Skip Blank | تکنیکی کاربردی در Paste special

آشنایی با Skip Blank

حتما تا بحال با این موضوع در اکسل مواجه شده اید که وقتی یک محدوده با سل های خالی را کپی می کنید، موقع paste کردن، سل های خالی هم پیست می شوند و داده های موجود در سل مقصد را پاک میکنند. در حالیکه ما میخواهیم فقط داده های سل های پر منتقل شوند و سل های خالی paste نشوند. کارکرد گزینه Skip Blank در Paste Special اکسل، همین است، یعنی بعد از کپی کردن یک محدوده، کافیست قبل از Paste کردن، تیک این گزینه را در Paste Special بزنید و بعد Ok کنید. با این کار، سل های خالی به محدوده مقصد منتقل نمی شوند.

حالا کاربردی از این تکنیک رو به شما ارائه میدم:
یادم هست یک روز کاری در شرکت، به موضوعی مشابه مسئله ای که در ادامه آن را توضیح می دهم برخوردم که اگر این تکنیک Skip Blank را نمی دانستم، قطعا بیش از یک ماه وقت را باید صرف حل این موضوع بصورت دستی می کردم.

مسئله را با یک مثال عمومی مطرح میکنم که درکش راحت تر باشه.
یک بانک اطلاعاتی از پاسخ افراد به سوالات یک پرسشنامه مطابق شکل ۱ داریم.

شکل ۱- بانک اطلاعاتی

این دیتابیس غیرانعطاف پذیر است و به سختی می شود گزارشی بویژه با استفاده از Pivot Table از آن تهیه کرد. با توجه به اصول بانک اطلاعاتی به ویژه بانک اطلاعاتی مورد استفاده در Pivot Table ، باید این چهار ستون را تبدیل کنیم به یک ستون و بجای * گزینه جواب مورد نظر را تایپ کنیم و دیتابیسی مطابق با شکل ۲ ایجاد کنیم.

شکل ۲- بانک اطلاعاتی با ساختار مورد نظر

پس مسئله من ایجاد دیتابیسی با ساختار مطابق با شکل ۲ بود.

مراحل دستیابی به این بانک اطلاعاتی در ذیل توضیح داده شده است:

۱- ابتدا علامت های * را باید به گزینه های مربوطه (الف، ب، ج و د) تبدیل کنیم.

برای این کار ستون B را انتخاب کرده و با زدن Ctrl+F پنجره ابزار Find باز می شود. طبق شکل ۳، علامت های * را با عبارت الف جایگزین می کنیم. با زدن Replace All همه * در ستون B تبدیل به الف می شوند.

شکل ۳- جایگزین کردن *

همین کار را برای ستون C ،D و E هم انجام می دهیم. نتیجه مطابق شکل ۴ خواهد بود.

شکل ۴- جایگزین کردن همه * با گزینه های مربوطه

۲- حالا کافیست همه این ستون ها را از طریق Copy/Paste به یک ستون تبدیل کنیم.

چون می دانیم هر سوال یک جواب دارد و در هر سطر فقط یک سل پر است، از امکان Skip Blank در Paste special استفاده می کنیم. این گزینه، هنگام Paste کردن یک محدوده، سل های خالی آن محدوده را Paste نمی کند.

ابتدا محدوده E2:E21 را انتخاب کرده، کپی میکنیم و روی D2 کلیک راست کرده و Paste special را می زنیم. از پنجره باز شده، تیک گزینه Skip Blank را زده و Ok می کنیم.

شکل۵- یکی کردن ستون ها

با این روش، ستون E کپی می شود روی ستون D و با این تفاوت که سل های خالی کپی نمی شوند. حالا می توانیم ستون E را حذف کنیم.

در مرحله بعد همین کار را با ستون D می کنیم و روی ستون C کپی میکنیم و ستون D را حذف میکنیم.

همین کار را برای ستون C هم انجام داده و در نهایت دیتابیس را مطابق شکل ۱ ایجاد می کنیم.

حالا فرض کنید همچین مسئله ای در مقیاس ده هزار ردیف، برای بنده پیش آمده بود. بدون استفاده از این تکنیک، حل این مسئله چقدر زمانبر خواهد بود؟؟؟؟

پیشنهاد میکنم مقاله پیست کردن در لیست فیلتر شده رو هم بخون چون نکته خوبی برای پیست کردن یاد میگیری.