
گوگل شیت و اکسل هر دو از ابزارهای صفحه گسترده محبوب هستند که خیلی ها برای انجام کارهای مختلفی از آنها استفاده می کنند. البته هر کدام از این ابزارها نقاط قوت خودشان را دارند، به همین دلیل شما می توانید با استفاده کردن از هر دوی آنها در کنار هم از ویژگی های متمایز هرکدام بهره ببرید. اما چطور می شود این کار را کرد؟ از طریق اتصال اکسل به گوگل شیت با کمی ویرایش در پاور کوئری در صورت نیاز.
قبلا درباره نحوه تبدیل اکسل به گوگل شیت در پست های اکسل پدیا صحبت کردیم. ولی امروز می خواهیم راهکار بسیار جالبی به شما آموزش دهیم، که می توانید این دو ابزار را خیلی راحت به هم وصل کنید و در پاور کوئری هم، در صورت تمایل، ویرایش هایی روی اطلاعات انجام دهید.
مراحل اتصال اکسل به گوگل شیت
یکی از قابلیت های بسیار خوب اکسل این است که به شما این امکان را می دهد تا شیت خود در گوگل شیت را به یک فایل اکسل متصل کنید. زمانی که این اتصال انجام شود، هر تغییری که در منبع (گوگل شیت) انجام شود در فایل اکسل هم منعکس می شود. برای این کار کافیست مراحل زیر را گام به گام انجام دهید:
همانطور که در تصویر زیر می بینید، یک صفحه گوگل شیت داریم که شامل یک سری داده های نمونه فروش است. [شما می توانید از اینجا وارد گوگل شیت شوید. اگر هم می خواهید درباره نحوه ساخت اکانت و شروع کار با گوگل شیت یاد بگیرید مطلب ما درباره راهنمای ساخت اکانت و اشتراک گذاری گوگل شیت را بخوانید.]
شکل ۱ – جدول نمونه فروش در گوگل شیت
برای اتصال این صفحه به یک فایل اکسل، روی دکمه اشتراک گذاری (Share) کلیک کنید. از قسمت General access گزینه Anyone with the link را انتخاب کنید. سپس روی Copy link کلیک کنید و Done کنید.
شکل ۲ – کپی کردن لینک شیت
تنظیمات لازم در اکسل
حالا در سیستم خود یک فایل جدید اکسل باز کنید. در منوی بالای صفحه به تب Data بروید و مطابق تصویر زیر روی گزینه From Web کلیک کنید (اگر این گزینه را نمی بینید، به مسیر
From Web < From Other Sources < Get Data بروید.)
شکل ۳ – مسیر Get Data From Web در اکسل
حالا در پنجره ای که باز میشود، لینکی که از گوگل شیت کپی کردید را در کادر پیست کنید.
شکل ۴ – بخشی از لینک که باید پاک شود
این مرحله، مرحله مهم کار است. پس خوب توجه کنید و با دقت انجام دهید. از انتها لینک عبارت edit?usp=sharing را پاک کنید و به جای آن تایپ کنید export?format=xlsx و مواظب باشید که فاصله خالی اضافه در لینک ایجاد نشود. روی OK کلیک کنید.
شکل ۵ – تغییر انتهای لینک
اگر برای بار اول است که اکسل را به گوگل شیت متصل می کنید، پنجره Access Web Content برای شما باز خواهد شد. روی Connect کلیک کنید.
شکل ۶ – پنجره Access Web content در اکسل
حالا یک پنجره به اسم Navigator باز می شود که پیش نمایشی از این شیت در گوگل شیت و اطلاعاتش را نشان می دهد. اگر روی Load کلیک کنید این اطلاعات وارد صفحه اکسل می شود. اما این کار را نکنید! چون باید یه کم تغییرات ایجاد کنیم.
شکل ۷ – پنجره Navigator
همانطور که در تصویر ۷ هم می بینید، اکسل سرستون ها رو به شکل ستون ۱، ستون ۲ و … درست کرده است. بنابراین ما می خواهیم این قسمت را ویرایش کنیم تا سرستون های خود جدول به عنوان سرستون انتخاب شوند. پس روی Transform Data کلیک کنید.
باز کردن شیت در ویرایشگر پاور کوئری
با زدن روی Transform Data، اطلاعات شما در ویرایشگر پاور کوئری اکسل باز می شود. حالا از بالای صفحه به تب Transform بروید، و همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده، روی گزینه Use First Row as Headers کلیک کنید.
شکل ۸ – تبدیل ردیف اول جدول به سرستون
به این صورت، ردیف اول جدول ما تبدیل به سرستون های جدول می شود؛ درست مثل همان جدول گوگل شیت.
شکل ۹ – سرستون های جدول
حالا برای اینکه این جدول وارد اکسل شود، از قسمت بالا سمت چپ صفحه روی Close & Load کلیک کنید.
شکل ۱۰ – دکمه Close & Load در ویرایشگر پاور کوئری
همانطور که در تصویر زیر می بینید، اطلاعات از گوگل شیت وارد اکسل شدند.
شکل ۱۱ – اتصال گوگل شیت به اکسل
حالا اگر هر گونه تغییری در فایل گوگل شیت اعمال کنید، در فایل اکسل آن هم منعکس می شود. برای اینکار کافیست از تب Data در اکسل روی دکمه Refresh کلیک کنید. برای مثال، دو ستون جدید به جدول مان در گوگل شیت اضافه می کنیم.
شکل ۱۲ – اضافه کردن دو ستون به جدول در گوگل شیت
حال در فایل اکسل آن روی گزینه Refresh All کلیک کنید. در گیف زیر می توانید نحوه اعمال این تغییرات را ببینید.
۱۳ – بازتاب تغییرات گوگل شیت در اکسل
خودکار کردن اعمال تغییرات از گوگل شیت به اکسل
اگر می خواهید این فایل اکسل به طور خودکار در فواصل منظمی رفرش شود و یا هر بار که آن را باز و بسته می کنید رفرش شود، مطابق تصویر زیر روی Refresh All کلیک کنید و سپس روی Connection Properties کلیک کنید.
شکل ۱۴ – مسیر Connection Properties در اکسل
در پنجره باز شده، تیک گزینه Refresh every را بزنید و از مقابلش دقیقه دلخواه را انتخاب کنید، و تیک گزینه Refresh data when opening the file را هم بزنید. با فعال کردن این گزینه ها، فایل اکسل شما هر چند دقیقه رفرش می شود و علاوه بر این هر بار که فایل اکسل را ببندید و باز کنید، مجددا رفرش میشود. بنابراین تغییرات گوگل شیت دائما در فایل اکسل شما منعکس می شود.
شکل ۱۵ – خودکار کردن رفرش در اکسل
ویدیوی آموزش اتصال اکسل به گوگل شیت
در ویدیوی زیر با یک مثال مراحل را برای شما شرح دادیم.
جمع بندی
همانطور که در ابتدای مطلب گفتیم، اکسل و گوگل شیت هر دو ابزارهای صفحه گسترده هستند و در عین حال که عملکرد بسیار مشابهی دارند، هر کدام ویژگی های مخصوص به خود را دارد. برای مثال گوگل شیت در زمینه اشتراک گذاری شیت ها و کار کردن همزمان قوی است؛ اکسل، از طرف دیگر، برنامه بسیار قوی ای برای تحلیل داده ها در حجم زیاد است. البته در مطلبی دیگر تحت عنوان گوگل شیت یا اکسل: از کدام استفاده کنیم به طور کامل درباره ویژگی های مشترک این دو ابزار و وجه تمایز آنها توضیح دادیم که پیشنهاد می کنیم حتما بخوانید.
یک مسئله مهم برای افردای که از هر دو ابزار استفاده می کنند، ادغام کردن این دو ابزار است. حالا با روشی که در این مطلب توضیح دادیم، شما می توانید خیلی راحت شیت های گوگل شیت خود را به اکسل متصل کنید و صرفا با یک کلیک تنظیم کنید که تغییراتی که در مبدا داده می شوند، در اکسل هم بازتاب شوند. پس این روش را امتحان کنید و دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.