تبدیل گوگل شیت به PDF: آموزش ۳ روش بعلاوه Embed کردن گوگل شیت در وبسایت

تبدیل گوگل شیت به PDF یک مهارت ضروری و کاربردی برای افرادیست که نیاز به اشتراک گذاری و ارائه داده ها در قالبی امن و یکپارچه دارند.

اگر برای ایجاد صفحات گسترده از گوگل شیت استفاده می کنید، می توانید از قابلیت اشتراک گذاری داخلی آن برای به اشتراک گذاشتن فایل هایتان با دیگران بهره ببرید. تبدیل فایل ها به PDF یک راهکار کاربردی برای اشتراک گذاری اسناد هستند، زیرا تقریبا با هر دستگاه و سیستمی سازگارند.

خود گوگل شیت گزینه هایی برای تبدیل شیت ها به PDF دارد. اما روش های دیگری نیز برای این کار وجود دارد. در این مطلب، روش های مختلف تبدیل گوگل شیت به PDF را برای شما توضیح می دهیم. با این روش ها دیگر نیازی نیست نگران به هم ریختن فرمول ها یا فرمت های شیت (sheet) خود باشید.

اگر با اکسل کار می کنید، می توانید خیلی راحت فایل های اکسل خود را به گوگل شیت تبدیل کنید. برای یاد گرفتن این تبدیل پیشنهاد می کنیم مقاله تبدیل اکسل به گوگل شیت را بخوانید.

روش اول: دانلود گوگل شیت به صورت PDF

یک روش ساده برای تبدیل گوگل شیت به PDF این است که فایل شیت خود را به صورت PDF دانلود کنید. خوشبختانه گوگل شیت این امکان را می دهد که شیت های خود را در فرمت های مختلف، از جمله PDF، دانلود کنید. برای این کار کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. فایل گوگل شیتی که می خواهید به پی دی اف تبدیل کنید را باز کنید.

۲. از منوی بالا سمت چپ صفحه روی File کلیک کنید. بعد از قسمت Download گزینه PDF را انتخاب کنید. مطابق تصویر زیر.

شکل ۱ – مسیر دانلود PDF شیت

تنظیمات PDF:

۳. در پنجره پیش نمایش، می توانید تنظیمات خروجی فایل خود را مشخص کنید. از منوی کشویی اول می توانید انتخاب کنید که فقط شیت جاری تبدیل شود، یا کل ورک بوک یا سلول های انتخاب شده. (شکل ۲)

۴. از منوی کشویی دوم سایز صفحه (A3,A4 و غیره) را می توانید انتخاب کنید. و از قسمت Page orientation انتخاب کنید که صفحه در خروجی به صورت افقی (Landscape) و یا عمودی (Portrait) نمایش داده شود. 

شکل ۲ – تنضیمات دانلود گوگل شیت به صورت PDF

۵. با گزینه های Scale و Margins تنظیم کنید که صفحه چطور پر شود و چقدر حاشیه داشته باشد.

۶. از قسمت Formatting می توانید انتخاب کنید که خطوط شیت هم نمایش داده شوند یا خیر. همین کار را برای یادداشت هایی که روی شیت خود دارید می توانید انجام دهید.

شکل ۳ – تنظیمات Formatting و Alignment

۷. از قسمت Alignment هم تنظیمات مربوط به چپ چین، راست چین و وسط چین را انجام دهید.

۸. در قسمت Headers & footers تنظیمات مختلفی برای انتخاب کردن دارید. مثلا برای صفحه ها شماره بگذارد یا عنوان شیت و حتی تاریخ و ساعت را هم نشان دهد.

شکل ۴ – تنظیمات Headers و Footers

۹. وقتی تنظیمات دلخواه تان را اعمال کردید، روی Export کلیک کنید. به این صورت، یک فایل PDF از گوگل شیت روی سیستم شما دانلود می شود.

شکل ۵ – تنظیم دستی Headers و Footers

روش دوم: تبدیل گوگل شیت به PDF با استفاده از ایمیل

اگر نیاز دارید که فایل گوگل شیت خود را به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید، می توانید این کار را مستقیما از خود گوگل شیت انجام دهید. ویژگی ارسال به عنوان پیوست ایمیل به شما این امکان را می دهد که فایل خود را به‌صورت PDF مستقیما به مخاطبین خود ارسال کنید.

تنها شرط لازم برای این کار این است که یک حساب جیمیل داشته باشید تا این روش کار کند. بنابراین، ابتدا وارد حساب جیمیل خود در همان مرورگر شوید و سپس مراحل زیر را دنبال کنید.

۱. فایل گوگل شیتی که می خواهید به PDF تبدیل و ایمیل کنید را باز کنید.

۲. سپس از منوی بالای صفحه روی File کلیک کنید و از قسمت Email گزینه Email this file را انتخاب کنید.

شکل ۶ – مسیر Email this file در گوگل شیت

۳. در پنجره ای که باز می شود، اگر می خواهید که یک نسخه از فایل برای شما هم ایمیل شود، تیک گزینه Send yourself a copy را بزنید. (شکل ۷)

۴. در کادرهای بعدی به ترتیب آدرس ایمیل شخص دریافت کننده، عنوان ایمیل و، در صورت تمایل، یک پیام کوتاه وارد کنید. اگر می خواهید این فایل فقط برای خودتان ارسال شود، در کادر To آدرس ایمیل خودتان را وارد کنید.

شکل ۷ – تنظیمات ایمیل

۵. حالا از منوی کشویی گزینه PDF را انتخاب کنید و روی Send کلیک کنید. گوگل شیت فایل شیت شما را به PDF تبدیل می کند و برای دریافت کننده و یا خودتان می فرستد.

روش سوم: تبدیل شیت به PDF با تنظیمات پرینت

روش معمول Ctrl + P در ویندوز (Command + P برای مک) برای پرینت گرفتن، در گوگل شیت نیز کار می کند. شما می توانید از این عملکرد پرینت گرفتن برای ذخیره کردن شیت خود به صورت فایل PDF استفاده کنید. برای انجام این کار:

۱. ابتدا صفحه گوگل شیت خود را که می خواهید به PDF تبدیل شود باز کنید.

۲. سپس کلید های Ctrl + P در ویندوز یا Command + P در مک را بگیرید تا منوی پرینت باز شود.

۳. آپشن های پرینت درست مثل تنظیمات روش اول هستند. مطابق با همان توضیحات روش اول تنظیمات خود را اعمال کنید و روی Next کلیک کنید.

تنظیمات پرینت:

۴. در پنجره جدید، مطابق تصویر زیر، از قسمت نوع پرینتر (Destination)، گزینه Save as PDF را انتخاب کنید. (ممکن است این پنجره برای شما متفاوت باشد. در این صورت به جای Destination گزینه Printer را خواهید داشت)

شکل ۸ – تنظیمات پرینت برای تبدیل گوگل شیت به PDF

۵. از منوی کشویی بعدی تعداد صفحاتی که می خواهید به PDF تبدیل شوند را انتخاب کنید. آیا می خواهید تمام صفحه ها به صورت PDF ذخیره شوند یا فقط تعداد مشخصی از آنها تبدیل شوند.

۶. از قسمت Pages per sheet می توانید تعداد شیت هایی که در یک صفحه نمایش داده می شوند را انتخاب کنید. مثلا اگر چهار شیت در یک ورک بوک دارید می توانید انتخاب کنید که هر چهار شیت در یک صفحه PDF باشند.

۷. اگر می خواهید خروجی شما پس زمینه داشته باشد، تیک گزینه Background graphics را بزنید و در نهایت روی Save کلیک کنید.

۸. در پنجره جدیدی که باز می شود برای فایل PDF خود اسمی انتخاب کنید و مسیر ذخیره شدن آن را مشخص کنید و سپس روی Save کلیک کنید. به این ترتیب، گوگل شیت شما به صورت یک فایل PDF روی کامپیوترتان ذخیره می شود.

شکل ۹ – ذخیره فایل PDF روی سیستم

Embed کردن گوگل شیت در وبسایت به صورت PDF

گوگل شیت به شما این امکان را می دهد که شیت هایتان را در وبسایت خود Embed (جایگذاری) کنید، و از این طریق آن ها را به اشتراک بگذارید. در واقع، این یک روش آسان و سریع برای قرار دادن صفحات گوگل شیت در وبسایت بدون نیاز به آپلود کردن آن ها در سرور است. کدی که از این طریق تولید می شود، در اصل یک iframe را نمایش می دهد که شامل سندی به صورت یک فایل PDF است. جهت امبد (Embed) کردن گوگل شیت در وبسایت خود به این صورت عمل کنید:

۱. فایل گوگل شیتی را که می خواهید به صورت PDF در وبسایت خود جایگذاری کنید را باز کنید.

۲. از منوی بالای صفحه روی File کنید و از قسمت Share گزینه Publish to web را انتخاب کنید. (شکل ۱۰)

شکل ۱۰ – مسیر Publish to web در گوگل شیت

تنظیمات پابلیش:

۳. در تب لینک، مطابق تصویر زیر، روی منوی کشویی Entire Document کلیک کنید و صفحه یا همان شیتی که می خواهید امبد کنید را انتخاب کنید.

۴. سپس منوی کشویی Web page را باز کنید و گزینه PDF document را انتخاب کنید.

شکل ۱۱ – تب لینک

۵. روی دکمه Publish کلیک کنید و وقتی که پیغام docs.google.com says ظاهر شد روی Ok کلیک کنید.

۶. بعد از زدن پابلیش، گوگل شیت یک لینک اشتراک گذاری در تب لینک به همراه کد امبد کردن در تب Embed در اختیار شما قرار می دهد. به همین صورت که در تصویر زیر می بینید.

شکل ۱۲ – لینک تولید شده برای امبد کردن

۷. از تب Embed کد را کپی کنید و در ویرایشگر html خود ( مثل وردپرس) پیست کنید تا گوگل شیت شما به صورت یک فایل PDF در وبسایتتان به نمایش درآید.

شکل ۱۳ – کد iframe برای امبد کردن در ویرایشگر html

نکته جالب این است که، با فعال بودن گزینه Automatically republish when changes are made، هر تغییری که بعدا در گوگل شیت آن فایل ایجاد کنید به صورت خودکار دوباره منتشر می شود و در وبسایت شما هم نشان داده می شود! (شکل ۱۴)

خارج کردن شیت از انتشار

اگر زمانی خواستید فایل گوگل شیت را از انتشار خارج کنید، فایل شیت مربوطه را باز کنید و مجددا به همان مسیر بروید (File > Share > Publish to web). سپس به تب لینک بروید و روی Published content & settings کلیک کنید. حالا روی دکمه توقف انتشار (Stop publishing) کلیک کنید تا نمایش گوگل شیت شما در وبسایت یا هر جایی که کد iframe آن استفاده شده، متوقف شود.

شکل ۱۴ – خارج کردن شیت از انتشار

چرا گوگل شیت را به PDF تبدیل کنیم؟

گوگل شیت یک برنامه صفحه گسترده قدرتمند و مبتنی بر فضای ابری است که به کاربران این امکان را می دهد به صورت همزمان روی شیت ها کار کنند. فرمت PDF، از طرفی دیگر، یک فرمت فایل جهانی است که چیدمان، قالب بندی و محتوای یک فایل را در دستگاه ها و پلتفرم های مختلف حفظ می کند. از این رو، تبدیل گوگل شیت به PDF به چند دلیل ضروری است:

• حفظ یکپارچگی و فرمت اطلاعات
• اطمینان از نمایش یکسان فایل در هر دستگاه و سیستمی
• محافظت از محتوا در برابر ویرایش یا تغییرات ناخواسته
• تسهیل در اشتراک گذاری و توزیع اطلاعات

اگر هنوز از گوگل شیت استفاده نکردید، پیشنهاد می کنیم مطلب ما درباره ساخت اکانت و اشتراک گذاری گوگل شیت را بخوانید تا با این ابزار آنلاین صفحه گسترده بیشتر آشنا شوید. برای وارد شدن به گوگل شیت هم روی لینک زیر کلیک کنید.

ورود به گوگل شیت

جمع بندی

گوگل شیت چند روش مختلف برای تبدیل کردن صفحات گسترده یا همان شیت ها به PDF و دیگر فرمت های محبوب ارائه می دهد. شما می توانید شیت های خود را به شکل یک فایل PDF در دستگاه خود ذخیره کنید؛ یا اینکه آن ها را از طریق ایمیل به صورت PDF ارسال کنید، و یا بدون نیاز به ابزارهای شخص ثالث آن ها را در وبسایت خود منتشر کنید.

شما با کدام یک از این روش ها آشنا بودید؟ و کدام یک را برای تبدیل ترجیح می دهید؟ دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.