هر آنچه که از پرینت گرفتن در اکسل باید بدانید

آموزش پرینت در اکسل

تنظیمات پرینت در اکسل یکی از مسائلی هست که به واسطه صفحه گسترده بودن این نرم افزار، زیاد مورد سوال قرار میگیره. اینکه چطور تنظیم کنیم که مثلا اطلاعات در یک صفحه چاپ بشه. یا اینکه هدر و فوتر پرینت رو چطور میشه تنظیم کرد و ….در این مقاله به تشریح نحوه تنظیمات پرینت در اکسل می پردازیم. اگه دوست دارید بدونید چطوری میشه تعداد ردیفی که در هر صفحه پرینت میفته رو مشخص کرد حتما آموزش این کار رو بخونید.

تنظیمات پرینت در اکسل از ۲ مسیر در دسترس هست:

File/ Print/ Page Setup

Page Layout/ Page Setup

پنجره Page Setup چهار تب داره که همه تنظیمات پرینت از این قسمت انجام میشه:

تب Page از تنظیمات پرینت در اکسل

در این قسمت تنظیمات مربوط به تعداد صفحه، میزان بزرگنمایی، جهت صفحه، سایز و … رو تعیین میکنیم.

Orientation: جهت صفحه رو برای پرینت تعیین میکنه.

اطلاعات بصورت افقی Landscape یا عمودی Portrait چاپ بشه.

Scaling: از این قسمت تعیین میکنیم که پرینت بر اساس بزرگنمایی (Adjust To) انجام بشه یا تعیین تعداد صفحه (Fit To).

اگر بر اساس بزرگنمایی و اندازه اطلاعات بخوایم تنظیم کنیم، در قسمت Adjust To، درصد بزرگنمایی وارد میکنیم.

اما اگر بخوایم بر اساس تعداد صفحه تنظیمات پرینت رو انجام بدیم، از قسمت Fit To دو گزینه Wide (پهنای صفحه) و Tall (قد صفحه) رو تعیین میکنیم.

شکل ۱- پرینت در اکسل – تنظیمات پرینت بر اساس تعداد صفحه

فرض کنید بانک اطلاعاتی داریم ۱۲ ستون و حدود ۱۵۰ ردیف اطلاعات داره. برای ما مهمه که همه ستون های این داده ها در یک صفحه جا بشه، اما برای تعداد ردیف ها محدودیتی نداریم. برای اینکار طبق شکل ۱، پهنای صفحه (Wide) رو ۱ قرار میدیم که همه ستون ها رو بیاره در یک صفحه ولی برای قد صفحه یا Tall محدودیتی تعیین نمیکنیم و خودش تعیین میکنه. اگر هم بخوایم همه اطلاعات در یک صفحه چاپ بشه، هر دو رو ۱ میزنیم.

Paper Size: در این قسمت سایز برگه پرینت رو تعیین میکنیم.

Print Quality: در این قسمت کیفیت پرینت رو تعیین میکنیم.

First Page Number: در این قسمت میتونیم تعیین کنیم شماره صفحه از چه عددی شروع بشه.

تب Margins از تنظیمات پرینت در اکسل

در این قسمت فاصله محدوده پرینت از چهار طرف صفحه، هدر و فوتر تعیین میشه.

Center On Page:   اینکه محدوده پرینت، در جهت افقی یا عمودی در وسط صفحه قرار بگیره از این قسمت تعیین میشه

تب Header/Footer

در این قسمت سربرگ /پابرگ رو تعیین میکنیم. روی Custom Header کلیک کرده و پنجره مشابه شکل ۲ ظاهر میشه.

در پنجره ظاهر شده ۳ بخش وجود داره، چپ، وسط، راست. در اینجا میتونیم برای ۳ قسمت بالا/پایین صفحه (در هدر/فوتر) تنظیم کنیم که چه چیزی نمایش داده بشه.

شکل ۲- پرینت در اکسل – قسمت های قابل تنظیم در سربرگ

Format Text: در این قسمت فرمت اطلاعاتی که قراره در هدر/فوتر نمایش داده بشه مثل رنگ، فونت و … تعیین میشه.

Insert Page Number: شماره صفحه جاری درج میشه.

Insert Number of Pages: تعداد کل صفحاتی که قراره چاپ بشه درج میشه.

Insert Date: تاریخ لحظه چاپ درج میشه (تاریخ میلادی).

Insert Time: زمان لحظه چاپ درج میشه.

Insert File Path: مسیر ذخیره فایل درج میشه.

Insert File Name: اسم فایل اکسل درج میشه.

Insert File Sheet: نام شیتی که پرینت میشه درج میشه.

Insert Picture: عکس در هدر/فوتر گذاشته میشه مثل لوگو شرکت و …

شکل ۳- پرینت در اکسل – تنظیمات هدر/فوتر

برای استفاده از هر کدوم از اینها، کافیه روی قسمت مورد نظر (چپ، راست، وسط) کلیک کنیم و سپس گزینه دلخواه رو انتخاب کنیم. در شکل ۳ می بینید که تنظیمات انجام شده برای هدر به شرح زیر انجام شده:

Left Section: صفحه شماره صفحه جاری و تعداد کل صفحات ثبت شده. که با “/” از هم جدا شده.

Center Section: تاریخ و در زیر اون ساعت لحظه پرینت ثبت شده.

Right Section: نام فایل اکسل ثبت میشه.

در تب Header/Footer و در پایین ۴ چک باکس وجود داره که هر کدوم رو توضیح میدم:

Different odd and even Pages: اگر بخوایم تنظیمات هدر/فوتر صفحات زوج و فرد با هم تفاوت داشته باشه این تیک رو میزنیم. (شکل ۴)

Different First Page: اگر بخوایم تنظیمات هدر/فوتر صفحه اول با هم تفاوت داشته باشه این تیک رو میزنیم.

شکل ۴- پرینت در اکسل – اضافه شدن تب برای صفحه اول، زوج، فرد در قسمت Custom Header/Footer

Scale With Document: تنظیمات هدر و فوتر با مقیاس و سایز صفحه همخوانی داشته باشه.

Align with page margins: تنظیمات پرینت با Margin ها همخوانی داشته باشه.

تب Sheet

در این تب تنظیمات ردیف و ستونی که باید تکرار بشه، محدوده پرینت و … تنظیم میشه.

Print Areas: اگر نخوایم کل شیت پرینت بشه و فقط قسمتی از شیت چاپ بشه، از این قسمت محدوده مورد نظر رو تعیین میکینم.

Rows to Repeat at Top: محدوده ردیفی که میخواهیم در همه صفحات چاپ بشه رو انتخاب میکنیم.

فرض کنید بانک اطلاعاتی رو میخوایم پرینت بگیریم که مجموعا ۳ صفحه میشه. اما ردیف سر ستون ها که مثلا نام، نام خانوادگی و … رو داره، فقط در صفحه اول چاپ میشه. برای اینکه ردیف سرستون ها در همه صفحه چاپ بشه باید در این قسمت اون ردیف رو انتخاب کنیم. (شکل ۵)

Columns to Repeat at Left: محدوده ستونی که میخواهیم در همه صفحات چاپ بشه رو انتخاب میکنیم.

شکل ۵- پرینت در اکسل – تکرار ردیف سر ستون در همه صفحات پرینت

در قسمت Print گزینه هایی هست که در صورت تیک زدن:

Gridlines: خطوط صفحه اکسل چاپ میشه.

Black and White: پرینت بصورت سفید و سیاه گرفته میشه.

Draft Quality: با کیفیت پیش نویس چاپ میشه (جهت مصرف کمتر پرینتر برای چک پرینت ها)

Row and Column Headings: سرستون ها و شماره ردیف های اکسل چاپ میشه.

Comments: از این قسمت تعیین میشه که کامنتها چطور پرینت بشن:

None: اصلا چاپ نمیشه

At end of the sheet: همه کامنت ها در پایان شیت چاپ میشن.

As Displayed on The sheet: همونطور که نمایش داده میشن چاپ میشن . (باید در حالت Show باشه)

Cell Errors as: خطاهای فرمول نویسی بصورت یکی از موارد موجود در لیست چاپ میشه.

Page Order: خروجی پرینتر رو نشون میده که اول بصورت افقی پرینت بشه یا عمودی.

در نهایت با چک کردن تنظیمات در Print Preview و تعیین تعداد Copy، گزینه Print  رو میزنیم.

مایکروسافت هم صفحه ای در این مورد داره که بد نیست بهش یه نگاه بندازید.