اشتراک فایل اکسل بین چند کاربر در شبکه

اشتراک بین چند کاربر

نیاز به استفاده از یک فایل اکسل بصورت اشتراکی خیلی زیاد شده و بین اعضای یک تیم روز به روز بیشتر میشه. مثلا توی یک شرکت، فایل مرجعی وجود داره که دپارتمان های مختلف از اون استفاده میکنن و هر کس با یک قسمت از اون فایل کار داره. بجای اینکه مدام لازم نباشه فایل رو ببندیم تا دیگری باز کنه، کافیه فایل رو به اشتراک بذاریم. در واقع با اشتراک فایل اکسل ، یکجور اکسل چند کاربره داشته باشیم.

قبلا وقتی نیاز بود که فایلی رو با کسی به اشتراک بذاریم، مجبور بودیم ایمیل کنیم یا داده ها رو بصورت PDF ذخیره کنیم. ایمیل کردن باعث میشد چندین ورژن از فایل ایجاد بشه و PDF کردن هم باعث میشد که نشه داده ها رو ویرایش کرد.

نسخه های اخیر اکسل، ۲۰۱۰، ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ امکانات خیلی خوبی رو برای اشتراک فایل در اختیار ما میذارن. از طریق اشتراک فایل اکسل تحت شبکه، به افراد اجازه میدید که همزمان به فایل مورد نظر دسترسی داشته باشن و از اون استفاده کنن. اینطوری دیگه ورژن های مختلفی از یک فایل ندارید و مدیریت اون راحت تره.

در این مطلب میخوام در مورد استفاده همزمان از یک فایل اکسل و یا اینکه چگونه فایل اکسل را به اشتراک بگذاریم صحبت کنیم.

چگونه یک فایل رو به اشتراک بذاریم؟

برای اینکه فایلی رو به اشتراک بذاریم باید یک شبکه وجود داشته باشه که افراد مورد نظر شما به اون شبکه دسترسی داشته باشند. اگر فایل رو به اشتراک گذاشته باشید، شما میتونید تغییرای که افراد مختلف ایجاد کردن رو ردگیری کنید. حتی امکان اینکه اجازه بدید اون تغییر اعمال بشه یا نه هم وجود داره. برای اشتراک فایل اکسل در شبکه، فایل گام های زیر رو انجام بدید:

• فایل اکسل مورد نظر رو باز کرده و از تب Review و قسمت Changes گزینه Share Workbook رو بزنید.

شکل ۱- مسیر اشتراک گذاری فایل

• پنجره به اشتراک گذاری فایل باز میشه و باید تیک گزینه نشان داده شده در شکل ۲ رو بزنید:

شکل ۲- انجام تنظیمات برای اشتراک فایل اکسل

• میتونید از تب Advance تنظیماتی (دلخواه) رو برای فایل به اشتراک گذاشته شده انجام بدید. مثلا در شکل ۳ تنظیم کردیم که تغییرات هر ۱۵ دقیقه بروز رسانی بشه. بصورت پیش فرض، تغییرات فقط زمانی که فایل ذخیره میشه بروز رسانی میشه. اما فرض کنید مدت طولانی قراره با فایل کار کنیم و لازمه که تغییرات رو هر چند لحظه ببینیم. پس این گزینه رو انتخاب کرده و زمان مورد نظر رو تعیین میکنیم.

شکل ۳- تنظیمات به اشتراک گذاری فایل

• حالا فایل رو در شبکه و در جایی که افراد مورد نظر دسترسی دارن ذخیره کنید. اگر این کار بدرستی انجام بشه، عبارت [Shared] کنار اسم فایل نمایش داده میشه.

شکل ۴- نمایش عبارت [Shared] در کنار نام فایل بعد از اشتراک فایل اکسل

حالا شما و همکارانتون میتونید همزمان روی فایل مشترک و بصورت همزمان کار کنید. شما میتونید تغییرات اعمال شده رو بپذیرید یا رد کنید. یا حتی میتونید یک فرد مشخص رو از اشتراک گذاری محروم کنید. در ادامه این آموزش در مورد این مسائل توضیح خواهم داد.

ردیابی تغییرات

اگر میخواید علاوه بر اینکه فایل رو به اشتراک می ذارید، مطمئن بشید که کسی نمیتونه سابقه تغییرات رو از بین ببره یا اینکه فایل رو از روی شبکه حذف کنه، گام های زیر رو انجام بدید:

• در تب Review و در قسمت Changes روی گزینه Protect And Share Workbook کلیک کنید.
• پنجره ای باز میشه و شما باید گزینه Shared With Track Changes رو تیک بزنید.
• در پنجره پسورد، میتونید پسوردی رو تایپ کنید.

اگرچه که گذاشتن پسورد اختیاری هست، اما بهتره که انجام بدید. اگر پسورد نذارید، هر کسی میتونه تنظیمات به اشتراک گذاری رو تغییر بده.

• فایل رو ذخیره کنید.

شکل ۵- محافظت از فایل بعد از اشتراک فایل اکسل

با زدن دکمه Ok و تایپ مجدد پسورد، گزینه Protect Share Workbook به گزینه Unprotect Share Workbook تبدیل میشه. کلیک کردن روی این گزینه، هم Protection رو از بین میبره و هم حالت Shared فایل رو.

 محافظت از فایل اشتراکی و محافظت از Sheet

محافظت از فایل به اشتراک گذاشته شده فقط سابقه تغییرات رو محافظت میکنه. اما اگه بخوایم قسمت های مهم فایل که نباید تغییر کنن رو محافظت کنیم، باید قبل از به اشتراک گذاری این کار رو انجام بدیم. دقت کنید مهمه که قبل از به اشتراک گذاری انجام بشه چون بعد از این کار، Protect sheet غیرفعال میشه. برای محافظت از شیت و قفل کردن قسمت هایی از یک شیت، پست زیر رو بخونید:

محافظت از شیت و دو نکته مهمه

محدودیت های فایل اشتراکی

وقتی فایلی رو به اشتراک میذارید، برخی امکانات غیرفعال میشن و غیرقابل استفاده هستن. برخی محدودیت ها رو در زیر می بینید:

• Merge کردن
• فرمت دهی شرطی- Conditional Formatting
• اعتبارسنجی داده ها-Data Validation
• ابزار Subtotal
• Slicer  و نمودارهای درون سلولی Sparklines
• ابرپیوند- Hyperlink
• و …

شکل ۶- امکانات غیرفعال در فالی به اشتراک گذاشته شده

در واقع اگر این امکانات از قبل به فایل اضافه شده باشه، شما میتونید در حین به اشتراک گذاری از اونها استفاده کنید. فقط نمیتونید این تنظیمات رو تغییر بدید یا حذف و اضافه کنید. پس اگر میخواید از این امکانات استفاده کنید، حتما قبل از به اشتراک گذاری اعمال کنید. لیست کامل محدودیت های ایجد شده در فایل به اشتراک گذاری شده رو میتونید در سایت Microsoft ببینید.

ویرایش کردن فایل اشتراکی

وقتی یک فایل به اشتراک گذاشته شده رو باز میکنید، میتونید داده های جدید وارد کنید و یا داده های موجود رو تغییر بدید. همچنین میتونید برای خودتون اسمی رو مشخص کنید که تغییراتی که شما ثبت میکنید به نام شما باشه.

برای این کار از مسیر File/ Excel Option/ General اسم مورد نظر رو در باکس نمای شداده شده در شکل ۷ تایپ کنید.

شکل ۷- تغییر نام کاربری

حالا با در نظر گرفتن محدویت هایی که توضیح داده شد، میتونید با فایل مورد نظر کار کنید.

تغییرات همزمان در فایل اشتراکی

وقتی دو یا چند کاربر همزمان دارن روی یک فایل کار میکنن، ممکنه همزمان روی یک سل تغییرات اعمال کنند. این جور مواقع چه اتفاقی میفته؟

اکسل تغییرات شخصی رو اعمال میکنه که فایل رو ذخیره کرده. وقتی کاربر دوم، سعی میکنه فایل رو ذخیره کنه اکسل پنجره ای رو نمایش میده که تداخل ها رو نشون میده. شکل ۸ داره نشون میده که همزمان، سلول C7 از ۱۶۰ به ۱۵۰ و ۱۴۰ تغییر کرده. با زدن گزینه Accept Mine و Accept Other انتخاب میکنیم که کدوم تغییر اعمال بشه.

شکل ۸- نمایش تغییرات ایجاد شده همزمان در زمان اشتراک فایل اکسل

با استفاده از تنظیمات قسمت Advanced از پنجره Share Workbook میتونیم تعیین کنیم که هر کسی ذخیره کرد، برنده است و تغییرات اون کاربرد اعمال میشه.

شکل ۹- تنظیمات زمان تداخل تغییرات در هنگام اشتراک فایل اکسل

حذف یک کاربر از یک فایل مشترک

گاهی اوقات ممکنه لازم باشه یک کاربر رو حذف کنید که دسترسی همزمان نداشته باشه. برای این کار کافیه از تب Review و گزینه Share workbook شخص مورد نظر رو انتخاب کرده و گزینه Remove User رو بزنید و شخص مورد نظر رو حذف کنید:

شکل ۱۰- حذف یک کاربر بعد از اشتراک فایل اکسل

خارج کردن فایل از حالت اشتراک

وقتی کار تیم روی فایل تموم میشه، میتونیم دیگه فایل رو از حالت Share خارج کنیم. برای این کار از تب Review و گزینه Share Workbook تیک گزینه نشون داده شده در شکل ۱۱ رو حذف میکنیم.

شکل ۱۱- اشتراک فایل اکسل -خارج کردن فایل از حالت Share

خب در این مقاله نحوه استفاده از اکسل تحت شبکه و نحوه استفاده همزمان چند کاربر از فایل اکسل رو با همه نکات و مسائل تشریح کردیم. در مقالات بعدی به اشتراک گذاری فایل از طریق OneDrive و نحوه ردیابی تغییرات اعمال شده (Track Change) رو بررسی خواهیم کرد.