جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

ورود داده تکراری مشکل مهم در ورود اطلاعات

وقتی که داریم داده در اکسل وارد میکنیم یا فرمی تهیه کردیم که سایر افراد از طریق اون داده وارد دیتابیس اکسل بکنند، لازمه که یک سری کنترل هایی روی ورود داده انجام بدیم که داده ها به درستی در بانک اطلاعاتی ذخیره بشن. مثلا بهتره که کنترلی روی ستون مربوط به کد ملی ایجاد کنیم که هر بار چک بکنه که آیا کد ثبت شده ۱۰ رقم هست یا نه. یا مثلا عددی رو در بازه مشخصی داریم ثبت میکنیم، بهتره که کنترلی روی اون ستون داشته باشیم که داخل بازه بودن عدد وارد شده رو چک کنه و اگر در بازه مورد نظر نبود، هشدار بده یا اینکه از ورود اطلاعات تکراری جلوگیری کنه.

هر گاه بخوایم روی ورود داده ها در اکسل از این قسم کنترلها ایجاد کنیم، میتونیم از ابزار Data Validation استفاده کنیم. ابزار data Validation در واقع کمک میکنه به اینکه داده صحیح و سالم و استاندارد در دیتابیس وارد بشه و از ورود داده های ناصحیح جلوگیری میکنه.

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل از مسائل پر کاربرد به حساب میاد. برای این موضوع یک راه حل ترکیبی ارائه میکنیم. در واقع فرمول نویسی در ابزار Data validation  راه حل ترکیبی است که باید مورد استفاده قرار بگیره.

برای این کار باید در دیتاولیدیشن فرمولی بنویسیم که تشخیص بده رکورد فعلی که داره ثبت میشه در محدوده بالای سرش وجود داشته یا نه (در واقع محتوای سلول فعلی در محدوده بالای سرش شمرده بشه، اگر تعدادش بیش از ۰ بود، یعنی در محدوده بالا تکرار شده. پس نباید اجازه ثبت رکورد مورد نظر داده بشه).

برای درک بهتر این موضوع به مثال زیر دقت کنید.

فرض کنید میخواهیم در ستون A کد محصول وارد کنیم و در صورتیکه کد محصول تکراری ثبت کردیم خطا بده و اجازه ثبت داده تکراری رو به ما نده.

مطابق شکل ۱ روی سلول A2 کلیک کرده و از تب Data گزینه Data Validation رو میزنیم.

شکل ۱- جلوگیری از ثبت داده تکراری

از قسمت Allow گزینه Custom رو انتخاب میکنیم و فرمول زیر رو در قسمت Formula می نویسیم. (مطابق شکل ۲)

=Countif ($A$1:A1 , A2) <1

در واقع معنی این فرمول اینه که: به داده ای اجازه ثبت بده که تعدادش در محدوده بالای سرش کمتر از یک (یعنی صفر) باشه.

شکل ۲- نوشتن فرمول Countif در ابزار Data Validation

در قسمت Error Alert هم میتونیم پیام هشدار رو تنظیم کنیم. مثلا بنویسیم: شما مجاز به ثبت داده تکراری نیستید. برای این کار مطابق شکل ۳ عمل میکنیم:

شکل ۳- تنظیم پیام خطا در صورت ثبت داده تکراری

بعد از زدن OK کافیه ولیدیشن رو روی بقیه سلولهای مورد نظر اعمال کنیم. برای این کار سلول A2 را کپی کرده و محدوده A3:A13 رو انتخاب کرده و از پنجره Paste Special (Ctrl+Alt+V) گزینه Validation رو انتخاب میکنیم.

حالا اگر داده تکراری ثبت کنیم، پیام خطا مشابه شکل ۴ نمایش داده خواهد شد.

شکل ۴- نمایش پیام هشدار در صورت ثبت داده تکراری

سوال: فرمول دیگه ای که بتونه جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل رو انجام بده میتونید ارائه بدید؟

پاسخ رو در ادامه همین پست و در قالب کامنت ثبت کنید.

این کار با استفاده از افزونه Kutools در اکسل هم قابل انجام هست.

دانلود فایل اکسل این آموزش

برای دریافت فایل اکسلی که در این آموزش ایجاد شده روی لینک زیر کلیک کنید: