همه چیز در مورد فرمت دهی اعداد (پرکاربرد در نمودار و داشبورد)

فرمت سل در اکسل

یکی از بخش های مفرح اکسل که خیلی کارهای خلاقانه میشه باهاش انجام داد، فرمت سل هست. وقتی بخوایم نمایش یک سلول رو تغییر بدیم بدون اینکه تغییری در محتواش بوجود بیاریم از فرمت سل استفاده میکنیم.

در این آموزش میخواهیم با تنظیمات نمایش اعداد به واحدهای هزار یا میلیون و … بپردازیم. این موضوع در نمودارها و مخصوصا داشبوردهای مدیریتی خیلی مورد استفاده است. چون نمایش اعداد بزرگ در نمودار و داشبورد، علاوه بر اینکه خوانایی نمودار رو کم میکنه، زیبایی نمودار و داشبورد ما رو هم تحت تاثیر قرار میده و باعث میشه که شلوغ و آشفته به نظر برسه.

همونطور که میدونید روی هر سلول که کلیک راست می کنیم با زدن Format cell پنجره تنظیمات مربوطه باز میشه و ما اگه بخوایم فرمت هایی رو خودمون تعریف کنیم، باید این کار رو از طریق Custom انجام بدیم. فرمت های نشان داده شده در جدول ۱ همگی باید در قسمت Custom نوشته شوند. در جدول ۱ انواع فرمت عددی برای نمایش اعداد در حالت و به واحدهای مختلف رو می بینید.

جدول ۱- فرمت های عددی برای نمایش اعداد بزرگ به واحدهای مختلف

برای اینکه بتونیم این کدها رو تحلیل کنیم باید با چند علامت آشنا بشیم:

صفر در فرمت سل:

به معنای عدد قطعی است. بودن تنها یک صفر به منزله نمایش عددی است با حداقل یک رقم. ۰۰ نمایش عددی است با حداقل ۲ رقم و الی آخر. پس داشتن یک صفر به معنای نمایش یک عدد با هر تعداد رقم هست.

طبیعی هست که هر کدوم کاربردهای خودشون و دارن. مثلا میتونیم در مورد خود عدد که نمیدونیم چند رقمه # بکار ببریم اما در مورد تعداد اعشار رو که میخوایم دقیقا ۲ تا باشه از صفر استفاده کنیم (۰۰٫#).

کوتیشن (“):

هر متنی که بخوایم در نمایش سلول اضافه کنیم و با کدهای فرمت سل شباهت داشته باشه باید داخل “” باشه. در اینجا k نشانه هزار و m نشانه میلیون است که M چون با کدماه شباهت داره باید داخل “” قرار بگیره اما k میتونه بدون “” اضافه بشه. که این عبارات رو فارسی هم میتونیم تایپ کنیم. مثلا:

شکل ۱- نمایش عبارت فارسی هزار در کنار اعداد در فرمت سل

نقطه در فرمت سل:

نقطه در فرمت سل نمایانگر ممیز یا همون تعداد اعشار هست. وقتی میزنیم ۰٫۰۰ یعنی عدد با هر تعداد رقم رو با ۲ رقم اعشار نمایش بده.

کاما (,):

علامت کاما ۲ تا کارکرد داره. اگه بعد از کاما صفر باشه، کار Seperator یا همون جدا کننده سه رقم سه رقم رو میکنه. اما اگه بعد کاما صفر نباشه، اعداد رو تقسیم بر ۱۰۰۰ میکنه. مثلا میخوایم فرمت رو طوری تنظیم کنیم که علاوه بر اینکه جداکننده و ۲ رقم اعشار داره، به واحد هزار هم نشون بده (که در جدول بالا نیست)

شکل ۲- ترکیب هر ۴ مورد بالا در نمایش عدد

همونطور که میبینید، بعد از کامای اول صفر اومده که کار جداکنده سه رقم رو انجام میده. بعد از اون نقطه قرار گرفته که ۲ تا صفر بعد از نقطه نشان دهنده ۲ رقم اعشار قطعی هست. بعد کامای بعدی رو داریم که چون بعدش ۰ قرار نگرفته، کار تقسیم بر ۱۰۰۰ رو انجام میده و در آخر هم واحد عدد رو داخل “” نمایش دادیم.

همونطور که گفتم، تسلط به فرمت دهی اعداد در نمودارها و مخصوصا داشبوردهای مدیریتی اهمیت زیادی داره. پس سعی کنید از این به بعد اعدادتون رو از این طریق فرمت دهی کنید تا ملکه ذهنتون بشه.