افزایش سرعت با گروه بندی شیت ها

گروهبندی شیت ها در اکسل

تا حالا با این موضوع مواجه شدین که بخواین یک عملیات یکسان رو در چندین شیت تکرار کنید؟ برای انجام سریع و بدون نقص اینکار راه حلی در اکسل وجود داره که قصد داریم در این مقاله به اون بپردازیم. گروه بندی شیت ها در اکسل می تونه این امکان رو فراهم کنه تا بتونیم خیلی سریع و به طور همزمان کارهای مختلف رو در چندین شیت انجام بدیم. توجه داشته باشید که این مسئله رو با گروه بندی داده ها در اکسل یکی نکنید.

مزایای گروه بندی شیت ها در اکسل

وقتی که با مجموعه ای از شیت ها که ساختار یکسان دارند کار می کنیم، گروه بندی شیت ها کمک می کنه تا در زمان انجام کار صرفه جویی بشه. وقتی شیت ها رو گروه بندی می کنیم می تونیم به طور همزمان روی تمام شیت ها تغییرات مورد نظرمون، فرمت یکسان، فرمول یکسان رو اعمال کنیم بدون اینکه مجبور باشیم بین شیت ها حرکت کنیم. در ادامه لیستی از کارهایی که بعد از گروه بندی کردن شیت ها می تونیم انجام بدیم ارائه شده:

1. اضافه کردن یا ویرایش اطلاعات موجود در تمام شیت های یک گروه به طور همزمان؛
2. اجرای محاسبات مختلف در محدوده ها و سلول های یکسان؛
3. پرینت مجموعه شیت های انتخاب شده؛
4. تنظیم سر برگ (Header)، پاورقی (Footer) و تنظیمات صفحه (Page Layout)؛
5. اصلاح خطا ها در چندین شیت؛
6. کپی، جا به جایی و حذف یک گروه از شیت ها.

نحوه گروهبندی شیت ها در اکسل

در صورتی که شیت هایی که قصد گروهبندی آن ها رو داریم کنار هم نباشن، برای گروهبندی ابتدا روی شیت اول کلیک می کنیم و دکمه Ctrl را نگه می داریم و شیت ها بعدی رو یک به یک انتخاب می کنیم. بعد از انتخاب تمام شیت ها دکمه Ctrl رو رها می کنیم.

برای گروهبندی شیت هایی که در کنار هم قرار دارن، ابتدا شیت اول رو انتخاب می کنیم و بعد دکمه Shift رو نگه می داریم و شیت آخر رو انتخاب می کنیم و دکمه Shift رو رها می کنیم. با این کار تمام شیت های بین شیت های اول و آخر به حالت انتخاب در میان.

نحوه گروهبندی شیت های مجاور و غیر مجاور در ویدئو زیر نمایش داده شده:

حالا که شیت ها رو گروه بندی کردیم می تونیم به طور همزمان روی تمام شیت های یک گروه عملیات مشخصی رو انجام بدیم. به طور مثال فرض کنید فایل اکسلی مطابق شکل زیر داریم که در اون هر شیت اطلاعات فروش یک منطقه رو نمایش می ده.

شکل ۱- جدول اطلاعات فروش

دقت داشته باشید که ساختار جدول اطلاعات در تمام شیت ها یکسان هست  یعنی اطلاعات سر ستون ها، عناوین سطرها و محدوده داده ها در تمام شیت ها یکسان هستن.حالا می خواهیم میزان کمیسیون فروش رو برای تمام مناطق محاسبه کنیم. برای اینکار به شکل زیر عمل می کنیم:

1. ابتدا شیت های شمال،جنوب، شرق و غرب را گروه بندی می کنیم؛ (چون شیت ها کنار هم هستند می تونیم با استفاده از دکمه Shift گروه بندی رو انجام بدیم)
2. در یکی از شیت ها (برای مثال شیت “شمال”) در سلول E2 فرمول محاسبه کمیسیون مطابق شکل زیر وارد می کنیم و فرمول رو تا سلول E9 کپی می کنیم؛ (دقت داشته باشید که محدوده داده ای در تمام چهار شیت A1:E9 هست)

شکل ۲- محاسبه کمیسیون فروش در شیت های گروهبندی شده

بعد از انجام مراحل گفته شده مشاهده می کنیم که فرمول در تمام شیت های گروه بندی شده اعمال شده. در ویدئو زیر نحوه اعمال فرمول نمایش داده شده:

نحوه گروه بندی تمام شیت های موجود در یک فایل

برای اینکه بخواهیم تمام شیت هایی که در یک فایل اکسل وجود داره رو گروه بندی کنیم کافیه روی یکی از شیت ها کلیک راست کنیم و از لیست نمایش داده شده مطابق شکل زیر گزینه Select All Sheets رو انتخاب کنیم.

شکل ۳- نحوه گروهبندی تمام شیت های یک فایل

نحوه نمایش شیت های گروه بندی شده در اکسل

دو نشانه برای شناسایی شیت های گروهبندی شده در اکسل وجود داره.

نشانه اول: رنگ تب شیت های گروهبندی شده مطابق شکل زیر به رنگ سفید هست و تب مربوط شیت های خارج از گروه، رنگ پس زمینه تیره تری دارند.

شکل ۴- نمایش تب شیت های گروهبندی شده با رنگ زمینه روشن

نشانه دوم: وقتی در یک فایل اکسل دو یا چند شیت گروهبندی می شن در نوار بالایی مطابق شکل زیر در کنار اسم فایل کلمه Group هم نمایش داده میشه و به محض اینکه شیت ها Ungroup می شن عبارت مربوطه هم از کنار اسم فایل حذف می شه.

شکل ۵- نحوه نمایش اسم فایل حاوی شیت های گروهبندی شده

غیر فعال کردن گروهبندی شیت ها

بعد از اینکه تغییرات مد نظرمون رو بر روی شیت های گروهبندی شده اعمال کردیم نوبت این می رسه که شیت ها رو از حالت گروهبندی خارج کنیم. برای این کار به شکل زیر عمل می کنیم:

1. روی تب یکی از شیت هایی که در گروه هست کلیک راست می کنیم؛
2. از لیست نمایش داده شده گزینه Ungroup Sheets رو انتخاب می کنیم.

با اینکار گروهبندی غیر فعال میشه. همان طور که قبلا هم گفتیم می تونیم با کلیک کردن روی شیتی که در گروه نیست هم گروهبندی رو غیر فعال کنیم.

در این مقاله نحوه گروهبندی شیت ها و مزایای انجام این کار رو تشریح کردیم. همان طور که مشاهده کردیم گروه بندی شیت ها در اکسل چقدر می تونه در انجام کارهای روتین روزانه کمک کننده باشه و باعث صرفه جویی زمان بشه. البته باید دقت داشته باشیم که گروهبندی زمانی کاربردی هست که شیت ها ساختار یکسان داشته باشن.