۲ نکته مهم در امنیت فایل های اکسل

قفل کردن فایل اکسل

قفل کردن فایل اکسل (Protect) به دلایل مختلف برای ما همیشه مهم بوده. قفل کردن فایل و محافظت کردن (Protection) از اون، علت های مختلفی می تونه داشته باشه. با محافظت از فایل یا همون قفل کردن فایل می تونیم به نتایج زیر برسیم:

1. عدم نمایش شیت های فایل برای کسی که پسورد رو نداره
2. کاهش دسترسی فرد برای ویرایش فایل
3. کاهش دسترسی فرد در جهت کپی اطلاعات (با این روش قفل کردن فرد حتی امکان کپی کردن داده های خام رو نیز نخواهد داشت)
4. کاهش دسترسی فرد جهت مشاهده فرمول ها

و …

علاوه بر موارد بالا، کاربرد خیلی مهمی که در قفل کردن فایل اکسل وجود دارد، جلوگیری از تغییر غیر عمد فایل یا به اصطلاح خراب شدن فایل هست. خیلی وقتها من خودم برای اینکه دچار این اشتباه نشم، فایلی که خودم فقط با اون سر و کار دارم رو هم قفل میکنم.

خب حالا بپردازیم به انواع قفل گذاری بر روی فایل اکسل. محافظت از فایل اکسل در ۲ سطح صورت میگیره:

سطح اول: قفل کردن کل فایل

برای این کار از مسیر زیر که در تصویر شماره ۱ هم نشان داده شده، رمزی برای فایل در نظر میگیریم.

File/ Save As/ Tools/ General Options

شکل ۱- قفل کردن فایل اکسل – پسورد گذاشتن روی کل فایل

بعد از زدن General Options پنجره شکل ۲ باز میشه:

شکل ۲- قفل کردن فایل اکسل – پنجره تعیین پسورد برای فایل

در این پنجره دو نوع پسورد میتونیم تعیین کنیم. اولی برای باز کردن فایل، دومی برای تغییر فایل. یعنی کسی که Password to open رو نداشته باشه، اصلا محتویات داخل شیت رو مشاهده نخواهد کرد. کسی که Password to Modify رو نداشته باشه، امکان تغییر روی اصل فایلرو نخواهد داشت. یعنی فایل رو تغییر میده، اما به محض اقدام برای ذخیره کردن، پنجره Save as باز میشه. به این ترتیب اصل فایل بدون تغییر میمونه. چون فرد، Password to Modify رو نداشته.

سطح دوم: قفل کردن سل های موجود در شیت های مختلف

هر سل از یک شیت میتونه تنظیم بشه که قفل باشه یا نه. یعنی اینکه در یک شیت، میتونیم یک سری سل رو قفل کنیم و بقیه رو قفل نکنیم. برای این کار کافیه مراحل زیر رو انجام بدیم:

1. هر سلی که میخوایم قفل بشه، باید در Format cell اون سلول و در تب Protect، تیک Lock زده شده باشه.
2. از تب Review/ Protect Sheet پنجره مطابق شکل ۳ باز می شود که در آن پسور مورد نظر را تایپ میکنیم. با زدن Ok، و تکرار پسورد، سل هایی که تنظیم کرده ایم و تیک Lock رو دارند، قفل می شن.

شکل ۳- قفل کردن فایل اکسل- پنجره تعیین پسورد برای قفل کردن شیت ها

به این نکته دقت داشته باشید که بصورت پیش فرض، تیک Lock همه سل ها زده شده است. یعنی اگر فقط مرحله دوم رو انجام بدیم، کل سل های یک شیت قفل می شن.

قفل کردن قسمتی از یک شیت

با توجه به توضیحات ارائه شده در بالا، برای اینکه یک محدوده خاص در اکسل رو قفل کنیم کافیه مراحل زیر رو انجام بدیم:

۱- انتخاب کل سلول های شیت و برداشتن تیک Lock از Format Cell

۲- انتخاب محدوده مورد نظر که باید قفل بشه و زدن تیک Lock از Format Cell.

3- Review/ Potect Sheet.

در شکل ۳ مشاهده می کنید که علاوه بر تعین پسورد، سطح دسترسی فرد به فایل رو در حین قفل بودن قابل تعیین هست. بصورت پیش فرض تیک دو گزینه اول زده شده که یعنی فرد میتونه سل هایی که قفل هستن و قفل نیستن رو انتخاب کنه مثلا اگه نخوایم کسی داده ها رو کپی کنه، دسترسی انتخاب سلول رو بر میداریم که سلول انتخاب نشه و در نتیجه قابل کپی هم نباشه.

پس اگه میخوایم فایل در حالت محافظت شده، قابلیت فیلتر شدن رو داشته باشه، تیک گزینه Use AutoFilter رو از همین پنجره می زنیم.