برقراری لینک بین فایل ها با تابع Hyperlink

گاهی اوقات لازمه که برای لیستی از داده ها در اکسل لینک بسازیم و متصل کنیم به فایل های مربوطه. مثلا لیستی از نامه ها داریم در اکسل و میخوایم روی هر شماره نامه کلیک کردیم، نامه مربوطه باز بشه. یا فایلی برای فاکتورهای فروش داریم و میخوایم با کلیک بر روی هر شماره فاکتور، نسخه PDF همون فاکتور باز بشه. این کار رو هم با ابزار Hyperlink میشه انجام داد و هم با تابع Hyperlink در اکسل. مزیت استفاده از تابع اینه که هم براحتی قابل انتقال هست و هم با با برخی تغییرات سازگار هست. در این مقاله به تشریح تابع Hyperlink می پردازیم.

تابع Hyperlink دو آرگومان داره:

Link_Location: مسیری که فایل مورد نظر در آن ذخیره شده است.

[Friendly_Name]: کلمه ای که میخوایم بصورت لینک نمایش داده بشه. اگر این آرگومان خالی گذاشته بشه، کل مسیر (آرگومان اول) به عنوان نام لینک نمایش داده خواهد شد.

مثال: فرض کنید فولدری حاوی فاکتورهای فروش داریم. میخواهیم لیستی از این فاکتورها در اکسل داشته باشیم که با کلیک بر روی هر کدوم، فاکتور مربوط به اون باز بشه. برای این کار مراحل زیر رو انجام میدیم:

مرحله اول:

مطابق شکل ۱ در یک ستون همه شماره فاکتورها رو وارد میکنیم.

شکل ۱- لینک به فایل با استفاده تابع Hyperlink در اکسل

مرحله دوم:

همه فاکتورها رو در یک فولدر قرار میدیم و آدرس فولدر رو از طریق کلیک راست بر روی یکی از فاکتورها و گزینه Properties بدست میاریم. (شکل ۲)

شکل ۲- فراخوانی مسیر ذخیره فاکتورها با استفاده از تابع Hyperlink در اکسل

مرحله سوم:

حالا باید مسیر رو داخل تابع بنویسیم. مطابق شکل ۴، مسیر فایل رو در آرگومان اول تابع قرار میدیم.

دقت کنید اول باید آدرس رو کامل کنیم. یعنی مشخص کنیم هر سلول مال کدوم شماره فاکتور هست. کافیه مسیری رو که از Properties برداشتیم رو با یک \ و یکی از سلول هایی که حاوی شماره فاکتور هست وصل کنیم. نکته خیلی مهم پسوند فایل هست که حتما باید به ادامه آدرس سلول اضافه بشه، .PDF ،JPG و یا هر پسوند دیگری. همه اینها رو با & به هم وصل میکنیم. توجه داشته باشید که قسمت های متنی همیشه باید داخل ” ” قرار بگیرند.

“C:\Users\Saman\Desktop\Sales\Factors”&”\”&B2&”.jpg”

شکل ۳- خطای تعیین نکردن پسوند فایل

حالا که آدرس رو کامل کردیم کافیه این آدرس رو در آرگومان اول تابع قرار بدیم.

=HYPERLINK(“C:\Users\Saman\Desktop\Sales\Factors”&”\”&B2&”.jpg”, B2)

آرگومان دوم هم همون شماره فاکتور (آدرس سلول حاوی شماره فاکتور) قرار میدیم که لینک با شماره فاکتور شناخته بشه.

شکل ۴- ایجاد لینک با تابع Hyperlink در اکسل

مرحله چهارم:

کافیه فرمول نوشته شده رو Drag کنیم. تا برای همه شماره فاکتورها اعمال بشه.

سوال: میتونید راه حلی پیشنهاد بدید که در صورت جابجا کردن فایل آدرس ها بصورت خودکار تغییر کنه و آپدیت بشه؟

نظرات و راه حل های خودتون رو در ادامه همین پست ثبت کنید

مقاله زیر رو هم مطالعه کنید:

مدیریت لینک ها در اکسل