تابع IF | پایه فرمول نویسی منطقی اکسل

آشنایی با فرمول IF در اکسل

ما روزانه در حال انتخاب و تصمیم گیری در خصوص مسائل روزمره هستیم و با منطق انتخاب و تصمیم گیری کاملا آشنا هستیم. مثلا به خودمون میگیم: اگه این اتفاق بیفته این کار و میکنم، اگه نیفته، ی کار دیگه!. یا مثلا میگیم اگه حالم خوب باشه و دوستم موافق باشه، به پارک میرم. در غیر اینصورت میرم خونه و مسائلی از این دست. در اکسل هم این موضوع برقرار هست. مثلا میگیم اگه خروجی این فرمول بزرگتر از صفر شد، خروجی بشه “عالی” در غیر اینصورت سلول رو خالی بذاره. به توابعی که این کار رو در اکسل انجام میدن، توابع منطقی یا Logical گفته میشه. اصلی ترین و پرکاربردترین تابع در این دسته توابع، فرمول if در اکسل است. توابع منطقی اساس و پایه برنامه نویسی در اکسل هست چرا که وجه اشتراک خواسته ما و زبان اکسل است. ما با این توابع و از همه مهمتر تابع If خواسته های منطقی خود را به اکسل می فهمانیم. پس درک این توابع و توانایی تبدیل مسائل مختلف به ساختار If خیلی خیلی مهمه. در ادامه به معرفی تابع If و مثال های کاربردی این تابع می پردازیم. تشریح آرگومان های این تابع:

Logical_Test:

شرط ماست. همونی که میگیم اگه این اتفاق افتاد. مثلا همینکه اگر دوستم باهام بیاد، شرط ماست.

value_if_True: خروجی فرمول در صورتی که شرط برقرار بشه. مثلا اگه دوستم بیاد، میرم پارک. پارک رفتن Value true ماست.

value_if_False: حالا اگه شرط برقرار نشد چی؟. این آرگومان خروجی تابع در صورت برقرار نبودن شرطه. یعنی اگه دوستم نیومد، میرم خونه.

خب تا اینجا یک شرطی بودن رو توضیح دادیم. حالا اگه علاوه بر موافقت دوستم، خوب بودن حال خودم هم بخواد یکی از شرط ها باشه، وارد یک مبحث دیگه میشه که بعدا بررسی می کنیم.

با چند تا مثال این مفهوم رو بیشتر کار کنیم:

مسئله اول تابع IF

در شکل ۱، اطلاعات فروش شعب یک فروشگاه زنجیره ای را داریم. می خواهیم مسئولین شعبه هایی که بیش از ۵۰۰ فروش داشتند را استخراج کنیم.

شکل۱- فرمول if در اکسل ، استخراج نام مسئولین شعبه های با فروش بالای ۵۰۰

تشریح آرگومان ها: آرگومان اول: شرط این است که ایا فروش بالای ۵۰۰ بوده یا نه.

IF(B2>500,C2,””)

آرگومان دوم: اگر شرط برقرار (فروش بالای ۵۰۰) باشد، نام مسئول فروشگاه به عنوان خروجی تابع نمایش داده شود.

IF(B2>500,C2,””)

آرگومان سوم: اگر شرط برقرار (فروش بالای ۵۰۰) نباشد، سل خالی بماند. که خالی بودن را بصورت “” در اکسل نمایش میدهیم.

IF(B2>500,C2,“”)

مسئله دوم تابع IF

در شکل ۲، اطلاعات فروش شعب یک فروشگاه زنجیره ای را داریم. میخواهیم اگر شعبه ای بیش از ۷۰۰ فروش داشته ۶۰% پورسانت و اگر زیر ۷۰۰ فروش داشته ۴۰% پورسانت دریافت کند.

شکل ۲- فرمول if در اکسل ، محاسبه پورسانت با شرط میزان فروش

تشریح آرگومان ها: آرگومان اول: شرط ما اینه که ببینیم آیا فروش هر شعبه بالای ۷۰۰ بوده یا نه:

IF(B2>=700,0.6*B2,0.4*B2)

آرگومان دوم: ۶۰ درصد فروش به عنوان پورسانت برای فروش های بالای ۷۰۰٫ بعبارتی، در بررسی شرط منطقی (فروش بالای ۷۰۰)، اگر برقرار (بزرگتر مساوی ۷۰۰) بود، پورسانت معادل ۶۰ درصد فروش محاسبه می شه.

IF(B2>=700,0.6*B2,0.4*B2)

آرگومان سوم: ۴۰ درصد فروش به عنوان پورسانت برای فروش های زیر ۷۰۰٫ بعبارتی، در بررسی شرط منطقی (فروش بالای ۷۰۰)، اگر برقرار (بزرگتر مساوی ۷۰۰) نبود، پورسانت معادل ۴۰ درصد فروش محاسبه می شه.

IF(B2>=700,0.6*B2,0.4*B2)

نکته: هر جمله، کلمه و یا عبارتی رو داخل فرمول میخواهیم بنویسیم، باید داخل “” قرار بدیم. در غیر اینصورت با خطا مواجه میشیم.

حالا موضوعی که پیش میاد اینه که اگر بخوایم بخشی از سلول رو مورد جستجو قرار بده چه باید بکنیم؟ مثلا اگر سلولی شامل عبارت تحویل بود، بهمون OK رو بده. حالا هر جمله و کلمه دیگه ای هم قبل یا بعدش بود باز هم خروجی صحیح باشه. برای این کار باید اول با استفاده از توابع دیگه وجود یک عبارت رو در یک سلول بررسی کنیم. برای این کار تابع Search/Find استفاده میکنیم. توضیحات و مثال بیشتر رو میتونید در مقاله مربوط به تابع Find مطالعه کنید.

برای حل این مسئله اول باید ببینیم آیا عبارت “تحویل” در سلول مورد نظر وجود داره یا نه. برای این کار از تابع Search/Find بصورت زیر استفاده میکنیم.

Search(“تحویل”,A1)

خروجی این تابع یا عدده یا خطا. اگه عدد بده، یعنی اون عبارت پیدا شده و وجود داره ،اگر خطای #Value بده، یعنی پیدا نکرده. از طرفی ما گفتیم که فرمولی که در شرط if نوشته میشه باید به true/False ختم بشه. پس این کافی نیست. ما باید با یک فرمول، عدد بودن خروجی تایع Search رو به true تبدیل کنیم. برای این کار از تابع isnumber استفاده میکنیم. این تابع هموطور که از اسمش پیداست، چک میکنه که ورودی مورد نظر عدد هست یا نه. اگر عدد باشه، True میده و اگر عدد نباشه False. پس فرمول رو بصورت زیر می نویسیم.

Isnumber ( Search (“تحویل”,A1))

خروجی این فرمول چیه؟ جلوی هر سلولی که شامل کلمه تحویل باشه، عبارت true نمایش میده و هر سلولی که این کلمه رو نداشته باشه، False نمایش میده. پس کافیه این فرمول به عنوان اولین آرگومان تابع if قرار بگیگره و مابقی آرگومان ها مثل فرمول قبلی، یعنی:

IF ( Isnumber ( Search (“تحویل”,A1)), “OK”, “Not Ok”)

  تابع If اهمیت خیلی زیادی داره و هنر کاربران در اینه که بتونن مسائل منطقی خودشون رو به زبان اکسل تبدیل کنن. حالت ساده If (که خودش به تنهایی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هست) رو توضیح دادیم که در اون یک شرط رو بررسی کردیم. حالا برای حالت های مختلف مثلا بررسی بیش از یک شرط و اصطلاحا If های تو در تو یا Nested_If آموزش های بعدی را از دست ندهید. همچنین آموزش عملگرهای منطقی در اکسل رو هم بخون. ویدئو معرفی تابع IF این آموزش رو به صورت ویدئویی ببینید: