایی های اکسل از قبیل فرمول نویسی حرفه ای، نمودارهای حرفه ای و تخصصی، ابزارها، کنترلها، کدنویسی VBA به همراه خلاقیت هست.

چطور می شه داشبورد ساخت؟

با ابزارهای مختلفی مثل Microsoft Excel و Microsoft BI و Qlikview و …میشه داشبورد تهیه کرد.

مایکروسافت اکسل بدلیل کاربرپسند بودن و کاربری ساده تر و همچنین در دسترس بودن نرم افزار انتخاب بسیار خوبی برای تهیه داشبورد به شمار میره. مخصوصا که در ورژن های جدید افزونه های قدرتمند مجموعه Power ها (power pivot, power query ، زبان DAX و …) به کمک اکسل اومدن تا هر چه بیشتر اکسل رو برای تهیه داشبوردهای متنوع یاری کنن.

در چند سال اخیر موضوع داشبورد خیلی فراگیر شده و این نکته خیلی مهمه که افراد بدونن برای طراحی داشبورد چه مراحلی رو باید طی کنن.

در تهیه داشبورد چه مطالبی از اکسل بیشتر مورد استفاده قرار میگیرن؟

همونطور که قبلا گفتیم داشبورد چیزی نیست جز استفاده هوشمند و خلاقانه از امکانات مختلف اکسل البته با رعایت اصول و قوانین حاکم بر طراحی داشبورد. در این قسمت ۸ موضوعی از اکسل که برای تهیه داشبورد بیشتر مورد استفاده قرار میگیرن و حتما حتما باید بدونید رو ارائه میکنیم. اگر به این موارد تسلط کافی داشته باشید، فقط کافیه نمونه های مختلف ببینید و تحلیل کنید و بعد شروع کنید به طراحی داشبوردهای شخصی خودتون.

برای تهیه داشبورد باید:

1. فرمول نویسی رو خوب بدونید

اگر به اصول فرمول نویسی حرفه ای و به حدود ۵۰ تا ۶۰ تابعی که در تصویر زیر نمایش داده شده به اضافه توابع بانک اطلاعاتی مسلط باشید به جرات میشه گفت تقریبا نیاز شما به توابع برای تهیه داشبورد مدیریتی تامین شده. البته دونستن این توابع به تنهایی کافی نیست. تسلط به کاربردها و نحوه ترکیب این توابع با هم هست که خیلی مهمه.

توجه کنید که این دسته بندی نظر تیم اکسل پدیا هست که حاصل چندین سال تجربه کار و تدریس هست.

تسلط به فرمول نویسی آرایه ای امتیاز ویژه در تهیه داشبورد به حساب میاد.

2. به کد نویسی در فرمت سل مسلط باشید

اینکه به همه ترفندهای Format Cell تسلط داشته باشید خیلی مهمه. چرا که این موضوع هم در نمایش سلول ها و هم در نمودار برای نمایش محورها و لیبل ها بسیار کاربرد داره.

3. به ابزارهای بصری سازی مسلط باشید

یکی از مهم ترین ابزارهای بصری سازی یا Visualizations ابزار فرمت دهی شرطی یا Conditional Formatting هست که باید به این ابزار، مخصوصا فرمول نویسی حرفه ای در اون مسلط باشید.

4. کار با ابزارهای فرم و نحوه فرمول نویسی با اونها رو بدونید

ابزارهای فرم یا Form Control ابزارهای پویاسازی و داینامیک کردن داشبورد هست. Listbox, CheckBox, Option Button, Scroll Bar و … که با این ابزارها داشبورد رو پویا میکنیم و با انتخاب گزینه های مختلف، نتایج مختلفی رو می بینیم.

5. به رسم نمودار مسلط باشید

به انواع نمودار، ترکیب نمودارها، انتخاب نمودار مناسب، ترفندها، نمودارهای پویا و … تسلط کافی داشته باشید. هر چی بیشتر نمودار بدونید، داشبوردهای حرفه ای تری رو میتونید طراحی کنید. پس در این زمینه هم خیلی وقت بذارید.

6. به نامگذاری محدوده ها مسلط باشید

برای تهیه داشبوردهای حرفه ای باید به نامگذاری محدوده ها و فرمول نویسی در آنها مسلط باشید. این موضوع خیلی به حرفه ای تر شدن داشبوردها کمک میکنه.

7. به گزارشگیری با PivotTable مسلط باشید

ابزار PivotTable یکی از ابزارهای خیلی مهم در گزارشگیری و ارائه گزارش های پویا و متنوع هست. حتما حتما باید با این جادوی سبز آشنایی کامل داشته باشید.

8. به گرافیک کاملا مسلط باشید

بحث گرافیک و فرمت دهی در اکسل خیلی مفصله. حتما به نکات ظریف و حرفه ای گرافیکی در اکسل مسلط باشید. چون ظاهر جذاب داشبورد خیلی اهمیت داره.

یادگیری این ۸ مورد که ارائه شد خیلی حیاتی و مهم هستن. بعد از تسلط به این موارد، کم کم میتونید برید سراغ ابزارهای Power BI و برنامه نویسی VBA که بتونید داشبوردهای متنوع تر و پویاتری رو تهیه کنید.

برای یادگیری این مطالب هر چه سریع تر اقدام کنید. میتونید بخشی از این مطالب در سایت اکسل پدیا بصورت رایگان آموزش داده شده و خیلی راحت میتونید استفاده کنید (با جستجوی هر موضوع، مطالب مربوط به اون رو مطالعه کنید). همچنین میتونید این مطالب رو بصورت پراکنده در اینترنت یا کتاب های مختلف پیدا کنید و مطالعه کنید. و اگر به دنبال یک مرجع مطمئن برای یادگیری سریع و دقیق و تسلط به همه این مواردی که ذکر شد هستید، دوره اکسل نینجا رو به شما معرفی میکنیم که بصورت حضوری/غیرحضوری می تونید استفاده کنید.

بهترین راه یادگیری طراحی داشبورد مدیریتی

یکی از بهترین راه های برای یادگیری داشبورد مدیریتی دیدن و تحلیل داشبوردهایی هست که توسط دیگران تهیه شده. دیدن نمونه های مختلف می تونه به شما ایده بده که از چه امکانات، ابزارها و نمودارهایی برای تهیه داشبوردتون استفاده کنید.

تهیه داشبورد مدیریتی در واقع کمک میکنه که دانش اکسلیتون رو یکپارچه کنید و کاربردهای مختلفی از یک تابع، ابزار رو ببینید. دقیقا مثل حل مسائل ریاضی هست، هر چی بیشتر نمونه های مختلف ببینید، ذهنتون برای حل مسائل بعدی باز تر میشه.

در ادامه نمونه های مختلفی از داشبوردهای موجود در سطح اینترنت جمع آوری شده و ارائه میشه. سعی کنید بعد از تحلیل هر کدوم، تا جایی که امکانش هست راه های بهینه تری برای هر روش ارائه بدید. اینطوری هم تسلط شما بیشتر میشه و هم به حرفه ای شدن شما کمک میکنه.