تبدیل PDF به اکسل (آپدیت ۲۰۲۴)
تبدیل فایل PDF به اکسل یا حداقل استخراج بخشی از مطالب از یک فایل PDF یکی از پرتکرارترین مسائل اکسلی است. چرا که فرمت PDF یکی از محبوب ترین فرمت ها برای انتقال فایل، نامه ها، گزارش ها و عکس هاست. با این حال خیلی وقت ها پیش میاد که به داده های داخل این فایل ها نیاز پیدا میکنیم. در نتیجه باید فایل PDF رو به فرمت قابل ویرایشی تبدیل کنیم.
برای تبدیل فایل PDF به اکسل اول باید به این چند سوال پاسخ بدیم:
۱. این فایل پی دی اف در اصل عکس بوده و بعد PDF شده؟
۲. آیا داخل فایل جدولی وجود داره یا نه؟
۳. آیا PDF خروجی مستقیم از نرم افزار بوده؟
۴. فونت استفاده شده فارسی است یا انگلیسی؟
۴ روش رایج تبدیل PDF به اکسل
همونطور که میبینید همه این مسائل در خروجی مهم و در انتخاب روش تبدیل، بسیار تاثیرگذار هستن. روش های تبدیل فایل PDF به اکسل هم بسیار زیاد و متنوع است. در این مقاله سعی کردیم که ۴ روش از پرکاربردترین ها رو برای این کار معرفی کنیم.
استفاده از G-Suite (Google Doc) برای تبدیل PDF به اکسل
استفاده از پاورکوئری برای تبدیل PDF به اکسل
تبدیل PDF به اکسل بصورت آنلاین
تبدیل PDF به اکسل با استفاده از نرم افزار
انواع فایل PDF
قبل از شروع یادآوری میکنیم که فایل PDF دو نوع است:
۱) عکس یا اسکن یک فایل که تبدیل به PDF شده
۲) خروجی یک نرم افزار تبدیل به PDF شده مثل خروجی نرم افزار Word یا Excel
استفاده از G-Suite (Google Doc) برای تبدیل PDF به اکسل
شما میتونید از G-Suite گوگل داک برای تبدیل هر دو نوع فایل PDF به اکسل استفاده کنید. اما از این روش بیشتر برای تبدیل فایل هایی استفاده میشه که داده جدولی ندارند (چیزی شبیه به نامه). برای این کار کافیه مراحل زیر رو اجرا کنیم:
۱) وارد سایت گوگل درایو میشیم (توجه داشته باشید که برای استفاده از امکانات گوگل باید آدرس جیمیل داشته باشیم)
۲) از قسمت New/ File Upload رو میزنیم و فایل مورد نظر رو انتخاب میکنیم. صبر میکنیم تا اپلود بشه.
۳) روی فایل کلیک راست کرده و از قسمت Open With روی گزینه Google Doc کلیک میکنیم. متن موجود در تصویر رو در قالب یک فایل ورد آنلاین، نمایش میدهد. (شکل ۱)
شکل ۱- تبدیل PDF به اکسل با استفاده از Google Drive
این روش اصولا برای هر دو زبان (فارسی و انگلیسی) خروجی مناسبی رو ارائه میکنه.
استفاده از پاورکوئری برای تبدیل PDF به اکسل
یه وقت هایی هست که میخوایم فقط بخش خاصی از فایل PDF رو جدا کنیم. مثلا میخوایم داده های موجود در یک جدول محاسباتی رو جدا کنیم و ببریم داخل اکسل تا محاسباتی روش انجام بدیم. برای این کار از پاورکوئری استفاده میکنیم. اینطوری دیگه نیازی نیست کل فایل PDF رو به اکسل تبدیل کنیم. کافیه از طریق پاورکوئری به PDF متصل بشیم و بخش خاصی که مدنظرمون هست رو استخراج کرده و در یک فایل اکسل بارگذاری کنیم.
ما با کمک پاورکوئری میتونیم به منابع متنوعی از داده متصل بشیم و کارهای مختلفی رو انجام بدیم. در اینجا میخوایم ببینیم که چطور میتونیم به یک فایل PDF متصل بشیم.
نحوه متصل شدن به فایل PDF از طریق پاورکوئری
فرض کنید یک فایل گزارش پی دی اف داریم که صفحه خاصی از اون که جدول داده ها رو داره جدا کردیم. حالا میخوایم این داده ها رو ببریم داخل اکسل که بتونیم یه سری محاسبات روی اونها انجام بدیم. (شکل ۲)
شکل ۲- جدول موجود در گزارش PDF
برای وارد کردن اطلاعات این جدول داخل اکسل، کافیه مطابق مراحل زیر عمل کنیم:
۱- از تب Data روی گزینه Get Data کلیک کرده و از قسمت From File روی PDF کلیک میکنیم.
۲- از پنجره باز شده روی فایل PDF مورد نظر کلیک کرده و Ok میزنیم. صبر میکنیم تا پنجره Navigator باز شود.
۳- حالا پنجره ای باز میشود که تیبل های موجود در فایل PDF مورد نظر رو لیست میکنه.
۴- کافیه روی هر تیبل کلیک کنیم تا جدول مورد نظر خودمون رو پیدا کنیم. وقتی جدول پیدا شد، بنا به نیاز، روی گزینه Load یا Transform Data کلیک میکنیم .(شکل ۳)
یک نکته مهم!
اگر داده های مورد نظر نیازی به ایجاد تغییرات نداشت، مستقیما و با زدن گزینه Load دیتای مورد نظر رو وارد شیت اکسل میکنیم. اما اگر نیاز به اعمال تغییراتی وجود داشت و خواستیم که مثلا سطری کم و زیاد کنیم، محاسباتی انجام بدیم، فرمتی رو تغییر بدیم، باید Transform انجام بشه که این کار از طریق محیط power query editor انجام میشه.
شکل ۳- انتخاب جدول مورد نظر و ورود به محیط ویرایش کوئری
برای آشنایی با نحوه اعمال تغییرات روی دیتا از طریق پاورکوئری مقالات مربوط به این موضوع رو مطالعه کنید.
تبدیل PDF به اکسل بصورت آنلاین
سایت های بسیار زیادی برای تبدیل PDF به اکسل وجود دارند و خدمات آنلاین ارائه می دهند. اما اکثرا از زبان فارسی پشتیبانی نمیکنند و خروجی مناسبی رو ارائه نمیدن. با این حال سایت “Smallpdf” پشتیبانی نسبتا خوبی از فونت فارسی داره که میتونیم از این سایت استفاده کنیم.
تبدیل PDF به اکسل با سایت smallpdf
سایت های بسیار زیاد دیگه ای برای این کار وجود داره که عمدتا برای فایل هایی با زبان انگلیسی کاربرد دارن، مثل ilovepdf و Zamzar
تبدیل PDF به اکسل با استفاده از نرم افزار
نرم افزارهای تخصصی PDF مثل نرم افزار Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader هم این امکان رو به ما میدن که تغییراتی روی فایل PDF ایجاد کنیم و هم بخش هایی رو استخراج کنیم. مثلا اگر Acrobat Reader رو نصب کردید، کافیه فایل رو باز کنید و از منوی سمت راست گزینه Edit PDF رو میزنیم. با این کار حتی اگر پی دی اف عکس باشه هم تا حد خوبی قابلیت ویرایش خواهد داشت. البته در مورد حروف فارسی ی مقدار ویرایش سخت تره. اما در هر صورت حذف رو به خوبی انجام میده.
شکل ۴ – ویرایش فایل PDF با نرم افزارهای مخصوص PDF
نکته:
بصورت کلی هر جا اصطلاح OCR رو دیدید، بدونید که امکان تبدیل عکس به متن وجود داره . حالا اینکه درست و دقیق انجام بشه یا نه کاملا بستگی به شرایط فایل، نوع فایل و …. داره. این اصطلاح رو در اکثر نرم افزارهای تبدیل، سایت ها و ربات ها مشاهده میکنید.
تجربه شما
در این مقاله سعی کردیم بهترین روش های تبدیل فایل PDF به اکسل که در اکثر مواقع خروجی قابل قبولی ارائه میکنند رو ارائه بدیم. اما در نهایت باز هم بستگی به جزئیات و شرایط فایل داره. بهتره که این روش ها رو خیلی خوب یاد بگیریم تا با توجه به جزئیات هر فایل، بتونیم از روش مناسبی استفاده کنیم.
شما از کدوم یک از روش هایی که توضیح دادیم برای تبدیل PDF به اکسل استفاده میکنید؟ اگه از روشی غیر از روش های بالا استفاده میکنید برامون نظر بذارین.
